MANUAL DEL USUARIO. Mayo de Cr 2 # Casa Club Ibagué Colombia Tel Web site.

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1 MANUAL DEL USUARIO Mayo de

2 Contenido 1. GENERALIDADES DEL MODULO OPCIONES GENERALES BUSQUEDA INTERACTIVA DE INFORMACION MENSAJE DE ADVERTENCIA CUANDO EXISTE ERROR EN LOS DATOS CONFIRMACION DE OPERACIÓN OPERACION FINALIZADA SATISFACTORIAMENTE ASPECTOS GENERALES PANTALLA PRINCIPAL MENU CONEXION OPCIÓN LOGIN OPCIÓN CAMBIO DE CONTRASEÑA OPCIÓN LOGOFF COMO CREAR UN EMPLEADO COMO SE CREA UN CONCEPTO PARAMETIZAR LOS APORTES PARAFISCALES PARAMETIZAR LA PROVISON DE LAS PRESTACIONES SOCIALES PARAMETIZAR PARA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES ADICIONAR UN CONCEPTO AL CONTRATO PARAMETIZANCION DIAS FESTIVOS Y DOMINICALES CREACION DE PERFILES CONTABLES CREACION DE NOVEDADES DE SUELDO AJUSTES DE SUELDO CREAN NOVEDADES ENVIAR NOVEDADES A CENTRAL CREAN LOS PRÉSTAMOS CREAR INCAPACIDADES LIQUIDACION DE NOMINA PROCESO PARA GENERAR LA LIQUIDACION DEFINITIVA DE CONTRATO PROCESO LIQUIDACION DE PRIMAS PROCESO LIQUIDACION DE CESANTIAS PROCESO LIQUIDACION DE VACACIONES CREAR INFORMACION EN ACUMULADOS INGRESAR LAS INCAPACIDADES EN LA PLANILLA UNICA DE AUTOLIQUIDACION (SOI) LIQUIDACION PLANILLA UNICA (SOI) REPORTES

3 1. GENERALIDADES DEL MODULO 1.1 OPCIONES GENERALES El módulo de Nomina está diseñado de tal forma que se destaca una homogeneidad en todas sus pantallas. En cuanto a las opciones generales ofrecidas al usuario, a través de los botones ubicados en la parte inferior derecha de la pantalla. Estas son algunas de las opciones mas utilizadas: Grabar/Actualizar: Ingreso o Actualización del registro actual (mostrado en pantalla) en la base de datos. Buscar: Permite buscar un registro en la base de datos, y hacerlo como el actual, mostrándolo en pantalla. Imprimir: Permite Imprimir el registro actual mostrado en pantalla. Limpiar: Blanquea todos los campos mostrados en pantalla, para permitir el ingreso de un nuevo registro. Salir: Cierra la pantalla actual. Estas opciones se encuentran en la mayoría de las pantallas del módulo, pero en algunos casos, puede que sólo estén algunos de ellos (funcionando de la misma manera), como es el caso de las pantallas de búsqueda, donde no aparece el botón Grabar; o existan opciones adicionales. Estas últimas serán detalladas según el caso. 3

4 1.2 BUSQUEDA INTERACTIVA DE INFORMACION Con el fin de evitar al usuario tener que recordar códigos de diferentes clases, la aplicación dispone de una búsqueda interactiva, la cual se activa pulsando doble clic sobre el campo respectivo. Además de ello, cuando un código no existe, se informa al usuario mediante un mensaje de alerta y se muestra la pantalla de búsqueda. Los datos que poseen ayuda interactiva, se identifican porque: - Al frente de ellos se visualiza un campo de color oscuro, el cual mostrará la descripción correspondiente al código ingresado. Al pulsar doble click sobre cualquiera de los tipos de datos mencionados, se despliega una pantalla, la cual es común para todas las búsquedas. A continuación se muestra un ejemplo para Nacionalidades: Para hallar un registro en particular, pulse el botón Buscar y selecciónelo haciendo doble clic sobre él, o ubicándose en el registro y pulsando el botón Escoger. Puede ingresar un criterio de búsqueda si desea. Ejemplo, Para buscar Nacionalidades que empiecen por Col, digite el criterio tal cual y pulse Buscar. 4

