Con estas nuevas herramientas, tendrás acceso a:

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1 BIENVENIDO A! Alpinistas innovamos para mejorar!! Ahora utilizaremos Office 365, que reúne las mejores herramientas de comunicación, colaboración y productividad, para que Alpina se encuentre siempre conectado. Con estas nuevas herramientas, tendrás acceso a: Correo, calendario, contactos y tareas. Mensajería instantánea Lync y Skype for Business. One Drive for Business para almacenar tus archivos. Acceso en línea a las aplicaciones como Word, Excel, Power Point y OneNote. Acceso desde tu teléfono móvil a las aplicaciones de Office 365. Podrás acceder a Office 365, ingresando a correo.alpina.com Si tienes dudas, podrás consultar las guías y preguntas frecuentes en el PAC (Plan Anual de Capacitaciones). Si necesitas asistencia, por favor contacta a la Línea Alpinista: opción 2 (tecnología) - opción 5(Office 365). Las aplicaciones de Office están adaptadas a cada plataforma y dispositivo para ofrecer un óptimo funcionamiento, por esto lo veras diferente en tu computador Alpina, en el de tu casa y en tus dispositivos móviles como tabletas y celulares.

2 RECUERDA! Las aplicaciones de Office disponibles pueden ser distintas en equipos Mac a los de los usuarios de equipos PC. Es necesario la conexión a Internet para usar Office 365, visualizar correos desde el ambiente web, enviar correos electrónicos, mensajerías instantáneas y llamadas.

3 OUTLOOK Outlook es un software que te ayuda a administrar de forma más fácil y eficaz tu correo electrónico. En el correo de Office 365 puedes: Adjuntar archivos hasta 25MB Tener tu calendario asociado a tu correo Utilizar el panel de lectura con vista previa de tu correo Capacidad ilimitada para archivar correos CÓMO INGRESAR AL CORREO POR OFFICE 365? Ingresa a Office 365 desde el sitio correo.alpina.com y selecciona el icono Outlook.

4 OUTLOOK A continuación veras la Pantalla Principal CÓMO CREAR UN NUEVO ? Para comenzar a escribir un , haz clic en Nuevo ubicado en la barra de herramienta en la parte superior de la página. 03 Si quieres enviar un archivo en el correo, elige la opción haz clic en selecciona el archivo de tu computador que deseas adjuntar. Luego define si quieres cargar y adjuntar la información como archivo de One Drive for Business Cargar y adjuntar como archivo de OneDrive (lo que permitirá a los usuarios ver y actualizar la información en línea) o si prefieres adjuntar una copia del archivo en el correo Adjuntar como una copia (Los usuarios recibirán la versión que estás compartiendo, pero no la podrán actualizar en línea. Para actualizarlo tienen que tener la versión que se encuentra en el Drive). Adjuntar, Equipo y

5 OUTLOOK CÓMO BUSCO UN O CONTACTO EN MI ? Ingresa la información que deseas buscar en la opción Buscar en Correo y Contactos ubicada en el extremo superior izquierdo de la página de Outlook, y presiona la tecla Enter. Si el correo que buscas se envió hace más de 2 años, asegúrate de buscar en: Carpetas Más In-Place Archive CÓMO CONFIGURO MI FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO? En Outlook 365, haz clic en el ícono, ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla, y selecciona Opciones. En el Correo Diseño. menú desplegable en la izquierda de la página, selecciona y luego Firma de Correo electrónico en la opción Ingresa tu firma corporativa y luego selecciona en qué mensajes quieres incluir tu firma (mensajes nuevos y/o mensajes que respondas o reenvíes). Para finalizar, haz clic en Guardar. Formato general Alpina NOMBRES APELLIDOS Cargo Tel: (indicativo) << >> Ext.<<000>> Correo Dirección Ciudad País Somos un equipo, somos Alpina Formato general Alpina FUNDACIÓN ALPINA NOMBRES APELLIDOS Cargo Departamento Vicepresidencia Dirección Tel: (indicativo) << >> Ext.<<000>> Ciudad - País

6 OUTLOOK CÓMO DAR SEGUIMIENTO A CORREOS? VUÉLVELOS TAREAS! Novedad Si quieres dar seguimiento a tus correos puedes volverlos tareas. Ubícate en el correo que volverás tarea y activa la bandera para darle seguimiento. Este seguimiento lo encontrarás en la opción en. Puedes programar recordatorios y poner fechas de vencimiento. CÓMO CONFIGURO LAS RESPUESTAS AUTOMÁTICAS? En Outlook 365, haz clic en el ícono, ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla, y selecciona Opciones. En el menú desplegable en la izquierda de la página, selecciona Correo y luego Respuestas automáticas en la opción Procedimiento automático. Activa Enviar respuestas automáticas y luego ingresa el mensaje como respuesta automática, finalmente haz clic en Guardar. Para deshabilitar la respuesta activa la opción No envíar respuestas automáticas y haz clic en Guardar.

