Servicios Científico-Técnicos. Universidad de Oviedo

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1 Implementación de un Sistema de Gestión de la Universidad de 10 de Enero 2003

2 Universidad de. Universidad de INDICE 1 Introducción Desarrollo del S.G.C según UNE-EN ISO 90: Desarrollo de los procesos Capítulos del Manual de, Procedimientos e Instrucciones de trabajo Formularios del Sistema de Gestión de la Estado actual Futuro inmediato Futuro a medio plazo Futuro a largo plazo Anexo I. Procesos del S.G.C. de los Diseño de Nuevos Métodos Documentación del sistema de Gestión de la Revisión por la Dirección Compras Personal Mantenimiento Calibración Actividad docente Actividad asistencial Actividad investigadora Reclamaciones Auditorías internas Mejora de Enero de 2003 Página 1 de 2

3 Universidad de. Universidad de INTRODUCCIÓN El 21 de Abril de 20, se publica en el BOE el nuevo proyecto de calidad de las universidades dentro de lo que se conoce como el II Plan de Evaluación de la de las Universidades Españolas. A Raíz de dicho proyecto y a través de la Unidad de Técnica del Vicerrectorado de e Innovación, los de la Universidad de entran en el proceso de evaluación de dicho Plan de. Dicho proceso, transcurre desde Enero de 2002, donde tiene lugar la presentación del Plan de y la entrega de las Guías de Evaluación hasta la entrega del Informe Final de Autoevaluación en Julio del mismo año. Dada la dispersión que en dicho momento regía tanto la localización como la gestión de los de la Universidad de y atendiendo al exitoso y provechoso resultado obtenido de la implantación de Sistemas de Gestión de la por otras organizaciones similares en estructura a los de la Universidad de como los de Islas Baleares o los de la Universidad Politécnica de Barcelona, se propuso la posibilidad de implantar también en los de la Universidad de un Sistema de Gestión de la basado en normas internacionales de la familia de la ISO 90 o ISO Tras conversaciones con los responsables de calidad de de la Universidad de Islas Baleares, del Instituto Tecnológico de Materiales (ITMA) y de la Unidad Técnica de del Vicerrectorado de de la Universidad de se llegó a la conclusión de que no sólo era viable sino provechosa desde todos los puntos de vista la implantación de un Sistema de Gestión de la basado en normas internacionales. En este sentido, paralelamente al proceso de evaluación incluido dentro del II Plan de Evaluación de la de las Universidades Españolas, se comenzó a elaborar un proyecto para la implantación de dicho sistema de Gestión de (S.G.C.) en los de la Universidad de. El hecho de disponer de un S.G.C. basado en normas internacionales nos permitirá no sólo mejorar la gestión de nuestros procesos, si no cumplir con los requisitos necesarios para la obtención de una certificación con lo que esto implica en cuanto a reconocimiento, eficacia de trabajo y control de resultados, lo cual, facilitará enormemente las labores de gestión y organización de las distintas unidades de los inspirando a la vez confianza al cliente al garantizar que el servicio ha sido evaluado por un organismo independiente y competente. Se evaluaron dos posibilidades, por un lado la obtención de una certificación del desempeño basado en la norma ISO 90:2000 de carácter general y aplicable a cualquier organización, y por otro lado, la obtención de una o varias acreditaciones para aquellos análisis más demandados en las distintas unidades basándonos en la norma ISO 1702:2000, norma esta más dirigida hacia el desempeño de la actividad de los laboratorios de ensayo y/o calibración. De las dos posibilidades anteriormente señaladas se optó, en primera instancia, por la segunda, es decir, la obtención de la acreditación en base a la norma ISO 1702:2000, si bien posteriormente se consideró más oportuna la implantación de un sistema en base a UNE-EN ISO 90:2000. A lo largo del proceso de elaboración del sistema y teniendo en cuenta las opiniones de la unidad de Certificaciones y las características de los, se llegó a la conclusión de que, si bien la mayor parte de la actividad de los servicios se desarrollaba en laboratorios de análisis y la 10 de Enero de 2003 Página 2 de 2

