Programación anual de medicamentos y productos afines

Transcripción

1 Programación anual de medicamentos y productos afines a) INTRODUCCIÓN En el presente procedimiento se describe la forma de realizar una programación anual de medicamentos y productos afines con base en las metodologías descritas en la Norma Técnica para la Gestión de medicamentos y productos afines en Direcciones de Áreas de Salud. Cuando se dispone de datos históricos de información logística se recomienda utilizar el método de datos logísticos; si se está iniciando un nuevo programa se recomienda el uso del método de morbilidad y el de datos demográficos. Si se dispone de datos con fuentes de información confiables, se plantea como opción el uso o combinación de dos métodos para hacer los ajustes pertinentes en las proyecciones individuales de cada ejercicio de programación. La programación anual debe ser consensuada y aprobada por el comité de Farmacoterapia de la DAS. b) ALCANCE Logística de Medicamentos y Productos afines del MSPAS Direcciones de Área de Salud c) USUARIOS Comité de Farmacoterapia de las Direcciones de Área de Salud. Unidad de Medicamentos de las DAS Gerencia Administrativa Financiera en las DAS Asistencia Técnica Financiera para DAS Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento

2 d) DEFINICIONES DEMANDA REAL: Es la suma de lo entregado al usuario más lo no entregado a usuario durante un período específico de tiempo. TENDENCIA GEOMÉTRICA: Es una medida estadística que permite calcular el incremento en un período determinado basado en la tendencia de una serie de datos histórico. Generalmente es utilizada cuando existe mucha diversidad de datos. TENDENCIA LINEAL: Si los datos se ajustan mejor a una línea recta, sería más adecuado usar el tipo lineal para la línea de tendencia, esta línea de tendencia representa una razón constante de crecimiento o reducción. e) REFERENCIAS Norma Técnica para la Gestión de medicamentos y productos afines en Direcciones de Áreas de Salud. Manual de logística. Guía práctica para la gerencia de cadenas de suministros de productos de salud. USAID DELIVER PROJECT. Estimación de Necesidades y Programación de Insumos. DEGIMED. Perú. f) DESCRIPCIÓN f.1) PROGRAMACION BASADA EN DATOS LOGISTICOS Para realizar el ejercicio de programación de los medicamentos y productos afines a partir de datos generados en el sistema de información logística de las DAS, se utiliza el dato de Demanda Real como referencia de las necesidades de los servicios de salud. Para realizar la programación con datos logísticos se requiere hacer previamente una revisión y ajuste de los datos, esto con el fin de que al momento de realizar la estimación, está se apegue más al consumo real esperado; los casos para realizar ajustes son: a. Ajuste por sub-registro en el reporte de los servicios (informes incompletos) b. Ajuste por sub-registro en el reporte de demanda real (no se tiene datos de consumo o datos de no entregado a usuario) c. Ajuste por períodos de desabastecimiento o con bajo consumo A continuación se describe como se debe realizar cada uno de los ajustes citados:

3 Ajuste por sub-registro en el reporte de los servicios (informes incompletos) En el período que se está tomando en cuenta para la programación, se deberá identificar el mes o meses en los cuales no se contó con el 100% del reporte de los servicios de salud. Esto puede suceder cuando: El personal de los servicios están en período de vacaciones Una proporción de los servicios no cumplió con la entrega del reporte de acuerdo al calendario de entrega de información Algunos servicios permanecieron cerrados por falta de personal Otras causas Si se presenta esta situación en el período que se está analizando, se deberá utilizar la siguiente fórmula, con los datos de demanda real reportada y el porcentaje de servicios que enviaron su reporte: Consumo estimado durante mes con reporte incompleto= Cantidad Total de Demanda Real reportada % de servicios que presentan informe A continuación se cita un ejemplo para realizar este tipo de ajuste: La DAS 1, registra los siguientes datos de demanda real de sulfato ferroso de 300mg tabletas durante el año 2013: Tendencia de consumos año 2013, DAS 1 Año Mes Demanda Real Reportada 2013 Octubre 2, Noviembre 3, Diciembre 2, Enero 1, Febrero 2, Marzo 2, Abril 2, Mayo 3, Junio 1, Julio 2, Agosto 2, Octubre 2, Noviembre No dato 2014 Diciembre 2,450

