Manual del Expositor

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1 Manual del Expositor

2 2013 Es nuestro compromiso reducir la posibilidad de riesgos durante la realización de Expo AMPIMM, por eso le sugerimos verificar cuidadosamente la logística de su participación. Recuerde que nuestro personal con gusto le asesorará y aclarará todas sus dudas. Turne este manual a las personas involucradas en la participación de su empresa, así como al decorador de su stand para el correcto cumplimiento del presente. Capacitación a Expositores Antes del evento, Grupo Fidalex realizará una sesión de trabajo en donde usted como expositor aprenderá a planear, ejecutar y medir su participación en la expo, así como a aprovechar todos los medios tecnológicos a su alcance. 1. Espacio 3 x 3 m (9 m2) Características Mamparas - Cajón: 2 paredes laterales y 1 de fondo - Esquina: 1 pared lateral y 1 de fondo Iluminación de stand (solo stands con antepecho) Antepecho con el nombre de la empresa (no logotipo) Alfombra Contacto eléctrico (1000 watts) Esquina Cajón 6 x 3 m (18 m2) Mamparas - Cajón: 2 paredes laterales y 1 de fondo - Esquina: 1 pared lateral y 1 de fondo Iluminación de stand (solo stands con antepecho) Antepecho con el nombre de la empresa (no logotipo) Alfombra Contacto eléctrico (1000 watts) Esquina Características Cajón 6 x 6 m (36 m2) 6 x 9 m (54 m2) Contacto eléctrico (1000 watts) Contacto eléctrico (1000 watts) 2

3 *Las mamparas y rótulos que se incluyen en el paquete se deben solicitar previamente en el módulo del expositor con las claves asignadas a su empresa. Si se solicita fuera de la fecha límite 7 de junio o durante el montaje de la expo, tiene un costo adicional de $2, pesos más IVA en stand 3x3 y $5, pesos más IVA en stand 6x3, entregándose al día siguiente del solicitado, dado que el montaje de adicionales se hará durante la noche. La altura máxima de los stands no debe ser mayor a 7 m. En caso de sobrepasar los 2.44 m de altura, deberá cubrir las partes sobresalientes que afecten la vista de los demás stands. Es inadmisible la invasión del espacio de otros expositores o de pasillos de circulación para el público. 2. Operación en la Sede 2.1 Manejo de equipo pesado El montacargas para manejo de equipo de hasta 2 toneladas se deberá contratar con el Centro Banamex. Tel: (55) Queda estrictamente prohibido el uso de tortugas y tubulares. Todos los expositores que exhiban equipo pesado, deberán enviar a una relación especificando el número de máquinas y de transportes que utilizará, posteriormente se enviará a cada expositor su horario de montaje. El transporte deberá presentarse en el recinto treinta minutos antes de su horario programado, si no está a la hora de su montaje, éste perderá su turno y se le atenderá al final del programa. 2.2 Montaje El montaje del evento será el lunes 1 de julio de 12:00 a 22:00 horas para decoraciones y maquinaria (de acuerdo al programa de montaje) y el martes 2 de julio de 8:00 a 22:00 para otros. A las 10:00 hrs del día 3 de julio, todos los stands deberán estar terminados, por lo que el personal del montaje deberá abandonar la sala. El stand que no haya sido ocupado a esa hora se considerará abandonado por parte del expositor y será utilizado como el comité organizador lo considere conveniente. El colganteo de lonas, banners o pendones que vayan sujetos al techo del recinto se realiza directamente en el módulo de servicios de Centro Banamex, Tel (55) (el precio depende de las características del material a colgar). 3

4 No está permitido clavar, atornillar, raspar, pintar ni utilizar pegamentos o adhesivos que dejen huella en las paredes, piso, alfombras, columnas, techos y trabes del recinto de exhibición. En caso de dañar las instalaciones o el material que les es proporcionado, deberán cubrir el costo correspondiente al daño. Deberá también contar con un extintor ubicado en una parte visible y de fácil acceso. No se permite manipular, desmontar o modificar el material instalado (mamparas, iluminación, stands, etc.), de hacerlo deberán cubrir el costo correspondiente. En caso de usar adhesivos sobre las mamparas se hará un cargo extra de $ por metro lineal por depilación. La limpieza general de la exhibición será proporcionada por los organizadores. La limpieza de los stands es responsabilidad de cada expositor. Ninguna instalación podrá exceder los límites de su stand ni invadir el espacio de los demás. En caso de la construcción de stands de 2 niveles, se deberá contar con carta de responsabilidad estructural emitida por el responsable de la obra. Los expositores deberán encargarse de sacar del recinto de exhibición los materiales sobrantes, asi como la basura resultante del desempaque de los productos durante el montaje (cajas, cartones, materiales de construcción, etcétera). 2.3 Servicios Adicionales Grupo Fidalex pone a su disposición los servicios de apoyo de la división imagen, para cualquier solicitud usted podrá contactar a: Claudia Malo Tel: 01 (55) Ext Si requiere algún servicio adicional, el comité organizador ha seleccionado como proveedores oficiales a: Renta de mobiliario (Mesa de servicio) Diseño y montaje de Stands Audiovisual Fernando González Tel: 01 (55) Ext Diana Durán Carrillo Tel: 01 (55) grupoquintana.com.mx Fernando Osorio Tel: 01 (55) Cintya Ballesteros Tel: 01 (55) Ext. 313 y 207 4

