PROCESOS ESPECIALES (CONTABILIDAD)

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1 PROCESOS ESPECIALES (CONTABILIDAD) PROCESOS ESPECIALES 1

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3 1. - PARAMETROS DE EMPRESA PROCESOS ESPECIALES 3

5 1. - DEFINICION DE EMPRESA La definición de la empresa consiste en la estructuración de los niveles que vamos a utilizar en nuestro plan de cuentas. Esta definición la tendremos que hacer antes de empezar a utilizar la Contabilidad y también la GESTION, puesto que hay cuentas que al abrirlas allí pasan automáticamente a CONTABILIDAD. Para hacer la estructura de los niveles tendremos que tener en cuenta que los GRUPOS contables ya van definidos por defecto, por lo que no los tendremos que definir. Para poder entrar en esta definición es necesario introducir una clave de acceso predefinida por el responsable correspondiente de la empresa. NOMBRE: Razón social de la empresa. DNI. / CF.: Código de identificación fiscal. DOMICILIO COMPLETO: Domicilio fiscal completo de la empresa, es decir, CL, Población y, Provincia. CABECERA: Texto de la cabecera que queremos que aparezca. AÑO: Año del ejercicio en curso. MODIFICACION A PARTIR DE... : Fecha a partir de la cual se podrán hacer modificaciones en los asientos contables, es PROCESOS ESPECIALES 5

6 decir, todos los asientos introducidos con fecha anterior no podrán ser alterados. NIVELES: Desglose de los niveles en que queremos dividir el plan de cuentas. Dependiendo del número de niveles que pongamos aquí, nos preguntará después cuántos dígitos tiene cada uno de ellos. Hay que tener en cuenta, que si activamos la Generación contable de Aceptos, deberemos tener como mínimo 4 niveles. NIVEL 1: Número de dígitos contables que queremos que tenga el 1 er nivel del Plan (este primer nivel siempre tiene que ser 2 dígitos, puesto que el balance de situación necesita cuentas a 2 dígitos). NIVEL 2: Número de dígitos contables que tiene que tener el 2º nivel de cuentas. Este nivel siempre debe estar a 3 dígitos, puesto que también lo necesita el balance de situación. NIVEL 3: Idem a los anteriores. Ya puede tener los dígitos que deseemos, pero, como decíamos anteriormente, si tenemos activada la Generación Contable de Aceptos, este nivel deberá ser de 4 dígitos EJEMPLO: NIVELES: 3 - NIVEL 1: 2 - NIVEL 2: 3 - NIVEL 3: 7 Significa que la Contabilidad está dividida en 3 niveles, de los cuales el 1º tiene 2 dígitos, el 2º: 3 dígitos y, el 3º: 7 dígitos. Así haríamos: 57 TESORERIA 570 CAJA, PTAS A pie de pantalla nos permite: - Pulsando en esta opción (Alt+M) nos preguntará el campo a modificar, con lo que el cursor nos accederá a dicho campo. - Pulsando en esta opción (Alt+S) cerramos la ficha. - Si pulsamos nos dará el mensaje: PROCESOS ESPECIALES 6

7 En caso de ACEPTAR, nos borra la definición actual y nos permite introducir la nueva ASOCIACION DE GENERACIONES CONTABLES Este proceso sirve para asociar en las generaciones contables realizadas desde GESTION, a cada documento su Tipo de Diario correspondiente de la CONTABILIDAD. Por defecto el programa nos da unas asociaciones, así, tenemos: De esta forma la generación contable que hagamos de una factura de clientes irá al Tipo de Diario VE (Ventas), las generaciones contables que realicemos del cobro de una factura irá al Tipo de Diario CR (Cartera de Clientes), etc. Estos tipos de diario están creados por defecto. Para crear otros Tipos de Diarios lo haremos desde CONTABILIDAD/ APUNTES/ TIPOS DE DIARIOS (consultar el punto 1.5 del manual de CONTABILIDAD). Como decíamos, el programa nos da de alta por defecto una serie de Tipos de Diario: - AP Apertura CA Caja CI Cierre CR Cartera de clientes PROCESOS ESPECIALES 7

