SDP Diseño e Implementación del Sistema de Gestión de Calidad del INABIE

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1 SDP Diseño e Implementación del Sistema de Gestión de Calidad del INABIE ACLARACIONES No.1 El presente documento de aclaraciones contiene las inquietudes presentadas por los potenciales oferentes hasta el viernes 18 de julio de 2013 Pregunta 1: Indicar # de oficinas del INABIE, su ubicación geográfica y el # empleados respectivo, incluidas en el alcance de la consultoría Respuesta 1: Actualmente estamos ubicados en dos estructuras físicas independientes en el Sector Naco, de la Ciudad de Santo Domingo: Local principal: Avenida Max Henríquez Ureña No. 35, donde están las áreas de la dirección ejecutiva, administrativas, financieras y el programa de alimentación escolar (PAE). Tiene un aproximado de 170 empleados, representando el 80% del total de la Institución. Local no. 2: Calle Rafael Augusto Sánchez No. 41, donde está el área de Planificación y Desarrollo y los programas de salud-nutrición y servicio social estudiantil. Tiene un aproximado de 50 empleados, representando el 20% del total de la Institución. El Sistema Educativo Dominicano regido por el Ministerio de Educación de la República Dominicana (MINERD) cuenta con una estructura Regional, donde actualmente se tienen 18 Regionales y con las que el INABIE cuenta actualmente como apoyo para el Programa de Alimentación Escolar (PAE), a través los Técnicos Regionales y Distritales. Se tomaría una muestra de estas Regionales como objeto de visitas por parte de los Consultores para levantar las informaciones y conocer el funcionamiento actual de los programas. En el mediano plazo estimamos mudarnos a una infraestructura que concentre el 100% de los empleados del INABIE y a una descentralización en 10 Regionales, con una estructura organizativa que responda exclusivamente a las necesidades del INABIE para el Programa de Alimentación Escolar (PAE). Sería objeto de visita el Proyecto Piloto de Monte Plata, donde se estás concentrando los procesos requeridos para lograr la sostenibilidad del Programa de Alimentación Escolar y que se constituiría en el largo plazo en el modelo a seguir en las demás Regionales del INABIE.

2 Pregunta 2: En la página 5 del Anexo 1 Descripción de requisitos la última viñeta del primer cuadro indica lo siguiente Ofrecer soporte en las Auditorías Externas en cada una de las etapas anteriores y posteriores al proceso de Certificación de la(s) Norma(s) autorizadas por la Dirección Ejecutiva, si aplica. 2 1: Ustedes esperan recibir la auditoria de certificación durante el plazo de los 9 meses de esta consultoría? De lo contrario indicar para cuando estiman recibir la auditoria de certificación tomando como referencia el horizonte de tiempo de esta consultoría. Respuesta 2.1 No, el INABIE no espera recibir la auditoría de certificación. Es sólo asegurar la intención de compromiso por parte del Consultor Líder del Proyecto SGC de participar como colaborador cuando se esté preparado para y se decida asumir el compromiso. 2.2 : Cuando ustedes indican (frase subrayada) proceso de Certificación de la(s) Norma(s) autorizadas por la Dirección Ejecutiva, se debe interpretar que habría posibilidad de que la auditoria de certificación no fuera solo en ISO 9001 sino también en ISO (por ejemplo) o incluso un sistema de gestión integrado? De lo contrario, favor aclarar que debemos entender con la frase subrayada. Respuesta 2.2: Es correcto, podría contemplarse que la certificación vaya más allá de la ISO9001, debido a que es objeto de preocupación el tema de manipulación e inocuidad de los alimentos en los Centros Educativos del MINERD. Aunque todavía no se tiene una decisión en este sentido, la intención es dejar abierta la posibilidad, de manera que en el transcurso del diseño e implementación del SGC se evalúe y determine. Pregunta 3: Para elaborar el manual de organización y funciones, que se indica en la página 5 (productos esperados) que debe incluir la descripción de los puestos hasta el nivel de Encargado de la División. Favor indicar cuántas ocupaciones aproximadas existente hasta el nivel de Encargado de División Respuesta 3: El Manual de Organización y Funciones deberá incluir la Misión, funciones básicas y responsabilidades para cada Departamento o área, así como una breve descripción del alcance sobre los niveles de responsabilidad con los sistemas de gestión establecidos en el INABIE. Las Descripciones de los Puestos que se requieren elaborar dentro del alcance del SGC son las de los niveles ejecutivos y medios, los cuales serían hasta este momento: Director Ejecutivo, Director de Área o Dirección, Director de Departamento, Encargado de División.