4 Universidad de. Universidad de norma más coherente a este efecto era la UNE-EN ISO/IEC 1702:2000 para obtener una acreditación, podría caminarse hacia la certificación por UNE-EN ISO 90:2000 por varias razones: 1. Si bien, como se ha dicho, la mayor parte de las unidades realizan actividades relacionadas con un laboratorio, existen otras unidades cuya actividad no tiene mucha relación con la ejecución de ensayos. 2. Caminar hacia una acreditación basada en UNE-EN ISO/IEC 1702:2000 resultaría más costoso económicamente por varios motivos: a. Habría que obtener una acreditación para cada ensayo, mientras la certificación según UNE-EN ISO 90:2000 sería para la actividad desarrollada en todas las unidades. b. Los requisitos de UNE-EN ISO/IEC 1702:2000 son más exigentes que los de UNE-EN ISO 90:2000 en cuanto a los aspectos técnicos se refiere, lo cual supondría además un coste añadido por cuanto habría que hacer una fuerte inversión para la obtención de patrones y materiales de referencia, participación en ensayos de intercomparación etc. 3. Dadas las exigencias de UNE-EN ISO/IEC 1702:2000 para la implantación del sistema habría que esperar al nuevo edificio el cual dispondría de las condiciones ambientales idóneas. 4. La Unidad de Certificaciones del Área de tiene experiencia previa en la certificación de sistemas según UNE-EN ISO 90 pues recientemente ha sido certificada el Área de Mecánica de la Escuela de Ingenieros de Gijón a través de esta norma gracias a su trabajo, lo cual nos ofrece una apoyo y experiencia importantes.. Finalmente, en la actualidad, la Universidad tiene un acuerdo con AENOR para la certificación de unidades, lo cual haría la certificación de los económicamente más rentable. Por todas éstas razones, en la actualidad se ha pasado a modificar el sistema de forma que se adapte a las exigencias de la UNE-EN ISO 90:2000, pero siempre conservando una estructura de forma que una vez obtenida la certificación, el sistema permita, si se estima oportuno buscar la acreditación según UNE-EN ISO/IEC 1702:2000 para aquellos ensayos más demandados. 10 de Enero de 2003 Página 3 de 2

5 Universidad de. Universidad de DESARROLLO DEL S.G.C SEGÚN UNE-EN ISO 90: Desarrollo de los procesos La norma UNE-EN ISO 90:2000 tiene un enfoque fundamentalmente basado en procesos, es decir, la calidad del sistema gira en torno a unos procesos perfectamente definidos y conocidos por el personal de la organización. Dichos procesos han de estar perfectamente definidos y contar con indicadores de funcionamiento y variables de control. En base a las exigencias de la norma, se modificaron los procesos así como el mapa de procesos elaborando una ficha para cada uno de ellos. De esta forma el mapa de procesos queda como se muestra a continuación: En este mapa se pueden observar los 13 procesos definidos para los agrupados en cuatro grandes categorías: En primer lugar los procesos estratégicos, Diseño de nuevos métodos, Documentación del Sistema de Gestión de la y Revisión por la dirección con la consiguiente definición de objetivos. Estos tres procesos van a marcar el rumbo de los y por ello se engloban dentro de la categoría de estratégicos. A través de estos procesos se gestionará la incorporación de nuevos métodos al sistema de calidad y por consiguiente el aumento de la oferta de los de la Universidad de así como la gestión de la documentación en el sistema, tanto de la 10 de Enero de 2003 Página 4 de 2

