MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INGRESOS AL TERMINAL

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INGRESOS AL TERMINAL

2 INDICE 1. INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTOS INGRESO AL PORTAL DE LA DIAN MUISCA Pasos para ingresar:... Error! Marcador no definido. 7. AVISO DE INGRESO MUISCA AVISO DE INGRESO VUCE REGIMEN DE EXPORTACIONES Ingresos de mercancías de exportación TIPO CONTENEDOR Ingresos de mercancías de exportación tipo: CARGA SUELTA CIERRE MOTONAVE - POLICIA ANTINARCOTICOS CIERRE MOTONAVE CARGA DE EXPORTACION ANEXOS FORMATO REPORTE DE AVISO E INGRESO MUISCA-VUCE FORMATO DE SOLICUTUD CITA MANUAL FORMATO ANUNCIO DE CARGA SUELTA FLUJOGRAMA DEL PROCESO INGRESO DE CONTENEDORES FLUJOGRAMA DEL PROCESO INGRESO DE CARGA SUELTA

3 CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO CONTROL DE APROBACIONES NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Elaborado Revisado Aprobado Resp. del SIG Maritza Ardila Supervisor de documentación. 3

4 1. INTRODUCCION El área de documentación de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., ha implementado el Manual de Procedimientos Ingresos al Terminal con el propósito de instruir y dar información clara de sus funciones de ingreso al terminal de cargas en contenedor y carga suelta, tránsitos, cierre de motonave, aviso de ingreso MUISCA / VUCE y demás actividades relacionadas propias de la operación del régimen de exportación, conforme a lo establecido en la legislación aduanera colombiana Decreto 390 de Comprende en forma secuencial y detallada los procedimientos a seguir ante las autoridades DIAN y Antinarcóticos, esto con el propósito de presentar un esquema estandarizado, seguro y ágil en las operaciones, evitando al máximo errores que generen traumatismos durante el proceso. Para lograr una mayor comprensión de los procedimientos, se dispone de flujogramas y anexos de los diferentes formatos que se requieren. Igualmente se recomienda antes de dirigirse a revisar cualquier proceso que esté aquí documentado, leer las definiciones de algunos términos que están al principio del documento, con el fin de facilitar su entendimiento. 2. OBJETIVO Crear un manual de procedimientos para el departamento de documentación con relación a los procesos de exportación y demás responsabilidades propias de este departamento; orientado siempre a simplificar los procesos, reducir costos y tiempos de operación, manteniendo los estándares de control y seguridad con referencia a la manipulación de las mercancías que se encuentran almacenadas en la terminal. 4

5 3. ALCANCE Este manual de procedimientos se aplica dentro de las instalaciones del terminal marítimo Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., y regula las operaciones con los diferentes operadores de comercio exterior que interactúan con el terminal marítimo. 4. RESPONSABILIDADES a) PUERTO Supervisora de documentación. Analistas de documentación b) OPERADORES DE COMERCIO EXTERIOR Agencias de Aduanas Agentes de Carga Internacional ACI Agencias Navieras Transportadores Operadores de Transporte Multimodal c) EXPORTADORES d) ENTIDADES DIAN ICA / INVIMA POLICÍA ANTINARCÓTICOS 5. DEFINICIONES AGENCIA DE ADUANAS: Es la persona jurídica autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para prestar servicios de representación a los importadores, exportadores o declarantes en el desaduanamiento de las mercancías y demás formalidades aduaneras conexas con el mismo. 5

6 BAPLIE: Mensaje EDI (intercambio electrónico de datos) que sirve para transmitir la planificación de la carga. CITA (APPOINMENT): Fecha y hora de ingreso a cargar mercancía dentro del terminal, asignada a través del PORTAL/NAVIS a una empresa de transporte para determinado vehículo. COPRAR Load List: Archivo EDI que contiene el listado de contenedores autorizados por la Línea Naviera para el Embarque. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. D.T.A.: Declaración de Transito Aduanero. ETA: (Estimated Time of Arrival) Hora estimada del arribo de la nave. LATE ARRIVAL: Contenedores arribados tarde o fuera de Cut Off. MUISCA: Modulo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado. OPERADOR DE COMERCIO EXTERIOR: la persona natural, la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, directa o indirectamente, en los destinos, regímenes, operaciones aduaneras o en cualquier formalidad aduanera. PERMISSION STOP_PLAN: bloqueo que previene el embarque de unidades no anunciadas por la línea naviera en el archivo COPRAR. PORTAL: plataforma Web de interacción con los usuarios para generación de PIN y citas en las operaciones de comercio exterior. ROLL OVER: Es la solicitud para que uno o más contenedores sean cambiados de motonave de embarque a una posterior, o sea simplemente cancelado el embarque por instrucción del Shipper o consignatario de la carga. TERMINAL CUT OFF: Es la fecha y hora que el puerto estipula para un buque, en la cual toda su carga para embarque debe estar físicamente dentro del puerto, lista, debidamente documentada y autorizada para embarque. El terminal Cut Off es diferente al Cut Off que establecen las distintas líneas navieras o servicios marítimos. NAVIS: sistema informático de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. 6