4 Luego del análisis de la información se identifica que en el mes de enero 2014, de 50 servicios que debían reportar sólo se cuenta con informes de 38 servicios (75%) debido al período de vacaciones, por lo que se procede ajustar la demanda real reportada dividiéndola entre el porcentaje de servicios que enviaron reporte Demanda Real estimada durante el mes con reporte incompleto 1,700 75% = 2,266.6 tabletas Si el resultado tiene decimales se deberá redondear al inmediato superior así: tabletas 2267 tabletas La demanda real estimada para el mes de enero 2013 es de 2,267 tabletas: Año Mes Demanda Real Reportada 2013 Octubre 2, Noviembre 3, Diciembre 2,850 Demanda Real ajustada por falta de datos 2014 Enero 1,700 2, Febrero 2, Marzo 2, Abril 2, Mayo 3, Junio 1, Julio 2, Agosto 2, Octubre 2, Noviembre No dato 2014 Diciembre 2,450 Ajuste por sub-registro en el reporte de demanda real (no se tiene datos de consumo o datos de no entregado a usuario) Este ajuste se realiza cuando en el período que se está tomando en cuenta para la programación, se identifica uno o varios meses en los cuales no se tiene información de la demanda real del medicamento o producto afín a proyectar.

5 Para realizar este ajuste se deberá tomar de referencia los tres meses anteriores donde los consumos no se vieron afectados por falta de información o subregistro en la demanda. El promedio de consumo de los meses seleccionados será el dato que se utilizará de referencia para los meses con sub-registro de la demanda real: Demanda Real estimada durante el mes sin datos =Consumo de tres meses sin desabastecimiento A continuación se cita un ejemplo de cómo realizar este ajuste por falta de datos: La DAS 1, registra los siguientes consumos de Sulfato Ferroso de 300mg tableta durante el 2013: Año Mes Demanda Real Reportada 2014 Enero 2, Febrero 2, Marzo 2, Abril 2, Mayo 3, Junio 1, Julio 2, Agosto 2, Septiembre 2, Octubre 2, Noviembre No dato 2014 Diciembre 2,450 Luego del análisis de la información se identifica que en el mes de Noviembre no se dispone de datos de demanda real, pues se perdió la base de datos que registraba la información consolidada. Para poder ajustar los datos de este mes, el personal debe tomar lo reportado en tres meses anteriores en lo que se dispone de información

6 completa; en este caso serían Agosto, Septiembre y Octubre y se saca un promedio así: Demanda Real estimada para el período sin datos 2, , ,550 = 2, tabletas 2584 tabletas de demanda real promedio Para el mes de noviembre la demanda real ajustada sería de 2,584 tabletas de sulfato ferroso de 300mg: Año Mes Demanda Real Reportada Demanda Real ajustada por falta de datos 2014 Enero 2, Febrero 2, Marzo 2, Abril 2, Mayo 3, Junio 1, Julio 2, Agosto 2, Septiembre 2, Octubre 2, Noviembre No dato 2, Diciembre 2,450 Ajuste por sub-registro en el reporte de demanda real (no se tiene datos de consumo o datos de no entregado a usuario) Ajuste de meses desabastecidos o con bajo consumo En el período en el cual se está tomando como referencia para la programación, se deberá identificar aquellos meses en los cuales se tuvo desabastecimientos o no se tiene información de consumo o de lo no entregado a usuario.