6 Universidad de. Universidad de documentación interna como externa, cómo se crean documentos?, como se modifican los existentes, etc... De la misma forma, dentro de los procesos estratégicos se encuentra en proceso de revisión por la dirección, donde se evaluará el desempeño de la actividad en los y se tomarán las medidas oportunas para mantener puntos fuerte y fortalecer puntos débiles, es decir, se decidirá el rumbo de los en base a datos objetivos procedentes de las evaluaciones. En segundo lugar tenemos los procesos de gestión de los recursos, Compras, Personal, Mantenimiento y Calibración, que gestionan los recursos para el desempeño de las funciones de la organización. Éstos procesos tratan de organizar y homogeneizar los procesos comunes fundamentales de los, esto es, cómo se realiza una compra?, qué ocurre cuando no se sirve el pedido correctamente?, cómo se han de mantener y calibrar los equipos? quiénes son los responsables de dicho mantenimiento y calibración? etc.. En tercer lugar se encuentra el grupo fundamental de procesos, los relativos a la actividad de los englobados en tres procesos fundamentales, Docencia, Investigación y por supuesto Actividad Asistencial. Dentro del proceso Actividad Asistencial se contempla tanto la realización de ensayo como la prestación de servicio para aquellas unidades que no realicen actividades de laboratorio (Consultoría Estadística, Informática Gráfica, etc.). Este bloque constituye la actividad principal de los de la Universidad de. Finalmente tenemos el análisis, medición y mejora donde se engloban los procesos de Reclamaciones, Auditorías internas y Mejora continua, procesos éstos encaminados a mejorar el Sistema de Gestión de la. Éstos procesos consisten fundamentalmente en recopilar información acerca del funcionamiento del sistema para posteriormente solucionar desviaciones y establecer una línea de actuación que sirva con posterioridad para la toma de decisiones que mejoren el desempeño de la actividad en los. Todos éstos procesos han sido definidos en la forma en que actualmente se ejecutan en los con ligeras modificaciones para atender a los requisitos de la norma. Así mismo, se les ha incorporado una ficha donde se detallan todos sus componentes, responsabilidades, recursos, referencias documentales, etc... (ver Anexo I. Procesos del S.G.C.). 2.2 Capítulos del Manual de, Procedimientos e Instrucciones de trabajo De la misma forma que los procesos, la norma UNE-EN ISO 90:2000 exige la existencia de un Manual de donde se establezca la política de la organización con referencia a la calidad del sistema, donde se encuentren referenciados los procesos, los procedimientos y toda aquella información necesaria que permita tener una visión clara y global del sistema de calidad. Según UNE-EN ISO 9000:2000, al Manual de es un Documento que especifica el Sistema de Gestión de la de una organización. Dicho Manual de se encuentra divido en capítulos referidos a los diferentes apartados de la norma, donde se hace referencia a los distintos procedimientos operativos que sostienen la actividad del sistema. Además del Manual de, para su correcto funcionamiento, el sistema precisa de la existencia de procedimientos e instrucciones técnicas donde se reflejen los pasos a seguir para la ejecución de una determinada tarea o proceso. Este tipo de documentos son más específicos que los contenidos en los capítulos del Manual de y describen la forma de realizar las distintas tareas asignadas a las unidades. 10 de Enero de 2003 Página de 2

7 Universidad de. Universidad de Estos procedimientos e instrucciones de trabajo incluyen información relativa a las actividades de las distintas unidades de los, desde los procesos generales de cualquiera de los servicios, como pueda ser el procedimiento a seguir para la ejecución de una determinada compra, hasta aquellas más concretas y específicas de cada unidad, como la realización de un determinado ensayo o la prestación de un servicio concreto. A continuación se muestra una relación de la Documentación del sistema de Gestión de la de los. Universidad de LISTA DE LA DOCUMENTACIÓN VIGENTE DEL SISTEMA DE CALIDAD Revisión Página RG 1 de 4 Código de identificación Título del documento Elaborado Aprobado Fecha de aprobación Estado de revisión SCT-MC00 Presentación y Política de calidad SCT-MC Alcance y Referencias SCT-MC02 Organización SCT-MC03 Sistema de Gestión de la SCT-MN04 Gestión de la Documentación SCT-MC0 Revisión de solicitudes, ofertas y contratos SCT-MC06 Subcontratación de ensayos y Compras SCT-MC07 Control de trabajo no conforme. Acciones correctivas y Preventivas SCT-MC08 Auditorías internas y Revisiones por la Dirección SCT-MC09 Personal SCT-MC10 Instalaciones y condiciones ambientales SCT-MC11 Métodos de ensayo, validación de métodos y aseguramiento de la calidad en los ensayos SCT-MC12 Trazabilidad de las medidas 10 de Enero de 2003 Página 6 de 2

8 Universidad de. Universidad de Universidad de LISTA DE LA DOCUMENTACIÓN VIGENTE DEL SISTEMA DE CALIDAD Revisión Página RG 2 de 4 Código de identificación Título del documento Elaborado Aprobado SCT-MC13 Muestreo Fecha de aprobación Estado de revisión SCT-MC14 Manipulación de objetos de ensayo SCT-MC1 Informe de resultados SCT-MC16 Seguridad e higiene en el trabajo SCT-MC17 Anexo I. Procesos SCT-MC18 SCT-MC19 Anexo II. Documentación vigente del sistema de gestión de la calidad Anexo III. Registros del sistema de gestión de la calidad SCT-PR Gestión de la documentación SCT-PR02 Control de los registros SCT-PR03 Formación del personal SCT-PR04 Evaluación de proveedores SCT-PR0 Ejecución de compra y subcontrataciones SCT-PR06 Calibración de patrones y materiales de referencia POR HACER Universidad de LISTA DE LA DOCUMENTACIÓN VIGENTE DEL SISTEMA DE CALIDAD Revisión Página RG 3 de 4 Código de identificación Título del documento Elaborado Aprobado SCT-PR07 Mantenimiento de infraestructuras y equipos SCT-PR08 Calibración de equipos Fecha de aprobación Estado de revisión SCT-PR09 Diseño de nuevos métodos SCT-PR10 Revisión de solicitudes ofertas y contratos SCT-PR11 Manipulación de objetos de ensayo SCT-PR12 Realización de ensayos SCT-PR13 Actividad Docente SCT-PR14 Actividad Investigadora SCT-PR1 Prestación de servicio 02 SCT-PR16 Realización de muestreos SCT-PR17 Reclamaciones y rectificaciones Gestión de no conformidades. Acciones SCT-PR18 correctivas y acciones preventivas SCT-PR19 10 de Enero de 2003 Página 7 de 2

