SOLICITUD PRIVADA DE OFERTA 488 AUTOMATIZACIÓN PROCESOS GERENCIA OPERACIONES FINANCIERAS - GOF. ADENDO No. 3

Transcripción

1 SOLICITUD PRIVADA DE OFERTA 488 AUTOMATIZACIÓN PROCESOS GERENCIA OPERACIONES FINANCIERAS - GOF ADENDO No. 3 El presente constituye el Adendo No.3 al proceso de Solicitud Privada de Oferta 488, mediante el cual XM S.A. E.S.P., realiza las siguientes aclaraciones y/o modificaciones: ACLARACIONES Pregunta 1: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud Punto 6: En este punto se requiere acreditar la independencia funcional entre las organizaciones de desarrollo y pruebas. Por lo tanto, agradecemos a ustedes se nos aclare sí es suficiente para XM, que dicha acreditación se realice desde el punto de vista metodológico, para lo cual Heinsohn tiene procesos diferentes, los cuales son ejecutados por recursos distintos y que desde el punto de vista del proyecto son realizados de manera independiente. Respuesta 1: Se debe acreditar independencia Funcional entre las áreas de desarrollo y pruebas de la misma organización y explicar su metodología de pruebas. También se les permite subcontratar las pruebas con una empresa diferente. Pregunta 2: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud Punto 12: Se solicita aclarar las siguientes preguntas: Cuál es el alcance de este acompañamiento, qué actividades y tiempo se deben realizar?, las instalaciones en ambiente de producción siempre se realizarán las instalaciones de XM?, Qué pasa si se presentan errores no atribuibles al desarrollo, como por ejemplo problemas asociados a la infraestructura? Respuesta 2: La fase de acompañamiento comienza en el momento en que el software es liberado en productivo y consiste en supervisar el desempeño del sistema durante ciclos de negocios fijos. Para esta fase el proponente debe explicar el procedimiento de atención de incidentes (contacto, líneas de atención, nivel de servicio, entre otros) que se presente durante este periodo de tiempo. Las instalaciones en producción siempre se hacen con el acompañamiento del proveedor por medio de un acceso remoto o en las instalaciones de XM (dependiendo de la complejidad de la instalación). Todo problema asociada a la infraestructura de XM que haya sido solicitada con antelación por el proyecto es asumida por XM. Pregunta 3: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud Punto 13: Se solicita aclarar cómo se concibe el acompañamiento solicitado en este punto, con el fin de determinarlas actividades que se deben tener en cuenta para la estimación de tiempos.

2 Literal a - Qué pasa si se reportan varias incidencias al mismo tiempo, se atienden en orden de reporte? En cuanto a los niveles de servicio, sugerimos que se definan de acuerdo a la severidad de la incidencia. En este mismo sentido, el tiempo asociado al nivel de atención debería iniciarse a partir del momento en que se logre replicar la incidencia en ambiente de desarrollo. Respuesta 3: Si se reportan varias incidencias al tiempo se establecerán prioridades con el líder del proyecto y se atenderán según los niveles de servicio definidos en la solicitud de oferta. El tiempo asociado al nivel de atención es el definido en la solicitud de oferta. Pregunta 4: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud Punto 15. El tiempo máximo de garantía se establece por cada uno de los casos de uso? Respuesta 4: Se establece por cada caso de uso o paquete de casos de uso entregados, una vez haya finalizado el acompañamiento y se haya recibido a satisfacción por el área usuaria en producción, inicia el tiempo de Garantía. Pregunta 5: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud Punto 16. El alcance y metodología de capacitación se establece por cada caso de uso?, qué manejo se dará cuando se requiera un esquema de capacitación que se salga del estándar que se utilice con fines de costeo? Respuesta 5: La capacitación se realiza por cada caso de uso o paquete de caso de uso instalado en producción tanto con el personal de XM como a quien éste designe. Pregunta 6: Numeral Experiencia Técnica del Proponente. Analizando la información suministrada por XM, entendemos que la responsabilidad del proveedor seleccionado será la de encargarse de cada uno de los casos de uso asignados desde el análisis detallado, hasta la implantación del mismo y que el conocimiento y experiencia sobre las plataformas requeridas por XM tiene especial relevancia, para validar que el proponente seleccionado tiene todas las competencias para cumplir con el objeto de este proceso. En términos de experiencia, estas competencias se adquieren a partir de la ejecución de proyectos de desarrollo a la medida, cuya base metodológica cumpla con los estándares identificados también por XM. Por lo tanto, queremos solicitarle a XM estudiar la posibilidad de que la experiencia técnica del proponente se evalué para las tecnologías Microsoft.Net Framework 2.0 o superior y para bases de datos SQL Server R2. En cuanto a las tecnologías Portal Microsoft Office SharePoint 2007 o superior y Silverlight versión 3 o superior, proponemos a ustedes que se evalúen en términos de ingenieros certificados y con experiencia en tales tecnologías, que serían asignados a cada proyecto de acuerdo a los requerimientos de XM.