7 Para realizar el ajuste por desabastecimiento de deberá tomar de referencia los tres meses anteriores donde los consumos no se vieron afectados por desabastecimiento, así: Demanda Real estimada durante el mes Consumo de tres meses sin con desabastecimiento =. desabastecimiento. 3 El promedio de consumo de los meses seleccionados será el dato que se utilizará de referencia para los meses con desabastecimiento o sin datos. A continuación se cita un ejemplo de cómo realizar este ajuste por desabastecimiento: La DAS 1, registra los siguientes consumos de Sulfato Ferroso de 300mg tableta durante el 2014: Año Mes Demanda Real Reportada 2014 Enero 2, Febrero 2, Marzo 2, Abril 2, Mayo 3, Junio 1, Julio 2, Agosto 2, Septiembre 2, Octubre 2, Noviembre Diciembre 2,450 En el mes de junio se reporta una reducción en la demanda real de sulfato ferroso debido a que los servicios de dos distritos no fueron abastecidos oportunamente, causando un desabastecimiento de dos semanas.

8 Para poder ajustar los datos, el personal toma los datos de los tres meses anteriores en los que se dispone de información de demanda real que no fue afectada por desabastecimiento (marzo, abril y mayo) y se saca un promedio así: Demanda Real estimada para el período con desabastecimiento 2, , = 2, tabletas 2684 tabletas de demanda real promedio Para junio la demanda real ajustada sería de 2,684 tabletas de sulfato ferroso de 300mg: Año Mes Demanda Real Reportada 2014 Enero 2, Febrero 2, Marzo 2, Abril 2, Mayo 3,200 Demanda Real ajustada 2014 Junio 1, Julio 2, Agosto 2, Septiembre 2, Octubre 2, Noviembre Diciembre 2,450 Pasos para la programación basada en datos logísticos 1. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS establece el listado de medicamentos y material médico quirúrgico a programar con base en la Lista Básica de Medicamentos de la DAS. 2. El asistente de logística de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS, recaba la información de los últimos tres años de demanda real del listado de medicamentos y material médico quirúrgico establecido.

9 Consumo Anual 3. El coordinador revisa y ajusta la información si es necesario, tomando como referencia los ajustes por falta de reporte, falta de información o sub-registro y falta de abastecimiento, descritos anteriormente. 4. Graficar los datos de demanda real para evidenciar la tendencia de consumo de los tres años previos a la programación y así poder establecer una tendencia de crecimiento de cada uno de los medicamentos y material médico quirúrgico de los que se está realizando la programación Ejemplo: Para Sulfato Ferroso tabletas de 300mg Sulfato Ferroso Año 1 Año 2 Año 3 En este caso de la gráfica se puede interpretar que existe un crecimiento, aunque es importante analizar el consumo correspondiente al año 2, pues existe una baja en el consumo que es necesario revisar, aún con este dato la tendencia se observa ascendente por lo que para la programación del siguiente año, se deberá mantener la tendencia de crecimiento. 5. El Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines, calcula las necesidades para el año 4 de acuerdo a los consumos, y la tendencia de consumos. Para esto se desarrollará una regresión lineal o geométrica dependiendo de la variabilidad de los datos. La fórmula para calcular el % de Crecimiento es: % de Crecimiento = (Datos del último año- datos del año anterior) x 100 datos del año anterior

10 Consumo Anual Medicamento Sulfato Ferroso tableta de 300mg 1,061, ,413 1,330,633 1,367,131 Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75% 1,600,000 1,400,000 1,200,000 1,000, , , , ,000 0 Sulfato Ferroso Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 En resumen, para el ejemplo desarrollado, la cantidad a programar para sulfato ferroso sería 1,367,131 tabletas para el A lo largo del año, el coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS, debe revisar periódicamente la programación para realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a la tendencia del consumo, despacho de los proveedores y situaciones de contingencia y presentarla al CFT de la DAS. f.2) PROGRAMACIÓN BASADA EN DATOS DE MORBILIDAD Esta estimación se basa en la incidencia de eventos de patologías específicas en un período de tiempo establecido; las necesidades de medicamentos para su atención se realizan de acuerdo a lo establecido en las normas de atención vigentes. Pasos en una Programación Basada en Datos de Morbilidad 1. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS, Establecer el listado de medicamentos a programar con base en la Lista Básica de Medicamentos de la DAS. 2. El asistente de logística recaba información de los últimos tres años de la morbilidad en la cual, de acuerdo a las normas de atención vigentes, se utiliza el medicamento a programar.