9 Universidad de. Universidad de Universidad de LISTA DE LA DOCUMENTACIÓN VIGENTE DEL SISTEMA DE CALIDAD Revisión Página RG 4 de 4 Código de identificación Título del documento Elaborado Aprobado Fecha de aprobación Estado de revisión SCT-PR20 SCT-PR21 Auditorías internas y revisiones por la dirección SCT-IT Redacción del informe final de un ensayo SCT-IT02 Instrucción de trabajo tipo para decripción de ensayos SCT-IT03 Selección del equipo auditor SCT-IT04 Utilización del servicio de abastecimiento de N 2 líquido Benjamín García González de Enero de 2003 Página 8 de 2

10 Universidad de. Universidad de Formularios del Sistema de Gestión de la El sistema de Gestión de la precisa también de la existencia de una serie de registros que den evidencia de las acciones realizadas. Parte de estos registros se crean a partir de formularios. A continuación se muestra un relación de los formularios del S.G.C. de los : Universidad de LISTA DE FORMULARIOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Revisión Página RG03 1 de 2 Código del registro SCT-RG SCT-RG02 SCT-RG03 SCT-RG04 SCT-RG0 SCT-RG06 SCT-RG07 Responsable Lugar de archivo (2) Años (1) Archivo general Archivo general Archivo general Archivo general Archivo general Archivo general Jefe de Unidad Archivo general & Director Archivo Unidad SCT-RG08 Solicitud de ensayo Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG09 Identificación de muestras Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG10 SCT-RG11 Nombre del registro Plan anual de formación Cursos de formación interna Estimación de la incertidumbre de medida Jefe de Unidad Archivo Unidad Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG12 Informe Final Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG13 SCT-RG14 SCT-RG1 Lista de documentación vigente del sistema de calidad Lista de distribución de la documentación Lista de formularios del sistema de calidad Solicitud de creación o modificación de documentos Descripción de puestos de trabajo Datos del análisis Anexo II Lista de equipos Registro de equipo Resposnable Unidad Jefe de Unidad Director Archivo Unidad Administrativa Archivo general & Archivo Unidad Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG16 Operaciones de mantenimiento Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG17 Operaciones de calibración Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG18 SCT-RG19 SCT-RG20 No Conformidades Jefe de Unidad Director Jefe de Unidad Director Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG21 Solicitud de Actividad Investigadora Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG22 SCT-RG23 Acciones correctivas y acciones preventivas Solicitud de formación Anexo I. Solicitud de compra Vale de pedido Jefe de Unidad & Resp. Unidad Resposnable Unidad Archivo general & Archivo Unidad Archivo general & Archivo Unidad Archivo Unidad & Unid. Administrativa Archivo Unidad Administrativa 10 de Enero de 2003 Página 9 de 2

11 Universidad de. Universidad de Universidad de LISTA DE FORMULARIOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Revisión Página RG03 2 de 2 Código del registro SCT-RG24 SCT-RG2 SCT-RG26 Lugar de archivo Responsable Años (1) (2) Jefe de Unidad Archivo Unidad Jefe de Unidad Director Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG27 Informe de auditoría interna Archivo general SCT-RG28 Lista de comprobación Archivo general SCT-RG29 Reclamaciones Archivo general SCT-RG30 Plan de revisión por la dirección Archivo general SCT-RG31 Lista de patrones y materiales de referencia Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG32 Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG33 Plan de auditoría Archivo general SCT-RG34 Informe de revisión por la dirección Archivo general SCT-RG3 Métodos diseñados internamente Archivo general SCT-RG36 Resultados de los controles de calidad Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG37 Descripción del muestreo Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG38 Hoja de custodia Jefe de Unidad Archivo Unidad (3) SCT-RG39 Declaración de Confidencialidad Archivo general Resposnable Archivo Unidad SCT-RG40 Anexo XI Unidad Administrativa SCT-RG41 Resumen de Actividad Investigadora Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG4202 Solicitud de prestación de servicio Jefe de Unidad Archivo Unidad SCT-RG4302 Evaluación de proveedores y subcontratistas Lista de proveedores y subcontratistas Informe de prestación de servicio Realización de ensayos Nitrógeno líquido Nombre del registro Resposnable Unidad Archivo general & Archivo Unidad Archivo Unidad Administrativa 10 de Enero de 2003 Página 10 de 2

