INFORME Nº GTI. A : María Elena Quiroz González Superintendente Adjunto de Administración General. DE : Gerente de Tecnologías de Información

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1 INFORME Nº GTI A : María Elena Quiroz González Superintendente Adjunto de Administración General DE : Gerente de Tecnologías de Información ASUNTO : Informe Técnico Previo de Evaluación de Software FECHA : 06 de marzo de Antecedentes El presente informe ha sido elaborado en cumplimiento a lo dispuesto por el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública, y formará parte del requerimiento que será formulado por esta Gerencia para la contratación del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum. 2. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la contratación del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, es el Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. El software EMC Documentum es utilizado por la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) para el desarrollo de sistemas de información a nivel institucional, en lo que se refiere a la automatización de procesos, la gestión documental y la gestión de contenidos. 3. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación El responsable de la evaluación es el Sr. Jorge Gutiérrez Belaúnde, Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI). 4. Fecha La fecha del presente informe es el 05 de marzo de Justificación La Superintendencia, para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión de los Sistemas Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, hace uso del producto de software Documentum, del fabricante EMC, el cual está orientado a la automatización de procesos de negocio y flujos de trabajo (Business Process Management BPM) y la gestión de contenidos (Enterprise Content Management ECM). Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con ochocientas y una (801) licencias del software EMC Documentum, adquiridas en los años 2010 (100 licencias), 2011 (501 licencias), 2012 (100 licencias) y 2013 (100 licencias). Estas licencias Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511)

2 se encuentran en completo uso por parte de la Superintendencia, en el desarrollo e implementación de diferentes proyectos institucionales, así como en sistemas en producción, y están compuestas por los siguientes productos: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CANTIDAD DOCUMENTUM PLATFORM =UA 501 DOCUMENTUM XCP DESIGNER=UA 01 DOCUMENTUM XCP USER =UA 501 INPUTACCEL HANDPRINT/OMR RECOG-CLNT 01 INPUTACCEL SCANPLUS MODULE (STANDARD) 02 INPUTACCEL STANDARD SERVER - 1M PPY 01 BUNDLE OF IRM-MSOFFICE AND IRM-ACROBAT 100 BUSINESS ACTIVITY MONITOR MULTI-CORE 01 CONTENT SERVER ST 100 DCTM CENTERSTAGE PRO & ESSENTIALS LANG PACK-ES-ST 100 DCTM PROCESS BUILDER LANG PACK-SPANISH-S 100 DCTM RETENTION POLICY SERVICES LANG PK 01 DCTM TRUSTED CONTENT SVCS ( ) 801 DOCUMENT TRANSFORMATION SVCS CPU 01 DOCUMENTUM ADMINISTRATOR ST 01 DOCUMENTUM DEVELOPER STUDIO ST 01 DOCUMENTUM IRM SERVICES FOR DOCUMENTUM C 01 DOCUMENTUM PLATFORM =UA 100 DOCUMENTUM PLATFORM BUNDLE DOCUMENTUM THUMBNAIL SERVER 100 DOCUMENTUM XCP 100 DOCUMENTUM XCP 01 DOCUMENTUM XCP 100 DOCUMENTUM XCP USER =UA 100 DOCUMENTUM XCP USER BUNDLE INTERACTIVE DELIVERY SVCS SOURCE CORE 01 INTERACTIVE DELIVERY SVCS TARGET CORE 01 PROCESS ANALYZER ST 05 PROCESS BUILDER ST 05 PROCESS NAVIGATOR ST 05 READ-ONLY ST 100 RECORDS MANAGER ADMIN ACCESS ST 01 RECORDS MANAGER END-USER ACCESS ST 100 RECORDS MANAGER LANG PACK-SPANISH-ST 100 RETENTION POLICY SERVICES ADMINISTRATOR 01 RETENTION POLICY SERVICES CORE 01 RETENTION POLICY SERVICES LANG PACK-SPAN 01 TASKSPACE LANG PACK-SPANISH-ST 100 WEB PUBLISHER SITE MGR ST 01 WEB PUBLISHER WITH PAGE BUILDER 01 Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

