INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL

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1 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL SEDE Barceló Bávaro Convention Center Carretera Bávaro Km. 1 Punta Cana, Higuey, Santo Domingo República Dominicana FECHAS 8, 9, 10, 11 y 12 de noviembre de 2015 EXPOSICIÓN COMERCIAL Todos los espacios de la exposición comercial son diáfanos, con altura máxima de cuatro (4) metros. El espacio no incluye: stand modular, ni moqueta para el montaje del stand. Stands de diseño Los expositores que contraten una empresa distinta a la oficial (Expographik) para hacer el montaje de su stand de diseño deberán comunicar a la Secretaría Técnica el nombre de la empresa montadora, persona de contacto, teléfono y . Además, antes del 30 de septiembre, deberán remitir el plano del stand a escala 1:200 en Auto-CAD, indicando las medidas del stand, materiales, puntos de luz, instalación eléctrica, líneas telefónicas, internet, o cualquier otro servicio eléctrico y de telecomunicaciones. La simbología utilizada deberá ser la establecida por las normas técnicas para instalaciones eléctricas y telecomunicaciones vigentes. Este plano deberá estar conformado/autorizado por la sede del Congreso, Barceló Bávaro Convention Center, para su posterior montaje. Las traseras y laterales de todos los stands deben estar acabados y rematados, sin ningún tipo de cable o material a la vista, tanto si colindan con otros stands como si son espacios visibles al público

2 ACCESO A LA EXPOSICIÓN PARA EL MONTAJE DEL STAND Stand de diseño: Viernes, 6 de noviembre de 2015, de 14.00h a 22.00h Sábado, 7 de noviembre de 2015, de 07.00h a 22.00h Stand modular: Sábado, 7 de noviembre de 2015, de 14.00h a 22.00h En caso de precisar montaje de stand modular, deberá solicitarlo al proveedor oficial del Congreso, Expographik (ver documento anexo). Sandra Amador Expographik T T. Directos / HORARIO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL 8 de noviembre: de 18.00h a 20.00h 9 de noviembre: de 08.00h a 18.00h 10 de noviembre: de 08.00h a 18.00h 11 de noviembre: de 08.00h a 18.00h 12 de noviembre: de 08.00h a 18.00h DESMONTAJE DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL 12 de noviembre: a partir de 18.00h 13 de noviembre: de 07.00h a 22.00h Todo el material deberá ser retirado entre el jueves 12 y el viernes 13 de noviembre, incluyendo: los bultos a retirar por mensajería (los cuales deberán ir etiquetados convenientemente), el material sobrante, las estructuras de los stands de diseño y el mobiliario contratado con empresas distintas a Expographik. Los expositores se comprometerán a dejar el espacio tal y como se les entregó, haciéndose responsables de los daños o desperfectos que pudieran haber ocasionado en las instalaciones. El expositor deberá responsabilizarse de los envíos de su material a través de mensajería

3 PLANO DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL - 3 -

4 Stand 4 Stand 5 Stand 6 Danone Stand 7 Stand 8 Stand 9 y 10 Stand 11 Stand 12 Stand 13 y 14 Stand 15 Stand 16 Stand 17 y 18 Stand 19 Stand 20 Stand 22 Stand 24 Stand 26 y

5 ENVÍO DE MATERIAL 1. A través de Merkur Expo Logistics: Merkur Expo Logistics ha sido nombrado como el agente de aduanas, contratista y transportista oficial del XVII Congreso Latinoamericano de Nutrición (SLAN). Alberto Rubiño Merkur Expo Logistics GmbH Tel.: + 49 (0) Celular 1: + 49 (0) Celular 2: La gama de servicios ofrecidos por Merkur Expo Logística incluye: Transporte, nacional e internacional Despachos aduaneros temporales o permanentes Coordinación de las entregas, gestión de los tiempos de entrega Descarga, entrega en los stands, carretillas elevadoras Almacenamiento de las cajas/arcones/jaulas etc. vacías durante el congreso Almacenamiento accesible para los folletos y obsequios durante el congreso Asistencia in situ y supervisión Merkur Expo Logistics contactará con cada expositor para ofrecer sus servicios e informar sobre la logística y tarifas. 2. Directamente al Barceló Bávaro Beach Resort Barceló Bávaro Convention Center: Todos aquellos expositores que no deseen hacer uso de los servicios de Merkur Expo Logísitcs deberán enviar el material para que llegue al Barceló Convention Center entre el 5 y 6 de noviembre de 2015 y debe estar identificado con la etiqueta que se adjunta. Nota importante: Las empresas expositoras que envíen su material directamente al hotel y no hagan uso del transportista oficial del congreso (Merkur Expo Logistics), si lo desean podrán contratar al Barceló Bávaro Convention Center el servicio de una persona para que mueva el material desde el almacén hasta la zona de exposición comercial. En ningún caso, ni el personal del Barceló Bávaro Convention Center ni el de la Organización del Congreso se responsabilizará de movilizar ningún tipo de material