5 1.3 MENSAJE DE ADVERTENCIA CUANDO EXISTE ERROR EN LOS DATOS En aquellos campos, donde son solicitados códigos, si este no existe, se informa al usuario mediante un mensaje de alerta. 1.4 CONFIRMACION DE OPERACIÓN Cuando se desea realizar una operación de inserción de información se presenta un mensaje de confirmación de si esta seguro de guardar o actualizar la información según sea el caso. 1.5 OPERACION FINALIZADA SATISFACTORIAMENTE Cada vez que se lleve a cabo un proceso de inserción o actualización de datos, la aplicación le confirmará al usuario si el proceso fue llevado a cabo de forma satisfactoria. En tal caso, muestra un mensaje como el siguiente. En caso contrario mostrará un mensaje indicando que situación se ha presentado. 5

6 2. ASPECTOS GENERALES NOMINA: Es un software que se encarga de registrar toda la información disponible de un empleado, a su vez le permite liquidar todos los pagos o descuentos asociados a novedades, incapacidades y demás novedades que se presenten en el periodo indicado. También le permite hacer liquidaciones de prestaciones sociales individuales o grupales, genera los aportes a seguridad social, pagos a bancos, todos los procesos que se generen aquí se envían a contabilidad generando sus respectivos documentos. La aplicación ofrece al usuario tres menús, a saber: 3. PANTALLA PRINCIPAL 6

7 4. MENU CONEXION Permite al usuario conectarse al módulo y registrar su entrada en él. Este es el mecanismo de control para usuarios ajenos al módulo. Tiene tres opciones detalladas así: a. Login: Permite la conexión del usuario al módulo. b. Cambio de Contraseña: Permite al usuario cambiar su clave de acceso una vez haya entrado al módulo. c. Logoff: Permite la salida del usuario del módulo. 4.1 OPCIÓN LOGIN Permite y registra la entrada de un usuario al módulo. Presenta una pantalla que solicita la identificación del usuario y su contraseña. Este tiene que ser un usuario plenamente definido por el Administrador del Sistema a través del módulo de Administración. Si el usuario y su clave no son válidas, el sistema no permite la entrada de éste. Consideraciones. El módulo niega la entrada a un usuario cuando: No está definido en el sistema Está definido pero la contraseña dada es incorrecta Está definido pero en estado bloqueado Está definido pero esta inhabilitado su login o nombre de usuario La solución a cualquiera de estas situaciones debe resolverla el Administrador del Sistema a través del módulo de Administración. 7

8 4.2 OPCIÓN CAMBIO DE CONTRASEÑA. Una vez el usuario ha hecho login en el módulo (ha ingresado) es posible que este mismo cambie su clave de acceso por motivos de seguridad. De hecho, es un procedimiento que se recomienda hacer periódicamente a todos los usuarios. Cuando se va a hacer cambio de contraseña, el módulo solicita la contraseña actual como un método de verificación de que quien está cambiando la clave de acceso la conoce como tal, y la nueva clave con su respectiva confirmación. Si la nueva clave y su confirmación son iguales, el sistema hace el cambio de contraseña, de lo contrario no lleva a cabo este procedimiento. 4.3 OPCIÓN LOGOFF Registra y permite la salida del usuario del módulo. Cuando un usuario ha entrado al módulo pero no ha salido correctamente debido a caídas del computador por fallos de energía o cualquier otro motivo, este usuario queda en estado Inhabilitado (login inhabilitado), lo cual causa que no se pueda volver a conectar a la aplicación hasta tanto no sea nuevamente habilitado. 8

9 5. COMO CREAR UN EMPLEADO Se debe crear el empleado en el módulo de Recurso Humano a. Se debe crear el funcionario desde este modulo ingresando por HOJA DE VIDA/INFORMACION PERSONAL, después de ingresar la información básica debe ingresar los datos del CONTRATO. b. Al dar clic en el botón ACTUALIZAR se muestra la pantalla de Ficha del empleado del modulo nomina donde se debe completar los datos que solo aplican para nomina. Como lo son Tipo de Nomina (Centro de costo), Centro de liquidación (Bogotá o Tunja). En la pestaña Afiliaciones se deberá completar los datos de Tipo de cotizante: hace referencia al tipo de cotizante que aplica para el pago de seguridad social (Empleado, Pensionado, Aprendiz), con esta parametrizacion el sistema sabe como afecta los aportes en la nomina. Numero de cuenta, Banco, Tipo de cuenta: Hace referencia a la cuenta bancaria donde se le consigna al empleado. ARP: Este campo se llena automáticamente de acuerdo al cargo que tiene el empleado. El botón Contabilidad: hace referencia a los perfiles contables con los que se genera la contabilización para cada uno de los empleados, estos datos se llenan automáticamente según el Tipo de Nomina a la que pertenece el empleado. Al guardar esta información el sistema crea el empleado como tercero para afectos contables, con los datos suministrados en Recursos Humanos y Nomina, Cualquier cambio que se desee hacer se debe ingresar por el modulo de Contabilidad buscarlos y hacer los cambios. 9

