CAMBIOS A ESTA VERSIÓN

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1 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 1 de 16 CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ APROBÓ Ing. Enrique Herappe Jaimes M.C. Gloria Irene Carmona Chit RD del SGI Directora Firma: Firma: 18-AGOSTO AGOSTO-2010 Número de revisión. Fecha de actualización. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Descripción del cambio AGOSTO-2010 Creación del Documento

2 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 2 de Propósito Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios, así como para la evaluación, desarrollo y selección de proveedores del Instituto Tecnológico de Toluca. 2. Alcance Este procedimiento aplica para las adquisiciones de compras directas de las diferentes áreas solicitantes desde la solicitud de cotización de un bien o servicio, la recepción de la, la elaboración de la orden de compra, la compra de lo solicitado, la recepción del bien en el almacén o servicio por el área solicitante, el envío de la documentación al área de recursos financiero para el pago al proveedor correspondiente. Y el control de inventario, en caso necesario. 3. Políticas de operación 3.1 De la responsabilidad. La oficina de adquisiciones es la responsable de realizar las adquisiciones de bienes y servicios para el instituto. 3.2 De las adquisiciones directas. Son aquellas que no sobrepasan la cantidad de $50, (cincuenta mil pesos 00/100M.N.) más el impuesto al valor agregado por partida de gasto mensual. Y que no sobrepasen el importe total autorizado anual por partida de gasto de $330,000 más el impuesto al valor agregado. 3.3 De las adquisiciones foráneas. Las adquisiciones realizadas fuera de un radio de 50 Km. de la ubicación del plantel se consideran foráneas y deben de estar justificadas con 3 cotizaciones las cales deben ser: una local, una del proveedor con el cual se

3 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 3 de 16 realizó la compra y otra del lugar donde se adquirió el bien. 3.4 De las adquisiciones con personas físicas. Las adquisiciones con personas físicas que facturen bienes o servicio a un monto mayor a $ antes de impuestos, el instituto tiene la obligación de realizar la retención del impuesto al valor agregado, para lo cual es necesario que el proveedor suscriba una leyenda de Impuesto retenido de conformidad con la ley del Impuesto al Valor Agregado 3.5 De la solicitud de cotizaciones Por cada compra a efectuar que rebase la cantidad de $50, más el impuesto al valor agregado por partida se deben solicitar 3 cotizaciones las cuales se prestan para su revisión por el jefe de oficina de adquisiciones, quien considera los siguientes criterios de selección: I. Costo II. Calidad III. Tiempo de entrega IV. Para el caso de productos o servicios que dada su naturaleza requieran un análisis técnico de sus características, la revisión la realizarán los solicitantes. 3.6 De la actualización de la Normatividad Vigente Es responsabilidad de la subdirección de servicios administrativo vigilar de forma semestral que se mantengan actualizados los documentos normativos aplicables al proceso de, los cuales pueden ser, pero no se limitan a: I. Ley de, adquisiciones y servicios del sector público. II. Manual del Sistema de Ingresos Propios de los Planteles Educativos dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación Tecnológica.

4 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 4 de 16 III. Oficios emitidos por el Coordinador Sectorial de Administración y Finanzas de la Dirección de Educación Tecnológica. IV. Oficios emitidos por el Comité de del Instituto. 3.7 De la documentación requerida para el pago a proveedores. Para el caso de las partidas presupuestarias que se muestran a continuación, el jefe del departamento debe presentar lo siguiente: Partida Descripción 2204 Presentar formato de acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-AD- PO y 2302 Relación descriptiva la ubicación del equipo, la refacción o accesorios que se sustituyeron o adicionaron, marca, modelo, número de serie y de inventario para cada uno de los equipos que reciban las refacciones o accesorios, en caso de herramientas adicionar nota aclaratoria especificando quién o qué área se queda a resguardo de las mismas a la 2404 Anexar nota aclaratoria indicando en que área del Instituto se utilizó el material adquirido y especificando su uso, asimismo se solicita que presenten fotografías a color del área antes del mantenimiento y posterior a éste del uso del material adquirido, las cuales deben estar etiquetadas indicando a que factura corresponden y si son de antes del mantenimiento o posterior a la aplicación de material. En hoja membretada. En la partida 2404 en caso de ser para stock de inventario, adicionar nota aclaratoria del uso del material para sustitución o reparaciones posteriores sin incluir fotos y 2702 Presentar formato de acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-AD- PO , 3503, 3505, 3506,3507 El departamento solicitante deberá de entregar: Orden de Servicio. Nota aclaratoria (en hoja membretada, sello del departamento y firma del jefe del departamento indicando el tipo de mantenimiento y área en la que se realizó). Anexar fotografías (a color de la áreas y equipos antes del mantenimiento y posterior a éste; mismas que deben etiquetarse indicando a que factura corresponden, en hoja membretada aclarando si son de antes o después a la aplicación del material) En el caso de las partidas 3503 y 3506 la Bitácora de Funcionamiento y Mantenimiento de Vehículos Terrestres. En mantenimiento de equipo, adicionar una relación descriptiva