3 Adicionalmente, para las licencias adquiridas, se cuenta con el servicio de garantía y soporte técnico, incluyendo la actualización de versiones. Este servicio es prestado directamente por el fabricante, a fin de mantener la garantía sobre los productos, lo cual lo califica como especializado. Desde su adquisición, el software EMC Documentum ha cumplido satisfactoriamente con las expectativas de los analistas del Departamento de Desarrollo de Sistemas, llegando a convertirse en una importante herramienta para sus labores de programación. De esta manera, con el software EMC Documentum se han desarrollado y se están desarrollando programas, sistemas de información e interfaces para los siguientes proyectos y sistemas institucionales: Sistema de Gestión Documental de la SBS. Para este sistema, el software EMC Documentum ha servido como plataforma de desarrollo para la automatización del proceso de gestión documental de la Superintendencia, que reemplazó en 2012 al Sistema de Trámite Documentario (STD), a través de la implementación de flujos de documentos. El sistema está basado en una plataforma web, con interfaces que permiten cargar, firmar y derivar documentos, hacer seguimiento en línea del proceso, entre otras características. Este sistema administra el flujo de documentos internos y externos de la Superintendencia, de manera centralizada, integrando para ello todas las mesas de partes de la institución, bajo el concepto de expediente único. El sistema cuenta con más de 750 usuarios de la Superintendencia. Repositorio Electrónico de Documentos de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF). Para este sistema, el software EMC Documentum ha servido para implementar, aprovechando la funcionalidad de gestión de contenidos, un repositorio electrónico de documentos, para almacenar los documentos de trabajo de los diferentes departamentos de la UIF. Este repositorio permite clasificar y almacenar no sólo documentos de ofimática, sino también imágenes digitalizadas, gráficos, entre otros formatos electrónicos. El software EMC Documentum permite definir y aplicar niveles de acceso y de seguridad, a fin de garantizar la integridad de la información. Este repositorio sirve como base para los sistemas de automatización de procesos que se están desarrollando para la UIF, en otros proyectos de dicha unidad. Automatización del Proceso de Gestión de Trabajo de Análisis para la UIF. En este proyecto, el software EMC Documentum ha servido como plataforma de desarrollo para la automatización de los procesos del trabajo de análisis de la UIF, a través de la implementación de flujos de trabajo y de documentos. Para tal fin, se ha desarrollado un sistema, basado en una plataforma web, con interfaces que permiten aprobar pasos, cargar y firmar documentos, hacer seguimiento en línea del proceso, entre otras características. Así mismo, este sistema se integrará al Repositorio Electrónico de la UIF, a fin de almacenar los documentos que formen parte del flujo de trabajo realizado. El proyecto involucra la participación del Departamento de Análisis Operativo y del Departamento de Análisis Estratégico. Búsqueda por reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Para este proyecto, se aprovechará las herramientas del software EMC Documentum para realizar búsquedas dentro del contenido de todos los documentos cargados en el Sistema de Gestión Documental de la SBS. El proyecto beneficiará a todos los usuarios de este sistema, que como se indicó anteriormente, son más de 750. Digitalización de documentos del Archivo Central. En este proyecto se agregarán al Sistema de Gestión Documental de la SBS, más de veinte (20) millones de documentos existentes en nuestro archivo central, que serán previamente escaneados con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), y luego grabados en el sistema, para que puedan ser consultados digitalmente. El proyecto involucra la participación de Secretaría General. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