11 3. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS, grafica los datos morbilidad para evidenciar la tendencia de los tres años previos a la programación y así poder establecer una tendencia de crecimiento de las patologías atendidas en los servicios de salud. Ejemplo: Para casos de Hipertensión Arterial se obtuvieron los siguientes datos de morbilidad: Casos de Hipertensión Arterial Año 1 Año 2 Año 3 En este caso en la gráfica se puede interpretar que existe un crecimiento por lo cual programación del año siguiente deberá mantener la tendencia de crecimiento. 4. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS programa la cantidad de casos que se esperan atender para el año 4. Se deberá calcular la cantidad de casos que permita estar por encima de la línea de tendencia o en la línea de tendencia, para esto es necesario graficar nuevamente la cantidad programada. Para este cálculo se puede utilizar la tendencia geométrica de los datos y el cálculo de porcentaje de crecimiento: % de Crecimiento = (Datos del último año- datos del año anterior) x 100 datos del año anterior 1236

12 Ejemplo: Patología Casos de Hipertensión Arterial Porcentaje de Crecimiento 15.8% 12.3% 14.6% Casos de Hipertensión Arterial Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 5. Luego, el coordinador, debe convertir la cantidad de casos esperados a cantidad de medicamentos, utilizando como referencia las pautas de tratamiento establecidas en las Normas de Atención del primer y segundo nivel para cubrir un caso. Utilice la siguiente fórmula: Ejemplo: Cantidad de medicamentos = (Cantidad de Casos) (Cantidad de medicamentos por atención brindada) En el ejercicio de programación de casos de Hipertensión Arterial para el primer y segundo nivel, la normativa indica que se debe entregar 1 tableta de Enalapril 25mg cada día hasta nueva orden. Por lo tanto anualmente se deberá entregar 365 tabletas de Enalapril 25mg por caso detectado. Si se tiene una estimación de 1,616 casos, de acuerdo a la fórmula de estimación de medicamento, se debería estar comprando 589,840 tabletas de Enalapril de 25mg, para el 2015: Cantidad de medicamentos (1,616 casos estimados) (365 tabletas por caso) = 589,840 tabletas

13 Esta metodología de programación de medicamentos y productos afines, utiliza como fuente de datos las encuestas de población y las estimaciones que se realizan desde el Instituto Nacional de Estadística. f.3) PROGRAMACIÓN BASADA EN DATOS DEMOGRÁFICOS Pasos para realizar una programación basada en datos demográficos 1. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines establece la lista de medicamentos a programar con base en la Lista Básica de Medicamentos de la DAS. 2. El CFT identifica el grupo poblacional al que están orientados los medicamentos a programar, así como el esquema normado para cubrir a un usuario/a, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Atención del Primer y Segundo Nivel de Atención. Ejemplo: Se quiere realizar la programación de perlas de vitamina A de 200,000 UI para el 2015; las Normas de Atención establecen que el grupo poblacional al que está orientada la suplementación con este micronutriente es la de niños y niñas de 1 año a de menores de 5 años, teniendo el siguiente esquema de suplementación por grupo de edad: Esquema de suplementación normado para el primer y segundo nivel de atención Grupo de Edad Dosis por niño anualmente 12 meses a menores de 59 meses 2 perlas de 200,000 UI 3. La enfermera(o) de la DAS brinda el dato demográfico oficializado por el SIGSA del grupo poblacional al que están orientados los medicamentos a proyectar. 4. Si el programa lo requiere se puede estimar la población meta o cobertura específicas a partir de la proyección oficial de población enviada por SIGSA. Este dato será brindado por el encargado(a) del programa respectivo. El cálculo se realiza de la siguiente manera: Población meta = (Proyección oficial del grupo poblacional) (Meta en porcentaje)