3 Pregunta 4: Para el plan de capacitación que incluye charlas, conversatorios y entrenamientos que deben ejecutarse, 4.1 ustedes dispondrán de locales, comida y equipo audiovisual? o debemos contemplar estos gastos en nuestro presupuesto. Respuesta 4.1: Deben contemplar estos gastos en su presupuesto. Actualmente no contamos con espacio para estos encuentros. Sin embargo, en el mediano y largo plazo esta realidad sería diferente porque estaríamos disponiendo de espacios apropiados 4.2 Favor indicar el # de asistentes por tema y si todas deben realizarse en Santo Domingo. Respuesta 4.2: Ver cuadro más abajo: TEMA # ASISTENTES a. Sensibilización sobre la Calidad. 250 empleados (100%) b. Enfoque a Proceso. Niveles Ejecutivos, Medios y Operativos especializados. 75 empleados (25%) c. Sistema de Documentación de los Procesos. Desarrollo Organizacional y Calidad (3 empleados). Se podría contemplar personal interesado de otras áreas interesadas (Programas, Planificación, Recursos Humanos). Estimamos alrededor de 15 empleados. d. Interpretación de los Requisitos de la(s) Norma(s) seleccionada(s). e. Generalidades importantes respecto de las Normas complementarias: ISO 14001:2005 Sistema de Gestión del Medio Ambiente; Generalidades importantes respecto de las Normas complementarias: ISO 27001:2005 Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información; Niveles Ejecutivos y Medios. Alrededor de 50 empleados. Empleados del Programa de Alimentación Escolar, aproximadamente 75 empleados (incluiría a los Regionales y Distritales). Empleados del área de gestión de la información: Tecnología, Legal, Relaciones Públicas, Acceso a la Información, Gestión de Proveedores, Control de Calidad. Aproximadamente 25 empleados. Generalidades importantes respecto de las Normas complementarias: OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Empleados del área de Recursos Humanos, Desarrollo Organizacional y Calidad, Administrativo. Aproximadamente 15 empleados.

