Administración de la producción. Sesión 10: Gestor de Base de Datos (Access)

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1 Administración de la producción Sesión 10: Gestor de Base de Datos (Access)

2 Contextualización Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos, creado para uso personal y de pequeñas organizaciones, que posee buenas herramientas para la solución en el manejo de volúmenes de datos, su organización, tratamiento y presentación. Podemos crear listas distintas para atender las necesidades de cada persona y mediante Microsoft Access, instaurar relaciones entre éstas, obteniendo información precisa con los datos de las listas..

3 Introducción Sabes qué es una base de datos? Una base de datos no es más que un conjunto de información recopilada, organizada sistemáticamente con la finalidad de atender necesidades de un grupo de usarlos, este conjunto se almacena en un ordenador por registros, Microsoft Access permite agregar una gran cantidad de texto, modificar datos existentes, eliminar información, etc. En esta sesión los alumnos Identificarán los elementos más importantes de la estructura y funcionamiento de Access, describirán el uso de las aplicaciones disponibles.

4 Componentes de la interfaz de Microsoft Access En qué consisten los gráficos e imágenes? Entre las principales funciones de Access se encuentran: crear tablas de datos indexadas, modificar tablas de datos, relaciones entre tablas (creación de bases de datos relacionales), creación de consultas y vistas, consultas referencias cruzadas y las consultas de acción (INSERT, DELETE, UPDATE), formularios, informes. La interfaz de Access es similar, en cuanto a estructura y contenido, a las demás aplicaciones estudiadas en este curso.

5 Conceptos básicos Base de datos. Conjunto de datos organizados para un uso determinado; al conjunto de programas que permiten gestionarlos se le denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Access almacena y trata la información, utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. Tabla. Forma de organización de elementos en una base de datos relacional. Las tablas almacenan información sobre un tema (nombres de alumnos, calificaciones, etcétera) y se relacionan de forma que, a partir de los datos de la tabla de alumnos, podamos obtener información sobre las calificaciones de éstos. Una tabla es un objeto que se define y se utiliza para almacenar los datos

6 Conceptos básicos Campos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del alumno, su nombre, dirección y otros. Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila. Registro. Los campos de un alumno forman un registro, los datos de otro, forman otro registro y así sucesivamente. Consulta. Objeto que proporciona una visión de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, entre otras funciones; pero, en principio, se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

7 Conceptos básicos Formulario. Objeto de Access que sirve para introducir, visualizar y modificar los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios aunque los más comunes tienen forma de pestañas de datos para la introducción, por ejemplo, de los diferentes alumnos de la tabla Alumnos. Informe. Objeto de Access que permite dar formato, calcular, imprimir y resumir los datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentarlos de forma impresa.

8 Cómo crear una base de datos? Access 2010 se iniciará, por su configuración original, solicitando que se abra una base de datos en blanco o que se seleccione una plantilla. Sin embargo, en cualquier momento se puede seleccionar la ficha Archivo, el menú Nuevo y seleccionar, ya sea la base de datos en blanco o una plantilla. Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Elegir entre una en blanco o una plantilla Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista. Para cambiar la ubicación establecida por su configuración original (la carpeta Mis documentos), se debe hacer clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto Posteriormente se deberá pulsar el botón Crear para instituir la base de datos. Automáticamente se creará la nueva base de datos a la que Access asignará la extensión.accdb Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

9 Para qué sirven las tablas? En cualquier caso, se debe elegir la ventana Abrir para seleccionar la carpeta donde se encuentra la Base de datos y hacer doble clic sobre la misma, para que se abra. Operaciones básicas Crear una tabla de datos: Para crear una tabla de datos se debe hacer clic en la ficha Crear. La clave principal: Antes de guardar la tabla es necesario asignar una clave principal. Ésta proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros, de forma que con ella se pueda saber, sin ningún tipo de duda, el registro al que identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una compuesta por más de un campo. Campos: Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.

10 Concepto de relaciones Una base de datos relacional es una colección de datos interrelacionados compartida que permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos y se ahorra memoria y espacio en el disco. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas. Dicho campo será clave principal en una de ellas. Se relacionan de dos a dos; una de ellas será la principal (de la que parte relación) y la otra será la secundaria (destino de la relación).

11 Las consultas Una consulta es un objeto de la base de datos que permite recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: De selección. Son aquellas que extraen o muestran datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama así porque no está físicamente en el disco duro, sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). De acción. Aquellas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

12 Conclusión En esta semana identificaste y describiste las diferentes aplicaciones de Microsoft Access. Se describió su naturaleza, en donde éste es un sistema de gestión de bases de datos, creado para uso personal y de pequeñas organizaciones, que posee buenas herramientas para la solución en el manejo de volúmenes de datos, su organización, tratamiento y presentación.

13 Para aprender más Sabes cómo asignar una clave principal a un campo? Para asignar una clave principal a un campo se deben seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. En la ficha Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que indica que es la clave principal de la tabla. Si se quiere que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo, que es clave principal, se puede utilizar el tipo de datos Autonumeración. Si se desea definir una clave principal compuesta, es decir, que esté basada en varios campos, se deberán seleccionar los campos, pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar.

14 Para aprender más Sabes cómo asignar una clave principal a un campo? Para aprender más Una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón: Importante: Es necesario recordar que un campo o combinación de éstos que forman la clave principal de una tabla no pueden contener valores nulos, además de que no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando se intente insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no permitirá crear la nueva fila y devolverá un mensaje de error.

15 Referencias Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office Consultado en noviembre 2011 en:

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