14 Ejemplo: La estrategia de suplementación con vitamina A, tiene definido como meta o cobertura útil el 90% de niños/as de 1 a menores de 5 años. Por lo tanto es necesario ajustar el grupo poblacional para obtener la población meta. Población meta (2, 201, 976) (90%) = 1,981,779 niños o niñas 5. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines, determina la cantidad de medicamentos que se necesita para el periodo a programar de acuerdo a la norma de atención vigente. Para este cálculo se utiliza la siguiente fórmula : Cantidad de medicamentos = (Población meta) (Cantidad de medicamento para cubrir el tratamiento anual) Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo de la programación de perlas de vitamina A de 200,000 UI, las normas de atención establecen que para cubrir a un niño de 1 a 5 años se le debe administrar una perla de vitamina A de 200,000UI cada 6 meses por lo tanto cada niño consumirá un total de 2 perlas al año. Cantidad de medicamento (1,981,779 niños o niñas) ( 2 perlas) = 3,963,558 perlas de vitamina A La cantidad de perlas de vitamina A de 200,000 UI a programar para el 2015 es de 3,963,558 unidades. 6. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS, largo del año revisa periódicamente la programación para realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a la tendencia del consumo, despacho de los proveedores y situaciones de contingencia y lo presenta al CFT de la DAS.

15 Consumo Anual f.4) PROGRAMACIÓN BASADA EN DATOS DE ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS Las estadísticas del servicio incluyen todos los datos recopilados sobre la población y sus visitas a puntos de entrega de servicios, basados en protocolos de atención en servicio. Pasos a seguir en la Programación basada en datos de estadísticas de servicios 1. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines de la DAS, establece el listado de medicamentos a programar con base en la Lista Básica de Medicamentos de la DAS. 2. El asistente de logística de la DAS, recaba la información de los últimos tres años de estadísticas de servicios donde de acuerdo a las normas de atención vigentes se utiliza el medicamento a programar. 3. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines, grafica los datos de Estadística de Servicios para evidenciar la tendencia de los tres años previos a la programación y así poder establecer una tendencia de crecimiento de las atenciones brindadas en los servicios de salud. Ejemplo: Se desea calcular la cantidad de Sulfato Ferroso tabletas de 300mg para el año De acuerdo a las Normas de Atención vigentes el Sulfato ferroso de 300mg tabletas, se utiliza para la suplementación de mujeres en edad fértil, suplementación a embarazadas, puérperas, tratamiento de anemia en adolescentes, jóvenes y adulto mayor. Como ejemplo, se calculará la cantidad de sulfato ferroso necesaria para cubrir la para suplementación con micronutrientes de mujeres en edad fértil. Se obtuvieron los siguientes datos de estadísticas de servicios: Año 1 Año 2 Año 3 En esta gráfica se puede interpretar que existe un crecimiento de la programación del siguiente año.

16 Consumo Anual 4. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines programa la cantidad de atenciones que se esperan atender para el año 4. Se deberá calcular la cantidad que permita dejar las atenciones por encima de la línea de tendencia o en la línea de tendencia, para esto es necesario graficar nuevamente con la cantidad programada. Para este cálculo también se puede utilizar la tendencia geométrica de los datos, y la fórmula de % de crecimiento, al igual que en los anteriores métodos. Medicamento suplementación con micronutrientes a mujeres en edad fértil 2,520 3, ,433 Porcentaje de Crecimiento 19% 1.4% 12.8% El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines convierte la cantidad de atenciones esperadas a cantidad de medicamentos. Para esto se determina la pauta de tratamiento establecida en las Normas de Atención del primer y segundo nivel y se realiza la siguiente fórmula: Ejemplo: Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Cantidad de medicamentos = (Cantidad de atenciones) (Cantidad de medicamentos por atención brindada) El ejercicio de programación que se está elaborando para suplementación con micronutrientes a mujeres en edad fértil, de