7 DOC_EXPO: Permission que bloquea los contenedores de exportación que se encuentren pendiente de documentación. TRUCK VISIT APPOINMENT: es la visita del vehículo. Anuncio de la unidad de carga que va ingresar. 6. PROCEDIMIENTOS 6.1. GENERALIDADES PASOS PARA INGRESAR AL MUISCA a) Ingresar a la página de la DIAN. b) Dar clic en el botón Gestión aduanera c) Dar clic en Ingresar a carga de Importaciones o Ingresar a salida de mercancías, según corresponda. 1. Gestión aduanera 2. Importaciones o Salida de mercancía 7

8 d) Seleccionar y completar los siguientes campos: Organización: AUTORIZACION Identificación Cédula de ciudadanía: indicar el número del documento Contraseña: Dar clic al botón donde lee contraseña 1. Campos a diligenciar 2. Dar clic en el icono Contraseña e) Posteriormente, se digita la contraseña, dando importancia a las letras mayúscula. Luego dar clic en Aceptar 8

9 1. Seleccionar la contraseña y dar clic en Aceptar f) El sistema nos regresa a la primera pantalla y se debe dar clic en Ingresar. g) Sale un cuadro de dialogo Información, se le da Cerrar. 9

10 h) Como se va a trabajar en el campo de importación, se da clic en el icono Ingresar correspondiente al asunto carga. 2. Dar clic en el Icono Ingresar 1. Dar clic en Cerrar i) El sistema despliega el menú correspondiente a Carga y ahora si se selecciona el ítem de acuerdo a la tarea que se va a ejecutar. 1. Dar clic en Carga 10

11 7. AVISO DE INGRESO MUISCA El aviso de ingreso es el procedimiento que consiste en informar el ingreso al puerto, a la bodega del transportador, a un depósito, al paso de frontera, o a una zona franca de la mercancía contenida en el documento Traslado Mercancía a Lugar de Embarque. Para nuestro caso hablamos de informar a la DIAN a través del MUISCA, el ingreso al puerto y esta actividad es realizada por el analista de documentación. En el modo marítimo este procedimiento lo debe realizar el responsable del puerto o muelle de servicio público o privado. Según el artículo 340 del Decreto 390 de 2016 dice que una vez ingrese la mercancía a zona primaria, el titular de la zona debe informar a través de los servicios informáticos electrónicos, sobre el ingreso de la misma con la fecha y hora de recepción. a) Ingresar a la plataforma MUISCA y diligenciar su clave y usuario. Ingresar por la opción Salida de mercancías y seleccionar del menú ubicado en la parte izquierda la opción Embarcar carga. 11

12 b) Clic en Embarcar Carga. c) Clic en Registrar Aviso de Ingreso. Después de ingresar a Registrar Aviso de Ingreso, se visualizan los datos de número formato de ingreso a zona primaria (número de Planilla), Medio de transporte (camión), identificación del medio de transporte (Placa de vehículo) y 12

13 verificación del vehículo realmente ingresado cuando no corresponda al registrado en la planilla. 8. AVISO DE INGRESO VUCE Cuando ingresa al puerto la carga que viene en contenedor, el analista de documentación que se encuentra en el puerto, le envía escaneada la planilla de traslado al analista de la oficina del Cosmo para que haga el ingreso en la Plataforma del VUCE. Nota: Los datos que aparecen marcados con asterisco (*) corresponden a información que usted debe ingresar obligatoriamente. Ingreso de datos al sistema para Aviso de ingreso. Descripción de las casillas a diligenciar: Nombre de la Motonave: Corresponde nombre del motonave por la cual se embarcará el contenedor. Número Viaje: Corresponde al número del viaje de la motonave. 13