6 OTROS SERVICIOS A continuación les indicamos cómo proceder para la solicitud y contratación de servicios adicionales. Catering El servicio de alimentos y bebidas es proporcionado exclusivamente por Barceló Bávaro Convention Center. Limpieza El expositor es el responsable de la limpieza de su propio stand. Si desea que dicho servicio sea realizado por personal especializado, puede solicitarlo a Barceló Bávaro Convention Center. Personal para mover material desde el almacén a la exposición Los expositores que no hayan contratado el servicio de logística de la empresa Merkur Expo Logistics, si lo desean, podrán contratar al Barceló Bávaro Convention Center una persona para que se encargue de mover su material desde el almacén hasta la zona de la exposición. En ningún caso, ni el personal del Barceló Bávaro Convention Center ni el de la Organización del Congreso se responsabilizará de movilizar ningún tipo de material. Seguridad Como medida preventiva la organización ha contratado un servicio de seguridad tanto diurno como nocturno durante los días del Congreso. De todas formas aconsejamos no dejar pequeños objetos que puedan ser fácilmente transportados sin vigilancia, o dejar su stand sin atención. El Barceló Bávaro Convention Center y el hotel Bávaro Palace Deluxe y la organización del XVII Congreso Latinoamericano de Nutrición (SLAN) declina cualquier responsabilidad. Pueden contratar vigilancia adicional solicitándolo a Barceló Bávaro Convention Center. Todos estos servicios se deben solicitar a: Rosanna M. Rodriguez S. Ejecutiva de Grupos / Groups Executive Barceló Bávaro Beach Resorts T Ext Mobiliario Si precisan mobiliario adicional para su stand deben solicitarlo al proveedor oficial del Congreso, Expographik (ver normativa y catálogo anexo)

7 CONDICIONES GENERALES La participación en la exposición comercial del XVII Congreso Latinoamericano de Nutrición (SLAN) implica la aceptación de las siguientes condiciones generales referentes al uso de las instalaciones del Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe. Montaje y desmontaje - La altura máxima permitida de stands en Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe será de cuatro (4) metros. El equipamiento de los stands no debe superar ni el perímetro ni la altura del stand. No está permitida ninguna decoración o instalación que pueda ofender a otros expositores. - En el caso de utilizar montacargas, estos deberán tener llantas neumáticas, motor eléctrico en correctas condiciones de funcionamiento y sistemas mecánicos que no arrojen líquidos, aceite, grasas, o expidan humo. Serán revisados previamente por la Coordinadora de grupos. - La maquinaria pesada y andamios que se utilicen deberán apoyarse sobre cojines de hule, o materiales similares para proteger y amortiguar paredes y pisos. - El movimiento de materiales, mercancías, maquinaria o cualquier otro producto o equipo, deberá hacerse con el máximo cuidado para proteger la integridad de las estructuras del Barceló Bávaro Convention Center, evitando arrastrar o jalar los artículos que lo puedan afectar o dañar el piso. Toda maquinaria y/o equipo pesado deberán estar apoyados sobre cojines de hule o algún otro material similar que amortigüe y proteja el piso. - Dentro del edificio del Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe no está permitido el uso de maquinaria que provoque vibraciones (cortadores, compresores, etc.), de igual manera está prohibido el uso de sierras, soldadoras y pistolas de aire. - Los trabajos de carpintería, herrería, albañilería, plomería, electricidad, pintura o de cualquier otra índole, se deberán llevar a cabo fuera de los edificios del Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe, permitiéndose únicamente dentro del mismo el armado de los módulos prefabricados, mobiliario y equipo. - No se permite clavar, atornillar o perforar sobre pisos, sonomuros, plafones, columnas y paredes. - Queda prohibida la fijación de alfombras, tapices, publicidad o propaganda con pegamentos o materiales adhesivos que estropeen pisos, paredes, alfombras, señalamientos, cristales, etc. Solo se permitirá la fijación de alfombras o tapetes con cinta adhesiva de doble cara. - Se obliga a los expositores a proteger las alfombras y pisos de Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe en todas aquellas áreas donde, por necesidades del montaje, se requiera de la circulación de carritos u objetos pesados y transito constante de personal de montaje. - Los expositores se responsabilizan de quitar todas las marcas y residuos dejados en el piso por materiales usados en el trazo o instalación de los stands. - Solamente se permitirá el acceso de vehículos a las áreas de exposición del proveedor oficial del congreso, Expographik. - Bajo ninguna circunstancia podrá permanecer estacionado ningún vehículo en el área de exposiciones. - El personal de carga, descarga y montaje deberá permanecer dentro de las áreas asignadas para dichas maniobras, en caso de ubicarse en área no designada se le retirará de la misma. - Durante las maniobras de carga, descarga, montaje y desmontaje se tendrá especial cuidado en mantener los pasillos, escaleras de acceso y puertas libres de cualquier objeto que obstruya el tránsito para atender cualquier emergencia