4 f. Técnicas y herramientas de Calidad. Personal operativo que esté responsabilizado del POA y los procesos de los departamentos. Aproximadamente 20 empleados. g. Taller sobre el Manejo de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras. Personal operativo que esté responsabilizado del POA y los procesos de los departamentos. Aproximadamente 20 empleados. h. Taller para la Realización de Auditorías Internas al SGC.. Personal operativo que esté responsabilizado del POA y los procesos de los departamentos. Aproximadamente 20 empleados. Pregunta 5: En la página 7 se establece los requisitos de los informes de avance, y en el Informe final que debe incluirse lo relacionado a la realización de pre-auditoria de certificación hasta informe general. En qué momento se acaba la consultoría: Cuando se entrega el informe de auditoría de certificación? o explicar cuándo. Respuesta 5: La Consultoría se acabaría cuando se deje al INABIE listo para una posible certificación internacional. Lo que indicaría dejar en ejecución los distintos procesos que evidencian que el SGC está implementado, es decir CUBIERTO: Auditoría Interna, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras, Revisiones al SGC, lo que incluirá la asesoría sobre las potenciales empresas certificadoras. Pregunta 6: Viajes previstos: 3 viajes al interior pueden detallar a dónde? Respuesta 6: Deberá visitarse el Proyecto Piloto en Monte Plata, el cual sería el modelo a considerar para generar las mejoras de los procesos actuales del INABIE. Otras dos visitas a Regionales, quedarían a discreción del Equipo Consultor y el Equipo Contraparte del INABIE a los fines de identificar las más idóneas que reflejen realidades y/o necesidades vitales para el diseño del SGC. En este sentido se recomienda incluir en el presupuesto tres (3) visitas tomando como modelo los costos logísticos de la visita al proyecto piloto, cuya ejecución estaría sujeta a la decisión de INABIE. Pregunta 7: Página 9, en los criterios de evaluación. Se pide entregar copia de contratos de naturaleza similar. pueden ser cartas de referencia de clientes en vez de contratos? Considerando que hay proyectos que no tienen contratos. Lo aceptarían por cartas de referencias. Respuesta 7: Se aceptarán cartas de referencia con datos de alcance de los servicios, costo del contrato e información de contacto del cliente de que se trate.

5 Pregunta 8: Qué es un proveedor de servicios con NCF? Qué significa NCF. Respuesta 8: Se refiere a facturación con Número de Comprobante Fiscal, solo aplicable a proveedores nacionales. Pregunta 9: Facilitar programa para medir la satisfacción del cliente. Es informático el programa? Respuesta 9: No es imprescindible, pero sería lo más beneficioso para el INABIE, por lo menos obtener la recomendación sobre alguna plataforma informática que permita recibir periódicamente la retroalimentación de sus clientes directos (Estudiantes y los Padres). Pregunta 10 : Página 19 (seguros) se deben incluir las pólizas indicadas en la oferta o solo tenerlas disponibles cuando la consultoría se realice. Respuesta 10: Estas pólizas deberán ser presentadas por la firma adjudicataria del contrato. Pregunta 11 : Cuál es el presupuesto disponible para este proyecto? Respuesta 11: La normativa PNUD para procesos competitivos no permite divulgar el presupuesto disponible. Pregunta 12 : En la sección de "Propósito" del pliego de licitación el segundo párrafo establece que la propuesta debe proveer una metodología para tener un Sistema de Calidad que cumpla con la ISO 9001:2008, ISO 9004:2000 e ISO 22000:2005. Sin embargo la norma ISO 9004:2000 además de estar obsoleta no es certificable (es solo una guía). Respuesta 12: Es correcto, la Norma ISO 9004:2000 es una referencia para la mejora continua. Se deberá considerar la versión actualizada de la misma, de ser publicada o por lo menos las adendas. Pregunta 13 : En el punto No. 10, de la sección "Productos esperados" habla que se estarían certificando en ISO 9001:2008, a pesar de que requieren implementar también la ISO 22000:2005. Es correcto? Respuesta 13: Es correcto. La base del sistema de gestión es la ISO9001:2008. Se deberá considerar la ISO22000:2005 para incluir los aspectos que el INABIE debe cubrir en sus procesos por el tema de los alimentos que provee a los estudiantes. Pregunta 14: Cuántas personas trabajan dentro del alcance de la implementación? Respuesta 14: Actualmente se contemplarían los empleados de los procesos clave del INABIE (Programas del INABIE), los niveles ejecutivos y directivos, el personal del área de Planificación y Desarrollo. Ver la Tabla de entrenamientos y participantes mas arriba.

6 Pregunta 15: El alcance es a nivel nacional? O solo algunas provincias? cuáles? Respuesta 15 : El SGC abarcaría los procesos del Inabie que se realizan desde la Sede, las Regionales, los Distritos y el Centro Educativo. La definición del sistema seria en la Sede, a nivel de aplicación abarcaría hasta el Centro Educativo.. Unidad de Adquisiciones

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