14 Empresa de transporte terrestre: Nombre de la empresa que transporta el contenedor. Placa Vehículo: Número de la placa del vehículo que ingresa al puerto con el contenedor, por ejemplo: FTG-851 ó AA473BU. Nombre del Conductor: Nombre del conductor que ingresa con el camión a puerto, debe tener ser nombre y apellido Ejemplo: James Rodríguez. 9. REGIMEN DE EXPORTACIONES 9.1 Ingresos de mercancías de exportación TIPO CONTENEDOR. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MERCANCIA TIPO CONTENEDOR RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Elaboración SAE y Planilla de Traslado: AGENCIA DE ADUANAS Y/O EXPORTADOR Elabora SAE y Planilla de traslado a través del MUISCA y procede a entregar los documentos generados a la empresa transportadora, además debe incorporar la información necesaria de los contenedores en la plataforma VUCE. 1. SAE 2. Planilla de traslado (formato 1162). PASO No.2 Solicitud CITA: TRANSPORTADOR Ingresa al portal, digita el número del Booking, adjunta la Planilla de Traslado, DTA, Memorial DIAN o Planilla Manual y selecciona fecha y hora de ingreso del vehículo al terminal. 1. Planilla de Traslado (formato 1162), DTA, Memorial DIAN o Planilla Manual. PASO No.3 Aviso de ingreso al lugar de embarque: 14

15 Procede con la revisión de la planilla de Traslado y realiza el aviso de Ingreso MUISCA y VUCE. ANALISTA DE DOCUMENTACION Datos a verificar: Deposito Medio de transporte Placa Peso de la mercancía Número del contenedor ISO contenedor Casilla 66 ultima planilla Adicionalmente, debe relacionar la información del ingreso en el formato REPORTE DE INGRESOS AL TERMINAL CODIGO No. En caso de que la información no esté conforme, NO se da ingreso al vehículo y se informa a la Agencia de Aduanas a través de nuestra área de Servicio al Cliente. Si es un horario no laboral para la Agencia de Aduanas, se permite la entrada del vehículo al puerto y NO se genera Aviso de Ingreso en MUSCA y VUCE hasta que la Agencia de Aduanas realice el cambio o corrección de la Planilla de Traslado o el documento que acredite la exportación. FINAL PROCEDIMIENTO 1. Planilla de Traslado (formato 1162), DTA, Memorial DIAN o Planilla Manual. 2. Aviso de ingreso MUISCA (formato 1158), Numeral 6.2, del presente Manual. 3. Aviso de ingreso VUCE, numeral 6.3, del presente Manual. 15

16 9.2 Ingresos de mercancías de exportación tipo: CARGA SUELTA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INGRESO MERCANCIAS TIPO CARGA SUELTA RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS PASO No.1 Elaboración SAE, Planilla de Traslado y anuncio de Transporte Autorizado AGENCIA DE ADUANAS Y/O EXPORTADOR Elabora SAE y Planilla de traslado a través del MUISCA; envía el anuncio de ingreso al correo gestiondocumental@puertoaguadulce.com, en el asunto debe decir: Anuncio Exportación - Planilla No. Informando los siguientes datos: Exportador: Nombre de la Empresa de Transportes: Producto: Peso: Cantidad: Motonave y viaje: Puerto de destino: Línea naviera: 1. SAE. 2. Planilla de Traslado (formato 1162), DTA, Memorial DIAN o Planilla Manual. 3. Correo - Anuncio de ingreso TRANSPORTADOR PASO No.2 Solicitud CITA vía correo electrónico: Envía solicitud de CITA para ingreso de mercancía, al correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com, en el asunto debe decir: Solicitud CITA Exportación Planilla No. PASO No.3 Asignación de cita para cargue: 1. Formato solicitud de cita manual. ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Verifica que la carga haya sido anunciada previamente por la Agencia de Aduanas y confirma que la información del Formato solicitud cita manual Código No. OP-M-001-F01 y el anuncio este conforme y luego Ingresa al NAVIS, realiza procedimiento para generar APPOINMENT - TRUCK VISIT APPOINMENT. Diligenciando las siguientes casillas: 1. Formato Solicitud de Cita Manual 2. Formato Anuncio de Carga Suelta 16