12 Universidad de. Universidad de ESTADO ACTUAL Actualmente, se está procediendo a la implantación del Sistema de Gestión de la en las distintas unidades, empezando por la unidad de Espectrometría de Masas, la cual dispone ya de un buen número de procedimientos, tanto generales como específicos y parte de cuyas actividades ya se desarrollan de acuerdo con el Sistema de Gestión de la. Paralelamente se sigue trabajando en la mejora del sistema y se esta diseñando un prototipo de página web donde se encontraría toda la documentación relativa al sistema así como los procesos, los indicadores y otra información de interés de los de la Universidad de. 4 FUTURO INMEDIATO En un futuro inmediato se pretende finalizar el proyecto de página web y habilitarlo de modo que todo el personal de los tenga acceso a la información de acuerdo con su actividad, esto es diferentes niveles de acceso a la información. De la misma forma se pretende implantar el sistema en las demás unidades de los de la Universidad de. Se trabajará de forma que en Marzo-Abril de 2003 se disponga de los procedimientos específicos y las instrucciones de trabajo de todas las unidades con el fin de implantar en sistema en la globalidad de los. Finalmente se elaborará una base de datos con el equipamiento de los y otra con los datos relativos al personal de los. FUTURO A MEDIO PLAZO A lo largo de 2003 se pretende consolidar el sistema con la intención de realizar una auditoría interna en Septiembre de 2003 e inmediatamente después ponerse en contacto con AENOR de cara a la evaluación para la obtención de la certificación. En primera instancia se solicitará la certificación para la el desarrollo de la actividad asistencial en los de la Universidad de, incluyendo tanto la realización de ensayos como la prestación de otros servicios que no incluyan la realización de análisis en laboratorios. 6 FUTURO A LARGO PLAZO El objetivo a largo plazo consiste en la consolidación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la, la mejora de los procesos en base a los indicadores de los mismos, las revisiones por la dirección y las auditorías tanto internas como externas así como la posibilidad de caminar hacia la acreditación de determinados ensayos altamente demandados en los de la Universidad de. Es decir, caminar hacia un proceso de mejora continua que sitúe a los de la Universidad de en una posición de excelencia en el desempeño de sus funciones. 10 de Enero de 2003 Página 11 de 2

13 Universidad de. Universidad de ANEXO I. PROCESOS DEL S.G.C. DE LOS SCTS 10 de Enero de 2003 Página 12 de 2

14 Universidad de. Universidad de Diseño de Nuevos Métodos 10 de Enero de 2003 Página 13 de 2

15 Universidad de. Universidad de Documentación del sistema de Gestión de la 10 de Enero de 2003 Página 14 de 2

16 Universidad de. Universidad de Revisión por la Dirección 10 de Enero de 2003 Página 1 de 2

17 Universidad de. Universidad de Compras 10 de Enero de 2003 Página 16 de 2

18 Universidad de. Universidad de Personal 10 de Enero de 2003 Página 17 de 2

19 Universidad de. Universidad de Mantenimiento 10 de Enero de 2003 Página 18 de 2

20 Universidad de. Universidad de Calibración 10 de Enero de 2003 Página 19 de 2

21 Universidad de. Universidad de Actividad docente 10 de Enero de 2003 Página 20 de 2

22 Universidad de. Universidad de Actividad asistencial 10 de Enero de 2003 Página 21 de 2

23 Universidad de. Universidad de Actividad investigadora 10 de Enero de 2003 Página 22 de 2

24 Universidad de. Universidad de Reclamaciones 10 de Enero de 2003 Página 23 de 2

25 Universidad de. Universidad de Auditorías internas 10 de Enero de 2003 Página 24 de 2

26 Universidad de. Universidad de Mejora 10 de Enero de 2003 Página 2 de 2

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