5 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 5 de 16 igual que en la partida Adicionar Nota Aclaratoria que especifique el mantenimiento y el área en el cual se realizo, incluir fotografías a color del área antes del mantenimiento y después de éste, mismas que deben estar etiquetadas indicando a que factura corresponden y si son antes o después de la aplicación del material. Solo autoriza para impermeabilización, pintura o reparaciones que implique materiales iguales que dejen operante el área en mantenimiento. No autoriza para mantenimiento mayor, adaptaciones, adecuaciones, nueva estructura y obra pública en general. En caso partidas restringidas Para poder realizar la compra de activo fijo, sofware y/o partidas restringidas, es necesario contar con un subpresupuesto autorizado; y oficio de autorización de la Dirección de Telecomunicaciones cuando así proceda 4 Proceso de adquisiciones 4.1 Solicitud de requisiciones de bienes y servicios. El área solicitante realiza ITTOL-AD-PO y envía de manera electrónica al correo institucional de la jefatura de adquisiciones para su cotización 4.2 Cotización El jefe de la oficina de adquisiciones, recibe y registra en el formato de Registro de solicitud de cotizaciones ITTOL-AD-PO y cuenta con al menos 2 semanas calendario para la realización de las cotizaciones, tiempo que deberá ser considerado por el área solicitante. Una vez realizada la cotización con los proveedores que están dados de alta en el Catalogo de Proveedores ITTOL-AD-PO , el jefe de oficina de adquisiciones coloca los costos reales en la y la envía de manera electrónica al área solicitante.

6 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 6 de Verificación de requisiciones. El área solicitante deberá enviar en forma electrónica la del bien o servicio, a la jefatura del Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación (DPPyP), en la primera semana de cada mes; para verificar que lo solicitado esté programado en APOA y/o POA, que cuente con los fondos suficientes en la partida para dicha adquisición y que esté debidamente requisitada. Si cumple lo anterior, regresa la al área correspondiente para su impresión En caso contrario deberá dar aviso a la misma para realizar los ajustes pertinentes. 4.4 Validación de requisiciones de bienes o servicios. Una vez verificada la de acuerdo al punto anterior, el área solicitante deberá realizar su impresión por sextuplicado y recabar la firma de la subdirección a la que pertenece considerada en el mismo formato. Y deberá entregar al DPPyP para continuar con el procedimiento. El DPP y P otorga un número de folio a las requisiciones y deberá solicitar su autorización ante la Dirección y entregar las requisiciones a la Oficina de adquisiciones. Deberá conservar dos copias con el acuse de recibo de la Oficina de adquisiciones, y entregar una al área solicitante, para su seguimiento y control, y otra permanecer del el DPP y P para su archivo. 4.5 Recepción de de bienes y servicios. El/La jefe/a de la oficina de adquisiciones recibe del DPPyP las requisiciones autorizadas entre la segunda y tercer semana de cada mes, para lo cual tiene definido un calendario para la entrega de requisiciones, mismo que se comunica al inicio de cada semestre a las jefaturas de departamento, división y centro de cómputo, por medio de la Subdirección Administrativa y de Servicios.