17 Placa del vehículo. Nombre del conductor. Cedula del conductor. Posteriormente, a través del mismo sistema (NAVIS) el analista debe asociar APPOINMENT - TRUCK VISIT APPOINMENT, obteniendo la fecha y hora para el ingreso del vehículo al terminal según el orden de llegada del personal de las empresas de transporte. Adicionalmente, debe anunciar a la bodega y al GATE el ingreso del vehículo, mediante el archivo compartido, llamado ANUNCIO DE CARGA SUELTA. PASO No.4 Ingreso de vehículo y revisión planilla: GATE En el momento del ingreso del vehículo, el conductor presenta la planilla de traslado y Carta de Responsabilidad. El funcionario del GATE, verifica que la información de la planilla de traslado concuerde con el vehículo que ingresa 1. Planilla de Traslado (formato 1162), DTA, Memorial DIAN o Planilla Manual. 2. Carta de Responsabilidad. ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO No.5 Aviso de ingreso al lugar de embarque: Procede con la revisión de la planilla de Traslado y realiza el aviso de Ingreso MUISCA. Datos a verificar: Deposito Medio de transporte Placa Peso de la mercancía Cantidad de bultos Casilla 66 ultima planilla Adicionalmente, debe relacionar la información del ingreso en el formato REPORTE DE INGRESOS AL TERMINAL CODIGO No. En caso de que la información no esté conforme, NO se da ingreso al vehículo y se informa a la Agencia de 1. Planilla de Traslado (formato 1162), DTA, Memorial DIAN o Planilla Manual. 2. Aviso de ingreso MUISCA (formato 1158), Numeral 6.2, del presente Manual. 17

18 Aduanas a través de nuestra área de Servicio al Cliente. Si es un horario no laboral para la Agencia de Aduanas, se permite la entrada del vehículo al puerto y NO se genera Aviso de Ingreso en MUSCA hasta que la Agencia de Aduanas realice el cambio o corrección de la Planilla de Traslado o el documento que acredite la exportación. FINAL PROCEDIMIENTO 10. CIERRE MOTONAVE - POLICIA ANTINARCOTICOS Informe que se envía a la policía antinarcóticos con la relación de los contenedores de exportación que hayan cumplido con los requisitos de embarque respecto a documentación y facturación CIERRE MOTONAVE CARGA DE EXPORTACION NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE MOTONAVE CARGA DE EXPORTACION RESPONSABLE DESCRIPCION DOCUMENTOS NAVIERA PASO 1. Entrega de COPRAR y lista de embarque: Realiza mediante el envío de un archivo EDI el anuncio de la motonave. Posteriormente envía a la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. los archivos coprar y lista de embarque en los cuales relaciona la información correspondiente a los contenedores que serán embarcados y automáticamente la información será transmitida a NAVIS. PASO 2. Comparación, NAVIS vs Lista de embarque: 1. Coprar 2. Lista de embarque 18

19 ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN Se encarga de comparar la información suministrada por la naviera con la registrada a través del NAVIS; durante el ingreso de la carga, señalando que estas deben mantener una relación y coincidir, en caso de que se presenten novedades, estas deben ser reportadas a quien corresponda. 1. Lista de embarque. ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO 3. Revisión documental: Procede verificar que la carga no tenga ningún proceso pendiente en MUISCA, igualmente debe añadir en el archivo REPORTE DE AVISO E INGRESO MUISCA los siguientes datos: Número de autorización de embarque (Formato 1416) Motonave Viaje. Adicionalmente, se realizara una comparación entre los contenedores relacionados en la lista embarque y lo registrado en el REPORTE DE AVISO E INGRESO MUISCA, si todo está conforme procede a quitar bloqueo documental (DOC_EXPO) en NAVIS, en caso de que se presenten novedades, estas deben ser reportadas a quien corresponda. 1. Reporte de aviso e ingreso muisca 2. Lista de embarque ANALISTA DE DOCUMENTACIÓN PASO 4. Envío de información a la policía antinarcóticos: Antes de enviar el cierre de la motonave a la policía antinarcóticos, el analista debe constatar que los contenedores de exportación hayan cumplido con los requisitos para embarque con respecto a la documentación, facturación, autoridades e incidencias operativas. Por último se 1. Formato Terminal Cut Off Código No. 19

20 debe enviar el formato o reporte con la información correspondiente a la carga que será embarcada con sus respectivas novedades. FINAL PROCEDIMIENTO 11. ANEXOS 11.1 FORMATO REPORTE DE AVISO E INGRESO MUISCA-VUCE 20