MANUAL Y REGLAMENTO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL 5 EDICIÓN

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1 MANUAL Y REGLAMENTO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL 5 EDICIÓN

2 INTRODUCCIÓN: Este manual ha sido diseñado para que su participación en la 5 EDICION DE PYMES EN CRECIMIENTO 2013, se lleve a cabo con orden y respeto; garantizando el éxito para todos los participantes e invitados a este magno evento. La sede de la exposición es EXPO REFORMA CANACO CIUDAD DE MEXICO, ubicado Av. Morelos No. 67 Col. Juárez, Delegación Cuauhtémoc, Ciudad de México. CONTACTOS: Lic. Karen Blanco SEDECO Tel ext 208 EXPO REFORMA Fatima Rodriguez ext 1625 Andrea Gonzalez Directo ACCESO A EXPO REFORMA Adjuntamos un plano para su fácil ubicación. 2

3 Es muy importante que tome en cuenta las restricciones de circulación que a continuación mencionamos para evitar retrasos en el montaje de su (s) local (es). 1. La entrada del ANDEN DE CARGA Y DESCARGA se encuentra por la calle de ABRAHAM GONZÁLEZ esq. con Av. Morelos, Col. Juárez. 2. Si usted se transporta en camiones arriba de 3.5 toneladas. deberá tomar en cuenta que las arañas que utiliza el Gobierno del D.F. para inmovilizar los vehículos, comienzan a funcionar a partir de las am hasta las 8.00 pm de lunes a sábado. 3. Expo Reforma NO CUENTA CON ESTACIONAMIENTO PARA PERNOCTAR ESTE TIPO DE CAMIONETAS, CAMIONES O TRAILERS, por lo que al ingresar al recinto, tendrá que descargar su material y se retirará del patio de maniobras. MANIOBRAS Y DESCARGA Debido a las limitaciones del área, las maniobras de carga y descarga deben agilizarse y para ello es importante seguir al pie de la letra las siguientes instrucciones: 1- A su llegada a la entrada del Patio de Maniobras de Expo Reforma deberá reportarse con los elementos de seguridad con los que cuenta Expo Reforma, para que le sea asignado un turno y el espacio para estacionar momentáneamente su trailer o camión. 2- Pasar al andén que se les asigne. 3- Iniciar las maniobras de descarga para las cuales debe contar con el personal suficiente; de lo contrario, no se les permitirá iniciar estas maniobras y únicamente se les permite permanecer en el área el tiempo indispensable. Le invitamos a que respete las fechas señaladas para su montaje, evítese contratiempos. 4- Una vez concluida esta operación, debe desalojar el patio de maniobras. 5- Deberá entregar a seguridad dos listados: a) un inventario de todos los materiales y equipos en original y dos copias. b) un listado con los nombres de las personas involucradas en el montaje de ese local. 6- EXPO REFORMA tendrá el control sobre todo el movimiento de entradas y salidas a la exposición durante el montaje/evento/desmontaje. A su llegada debe dirigirse al área de Registro de Expositores para que le entreguen su gafete correspondiente. 7- Es indispensable portar su gafete durante el montaje, desmontaje y días de evento para transitar y permanecer en las áreas asignadas. Los inventarios que usted proporciona no comprometen, ni responsabilizan a EXPO REFORMA por robo parcial o total del producto o material que ingrese al recinto. Expo Reforma cuenta con estacionamiento en la parte subterránea del recinto, para uso exclusivo de automóviles particulares los que podrán utilizar en las fechas de evento. La tarifa por hora es de $14.00 pesos, sin embargo si Usted pasa a la recepción del área de seguridad de EXPO REFORMA, y sellan su boleto su tarifa preferencial por ser participantes es de $10.00 pesos por hora. HORARIOS DE MONTAJE Inicio de las Maniobras DISPLAY DE 9M2 HASTA 36 M2 ( STAND QUE LLEVAN DISEÑOS ESPECIALES ) 19 de noviembre de 2013 a partir de las 8.00am a 6.00pm 20 de noviembre de 2013 a partir de las 8.00am a 6.00pm INGRESO DE EXPOSITORES PARA DECORACION DE SU STAND Y MATERIALES 21 de noviembre de 2013 a partir de las 8.00am a 6.00pm HORARIO DE DESMONTAJE 24 de noviembre de am a las 6.00 pm LIMPIEZA DE STAND Y AREAS COMUNES. El cliente/expositor, es responsable de toda la basura que surja en montaje/evento/desmontaje tales como cajas, bolsas grandes, unicel, u otros, para que sea depositada en la cámara de basura que se encuentra a lado del patio de maniobras. EXPO REFORMA únicamente hace limpieza general en pasillos, baños y áreas 3

