1. OBJETO 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN. Este procedimiento aplica para los registros de Calidad en medio físico y electrónico de &NG ENERGY SAS

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1 Líder de Calidad (ILC) Director Com.y de ventas ( IDC) Gerente General (IGG) Director de Producción (IDP) Director área Administri. (IDA) Elaboró: ILC/J.R Página 1 de 5 1. OBJETO Definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros de calidad en &NG ENERGY SAS. 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica para los registros de Calidad en medio físico y electrónico de &NG ENERGY SAS 3. TABLA DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES Codificación e Identificación de registros de calidad Diligenciamiento registro de calidad Acceso registros de calidad. Almacenamiento y copias de seguridad Control de Registros de Origen Externo Control registros de origen interno Comunicaciones Internas Comunicaciones Externas Tiempos de conservación Análisis estadístico Control de cambios Tabla 1 Matriz de Responsabilidades Mandatario Opcional 4. DEFINICIONES 4.1 Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

2 Página 2 de 5 5. PROCEDIMIIENTO PARA 5.1 Codificación e Identificación de Registros de Calidad La codificación de los formatos para registros de calidad se realiza de acuerdo con lo establecido en el PRICC-0001 Control de Documentos Todos los formatos llevan código en el pie de página lo que permite identificarlos como un registro de calidad tanto en medio físico como Electrónico. El control de todos registros del SGC se lleva en el formato PRICC-0008 F01 REV 00 Listado maestro de registros el cual se ubica en el servidor de la compañía en la ruta \\D67fmyv1\ing energy\pricc-0008 CONTROL DE REGISTROS\PRICC-0008 FORMATOS en el registro se especifica su ubicación y tiempo de retención. 5.2 Diligenciamiento Registro de Calidad La información se consigna en los formatos establecidos en los procedimientos que corresponden a cada proceso o en los documentos relacionados con el proceso específico, los registros de calidad se hacen en medio digital, si es necesario en físico se hace con letra legible, evitando tachones o enmendaduras. 5.3 Acceso a los Registros de Calidad Para mantener registros físicos, la compañía dispone de áreas para almacenar archivos en oficinas con carpetas claramente identificadas con las siglas establecidas en el MCICC-0001 Manual de calidad Todos los registros en medio magnético, incluidas comunicaciones se dispone de un Servidor en red y correo electrónico con el dominio de la empresa. Con el objeto de mantener la estructura de documentación de acuerdo con los procedimientos del SGC en el servidor se mantienen carpetas identificadas con el nombre del procedimiento según cada proceso y una estructura de subcarpetas que permite sub clasificar la información por: procedimientos, formatos, registros etc., toda la información electrónica se guarda en las carpetas y subcarpetas. 5.4 Almacenamiento y copias de seguridad Los registros físicos del sistema de calidad, se almacenan en los folder AZ, Los registros en medio magnéticos se archivan en el servidor de la compañía en red de acuerdo con las rutas especificadas en cada procedimiento.

3 Página 3 de 5 Para garantizar que la información en medio magnético no se pierda accidentalmente, ILC realiza copias de seguridad semanalmente, y mensualmente en el disco duro N. 01 que la compañía tiene para esta actividad, al finalizar el año ILC se asegura que se realice la copia de seguridad anual en el disco N. 02 de back up de respaldo que mantiene IGG fuera la compañía. 5.5 Control registros de origen externo Todos los documentos de origen externo que llegan en medio físico son radicados en el momento de su recepción con el sello de Recibido para revisión y/o aprobación quien lo recibe, registra la fecha y lo firma, luego lo entrega al destinatario quien lo procesa y archiva en los folder AZ del proceso correspondiente. Los documentos de origen externo que se reciben por correo electrónico se archivan carpetas de cada uno de los procedimientos en subcarpetas para formatos, procedimientos, registros etc., que corresponda. Los documentos de origen externo que inciden directamente en el sistema de calidad identificados por &NG son: - Facturas - Remisiones - Órdenes de compra - Comunicaciones con clientes y proveedores - Información técnica suministrada por el cliente - Documentos de DIAN y Parafiscales - Documentos contractuales con firma original. - Normas 5.6 Control registros de origen interno Las actas de comité de calidad, reuniones generales, capacitaciones, acuerdos, compromisos contractuales etc., se mantiene como registros de calidad y se realizan de acuerdo con el anexo PRICC-0001 A04 Actas. Este anexo está ubicado en el servidor en la ruta \\D67fmyv1\ing energy\pricc-0001 CONTROL DE DOCUMENTOS\PRICC-0001 FORMATOS Las actas específicas de un proceso, oferta, venta, capacitación, reunión etc. se archivan en la carpeta que corresponda al proceso con el consecutivo correspondiente y el nombre y fecha para su trazabilidad. 5.7 Comunicaciones internas Las comunicaciones internas se realiza por correo electrónico desde el dominio de la compañía o impresas en físico, cada funcionario dispone de una cuenta de correo que puede ser consultada desde cualquier computador interno o externos que disponga de internet.