10 6. COMO SE CREA UN CONCEPTO 1. Debe ingresar por parametrización /conceptos 2. El codigo del concepto es autonumerico. 3. En la descripción va el nombre completo del concepto 4. Seleccionar el tipo de concepto (DEV devengado) (DED - deducido) (BAS base) 5. Seleccionar el tipo valor para el pago (PORCE - porcentaje)(horas)(valor) 6. Seleccionar la clase a la que pertenece el concepto (salarial)(no salarial)(no aplica) 7. Los conceptos tiene dos estados Activo o Inactivo 8. En la opción Conceptos Base para el Proceso debe marcar las opciones para las cuales ese concepto hacen base. 9. En la opción Datos de Formula se puede crear una formula si el concepto la necesita, el manejo es igual al que se maneja en la creación de formulas en Excel. 10. Clic en guardar. 11. Cada vez que se crea un concepto se debe ir a conceptos por contrato y relacionar el concepto con los contratos donde se va a tener en cuenta ese concepto. 7. PARAMETIZAR LOS APORTES PARAFISCALES 7.2 Debe ingresar por parametrización /Aportes parafiscales 7.3 Con doble clic subir el concepto que se desea modificar 7.4 Hacer el cambio y clic en añadir a la cuadricula 7.5 Clic en guardar 10

11 8. PARAMETIZAR LA PROVISON DE LAS PRESTACIONES SOCIALES 8.2 Debe ingresar por parametrización/provisión prestaciones sociales 8.3 Con doble clic subir el concepto que se desea modificar 8.4 Hacer el cambio y clic en añadir a la cuadricula 8.5 Clic en guardar 9. PARAMETIZAR PARA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES 9.2 Debe ingresar por parametrización / Parametrización prestaciones 9.3 Selecciona el tipo de prestación 9.4 Seleccionar si maneja acumulados 9.5 En la fecha de liquidación ingresar la fecha de la liquidación de la prestación social 9.6 Ingresar los días máximo para el pago y los días a pagar según la prestación social 9.7 En concepto dar doble clic y sale el listado de los conceptos que están creados seleccionar uno a uno los conceptos que van hacer base para el proceso 9.8 % aplicar se debe digitar 100 si el salario, auxilio de transporte o cualquiera que necesite la suma de todo lo pagado, o si en el proceso de va a trabajar promedios debe digitar el valor a promediar (5 meses, 6 meses, 12meses). 9.9 Seleccionar si suma o descuenta a la base 9.10 Clic en la grilla añadir a la cuadricula 9.11 Clic en guardar 11

12 10. ADICIONAR UN CONCEPTO AL CONTRATO 10.2 Debe ingresar por parametrización / conceptos por contrato 10.3 Seleccionar el tipo de contrato al que se le va adicionar el concepto 10.4 Seleccionar el grupo al que se le adicionara el concepto (SALARIALES, PARAFISCALES, PROVISIONES) 10.5 En el campo de código dar doble clic y buscar el concepto a adicionar (el concepto primero se debe crear por la opción parametrización / conceptos) 11. PARAMETIZANCION DIAS FESTIVOS Y DOMINICALES 11.2 Ingresar por parametrización / Días dominicales y festivos 11.3 Para crear los dominicales solo debe seleccionar el año y clic en el botón DOMINGOS 11.4 Para los días festivos debe seleccionar el año, el mes y el día se van asignando uno a uno Dar clic en añadir a la cuadricula 11.6 Clic en guardar 12. CREACION DE PERFILES CONTABLES 12.2 Ingresar por parametrización /perfiles contables 12.3 Seleccionar en tipo de movimiento NOMINA 12.4 Se despliega un listado de grupos para la contabilización de la nomina, sin importar cuantos centros de costo se tengan siempre debe existir 3 grupos. a. Nomina mensual: Son todos los conceptos que se pagan o descuentan al empleado. 12