4 comunes. EXPO REFORMA se reserva el derecho de sancionar al expositor que no cumple con lo antes mencionado o se encuentre basura de su stand en áreas comunes o pasillos. BODEGA Si el cliente/expositor desea contratar un espacio par ser utilizado como bodega de almacenamiento podrá solicitarlo en la mesa de servicios de EXPO REFORMA ubicada en la planta baja del recinto, previa disponibilidad de espacio y designación por Expo Reforma haciendo el cargo respectivo. Los espacios están sujetos a cupo limitado. Una vez concluidas las maniobras de desmontaje el día 24 de noviembre de 2013, el equipo y/o materiales NO RECOGIDOS estarán sujetos a un cargo por almacenaje de parte del Expo Reforma sin que ello represente una responsabilidad por los bienes olvidados, maltrato o daño parcial o total de ellos. El cargo es por día o fracción: De 0 a 100 kg. $ pesos De 101 kg. a 500 kg. $ 1, pesos De 501 kg. A 1 tonelada $ 3, pesos Más de 1 tonelada $ 4, pesos ACCESO Y SALIDA DE MATERIALES Y /O EQUIPOS DURANTE EL EVENTO El único acceso permitido para introducir cajas y/o materiales durante el evento es por el patio de maniobras. Es necesario que por su propia seguridad, los guardias soliciten un pase de salida de material a las personas que salgan del área de exposición con equipo manual, (lap tops, impresoras, cámaras u otros objetos). Los pases de salida los puede solicitar en la oficina del comité organizador, previa autorización del responsable de su stand. No esta permitido utilizar el elevador de pasajeros, escaleras eléctricas y de áreas comunes para ingresar cajas, equipos, mobiliario, diablitos, plataformas, patines hidráulicos u otros objetos. SEGURIDAD Y APOYO LOGÍSTICO Se tendrá guardias de seguridad institucional general de la exposición las 24 horas del día desde el inicio de montaje hasta el desmontaje. No se cuenta con seguridad permanente en cada stand, por lo que se recomienda al cliente/expositor, establecer un adecuado control de sus pertenencias. Expo Reforma no se hace responsable en caso de daños o pérdidas. Si usted desea seguridad permanente en su stand por favor llene el formato anexo que se encuentra al final de este manual. Adicionalmente, habrá personal de Comité Organizador, en el patio de maniobras, en los andenes, coordinando el elevador de carga así como en el área de exposición a partir del día 19 de noviembre de 2013 a partir de las 8.00am hasta las 6.00 pm 4