4 Página 4 de 5 Las comunicaciones del sistema de calidad que requieran dejarse como registró son archivadas de acuerdo a cada procedimiento. Las comunicaciones que se reciban por fax o correo son identificadas con el sello de recibido para revisión, se les coloca la fecha y un Vo.Bo de quien lo recibió y se entregan al interesado quien la archiva en el AZ correspondiente, también la puede escanear (digitalizar) y guardarla en el sistema. 5.8 Comunicaciones externas Las comunicaciones externas que se emiten en &NG se realiza por medio del correo electrónico a través del dominio de la compañía, cada comunicación lleva la fecha (aa.mm.dd) un objeto o asunto claro y si aplica una referencia para trazabilidad interna o del cliente externo., en los casos aplicables dicha comunicación debe ser almacenada dentro del servidor de la compañía, por ejemplo correos relacionados con proyectos, ofertas, carpetas de administración etc. Para el caso de comunicaciones en Word, Excel, AutoCAD u otras aplicaciones relacionadas con ofertas, administración de proyectos, comunicaciones comerciales con los clientes, el funcionario que emite la comunicación guarda el archivo magnético en el servidor en la carpeta del proyecto, oferta, clientes, proveedores o según corresponda a quien vaya dirigida la comunicación. Siempre que aplique estos documentos llevan la respectiva referencia interna o externa para trazabilidad. Las comunicaciones externas que tienen relación directa con el sistema de calidad se clasifica así: a. Información sobre el producto, consultas técnicas, contratos, órdenes o autorización de compra, la retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas, reclamos y solicitudes de garantía, los resultados de la encuesta de satisfacción del cliente. b. Las ofertas e información específica de proveedores c. Comunicaciones con solicitudes de la DIAN, Cámara de comercio, Cajas de Compensación y demás entidades del gobierno que requieran contractual y legislativamente a la compañía. Es responsabilidad de cada funcionario a quien llega dirigida la comunicación digital, clasificarlas y guardarlas en el servidor en las carpetas correspondientes (ofertas, Proyectos, Sistema de calidad, información de la compañía etc.). Si la comunicación o documento es de tipo administrativo se debe clasificar y guardar en el servidor \\D67fmyv1\ing energy\pricc-0001 CONTROL DE DOCUMENTOS\PRICC-0001 GESTION ADMINISTRATIVA en la subcarpeta correspondiente el asunto. En el nombre de la comunicación o archivo debe tener la fecha y algún tipo de referencia que lo relacione con el asunto para facilitar la trazabilidad y búsqueda rápida.

5 Página 5 de Tiempo de Conservación Los registros de calidad en medio físico se conservan en las carpetas claramente identificadas hasta el fin de cada año o si es necesario se mantienen por 2 años en caso que se requiera consultar permanentemente. Si se requieren conservar por más tiempo se sigue lo establecido en el numeral archivo inactivo según PRICC-0008 F01 REV 00 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS el cual se encuentra ubicado en la ruta \\D67fmyv1\ing energy\pricc-0008 CONTROL DE REGISTROS\PRICC-0008 REGISTROS\PRICC-0008 REGISTROS LISTADO MAESTRO En caso de que la compañía decida digitalizarlos se guardan en el servidor en las carpetas y subcarpetas correspondientes y se realizan las copias de seguridad según lo establecido en este PR. 6 ANALISIS ESTADISTICO CONTROL DE REGISTROS Trimestralmente o cuando se requiera se realizara un análisis de los registros realizados en el PRICC-0008 F01, se hace una medición de cambios si es necesario se utilizan herramientas de causa efecto, porque - porque etc. 7 CONTROL DE CAMBIOS. Cada revisión o modificación a este PR, se registra en la siguiente tabla de control de cambios. Fecha de Revisión No. Revisión Color control de Modificaciones Año Mes Día Documento modificaciones Primera edición Revisión Revisión Revisión 03 Rojo Revisión 04 Azul TABLA 2 Control de Cambios