7 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 7 de De la revisión de la documentación El auxiliar de la oficina de adquisiciones recibe original y verifica que entreguen lo siguiente: Original y cuatro copias. Firmas y facsímil completos. Que contenga sello y folio del DPPyP. Sella de recibido y entrega a la secretaria del DPPyP y se entrega una copia al almacén. En caso de que la tenga una leyenda de adquirir un bien según muestra el auxiliar de la oficina de adquisiciones solicitará a la secretaria del área usuaria la muestra correspondiente De la administración de las requisiciones El auxiliar de la oficina de adquisiciones registra en el formato ITTOL- AD-PO para control interno y administra en carpeta por separado, según las categorías siguiente: Adquisiciones, Viáticos, solo archiva copia Cursos, solo archiva copia Otros conceptos 4.6 De la generación y autorización de la orden de compra La jefatura de la Oficina de Adquisiciones generar la orden de copra, formato ITTOL-AD-PO según cotizaciones, misma que se le deberá asignar un número consecutivo, pudiéndose generar más de una orden de compra, si aplica, para una

8 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 8 de 16 La(s) orden(es) de compra deberá (n) de ser firmada(s) por la jefatura de la Oficina de Adquisiciones, la jefatura del Departamento de Materiales y por la Subdirección Administrativa y de Servicios 4.7 Del aviso de entrada al almacén de la adquisición La jefatura de la Oficina de Adquisiciones elabora una listado y orden(es) de compra, adiciona una copia de éstas, y envía a la jefatura del Almacén para recibo y cotejo de entrega del proveedor del bien en el almacén. En caso de recibir requisiciones de viáticos y pago de cursos, únicamente se sella de recibido y solicita copia para archivo. 4.8 Adquisición del bien o servicio El jefe de Oficina de Adquisiciones podrá realizar la compra del bien o servicio por dos vías: Mediante un fondo fijo que el Jefe de Financieros asigna al Jefe de Oficina de Adquisiciones mediante el cual se podrá realizar la compra, siempre y cuando el monto de la no rebase los $1, 000 A crédito con los proveedores a) Adquisiciones Ordinarias Jefe de la Oficina de adquisiciones recibe del Auxiliar de su oficina la orden de compra y para enviar vía fax o vía electrónica al proveedor para surtir el bien o servicio solicitando fecha de entrega y que al momento de entregar en almacén cumpla con lo siguiente: Original y dos copias de factura.

9 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 9 de 16 Copia de la orden de compra para verificar material solicitado. b) Adquisiciones Urgentes En el momento que se recibe una solicitud que urge la deberá contar al menos con la firma del Jefe de área y la firma del subdirector correspondiente. En este caso el auxiliar de la oficina de adquisiciones se encargará de dar el seguimiento necesario hasta obtener la documentación de soporte para entregar al Jefe de Oficina de adquisiciones y poder comprobar en Financieros. 4.9 Recibo del Bien y entrega del bien La recepción y entrega del bien se realizara en el almacén Del recibo del bien o servicio De acuerdo a la orden de compra el Jefe de Almacén verifica lo siguiente Que el bien que se surta sea el que solicito el área correspondiente Que lo solicitado se encuentre en la, en la orden de compra y en la factura Que la factura contenga: o R.F.C y dirección del Instituto. o Contar con la leyenda exhibición en un solo pago, para efectos fiscales. o El total de la factura deberá ser con impuesto al valor agregado desglosado. o Los datos deben ser legibles y no estar obstruyendo el formato de la factura.

10 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 10 de 16 o Fecha de caducidad de la factura. o Número de aprobación del sistema de control para compulsar la factura. o En caso de que el proveedor sea persona física con actividad empresarial verificar que anote sin obstruir datos la leyenda impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al valor agregado e indicar la cantidad que se le retiene. Deberá separar e identificar el bien por área solicitante y elaborar vale de entrada-salida para recabar firmas De la entrega al área solicitante El jefe del almacén se comunica con el área solicitante para hacer entrega del bien, solicitando lleve copia de su. La secretaria del departamento solicitante acude al almacén para recibir el bien solicitado. Además recibe vale de entradasalida y factura para recabar firmas de su jefa (e). Quien de puño y letra redacta en la factura la leyenda: Recibí de conformidad y a entera satisfacción el material o servicio solicitado, nombre y firma del jefe de área y fecha, Quienes tienen la obligación de tenerlos listos los días lunes y martes para que personal del almacén pasen por recogerlos. La factura se registra en un control interno de almacén (Código) y se entrega a la oficina de adquisiciones para su seguimiento a más tardar los miércoles. La jefatura del almacén entregar la documentación a inventarios siempre y cuando se trate de bienes instrumentales de la partida 5000.