5 ENTREGA DE STANDS.. 1. El área o local de exposición será asignado por el personal de exposición de EXPO REFORMA, según seleccionado con anticipación por SEDECO. 2. Deberá indicar en las formas anexas a este MANUAL DEL EXPOSITOR, SI USTED INSTALARÁ DECORACIÓN ESPECIAL EN SU ESPACIO DE 9M2 o requerirá el stand que le proporciona SEDECO. 3. Las características de los stands que proporciona SEDECO SIN COSTO ALGUNO PARA EL PARTICIPANTE/EXPOSITOR son: Stands de 9m2 elaborado con material de octanorm Un contacto polarizado para 500 watts ( con tierra física) Rotulo en COLOR NEGRO con el nombre de su compañía ( FORMATO QUE DEBERA LLENAR ANEXO Y ENVIARSE POR CORREO ELECTRONICO A PERSONAL DE EXPO REFORMA ) 1 mesa tipo tablón con 1 mantel. 2 sillas 1 Lámpara para iluminación de su stand. Si usted desea SERVICIOS ADICIONALES A LOS PROPORCIONADOS por parte de SEDECO, llene por favor los formatos anexos a este manual para darle seguimiento a su solicitud y elabore el pago respectivo para que el día de montaje se le entreguen los servicios por los que usted pagó. INSTALACIONES ELÉCTRICAS Si usted desea contratar instalación eléctrica adicional favor de contactarse directamente con PERSONAL DE EXPO REFORMA, por lo menos con 15 días de anticipación. Por razones de seguridad todas las instalaciones eléctricas de la exposición las llevará a cabo el contratista autorizado por el organizador, previa revisión y supervisión por parte de EXPO REFORMA. HORARIO DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL Viernes 22 y sábado 23 de noviembre de 2013, con horarios de 9.00 am a 7.00 pm REGISTRO DE EXPOSITORES La entrega de los gafetes para los expositores se efectuará directamente en el área de Registro ubicada en a Planta Baja del día 20 y 21 de noviembre de 2013 con horario de 9.00am a 6.00pm Únicamente tendrán acceso las personas que porten su gafete. MESA DE SERVICIO Todos los servicios que requieran los clientes/expositores antes y durante el evento serán proporcionados por la MESA DE SERVICIOS DE EXPO REFORMA ubicada en la planta baja de EXPO REFORMA, frente a los elevadores de pasajeros. Horario de servicio es de 8.00am a las 6.00pm. La forma de pago de estos servicios podrá ser mediante efectivo o con las tarjetas de crédito VISA, MASTERCARD. 5

6 ALIMENTOS Y BEBIDAS El servicio de alimentos y bebidas es proporcionado exclusivamente por EXPO REFORMA. Las solicitudes deberán ser tramitadas a través de los coordinadores de EXPO REFORMA. En caso de degustación de alimentos y/o bebidas, deberán contar con la autorización de EXPO REFORMA. Le recordamos que el personal de montaje podrá tomar sus alimentos alejado de los salones e instalaciones de EXPO REFORMA. El uso de máquinas de café está prohibido. EDIFICIO DE NO FUMAR EXPO REFORMA es un edifico LIBRE DE HUMO, por lo cual queda estrictamente prohibido dicha actividad durante el montaje/evento/desmontaje. ALTURAS PERMITIDAS EN ÁREAS DE EXPOSICION Y SALONES: TABLA DE ALTURAS PERMITADAS EN EXPO REFORMA ÁREA SALÓN MERCURIO PLANTA BAJA SALÓN YACATECUTLI 2 NIVEL SALÓN HERMES 3 NIVEL ALTURA MAX PERMITIDA 5.00 MTS 5.00 MTS 5.00 MTS REGLAMENTO DE INSTALACIÓN Y ACONDICIONAMIENTO DE LOS LOCALES El expositor se limitará a instalar y decorar su (s) local (es) únicamente dentro del espacio contratado a través de SEDECO Y EXPO REFORMA y deberá respetar los horarios de montaje estipulados. No podrá desmontar antes de la fecha y hora señalada. La decoración, equipo y productos deberán quedar dentro del espacio contratado y jamás impedir la libre circulación sobre los pasillos ni obstruir otros módulos de exhibición o áreas comunes. El movimiento de materiales, mercancías, maquinaria o cualquier otro producto o equipo deberá hacerse con el máximo cuidado para proteger el piso o alfombra de Expo Reforma, evitando arrastrar o jalar los artículos que lo puedan afectar o dañar el piso o la alfombra de los salones. 1) Queda estrictamente prohibido pegar, clavar, engrapar, atornillar o realizar algún desperfecto a columnas, paredes, pisos, muebles, cristales o cualquier estructura propiedad del recinto. 2) Los trabajos de carpintería, herrería, albañilería, plomería, electricidad, pintura o de cualquier otra índole deberán llevarse a cabo fuera de Expo Reforma, permitiéndose dentro del mismo únicamente el armado de módulos prefabricados, mobiliario y equipo. 3) Para realizar algún cambio necesario, el módulo de servicios de Expo Reforma será el encargado de hacer este arreglo. Este trabajo tendrá un cargo extra que deberá ser cubierto en el instante. 4) Queda prohibida la fijación de alfombras y de tapices con materiales adhesivos, solo se permite la fijación de estos con cinta adhesiva de doble cara. 5) El peso máximo autorizado por Expo Reforma en el área de Exposición es de 250kg. x m2 6) Queda estrictamente prohibido fumar así como ingerir alimentos y bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones durante las maniobras de montaje y desmontaje. 7) El expositor se obliga a responder a Expo Reforma por cualquier daño que corresponda a los trabajos que ejecute su personal durante el montaje, desmontaje o el evento en sí, reservándose el derecho de hacer el cobro correspondiente por daños ocasionados. 8) De igual manera queda bajo su absoluta responsabilidad del expositor/organizador, las obligaciones laborales, fiscales y del Seguro Social así como posibles infracciones aplicables en México. 9) El personal de montaje deberá contar con carritos o diablitos para realizar los movimientos de carga y descarga de manera ágil y rápida. SI USTED NO CUENTA CON ESTE MATERIAL, PUEDE SOLICITARLO EN RENTA EN LA MESA DE SERVICIOS DE EXPO REFORMA. 6