8 CO Cobros IS IVA soportado PA Pago proveedor /acreedor VA Varios VE Ventas El proceso de asociación será el siguiente: al introducirnos en la pantalla de generaciones contables El programa nos pedirá la Clave de Acceso: ASOCIAR Una vez introducida la clave, pasaremos a la siguiente pantalla: IMPORTANTE: Para que las asociaciones se apliquen debemos marcar la opción Generación contable según tipos de diarios. De lo contrario todas las generaciones contables que hagamos se volcarán en la CONTABILIDAD sin tipo de diario. Para modificar el tipo de diario al que queremos que nos vuelque los datos nos situaremos en la línea de la generación que queremos modificar y cambiamos el tipo de diario. Al salir de la pantalla nos guardará estos cambios introducidos. A pie de pantalla tendremos la opción de modificar y salir. PROCESOS ESPECIALES 8

9 3.- GESTION ASOCIADA Este apartado nos permite asociar la cuenta de GESTION, de la que nos vienen los datos, a la CONTABILIDAD en la que estemos. Nos pedirá: Clave de acceso: RELCUENTA < > Cuenta origen: Nombre de la CONTABILIDAD que queremos asociar. Gestión asociada: Nombre de la cuenta de GESTION de la que nos vienen los datos. Confirmar? <SI/NO> Si < > y, nos las deja asociadas. - CONTINUAR LA EJECUCION: Este proceso nos asociará la CONTABILIDAD con la GESTION indicadas. A lo que contestaremos que Sí. PROCESOS ESPECIALES 9

10 - SALIR DE LA PETICION: Es equivalente a pulsar el aspa, o pulsar <ESC>, para salir del proceso sin ejecutarlo. - VOLVER A LOS CAMPOS DE LA PANTALLA: Con esta opción modificamos los campos de la pantalla. PROCESOS ESPECIALES 10

11 4. DATOS CONTABLES Mediante esta pantalla podremos realizar la configuración de nuestra contabilidad, desde aquí podremos indicar las diferentes cuentas que, por defecto, usará ADVISER en las generaciones contables realizadas desde la GESTIÓN asociada. También podremos elegir entre las diferentes posibilidades que nos ofrece ADVISER a la hora de generar a contabilidad desde la GESTIÓN. En la parte superior de la pantalla tendremos: Último nivel: nos indica el número de dígitos que tiene el último nivel determinado en la DEFINICIÓN DE EMPRESA. Este campo no lo podremos modificar desde esta pantalla. (Para modificarlo consultad el apartado 1 de este manual) Gestión Asociada: nos indica cuál es la GESTIÓN asociada a esta CONTABILIDAD. Este campo tampoco podrá ser modificado desde esta pantalla. La segunda parte de la pantalla está compuesta por las diferentes cuentas que ADVISER usará a la hora de realizar las generaciones contables. Si estas cuentas no existen en nuestro plan contable, el programa las creará automáticamente, informándonos de ello. Cuenta Gastos: aquí indicaremos la cuenta de gastos (grupo 6) que deseamos que, por defecto, utilice ADVISER a la hora de realizar la generación contable. Cuenta Ingresos: indicaremos la cuenta contable de ingresos (grupo 7) que utilizará ADVISER en la generación contable. Cuenta Portes: lo mismo que en los apartados anteriores pero para los gastos de transporte. Cuenta Dtos. P.P: cuenta contable para la generación contable de facturas con descuento por pronto pago. PROCESOS ESPECIALES 11