13 b. Parafiscales: Salud, pensión, arp, ccf a cargo de la empresa c. Provisiones: Cesantías, Intereses de cesantías, primas, vacaciones y demás prestaciones que tengan los empleado Al dar clic sobre alguno de los grupos, lado derecho en contabilidad por concepto de movimiento se lleva esta información donde : a. Se busca o digita la cuenta contable. b. Se selecciona la naturaleza del movimiento. c. Se elige el concepto que se va a llevar a esa cuenta. d. Seleccionar el tipo de tercero al que se va hacer la contabilización. Trabajador lleva la información al empleado, Empleador lleva al nit de la empresa, Empresa encargada se utiliza para la contabilización de parafiscales y llevaría el valor a la entidad a la que esta afiliada el empleado. Especifico cuando el tercero es uno determinado para todos los empleados. e. Se selecciona el Tipo de nomina que se afectara con este perfil f. Clic en añadir a la lista g. Clic en guardar h. Este proceso de hace para cada uno de los conceptos en cada uno de los grupos. 13. CREACION DE NOVEDADES DE SUELDO 13.2 Cuando el empleado es nuevo al crearse en la ficha del empleado el sistema crea el primer registro 13.3 Cuando se hace una variación en el salario, retiro esta pantalla se actualiza de forma automática, por tanto esta pantalla es de solo consulta. 13

14 14. AJUSTES DE SUELDO 14.2 Ingresa por parametrizacion/ajustes de salario Se ingresa el sueldo actual 14.4 Se ingresa el nuevo sueldo 14.5 La fecha en la que iniciara el ajuste 14.6 Este proceso se puede realizar para una sola personas o para un grupo que tenga el mismo salario. Por tanto si se ingresa un numero de cedula el cambio se hace solo para esa persona, si se deja en blanco este campo aplicara para todas las personas que tengan el mismo salario indicado en el campo Actual Sueldo Se ingresa un descripcion del cambio del salario 14.8 Clic en procesar 14.9 Este cambio afecta la ficha del empleado, el contrato del empleado (Recursos Humanos) e historico de sueldos. 15. CREAN NOVEDADES 15.2 Ingresar por Procesos / Novedades 15.3 El consecutivo de la novedad la suministra el sistema de forma automática 15.4 Digita el numero de cedula del funcionario 15.5 Selecciona con doble clic el concepto 15.6 Según el tipo de la novedad le solicitara PORCENTAJE, VALOR O HORAS 15.7 Selecciona el tipo de novedad si es a. UNICA: Le solicita la fecha inicial y solo es para una vez b. PERIODICA: para un periodo determinado donde debe ingresar la fecha inicial y final. c. INDEFINIDA: tiene una fecha inicial sin fecha final 16. En datos de liquidación selecciona los procesos en que necesita que esa novedad sea tenida en cuenta 17. Clic en guardar 18. Para anular una novedad debe llevarla a la pantalla y dar clic en ANULAR 14

15 16. ENVIAR NOVEDADES A CENTRAL 1. Ingresar por Procesos / Novedades Nomina- Central 2. Este proceso solo se puede generar después de haber procesado la nomina y todas las novedades que afecten el pago a los empleados 3. Se selecciona el mes, el año y el Tipo de nomina que se desea. 4. Para generar las novedades se marca la opción Generar Novedades, el sistema genera el reporte con el que se puede hacer la revisión. 5. El proceso de Grabar Novedades envía a Central la información para hacer el cobro a cada uno de los vehículos que corresponde. 6. Clic en el botón Grabar para correr el proceso seleccionado. 7. Las novedades marcadas como P están en prueba por tanto se puede generar cuantas veces se desee, dando doble clic sobre la fila que corresponda para bajar la información. Las novedades marcadas con G están generadas es decir ya pasaron a Central. 17. CREAN LOS PRÉSTAMOS 18.2 Ingresar por Procesos / Prestamos al personal 18.3 Digita el numero de documento del empleado 18.4 Con doble clic buscar el tercero que Otorga el préstamo 18.5 Digitar el valor prestado 18.6 Ingresar la fecha en que se otorgo el préstamo 18.7 Seleccionar el concepto del préstamo 18.8 Ingresar alguna novedad sobre el préstamo 18.9 Seleccionar la forma de pago, según la forma de liquidar la nomina (QUINCENAL, MENSUAL, SEMANAL, DIAS, OTROS) 15