4 En este contexto, la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) manifiesta la necesidad de seguir contando con productos de software para la automatización de procesos, la gestión documental y la gestión de contenidos, los cuales deben contar el servicio de soporte técnico y actualización, a fin de atender las necesidades de las áreas usuarias y obtener las últimas modificaciones y actualizaciones que el fabricante del software libere durante la vigencia del contrato. 6. Alternativas Desde su adquisición, el software EMC Documentum ha sido utilizado en el desarrollo e implementación de proyectos y sistemas de información para la automatización de procesos en la Superintendencia, los cuales tienen alcance institucional, tales como el Sistema de Gestión Documental (SISGED). Estos sistemas de información han sido desarrollados y son actualizados utilizando el software Documentum, del fabricante EMC, como plataforma de automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. En ese sentido, desde el año 2009, a través de los Informes Técnicos Previos de Evaluación de Software Nº GTI, N GTI, N GTI, N GTI, N GTI y N GTI, elaborados por la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI), la Superintendencia ha contratado el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, adquiridas gradualmente desde el año De esta forma, se ha asegurado la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software, reduciendo así la posibilidad de obsolescencia tecnológica y preservando el valor económico de la inversión realizada. Como resultado, mediante Resolución SBS N ( de fecha 25 de octubre de 2011), Resolución SBS N (de fecha 15 de marzo de 2012), Resolución SBS N (de fecha 11 de diciembre de 2012) y Resolución SBS N (de fecha 20 de febrero de 2013), se aprobaron las estandarizaciones del uso y del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una determinada marca o tipo particular de producto o servicio. Estas estandarizaciones fueron necesaria para la contratación del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum y la adquisición de licencias adicionales, requeridas para la puesta en producción del Sistema de Gestión Documental (SISGED). De esta manera, se confirma la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. Así, si se cambiara de software, sería necesario migrar o volver a desarrollar la totalidad de sistemas de información, programas e interfaces desarrolladas, así como la información propia de los procesos automatizados (documentos digitales, datos, entre otros) al formato del nuevo software reemplazante, con el consecuente esfuerzo en horas-hombre y el potencial riesgo de, en ese proceso, perder información o funcionalidad ya incorporada en los actuales programas y sistemas de información o interrumpir los procesos de negocio soportados por los mismos. Esta problemática no estaría presente si toda la plataforma se mantuviera en el mismo producto de software, en este caso EMC Documentum, lo cual ha hecho imprescindible estandarizar su uso y su servicio de soporte técnico y actualización, para minimizar el riesgo de incompatibilidad y obsolescencia tecnológica y evitar que se tenga que desarrollar nuevamente todos los programas y sistemas de información ya desarrollados e implementados a la fecha. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

5 Adicionalmente, el cambio de la plataforma de desarrollo del software EMC Documentum por otro software, implicaría también la reconfiguración de la plataforma de hardware (servidores) que actualmente soporta al software EMC Documentum. Esto demandaría horas-hombre para la instalación y configuración del nuevo software, el cual podría requerir de equipos adicionales o de distinta configuración a los ya adquiridos por la Superintendencia. Así mismo, el uso de un nuevo software obligaría a reemplazar las ochocientas y una (801) licencias del software EMC Documentum con que ya cuenta la Superintendencia, con la consecuente pérdida de la inversión realizada para su adquisición. En ese sentido, utilizar un software diferente significaría dejar de lado todo lo desarrollado e implementado a la fecha con el software EMC Documentum, entre sistemas de información, programas e interfaces, así como el gasto de horas-hombre del personal de la Superintendencia y lo invertido en la contratación de empresas especializadas en el desarrollo de sistemas de información con software EMC Documentum. Por ello, es importante considerar que el servicio de soporte técnico y actualización requerido garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo tanto, es imprescindible contar con este servicio de soporte técnico y actualización, para garantizar la funcionalidad, operatividad y valor económico del software. De esta forma, si bien existen alternativas disponibles en el mercado, en lo que se refiere a software para la automatización de procesos y la gestión de contenidos, por las razones anteriormente expuestas, resulta evidente que la migración hacia cualquiera de estas alternativas implicaría un esfuerzo económico y en horas-hombre significativo para la Superintendencia, pues toda la plataforma de sistemas de información implementada y en desarrollo, tendría que ser reemplazada por un nuevo software. Adicionalmente, se debe considerar que el software EMC Documentum se encuentra en uso en la Superintendencia recién desde mediados del año 2010, por lo que no sería razonable descartar una plataforma que se está empezando a utilizar y que satisface las necesidades de los usuarios, para iniciar nuevos desarrollos (de los mismos sistemas de información) en un nuevo software. Por lo tanto, esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 20 de febrero de 2013) el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de sistemas de información implementados y de proyectos en curso y al alto costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. 7. Análisis Comparativo Técnico Dado que esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 20 de febrero de 2013) el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, no se realizará el análisis comparativo técnico basado en la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