5 Displays Gabriela Sierra Tel: 01 (55) En caso de requerir que otro proveedor ingrese a las instalaciones del recinto, deberá solicitar autorización al comité organizador mediante el formato de la página 9 de este manual. Sin esta autorización no podrá ingresar ningún proveedor diferente, con excepción de los proveedores oficiales del evento Todos los diseños de stand, junto con la hoja de la página 9, ficha técnica de construcción y dibujo del stand a montar, deberán ser enviados a para ser autorizado por Centro Banamex y protección civil. 2.4 Gafetes Expositores El registro de los gafetes de expositor se hace mediante el módulo de expositor con las claves asignadas a su empresa. La entrega se hará el día 2 de julio de 12:00 a 20:00 horas, en el área de registro. Para los días de montaje, todo el staff deberá solicitar su gafete al momento de ingresar. 2.5 Energía Eléctrica El espacio cuenta con suministro de energía eléctrica mediante un contacto doble polarizado de 1000 watts, por cada área contratada. En caso de requerir instalaciones especiales, favor de contratar directamente con Centro Banamex, Tel: (55) (las instalaciones adicionales tienen un costo extra). Las instalaciones eléctricas internas que se realicen en cada stand deberán hacerse con cable de uso rudo y de calibre adecuado para la carga a utilizar, entubadas y/o protegidas y aislando los empalmes correctamente. No se acepta bajo ninguna circunstancia cable dúplex. 5

6 Está prohibido manipular o cambiar de lugar las instalaciones eléctricas del suministro a los expositores, por lo que podrán conectarse exclusivamente a los contactos de líneas directas que para tal efecto sean dispuestas en su área de stand. Queda también prohibido montar tarimas sobre el cable de suministro de energía eléctrica. Los organizadores se reservan el derecho a desconectar el suministro de energía eléctrica a cualquier expositor cuyas instalaciones no cumplan con las regulaciones indicadas y/o que representen peligro. 2.6 Seguridad Durante todo el evento habrá vigilancia necesaria para el material y equipo del expositor, sin embargo, ni los organizadores, ni el recinto se hacen responsables por robo o pérdida de ningún tipo de pertenencias personales, así como de los materiales de exhibición e instalaciones del stand, se recomienda asegurarlos contra daño, robo o pérdida. En el momento que se ingrese el equipo de cómputo y/o electrónico, es obligación del expositor registrarlo en la bitácora del personal de seguridad, cabe mencionar que el equipo debe salir por la misma puerta de acceso donde se registró. Es obligación del expositor entregar un inventario de materiales y equipos ante el servicio de vigilancia. Dicho inventario tiene función de seguridad preventiva y no podrá ser considerado como recibo de materiales, por lo que el organizador se deslinda de cualquier responsabilidad. 2.7 Alimentos y Bebidas Si el expositor desea ofrecer dentro de su stand alimentos o bebidas deberá solicitarlo con un mínimo de 15 días previos al inicio del evento directamente a Centro Banamex, Tel: (55 ) Material de promoción, venta y escaneo de visitantes Los materiales impresos de promoción, las demostraciones y cualquier otra actividad de ventas directas u obsequios, así como el escaneo de visitantes, están restringidos al área de su propio stand. Si el expositor hace caso omiso de este punto se procederá a retirar el material que se esté repartiendo en las zonas de circulación. 2.9 Abastecimiento Por ser la EXPO AMPIMM 2013 un evento de exhibición de muestras, la venta al menudeo está prohibida, por lo que el abastecimiento solo quedará autorizado para materiales de demostración y su horario será de las 8:00 a las 9:30 hrs. 6

7 2.10 Horarios de Exposición Fecha 3 de julio 4 de julio 5 de julio Horario De 10:00 a 20:00 horas De 10:00 a 20:00 horas De 10:00 a 20:00 horas Los días 3, 4 y 5 de julio, se requiere la llegada de los expositores al menos una hora antes de que se abra el acceso al público para que, una vez iniciada la expo, se encuentren atendidos todos los stands, de lo contrario, por políticas de imagen de la empresa, todos los stands serán abiertos aunque no estén atendidos. 3. Desmontaje El desmontaje será el 5 de julio de las 20:00 a las 23:00 hrs. (solo muestras que puedan sacarse a mano, pues no se abrirán los andenes) y el sábado 6 de julio de 08:00 a 14:00 hrs. No está permitido desmontar su stand antes del horario establecido. Es importante considerar que no se podrá retirar ningún material (banners, estructuras, pósters, promocionales, etc.) por puertas principales, ni por andenes, antes del horario mencionado. Cuando el expositor ya haya desmontado su stand y esté totalmente listo para retirarse del recinto, deberá acudir con el Coordinador de Andenes para que se asigne su andén. Contará solamente con 20 minutos para el cargado de su transporte, por lo que se recomienda lleven suficiente personal. 4. Estacionamiento El recinto cuenta con estacionamiento a una tarifa única por permanencia mayor de 5 horas. El expositor podrá pasar al módulo de estacionamiento para que le sellen su boleto contra la presentación de su gafete. 5. Hospedaje y Transportación En caso de requerir hospedaje y/o transportación, favor de comunicarse al: Tel: (01)

8 6. Términos y Condiciones La AMPIMM y Grupo Fidalex se reservan el derecho de modificar o añadir disposiciones en el presente reglamento, lineamientos que deberán ser cumplidos por parte del expositor. El expositor acatará también las políticas de la sede y se hará responsable de los daños que ocasione a las instalaciones del lugar y a los expositores que resulten afectados. 8

9 Montaje y Diseño de Stand Datos Expositor Nombre de Empresa: No. Stand: Nombre Responsable: Cargo: Datos Proveedor de Montaje Empresa: Nombre de Responsable: Tel: Este formato deberá enviarse previamente lleno a con los datos solicitados, la ficha técnica de construcción y el dibujo del stand a montar para ser autorizado por Centro Banamex y protección civil. De no ser enviado no se permitirá hacer el montaje del mismo.

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