16 18.10 En número de pagos digitar el numero de cuotas en las que se deben hacer la cancelación del préstamo En valor debe digitar el valor de cada una de la cuotas En la fecha debe digitar a partir de cuándo se iniciara el descuento %Intereses: se puede asignar el % de interese que se cobrara para el préstamo, si no aplica se deja con valor En la opción datos de liquidación debe seleccionar en que proceso se realizara el descuento Dar clic en Generar Compromisos, y el sistema le genera la tabla donde están las fechas en que se van a descontar, el valor y el estado. El estado cambia de pendiente a cancelado cuando se liquida la nomina Clic en guardar Para anular un préstamo de debe llevar a la pantalla y dar clic en ANULAR 18. CREAR INCAPACIDADES 1. Ingresar por Procesos / Incapacidades 2. Digitar la fecha de la captura de la incapacidad 3. Ingresar el numero del documento 4. Digitar la descripción 5. Seleccionar que tipo de incapacidad es (ENF.GENERAL, PROFESIONAL, MATERNIDAD) 6. Ingresar el numero de Resolución de la incapacidad 7. Ingresar la fecha inicial y fecha final de la incapacidad, estas fechas deben estar dentro que la quincena a procesar. Si la novedad es superior al periodo de liquidación se deben crear en varias novedades. 8. Se selecciona el % a pagar (100, o 50) esto aplica según el numero de días a liquidar 9. El sistema partiendo de la fecha asignada y si es o no prorroga asigna el numero de días a cargo del empleado y a cargo de la entidad. 10. Si es prorroga se debe marcar la opción que lleva este nombre 11. Clic en guardar 19. LIQUIDACION DE NOMINA 1. La nomina permite preliquidar que es un proceso que se puede realizar varias veces y liquidación que es cuando se hace la contabilización. 2. Para preliquidar la nomina debe: a. Seleccionar el mes y año a procesar b. seleccionar pre liquidación y clic en iniciar. Este proceso solo se puede realizar varias veces si no existen nominas posteriores. 16

17 c. Si desea que al terminar se generen los reportes debe seleccionar de la opción Reportes los que quiera ver. d. La nomina se puede preliquidar por Tipo, Todos o Especifico. 3. Para liquidar la nomina debe: a. digita la fecha inicial fecha final b. seleccionar liquidación y clic en iniciar, cuando se termina el proceso el sistema muestra los documentos que se generaron en contabilidad, siempre se generan 3 (NOMINA, PARAFISCALES Y PROVISIONES). 4. En el botón Estado general de Liquidación muestra una ventana donde están todas las nominas que se han procesado y en qué estado están (preliquidada, Liquidada) 20. PROCESO PARA GENERAR LA LIQUIDACION DEFINITIVA DE CONTRATO Para este proceso se toman las bases que ya fueron parametrizadas para los procesos individuales de vacaciones, primas y cesantías. 1. Dar doble clic en el campo cedula y seleccionar el empleado a liquidar 2. En el campo fecha de retiro ingresar la fecha en que se hará el retiro del empleado 3. En la opción datos de nomina debe ir la fecha inicial y final de los días de nomina a pagar, en la opción número de días se le debe confirmar al sistema el número de días que se le pagaran en la nomina. 4. Motivo del retiro es opcional al igual que el Tipo de sueldo, estos campos son informativos y por tanto no afectan los procesos que se generan de ahí en adelante. 5. En la pestaña de vacaciones, debe ingresar la fecha inicial y final del periodo de causación. En esta opción no hay que ingresar más datos. 6. En la pestaña de cesantías, debe ingresar la fecha inicial y final del periodo que se debe al empleado. 7. En la pestaña de primas, debe ingresar la fecha inicial y final del periodo que se le debe al empleado, así como la prima que se va a cancelar y dar clic en el botón agregar, si se maneja más de una prima para liquidar el sistema permite bajar y liquidar cada una de ellas. 17