11 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 11 de Preparación de documentación para pago. La jefatura de la oficina de adquisiciones Recibe del Jefe del almacén factura original con copia, sellada y firmada por él, debidamente revisada, con la firma de conformidad por parte del jefe de departamento solicitante, así como compulsa de la factura en original y copia. Prepara expediente, para entregar a la oficina de Financieros los días martes, en originales de: o Factura o Compulsa de factura o Requisición o Orden de compra o En caso de ser servicios se debe presentar la documentación que se mostro en la tabla del punto 3.7 Mantiene copia del expediente, con acuse de recibo por Financieros, para control interno de la oficina de adquisiciones..

12 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 12 de Diagrama de procedimiento Área solicitante Oficina de Adquisiciones Proveedor Almacén Departamento planeación, programación y presupuestación Financieros Dirección Inicio Solicita cotización formato en de 1 Recibe y envía solicitud de cotización 2 Realiza cotización 3 Recibe cotizada y envía a planeación Recibe cotización Y envía 4 Recibe para validación y reenvía 6 Imprime para autorización de la subdirección correspondiente Autoriza 8 Autoriza 9 Recibe copia de autorizada Recibe, genera orden de compra y envía a proveedor 11 Recibe orden de compra y surte los bienes o servicios Recibe los bienes o servicios y factura. Entrega al área solicitante Recibe expediente para el pago al proveedor 15 Recibe lo solicitado y firma factura Fin

13 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 13 de Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1 Solicitud de cotización 2 Solicitud de cotización con el proveedor 1.1. El área solicitante llena formato de ITTOL-AD-PO con los datos detallados del bien o servicio que requiere 1.2. Envía, de forma electrónica, al jefe de Oficina de Adquisiciones para solicitar cotización. En el calendario preestablecido 2.1 El jefe de Oficina de Adquisiciones recibe, de manera electrónica, la de materiales y servicios para su cotización y registra en el formato registro de solicitud de cotización ITTOL-AD-PO Solicita cotización a los proveedores que están dados de alta en el Catalogo correspondiente ITTOL-AD-PO , de manera electrónica 3 3 Cotización 3.1 Los proveedores realizan cotización de los bienes o servicios solicitados y envían en forma electrónica y en hoja membretada a nombre del Instituto Tecnológico de Toluca a la jefatura de la Oficina de Adquisiciones 4 Recepción de cotización 5 Recepción de 4.1 El jefe de Oficina de Adquisiciones recibe cotización y coloca los datos correspondientes, previa aplicación de los criterios de selección, en la, 4.2 El jefe de Oficina de Adquisiciones envía en forma electrónica la al área solicitante con los datos reales 5.1 El jefe del departamento del área solicitante recibe, adecua, si es necesario 5.2 El jefe del departamento del área solicitante reenvía al DPPyP para su validación Jefatura del área solicitante Jefatura de Oficina de Adquisiciones Proveedores Jefatura de Oficina de Adquisiciones Jefatura del área solicitante 6 Validación de 6.1 El jefe del DPPyP verifica los datos en la sean los pertinentes 6.2 El jefe del DPPyP verifica que lo solicitado esté programado en el APOA y/o POA, que los números de meta, partida correspondan a lo solicitado, que cuente con los fondos suficientes y que no rebasen los montos autorizados por partida 6.3 Envía al área solicitante, en forma electrónica. Si es necesario solicita correcciones Jefatura del DPPyP