7 10) Todo globo que requiera inflarse con cualquier tipo de gas, tendrá que ser autorizador por escrito de Expo Reforma, ya dependiendo de las dimensiones y funciones se procederá a esta, pues causarían interferencia en los sensores y sistemas de detección de fuego y/humo. 11) Confeti: Esta prohibido en las áreas alfombradas. En áreas no alfombradas esta sujeto a aprobación de Expo Reforma y mediante cobro de limpieza adicional por cuenta del cliente. 12) Si en la decoración de su stand utiliza maquinas de humo para ambientación, esta quedara sujeta a la aprobación por escrito y deberá dar aviso anticipadamente a Expo Reforma, ya que su uso e instalación puede ocasionar que se activen los sensores de humo contra incendio. En caso de no respetar este punto Expo Reforma procederá al retiro del material y sancionar por daños que ocasione al recinto. DE LA PUBLICIDAD 1- En lo que a publicidad se refiere, únicamente estará permitida la que coloque cada expositor dentro de su (s) stand (s) contratado (s). 2- Queda prohibido la utilización de cualquier medio impreso, óptico o visual fuera del mismo, así como proyectar efectos visuales en áreas o superficies diferentes a las contratadas y autorizadas. 3- Les recordamos que queda estrictamente prohibido la distribución o entrega en mano de folletería, invitaciones o cualquier artículo promocional fuera del área de la Exposición Comercial. 4- La colocación de mantas y banners publicitarios podrán ser colocados previa autorización del Expo Reforma en los lugares autorizados y aceptando el cargo por concepto del mismo. SANCIONES Será motivo para impedir la instalación de su (s) stand (s): La falta de recepción de los formatos vía fax o e mail. La aceptación de las cláusulas del Reglamento de Exposición Comercial. A las instituciones bancarias no se les permitirá el montaje si no envían con anticipación sus formatos respectivos de los materiales para la decoración de sus stands y confirmación de los mismos. RESTRICCIONES EXPO REFORMA no cuenta con personal para carga y descarga de material y equipo, en caso de requerirlo deberá solicitarla con anticipación a EXPO REFORMA propiciando un cargo adicional. Únicamente se permitirá el ingreso en las fechas y horarios señaladas. Las violaciones a las normativas de este reglamento generarán el cobro de daños ó perjuicios al responsable de los mismos. EXPO REFORMA no se hace responsable por daños a personas o daños a la propiedad del expositor. Al finalizar el evento, el expositor deberá entregar el espacio ocupado en las mismas condiciones en las que le fue entregado, (piso, toma eléctrica, material rentado en mesa de servicios). De no hacerlo así, los costos de reparación o limpieza serán por cuenta del expositor. BIENVENIDO A EXPO REFORMA! 7

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