18 8. Las bases que el sistema toma para cada unos de los procesos es consultando, la parametrización dada en parametrización/prestaciones sociales. 9. El sistema permite hacer una prueba de liquidación esta no afecta los datos reales del empleado, como su nombre lo indica solo es una prueba. Y debe estar seleccionado pre liquidación y prueba. 10. Si solo le elige pre liquidación el sistema deja al empleado en estado INACTIVO en la ficha del empleado, así como le deja la nueva fecha de terminación del contrato y en el histórico de sueldos cambia la fecha de terminación por la nueva fecha. 11. La opción liquidación permite hacer la contabilización de la liquidación teniendo en cuenta los perfiles contables ya definidos dentro de cada uno de los procesos. 12. El proceso que anteriormente se utilizaba para inactivar los funcionarios no se debe hacer, porque el sistema cuando se pre líquida la liquidación definitiva el sistema hace todo el proceso. 13. Existe un botón de nombre REVERSAR ESTADO, este aplica cuando la liquidación se pasó a Preliquidación y se puede regresar a Preliquidación/Prueba. Si la liquidación ya se pago a Liquidación no se puede reversar este proceso. 21. PROCESO LIQUIDACION DE PRIMAS Para dar inicio al proceso se debe revisar la parametrización de las novedades que se deben tener en cuenta para este proceso. Mirar el proceso de: PARAMETIZAR PARA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES 1. Ingresar por Procesos / Liquidación de primas 2. Dar doble clic en prima y seleccionar la prima a procesar 3. El sistema lleva la fecha inicial y final, si esta fecha no es correcta debe ingresar por parametrización / parametrización de prestaciones sociales, busca la prima y le cambia la fecha de liquidación. 4. Seleccionar si es pre liquidación o liquidación. Este proceso se puede pre liquidar varias veces. Al liquidar se realiza la contabilización y solo se puede realizar una vez 5. Clic en INICIAR 6. Cuando es pre liquidación el sistema genera 3 reportes (Desprendibles, Resumen de pago y reporte de bases) 7. Si es liquidación en el campo Doc. Contable saldrá el tipo y número del documento generado. 22. PROCESO LIQUIDACION DE CESANTIAS Para dar inicio al proceso se debe revisar la parametrización de las novedades que se deben tener en cuenta para este proceso. Mirar el proceso de: PARAMETIZAR PARA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES 1. Ingresa por Procesos / Cesantías / Liquidación de cesantías 2. Selecciona el año a procesar 18

19 3. Selecciona el proceso que va a realizar Cesantías / Intereses de las Cesantías 4. Selecciona pre liquidación o liquidación 5. El proceso de pre liquidación se puede realizar varias veces, el proceso de liquidación se hace solo una vez para generar la contabilización 6. Clic en INICIAR 7. El botón Estado General de Liquidación permite visualizas los procesos que se han generado y el estado de cada uno (Pre liquidado o Liquidado) 23. PROCESO LIQUIDACION DE VACACIONES Para dar inicio al proceso se debe revisar la parametrización de las novedades que se deben tener en cuenta para este proceso. Mirar el proceso de: PARAMETIZAR PARA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES 1. Ingresar por Procesos / Vacaciones / Liquidación Vacaciones 2. Digita el numero de documento del funcionario o con doble clic lo puede buscar 3. Selecciona la forma de pagar las vacaciones (TIEMPO, ½ TIEMPO Y ½ DINERO, DINERO) 4. Puede seleccionar si le liquidan de Lunes a Sábado o sin selección toma de Lunes a viernes 5. Digita la fecha inicial y el sistema calcula la fecha final (si la fecha calculada no es la correcta debe ir por parametrización/días dominicales y festivos, y revisar que estén creados todos los festivos y dominicales del mes en que se va a generar las vacaciones) 6. La siguiente fecha que solicita es el periodo de causación, el sistema le permite cancelar varios periodos dentro de la misma liquidación. 7. Clic en iniciar 8. Si se necesita anular unas vacaciones debe: a. ir por el botón buscar b. con doble clic llevarlas a la pantalla c. dar clic en el botón anular 19