7 CALENDARIO En esta aplicación podrás agendar reuniones y reservar las salas disponibles en el sistema. CÓMO INGRESO AL CALENDARIO? Ingresa a Office 365 desde el sitio correo.alpina.com y selecciona el ícono. Si ya estás en una de las aplicaciones de Office, puedes hacer clic en el ícono ubicado en el extremo superior izquierdo de la página de Office 365. A continuación veras la pantalla principal

8 CALENDARIO CÓMO COMPARTO EL CALENDARIO? Haz clic en la barra de herramientas en Compartir y selecciona el calendario que deseas compartir. En Compartir con: escribe el nombre de la persona con la que quieres compartir tu calendario y el asunto del mensaje. CÓMO CREO UNA REUNIÓN? Haz clic en Nuevo completa la siguiente información de la reunión (Asunto, texto del mensaje, etc.) y haz clic en Enviar En Agrega un titulo al evento describe el objetivo de la reunión En Agrega una ubicación indica la ubicación de la reunión En Inicio diligencia hora de inicio de la reunión En Fin diligencia hora de finalización de la reunión En Repetir diligencia si se requiere crear el evento en el calendario con periocidad En Recordatorio diligencia el tiempo en el cual Outlook quiere que le notifique el tiempo con el cual sera avisado para el inicio del evento En escribe el cuerpo del mensaje que llevara el evento En Agregar una sala se mostrarán las salas que tienen disponibilidad según la fecha de hora de inicio y hora de finalización de la reunión Selecciona la sala que se encuentra libre (recuerda que este dato depende de la hora inicio y hora de fin diligenciada), adicional en el nombre de la sala entre parentesis podrás ver la capacidad Ejemplo: E. Administrativo - Audi S2 (6) (Libre) Asistente para programación selecciona los En el campo asistentes. Para ello digita el nombre o correo de las personas a invitar

9 CALENDARIO CÓMO VEO LA DISPONIBILIDAD DE LOS INVITADOS A MI REUNIÓN? Haz clic en Asistente para programación. A continuación verás los calendarios de todos los invitados en la pantalla. Los horarios que no estén disponibles estarán marcados con un tono más oscuro. Para salir de esta página, haz clic en Aceptar. CÓMO CREO UNA REUNIÓN PERIÓDICA? Desde la opción Recordatorio, escoge con que tiempo de anticipación quieres generar un recordatorio y cómo quieres mostrar ese espacio. Si adicionalmente a esto quieres enviar un recordatorio vía mail haz clic en la opción Agregar un aviso de correo electrónico y completa los datos. CÓMO SELECCIONO UNA SALA PARA MI REUNIÓN? Una vez seleccionado día y horario de tu reunión, selecciona Agregar una sala aquí podrás ver las salas que están disponibles y seleccionar la de tu preferencia. Esto se actualizará en el campo Ubicación. Es importante que previo a agendar una sala, definas la fecha y hora de la reunión. CÓMO CREO UNA REUNIÓN EN LÍNEA? Haz clic en la opción Reunión de Skype (en el cuerpo del mensaje te saldrá un link para que los invitados puedan unirse a la llamada).

10 CALENDARIO CÓMO CATEGORIZO LAS CITAS? Según la prioridad de las citas puedes categorizarlas por colores. En Nuevo dentro de la barra de herramientas selecciona la opción Categorizar y selecciona la categoría o prioridad que la opción quieras darle. También puedes crear nuevas categorías. Selecciona la opción Categorizar y al final del menú en Administrar categorías... podrás agregar una nueva categoría y seleccionar el color correspondiente. CÓMO DELEGO LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CALENDARIOS? Cuando entras a tu calendario en la parte izquierda de la pantalla encontrarás la opción Mis Calendarios, da clic izquierdo sobre el calendario al cual quieras delegarle un administrador y selecciona la opción Compartir calendario, agrega el mail de la persona, adiciónale un asunto y para finalizar da clic en enviar.

11 CONTACTOS Así veras la pantalla principal.

12 CONTACTOS BUSCAR UN CONTACTO Al principio de la página de Office 365, selecciona en y luego, dirígete a la parte izquierda de la barra superior en Buscar en Contactos podrás digitar el nombre del contacto que deseas buscar. IMPORTAR CONTACTOS DE OTRAS CUENTAS DE CORREO Recuerda que los contactos de tu cuenta alpina ya estan migrados a office 365. Al principio de la página de Office 365, selecciona y luego, en la barra superior da clic en Administrar y luego en Importar Contactos selecciona de donde deseas importarlos y en sigue los pasos que te muestran a continuación. CREAR CONTACTOS Al principio de cualquier página de Office 365, selecciona luego en. En la barra de herramientas da clic en Nuevo y completa la información que creas necesaria para agregar tu nuevo contacto. y

13 TAREAS Tareas Tareas Así veras la pantalla principal.

14 TAREAS CREAR TAREAS 01 PASO Al principio de la página de Office 365, selecciona y luego en, dirígete a barra superior en donde en PASO 02 Nuevo podrás crear nuevas tareas. En Asunto escribe la 03PASO Elige Mostrar más detalles detalles para escribir información como fecha de inicio, fecha de finalización y estado, o para descripción de tu tarea, la fecha de vencimiento en Vencimiento y en podrás agregar una nota sobre la tarea. realizar un seguimiento del PASO 04 progreso de la tarea, como el % completado o las horas trabajadas. En el comando Adjuntar podrás anexar un archivo a la tarea y para finalizar da clic en Guardar. EDITAR TAREAS Selecciona en el iniciador de aplicaciones panel de tareas, y para finalizar elige. Luego Modificar en el Guardar. selecciona la tarea que deseas editar, elige

15 TAREAS CLASIFICAR TAREAS Selecciona en el iniciador de aplicaciones. Luego da clic izquierdo sobre la tarea que deseas clasificar y elige Categorizar seguido del color para su categoría Blue category también puedes agregarle un distintivo en la opción Símbolo como por ejemplo. ORDENAR TAREAS Selecciona en el iniciador de aplicaciones. A continuación selecciona el menú Elementos y tareas marcados en Activo luego podrás Filtrar, Ordenar por y Ordenar.