12 Cuenta IVA Soportado: cuenta a la que volcará las cantidades, referentes al IVA, de las generaciones contables de facturas de proveedores. Cuenta de IVA Repercutido: cuenta contable a la que llevará las cantidades del IVA repercutido en la generación contable de facturas de clientes. Dígitos facturas de proveedor: a la hora de realizar la CONFORMACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR/ ACREEDOR, nos pide un Número de Factura. Aquí indicaremos el número de máximo dígitos que podrá tener el Número de Factura. Desde esta pantalla también podremos configurar aspectos específicos de las GENERACIONES CONTABLES: Generación Contable de facturas a cero: marcando esta opción podremos generar los asientos de facturas de clientes con importe cero. Varias cuentas IVA: marcando esta opción, al realizar la generación contable, el programa utiliza una cuenta de IVA diferente para cada tipo de IVA. Si por el contrario no esta marcada esta opción, el programa generará siempre volcando a las cuentas que indiquemos en Cuenta de IVA Soportado y en Cuenta de IVA Repercutido, explicadas anteriormente. Generación contable de aceptos: para que esta opción este operativa debiéremos tener definido el último nivel de nuestra CONTABILIDAD, como mínimo, a ocho dígitos. Esta opción nos permite activar la RECEPCION DE DOCUMENTOS ACEPTADOS (consultad manual de CARTERA, GESTIÓN DE ACEPTOS). Además nos permite, en las generaciones contables, llevar un control más minucioso de la contabilidad: Al pasar algún documento a ACEPTO es cuando haríamos automáticamente el traspaso de la cuenta 430XXXXX a la 431XXXXX. Separando, contablemente, la deuda del cliente. D 4310XXXX H 4300XXXX H 4300XXXX H 4300XXXX... Por cada una de las facturas que componga el documento de cobro A la hora de realizar una remesa tendríamos el siguiente asiento: D 5720XXXX H 4310XXXX D 4311XXXX H 5208XXXX Y a la hora de realizar la eliminación de riesgo: PROCESOS ESPECIALES 12

13 D 5208XXXX H 4310XXXX - Generaciones contables: Además esta pantalla nos permite seleccionar tres opciones a la hora de realizar apuntes contables, de las seguidamente explicadas: Opción 1 Generación contable en varios documentos contables Este caso es el que viene definido por defecto, cada factura irá a un documento distinto. Esto es, cada factura de cada cliente vendrá reflejada en un asiento contable Opción 2 Generación contable en un solo documento desglosado Varias facturas en un mismo asiento con el Iva y las ventas sin desglosar Opción 3 Generación contable en un solo documento Varias facturas un mismo asiento desglosando el Iva y las ventas Si queremos que el programa nos impida realizar apuntes con distintas fechas dentro de un mismo asiento, la opción elegida debe ser Generación contable en varios documentos contables, esto es de las tres opciones posibles explicadas debemos elegir la primera, una factura para cliente. Todo esto se desarrollaría si la CONTABILIDAD está definida, en su último nivel a ocho dígitos y tener marcada esta opción. PROCESOS ESPECIALES 13

15 5. - CONTABILIDAD EJERCICIO ANTERIOR Este apartado nos permite relacionar la CONTABILIDAD de este año con otra del año anterior, para poder, de este modo, realizar la CONCILIACIÓN BANCARIA con periodos comprendidos en años diferentes si tenemos la contabilidad cerrada. El programa nos pedirá una clave, esta clave es:: RELCUENTA CONTINUAR LA EJECUCION: genera la relación entre ambas SALIR DE LA PETICION: Es equivalente a pulsar el aspa, o pulsar <ESC>, para salir de listado sin ejecutarlo. VOLVER A LOS CAMPOS DE LA FICHA: Con esta opción modificamos los campos de la ficha. PROCESOS ESPECIALES 15

16 6.- SITUACIÓN DE CUENTA Marcamos como consulta para no poder modificar la cuenta solo consultarla. 7.- NUEVO PLAN GENERAL P.G.C.2008 PROCESOS ESPECIALES 16

17 8.- CAMBIO DE CUENTA Clave: Adv Desde aquí cambiamos una cuenta y todos sus movimientos por otra. Vaciamos datos anteriores Imprimimos fichero Importamos fichero txt si queremos hacer el cambio en un grupo de cuentas. PROCESOS ESPECIALES 17