20 24. CREAR INFORMACION EN ACUMULADOS 1. Ingresa por Procesos / Acumulados 2. Digita la fecha inicial y final del año anterior 3. Selecciona el empleado 4. Selecciona el concepto 5. Digita el número de días 6. Digita el valor acumulado 7. Clic en añadir a la cuadricula 8. Clic en grabar 9. Esta opción aplica para aquellos conceptos que no se cancelaron en las nominas ya generadas pero que se necesitan para la base en procesos como primas, vacaciones, cesantías y demás prestaciones. 25. INGRESAR LAS INCAPACIDADES EN LA PLANILLA UNICA DE AUTOLIQUIDACION (SOI) Se debe tener en cuenta que las incapacidades deben existir creadas como incapacidades, en conclusión que hallan sido creadas en la opción: CREAR INCAPACIDADES Ingresar por Procesos / Incapacidades planilla única 1. Seleccionar la EPS dando doble clic y se busca 2. Digitar la fecha, la cual debe estar dentro del periodo a liquidar en el soi 3. Ingresar el numero de la autorización 4. Digitar el valor de la incapacidad 5. En datos de incapacidad: a. Con doble clic buscar la incapacidad la cual debe existir, es decir debió de haberse creado con anterioridad por la opción Procesos / Incapacidades 6. El sistema lleva los demás datos que ya existen almacenados en la incapacidad 7. Clic en actualizar 26. LIQUIDACION PLANILLA UNICA (SOI) 1. Ingresar por Procesos / Planilla Única de Autoliquidación 2. Ingresar la fecha inicial y final del periodo a generar 20

21 3. Los campos Entidad y Empresa no se debe ingresar información 4. En la Fecha de Pago se debe ingresar la fecha en que se va hacer el pago 5. En caso de necesitas generar interés de mora, digita el número de días y él % para que el sistema le liquide la información 6. Clic en iniciar 7. El sistema genera un archivo plano el cual se puede abrir con Block de Notas 1. Ingresar a Reportes 2. Existen 3 grupos de reportes: 27. REPORTES Generales a. Novedades programadas: permite visualizar las novedades que han sido creadas para ese periodo b. Préstamo detallado: permite consultas a los prestamos realizados de forma detallada c. Reporte terminación de contrato: muestra un listado por el periodo solicitado, por tipo de nomina de los empleados que terminan su contrato. d. Histórico de Vacaciones: muestra las vacaciones que han sido canceladas (contabilizadas) por el sistema e. Histórico de Incapacidades: muestra todas las incapacidades que se han generado por el modulo f. Reporte de pagos: genera dos tipos de reporte, si se da clic en el botón Exportar genera un archivo en Excel el cual se puede subir al modulo de tesorería y se genera la contabilización de pago sin causación para el proceso seleccionado (nomina, primas o cesantías). Si se da clic en el botón Imprimir se genera archivo plano para el banco. g. Planilla única: se genera una consulta sobre las planillas de aportes a seguridad social generadas, si se da clic en el botón Imprimir se generan dos reportes con las diferentes novedades que se generan (retiros, ingresos y aportes a cada una de las entidades). Si damos clic en el botón Exportar se genera en Excel el archivo que se subió o se subirá al validador. Liquidación de nomina a. Conceptos liquidados: muestra todos los conceptos que le liquidaron en una nomina solicitada b. Comprobantes de nomina: muestra los comprobantes de pago ya sea 1 por hoja o 3 por hoja c. Liquidación seguridad social: muestra la información de los aportes a seguridad social de una determinada nomina o periodo d. Liquidación provisiones: muestra la información de las provisiones de una determinada nomina o periodo e. Resumen de nomina: se puede generar de forma horizontal o vertical f. Planilla de nomina: se exporta de forma directa a Excel y resalta los empleados que tiene el sueldo negativo g. Enviar a Vacaciones: Se genera un reporte dentro del periodo solicitado con los empleados que cumplen su periodo para enviar a vacaciones y a su vez los periodos que se le deben h. provisiones agrupadas: genera consultas sobre las provisiones generadas para las diferentes entidades en el periodo solicitado. 21

22 Reportes contables a. Parametrización contable de empleados: muestra la parametizacion contable que tiene cada uno de los empleados b. Resumen de liquidación por conceptos: genera un reporte con conceptos liquidados dentro de la nomina consultada. c. Conceptos sin perfil contable: Muestra los conceptos que no tienen perfil contable d. Comprobante contable de salarios: muestra la contabilización de los salarios antes de hacerla a contabilidad e. Comprobante contable parafiscales : muestra la contabilización de los parafiscales antes de hacerla a contabilidad f. Comprobante contable provisiones: muestra la contabilización de los parafiscales antes de hacerla a contabilidad g. Ingresos y retenciones: genera un reporte donde muestra la información de retención en la fuente que se ha descontado 3. Todos los reportes se pueden exportar a Excel, Word, pdf entre otros formatos dando clic en imprimir y cuando estén en pantalla dan clic en la opción exportar. 22