ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO REVISADO POR Jefe Jefe de Tesorería APROBADO POR Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Administrar las a través del registro oportuno, confiable y eficiente de las obligaciones adquiridas por la Universidad con un tercero por cuenta de un servicio prestado o un bien adquirido, para el adecuado manejo de la información de proveedores y la oportuna entrega de informes de tipo tributario a entidades de control. 2. ALCANCE Inicia con la validación de los requisitos de las facturas y los requisitos derivados del proceso de compras en la hasta el seguimiento y control de las obligaciones derivadas del proceso de. 3. DEFINICIONES Voucher: es un documento digital dentro de la herramienta PeopleSoft a través del cual se causan las facturas y demás conceptos que deriven una obligación de girar o desembolsar recursos generados por las unidades de la Universidad. Factura: La factura como documento es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los ingresos, los costos los gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto 1. 1 LEGIS. Manual de IVA incluye facturación. Pág Organización y Métodos Página 2 de 12

3 4. CONDICIONES GENERALES La deberá solicitar a los proveedores dos copias de la factura o documento equivalente; a las cuales deberá colocarse el sello de radicado y una de ellas deberá conservarse en la como soporte de las compras. En la se validaran los requisitos mínimos de la facturación a saber: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), e) e i), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. Adicionalmente, deberá tenerse en cuenta: a. Existencia del proveedor en el Registro de Proveedores b. Debe estar a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana c. La fecha de la factura debe ser del periodo en el cual se está radicando. d. Debe contar con la nota de recepción. La solo recibirá facturas sin el registro de la nota de recepción, para los siguientes casos: Organización y Métodos Página 3 de 12

4 a. Facturas de servicios públicos. b. Devoluciones de dividendos. c. Anticipos a proveedores. d. Liquidaciones de nómina. e. Facturas de legalizaciones de cajas menores (Ver Procedimiento solicitud y legalización de cajas menores (FI-P13-PR28)). f. Facturas de legalización de anticipos a empleados (Ver Procedimiento solicitud y legalización de anticipos (FI-P13-PR29)). g. Giro por créditos otorgados por la Dirección de Gestión Humana. h. Devoluciones de matrículas i. Libranzas j. Giros del fondo de Capacitación Cuando el Proveedor requiera dirigir el pago a otro beneficiario, deberá incluir la condición en el cuerpo de la factura o adjuntar carta de autorización registrada ante notaría. Es responsabilidad del Jefe de la ejecutar la eliminación de los comprobantes generados en el mismo mes que fueron registrados; para lo cual, si es procedente, deberá solicitarle a la Unidad correspondiente los soportes que justifiquen la solicitud que se presenta. La reversión de los comprobantes generados en el Sistema PeopleSoft deberán ser evaluados y autorizados por el Jefe de la, previa revisión y análisis de los soportes que justifiquen las causas de la reversión. Es responsabilidad de la revisar los siguientes aspectos en los comprobantes o voucher registrados: Las claves contables El Fondo al que pertenece el gasto La unidad de negocio El tipo de transacción y el tipo de comprobante correspondan a la operación a registrar Aspectos tributarios (Validar que la retención de IVA e ICA correspondan al proveedor según los soportes entregados por este) El grupo de pago La cuenta bancaria desde donde se deben girar los recursos Corresponde a la realizar la validación del control de compromisos y contabilización del voucher generado desde el modulo de nómina de PeopleSoft, a partir del correo de notificación remitido por la Dirección de Gestión Humana y la información registrada en el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Organización y Métodos Página 4 de 12