8 - Salidas de emergencia: es prioritario que por ninguna razón podrán bloquearse u obstaculizarse las salidas de emergencia con ningún objeto por ningún período de tiempo por mínimo que este sea. Uso de los espacios - Únicamente podrán entrar a dar servicio a Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe aquellos proveedores que cuente con la certificación del recinto. - Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe se reservan el derecho de admitir a proveedores de productos y/o servicios no autorizados, que por antecedentes negativos afecten de forma directa o indirecta el buen prestigio de Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe. - En el Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe no está permitido llevar a cabo rifas o sorteos sin el permiso correspondiente emitido por las Autoridades Competentes. - Queda estrictamente prohibido fumar dentro de las instalaciones, así como ingerir bebidas alcohólicas dentro y fuera del recinto durante las maniobras de montaje y desmontaje. - Todas las personas implicadas en el montaje y desmontaje de los stands deberán ir debidamente identificados con la acreditación al XVII Congreso Latinoamericano de Nutrición (SLAN). - Queda estrictamente prohibido el uso de confeti en las instalaciones del Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe. - Los globos o similares que se requieran inflar con gas deberás ser inflados con gas no inflamable. Sólo así podrá ser permitido su acceso y estancia dentro del Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe. - Queda estrictamente prohibida la entrada de cualquier tipo de animal en las instalaciones del Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe tanto en el montaje, evento y desmontaje. - Queda estrictamente prohibido el acceso con aliento alcohólico a las instalaciones a personal de maniobras, montajes y proveedores. - Se prohíbe ingresar al recinto combustibles inflamables por personas ajenas al personal de Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe. Almacenaje - Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe no cuentan con bodegas para almacenamiento, por ello, se informa a los expositores que en caso de olvidar productos, materiales, mercancías o similares después de concluir el XVII Congreso Latinoamericano de Nutrición (SLAN) se aplicará un cargo por concepto de almacenaje sin que ello represente para Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe responsabilidad alguna sobre los bienes olvidados. Siendo considerados como abandonados en un plazo de 15 días, reservándose Barceló Bávaro Convention Center & el hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe el derecho de su uso o desecho. Cargo adicional por artículos o materiales olvidados por día o fracción: De 0 a 100kg $ 100,00 USD 101 a 500kg - $ 165,00 USD 501kg a 1 tonelada - $ 320,00 USD Más de 1 tonelada - $ 600,00 USD - 8 -

9 Huracán - En caso de notificación de las autoridades correspondientes de la necesidad de evacuación de la zona por la llegada inminente de un huracán deberá evacuarse el recinto. Con la posibilidad de dejar sus equipos, artículos o materiales de convención en el recinto sin responsabilidad del Barceló Bávaro Convention Center & del hotel Barceló Bávaro Palace Deluxe ni del organizador del XVII Congreso Latinoamericano de Nutrición (SLAN). DOCUMENTOS ANEXOS: Expographik Listado de precios y servicios Expographik Condiciones Solicitud de servicios Expographik Modelo de etiqueta para envíos directos a la Sede Para cualquier información adicional pueden contactar con: Secretaría Técnica- SLAN 2015 Plaça Europa 17-19, 1ª planta L'Hospitalet de Llobregat - Barcelona, España T

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