14 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 14 de Impresión de 8 Autorización de 9 Autorización por la Dirección 10 Entrega de autorizada 11. Recepción de autorizada 12. Surtimiento de orden de compra 13. Recepción de bien o servicio 14. Entrega del bien o servicio 7.1 El jefe del área solicitante recibe validada, si procede, e imprime por sextuplicado 7.2 En caso de realizar correcciones, si en necesario, reenviar al DPPyP, hasta que sea validada 7.3 Recaba la firma de autorización de la subdirección correspondiente 8.1 El área solicitante entrega impresa al DPPyP y para su autorización 8.2 El DPP y P asigna número de folio y firma de autorizado 9.1 El DPP y P recaba autorización de la Dirección de las requisiciones 9.2 El DPP y P entrega a la Oficina de Adquisiciones las requisiciones autorizadas 10.1 El DPP y P entrega una copia al área solicitante con el acuse de recibo de la Oficina de adquisiciones 10.2 El área solicitante conserva para cotejar el bien cuando sea entregado en el almacén 9.1 El/la auxiliar del jefe de oficina de adquisiciones recibe y registra ITTOL-AD-PO El/la jefe/a de Oficina de Adquisiciones genera orden de compra ITTOL-AD-PO El jefe de Oficina de Adquisiciones envía al proveedor la orden de compra 10.1 El proveedor recibe orden de compra y surte los bienes o servicios según las especificaciones en la misma 10.2 El proveedor entrega los bienes o servicios en el almacén y entrega la factura conforme a lo señalado en las políticas 11.1 El jefe de almacén recibe bienes o servicios y coteja que cumplan con las características necesarias según lo especificado 11.2 En caso de que cumpla con lo necesario genera vale de entrada-salida y da aviso al área solicitante, para entrega del bien o servicio 11.3 En caso de que no cumpla, notifica al proveedor y regresa los bienes o servicios para que surta según lo especificado 11.4 En caso de bienes que correspondan a la partida 5000, el jefe de inventarios deberá inventariar antes de su entrega 11.5 Recopilación de la documentación necesaria para la programación del pago al proveedor y envía a la Oficina de Adquisiciones 12.1 El área solicitante acude al almacén para recibir el bien o servicio según lo solicitado en la 12.2 Firma el vale de entrada-salida, la factura con las especificaciones según las políticas del procedimiento Jefatura del área solicitante Jefatura del DPPyP Jefatura del DPPyP Jefatura del DPPyP Oficina de Adquisiciones Proveedor Jefatura de almacén Jefatura del área solicitante

15 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 15 de Documentación para el pago al proveedor 15.1 Se prepara expediente con la documentación descrita en el punto 10 del Proceso de Adquisiciones 15.2 Elabora relación de los documentos y entrega al Departamento de Financieros 15.3 Conserva copia del expediente, con acuse de recibo de Financieros, para su control interno Jefatura de Oficina de Adquisiciones 7. Documentos de referencia Documentos Manual de Ingresos Propios Relación de partidas que requieren de documentación justificativa adicional a la factura y a los requisitos administrativos del anexo 03 Clasificador por objeto del gasto para la administración pública federal de la Secretaria de Egresos de la SHCP Oficios emitidos por Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la DGEST 8. Registros Registros Requisición de Bienes y Servicios. Registro de solicitud de cotizaciones Catálogo de Proveedores Aprobados. Registro de requisiciones de bienes o servicios Orden de Compra del Bien o Servicio. Acuse de recibo de bienes o servicios Evaluación de Proveedores. Selección de Proveedores. Tiempo de retención 1 año 1 año Hasta que se actualice 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año Responsable de conservarlo Materiales y Servicios Materiales y Servicios Materiales y Servicios Materiales y Servicios Materiales y Servicios financieros Materiales y Servicios Materiales y Servicios Código de registro ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO ITTOL-AD-PO

16 Referencia a la Norma ISO 9001: Página: 16 de Glosario N/A 10. Anexos 9.1 Formato de Requisición de bienes y servicios ITTOL-AD-PO Formato de Registro de solicitud cotizaciones ITTOL-AD-PO Formato de Catalogo de proveedores ITTOL-AD-PO Formato de Registro de requisiciones de bienes y servicios ITTOL-AD-PO Formato de Orden de compra ITTOL-AD-PO Formato de Acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-AD-PO Formato de Evaluación de proveedores ITTOL-AD-PO Formato de Selección de proveedores ITTOL-AD-PO

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