17 acuerdo a las normas de atención vigentes para el primero y segundo nivel de atención a cada mujer se deberá suplementarse con 1 tableta de sulfato ferroso de 300mg cada 8 días y citar nuevamente en 3 meses. Por lo tanto en cada cita se le deberán entregar 12 tabletas de sulfato ferroso. En el sistema de información hay un total de 3,433 atenciones mujeres en edad fértil: Cantidad de medicamento (3,433 atenciones) (12 tabletas) = 41,196 tabletas Este mismo cálculo se realizó con otras atenciones en el servicio donde se utiliza el sulfato ferroso de 300mg tableta y se obtuvieron los siguientes datos: Servicio Suplementación a mujeres en Edad Fértil Suplementación a embarazadas Anemia en Adolescentes y Jóvenes Anemia en Adulto Mayor Total de tabletas Cantidad de tabletas de sulfato ferroso 300mg 41,196 tabletas 36,240 tabletas 6,504 tabletas 1,500 tabletas 85,440 tabletas El resumen de las cantidades a programar para sulfato ferroso sería 85,440 tabletas para el El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines a lo largo del año se debe revisar periódicamente la programación para realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a la tendencia del consumo, despacho de los proveedores y situaciones de contingencia y los presenta al CFT de la DAS.

18 Tabletas f.5) CONCILIACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN REALIZADA PARA MEDICAMENTOS POR DOS O MÁS METODOLOGÍAS Cuando la programación de necesidades de medicamentos se realizó por dos o más metodologías es necesario realizar una conciliación de los datos para poder tomar una decisión sobre la cantidad a programar. Pasos para realizar la conciliación de la programación de medicamentos 1. El coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos Afines, consolida las cantidades de medicamentos programadas para cada año de acuerdo a las diferentes metodologías utilizadas y grafica los datos obtenidos. 2. Las gráficas obtenidas se presentan al CFT para analizar la calidad de la información, y las diferencias obtenidas en las diferentes metodologías. 3. Los miembros del CFT de acuerdo a la experiencia del equipo de trabajo determina cual es la programación que se considera que se apega más a la realidad de los servicios de salud. En este caso también es permitido realizar un promedio de las dos programaciones, si se considera que los datos de las dos metodologías son de la misma calidad. Ejemplo: Se conciliarán los datos de la metodología basada en datos logísticos y la metodología basada en estadísticas de servicios para determinar la cantidad de sulfato ferroso a programar para el Conciliación de Programación de Sulfato Ferroso 300mg tableta Datos Logísticos Datos de Estadística de servicios

19 Año 2012 Año 2013 Año 2014 Año 2015 Datos Logísticos 65,000 73,000 78,000 86,000 Datos de Estadística de servicios 59,504 73,461 74,504 85,440 En este caso las estimaciones son muy similares por lo que de los dos tipos de datos tendrán una confiabilidad parecida; por fines prácticos se escogerá el valor más alto, por lo tanto la cantidad a programar para el año 2015 es de 86,000 tabletas de Sulfato Ferroso de 300mg. f.6) SEGUIMIENTO A LA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES El seguimiento al apego de la programación de medicamentos y productos afines se realizará mensualmente luego del cierre de la información. Para esto el Coordinador de la Unidad de medicamentos deberá contar con la programación de cada DMS. Se deberá contar con el dato de demanda real del año anterior de cada distrito en una matriz y elevarle el porcentaje de crecimiento de consumos programado para el año de la programación, esto se dividirá dentro de 12 para obtener un promedio de consumo mensual programado. Promedio de consumo programado = (Consumo anual por DMS) (100 + % de crecimiento de consumo) 12 El promedio de consumo programado se comparará mensualmente con el consumo real reportado en el Balance de Medicamentos, y se calculará un porcentaje de desviación como se detalla a continuación: % de desviación = (Promedio de consumo programado consumo real) X 100 Promedio de consumo programado Cualquier desviación arriba o debajo del 20% deberá razonarse, ya que este es un indicador de que la programación de medicamentos será suficiente o insuficiente para terminar el año con abastecimiento óptima y deberá entonces realizarse una revisión de la misma, previo a iniciar una nueva adquisición.