6 Ministerial N PCM, al no ser posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del citado software. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunica a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. La necesidad de que el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum sea provisto por el mismo fabricante o por un distribuidor autorizado para tal fin, responde a que es indispensable asegurar los siguientes puntos: El soporte técnico es prestado por personal del fabricante o del distribuidor que, formalmente, está autorizado por el fabricante para revisar código fuente, librerías, modificar programas o resolver problemas, asumiendo la responsabilidad de los cambios realizados. De esta forma, no se pierde la garantía sobre el software. La condición de distribuidor autorizado asegura que el personal está en capacidad de resolver problemas recurriendo a las fuentes de información provistas por el fabricante, algo a lo que un distribuidor no autorizado no tendría acceso. La actualización de las versiones del software garantiza su vigencia tecnológica en el tiempo, además de permitir el acceso a mejoras en la funcionalidad del software, en beneficio de los usuarios. Un distribuidor autorizado comparte con el fabricante, por contrato, la responsabilidad sobre el desempeño del software y cualquier eventualidad que el mismo pueda originar. En ese sentido, todo incidente de orden técnico o funcional es atendido por el fabricante, a través de su distribuidor original, el cual provee las instrucciones o realiza los contactos con el fabricante. En ese sentido, contar con un servicio de soporte provisto por el fabricante del software, garantiza la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software. Caso contrario, la inversión realizada podría estar en riesgo de pérdida ante la eventualidad de una falla o error, que no estaría cubierta por la garantía del fabricante al no contar la Superintendencia con un servicio que permita atender estos requerimientos. Adicionalmente, este servicio no puede ser brindado por otra empresa, debido a que no se contaría con la autorización (por derechos de propiedad intelectual) para modificar el software, por lo cual la contratación de un servicio de soporte brindado por una empresa no autorizada resultaría contraproducente, desde el punto de vista operativo y económico. 8. Análisis Comparativo de Costo Beneficio Dado que esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 20 de febrero de 2013) el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, no se realizará el análisis comparativo de costo beneficio, puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del citado software. A partir de las cotizaciones solicitadas a la empresa EMC Corporation, fabricante del software EMC Documentum, el costo de la contratación del servicio de soporte para todas las licencias de los productos de software EMC Documentum es de US$73,893.85, sin incluir los impuestos de Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

7 Ley. Por otro lado, cabe señalar que EMC Corporation ha autorizado a EMC del Perú, como empresa exclusiva para comercializar el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum a la Superintendencia. 9. Conclusiones Las conclusiones del presente informe son las siguientes: La Superintendencia, para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión de los Sistemas Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, hace uso del producto de software Documentum, del fabricante EMC, el cual está orientado a la automatización de procesos de negocio y flujos de trabajo (Business Process Management BPM) y la gestión de contenidos (Enterprise Content Management ECM). Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con ochocientas y una (801) licencias del software EMC Documentum, adquiridas en los años 2010 (100 licencias), 2011 (501 licencias), 2012 (100 licencias) y 2013 (100 licencias). Estas licencias se encuentran en completo uso por parte de la Superintendencia, en el desarrollo e implementación de diferentes proyectos institucionales, así como en sistemas en producción. Desde el año 2011, a través de los Informes Técnicos Previo de Evaluación de Software N GTI, N GTI, N GTI, N GTI y N GTI, elaborados por la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI), la Superintendencia ha contratado el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, adquiridas gradualmente desde el año De esta forma, se ha asegurado la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software, reduciendo así la posibilidad de obsolescencia tecnológica y preservando el valor económico de la inversión realizada. Mediante Resolución SBS N , de fecha 20 de febrero de 2013, se aprobó la estandarización del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una determinada marca o tipo particular de producto o servicio. De esta manera, se confirma la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos. Esta Gerencia considera que se debe mantener el software EMC Documentum como plataforma para la automatización de procesos y gestión de contenidos y de documentos en la Superintendencia, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 20 de febrero de 2013) el servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de sistemas de información implementados y de proyectos en curso y al alto costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Otro factor a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de contratación del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, es el valor intangible relacionado al nivel de conocimientos (know how) que posee el personal técnico, lo cual no ha sido valorizado económicamente y que refuerza la alternativa mencionada. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

8 El servicio de soporte técnico y actualización garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico y actualización que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo expuesto, se requiere la contratación del servicio de soporte técnico y actualización del software EMC Documentum, necesario para asegurar la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software, el cual es utilizado en la Superintendencia para el desarrollo de sistemas de información a nivel institucional, en lo que se refiere a la automatización de procesos, la gestión documental y la gestión de contenidos. 10. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de Información Jorge Gutiérrez Belaúnde Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /8

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