5 A la deberá entregarse el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). debidamente diligenciado y aprobado por las instancias respectivas, para los créditos aprobados por la Dirección de Gestión Humana y adicionalmente deberá informarse a la Apoyo Financiero la solicitud para generar la cuenta por cobrar correspondiente. Para la generación del voucher directo de las donaciones que entrega la Universidad (Ver Procedimiento de Donaciones otorgadas en nombre de la Universidad) deberá notificarse a la las características de la donación y la aprobación respectiva del Rector, junto con copia del Acta de donación correspondiente, así como el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). El Jefe de la Tesorería deberá notificar, con la suficiente anticipación, a la la programación del pago de obligaciones financieras de la Universidad, empleando para ello el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04), con el propósito de generar el voucher directo y cumplir con el compromiso dentro del mes correspondiente. El Jefe de la Tesorería y/o el Jefe de la Apoyo financiero deberá notificar a la la información de los reembolsos y/o abonos realizados a estudiantes de la Universidad con sus respectivos soportes. (Ver Procedimiento de reembolso y abonos). A la deberá remitirse el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) junto con los soportes de aprobación de los acuerdos de capacitación otorgados a los funcionarios de la Universidad, los cuales corresponden a la autorización del crédito, copia del comprobante de matrícula de la institución educativa y beneficiario del crédito. Para la legalización de Compras realizadas empleando Tarjeta de Crédito, la Suministros, deberán remitir a la : Factura entregada por el proveedor. Comprobante de pago de la tarjeta de crédito. Extracto de la tarjeta de crédito. Orden de compra (cuando aplique pedido/ recepción). Nota de recepción. Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Para el registro del voucher derivado de compras empleando tarjeta de crédito la, deberá dirigir el pago al banco correspondiente en reemplazo del pago al proveedor, por cuanto el pago a este último ya fue generado empleando la tarjeta de crédito. Organización y Métodos Página 5 de 12

6 La Factura de Servicios Públicos deberán remitirse a la previa validación y firma del responsable de autorización de los pagos y la fecha de pago respectiva deberá corresponder al periodo vigente adjunto a la factura deberá remitirse el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Para realizar solicitud de anticipos a proveedores y/o contratistas la Unidad solicitante deberá presentar a la copia contrato firmado y adjuntar el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI- P13-F04). Para realizar el pago a ICETEX por concepto de exámenes de ECAES, las Facultades de la Universidad, deberán consultar el pago de cada una de las facturas generadas por el módulo de Finanzas Estudiantiles y una vez confirmadas, solicitar a la el pago a la entidad mediante el diligenciamiento del Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Organización y Métodos Página 6 de 12

7 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. CAUSACIÓN DE FACTURAS Y REGISTRO DE COMPROBANTES No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1. Presenta a la la factura, cuenta de cobro o el Formato de solicitud de registro de comprobante directo (FI-P13- F04) debidamente diligenciado adjuntando los soportes respectivos. Unidades de la Universidad Cargo Responsable Recibe y revisa los requisitos. Si corresponde a Facturas o cuentas de cobro derivadas del proceso de compras de bienes y servicios. Revisa los requisitos tributarios de la factura 2. y la nota de recepción correspondiente. Remítase a la actividad 3 Si corresponde a una solicitud de generación de voucher directo. Verifica los soportes entregados en la solicitud y la información general de esta. Remítase a la actividad 4 3. Ingresa al sistema PeopleSoft y consulta la nota de recepción. 4. Coloca el sello de radicado a los documentos indicando fecha y hora de entrega en la. 5. Ingresa los datos del comprobante y del proveedor/tercero al sistema PeopleSoft. Organización y Métodos Página 7 de 12

8 No. 6. DESCRIPCIÓN Realiza los registros para la causación del comprobante en el sistema PeopleSoft. RESPONSABLES UNIDAD CARGO 7. Comprueba que los registros se realicen de forma correcta. 8. Revisa que el sistema genere el ID del comprobante respectivo. 9. Ejecuta en el sistema PeopleSoft las acciones requeridas. Genera la programación del pago de la cuenta por en el sistema y comprueba que se hayan 10. asignado las fechas correctamente. Remítase al Procedimiento Egresos FI-P13-PR20 En este momento finaliza el procedimiento. Organización y Métodos Página 8 de 12

9 CÓDIGO: XX-PXX-PRXX VERSIÓN: X FECHA: Noviembre de DIAGRAMAS DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento ADMINISTRACION DE CUENTAS POR. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Organización y Métodos Página 9 de 12

10 CÓDIGO: XX-PXX-PRXX VERSIÓN: X FECHA: Noviembre de 2010 Organización y Métodos Página 10 de 12

11 CÓDIGO: XX-PXX-PRXX VERSIÓN: X FECHA: Noviembre de 2010 Organización y Métodos Página 11 de 12

12 CÓDIGO: XX-PXX-PRXX VERSIÓN: X FECHA: Noviembre de DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS NOMBRE Formato Solicitud de registro de comprobante directo CÓDIGO FI-P13-F04 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO NOMBRE INTERNO EXTERNO Organización y Métodos Página 12 de 12