3 Respuesta 6: Después de hacer un análisis detallado de la experiencia solicitada en la Solicitud Privada de Oferta, debido a las preguntas planteadas reiterativamente por los proponentes en este campo, se decide quitar la experiencia solicitada de Silverlight. Para el resto de tecnologías no se realizará ninguna modificación, permanecen igual a como se definió en la solicitud de oferta. Pregunta 7: Numeral Experiencia en contratación del proponente. En cuanto a este numeral quisiéramos solicitar a ustedes que con base en lo argumentado en la pregunta anterior, y teniendo en cuenta el apartado que dice: haciendo uso de la tecnología requeridos en esta solictud no se tengan en cuenta los requerimientos de experiencia en tecnologías SharePoint y Silverlight. Respuesta 7: Se quitará la experiencia solicitada de Silverlight y la de Sharepoint permanece. Pregunta 8: Numeral Certificados de calidad. En este numeral quisiéramos solicitarles a ustedes que estudien la posibilidad de tener en cuenta para su evaluación el hecho que hay diferencias entre una compañía que cuenta con nivel 5, a una compañía con nivel 4 o 3 del modelo CMMi. Estas diferencias se encuentran en procesos tan críticos como la medición de resultados de forma cuantitativa o el de la implementación de procesos de mejora continua, que se reflejan en el producto final que es entregado al cliente. Por tal razón quisiéramos poner en su consideración esta situación, ya que una compañía que se encuentra en el 5 nivel de madurez ha realizado un proceso mucho más exigente y profundo en función del mejoramiento y optimización de sus procesos de desarrollo, que representan mayores garantías para el cliente. Respuesta 8: XM no realizará ninguna modificación, este punto permanece igual a como se definió en la solicitud de oferta. Pregunta 9: Capitulo 4 Minuta de Contrato Clausula quinta Se solicita a XM estudiar la posibilidad de cambiar la forma de pago de tal manera que se pueda realizar una facturación correspondiente al 30% contra la finalización de las etapas de Levantamiento, Análisis y Diseño. Y el otro 50% contra la Implementación, despliegue y acompañamiento. De igual manera se solicita que las facturas sean canceladas a 30 días siguientes a la radicación de las mismas. Respuesta 9: Después de hacer un análisis detallado de la forma de pago descrita en la Minuta de la Solicitud Privada de Oferta, debido a las preguntas planteadas reiterativamente por los proponentes en este campo, se decide modificar el método de pago planteado. En las modificaciones del presente adendo se detalla el cambio en este aspecto.

4 Pregunta 10: Capitulo 4 Minuta de Contrato Clausula quinta, parágrafo 1. Por ley anti trámites ya no es necesario que ese documento de cesión tenga reconocimiento de firma ante notario, por lo que solicitamos se haga este cambio en la minuta de contrato. Respuesta 10: Se elimina la obligación de efectuar diligencia de reconocimiento de contenido y firma al documento de cesión de derechos. Pregunta 11: En el documento no se encontró referencia en ningún lugar a los tiempos que XM tendrá como referencia para realizar las aprobaciones. Esto normalmente es importante definirlo en un contrato de estas características, ya que evita que los tiempos muertos tengan un impacto importante. Respuesta 11: Después de recibido por parte del proveedor el paquete de casos de uso implementados, XM requiere de una semana para su instalación en pruebas, luego se realizan las pruebas funcionales por parte del proceso, que como mínimo debe ser el mismo esfuerzo que dedicó el proveedor de desarrollo. Tan pronto las pruebas funcionales de aceptación cumplen los criterios de terminación exitosa (como se indica en el anexo Criterios de Pruebas de Aceptación de XM), luego se instala en producción (como máximo una semana) y por último se dará la aprobación por parte de XM. Pregunta 12: Aunque no hay referencia en el documento si existirán casos de uso para aplicaciones que ya se encuentren en producción, es importante que se establezca un tiempo para que el equipo que tenga que hacer desarrollos sobre estas aplicaciones, pueda tener un periodo de trasferencia de conocimiento, que facilite y optimice las actividades que se deben adelantar para este tipo de proyectos. Respuesta 12: El tiempo de transferencia de conocimiento se acordará en el momento en que se haga entrega de la documentación de las aplicaciones existentes. Adicionalmente, ya se consideró en el adendo anterior un ítem de Capacitación que realizará XM en los sistemas existentes que se vean afectado por los Casos de Uso. Este es un valor que el proponente ofertará. Pregunta 13: Solicitamos a XM aclararnos si existe la posibilidad de utilizar frameworks de desarrollo, los cuales tienen como propósito el suministro de componentes que pueden hacer que el desarrollo sea más rápido y efectivo. Cuando se utilizan este tipo de componentes se licencia el uso de los mismos. De igual manera, disponemos de mecanismos comerciales a través de los cuales se puede suministrar el código fuente, como parte del acuerdo. Respuesta 13: XM considera que no es posible permitir esto para esta Solicitud de Oferta. Pregunta 14: Anexo 3 Sanciones, soporte y garantía del software V 2.2. En este documento se especifica lo siguiente: En caso de identificarse que se debe solicitar garantía sobre la solución, se debe proceder de la siguiente manera:

5 a. Los cambios que sean urgentes serán adecuados por el Proveedor de soporte y mantenimiento de XM y luego se le solicitará al Proveedor de la solución para que avale el cambio realizado, con el fin de que se incorpore a la versión en garantía del producto. En caso de que el cambio no sea avalado, el Proveedor de la solución deberá realizar la adecuación correspondiente para incorporarla a la versión en garantía del producto. b. Si los cambios no son urgentes y pueden ser manejados por XM, se reportan al Proveedor de la solución para que evalúe y adecue el cambio y luego lo deberá entregar al Proveedor de soporte y mantenimiento de XM con la capacitación correspondiente. El Proveedor de la solución atenderá y solucionará el problema en máximo una semana hábil. Solicitamos nos aclaren: El contratista qué rol juega en este caso?, Qué significa el término adecuados por el proveedor? Respuesta 14: El Contratista, correspondiente al Proveedor de la Solución, es quien implementa el software. El Proveedor de Soporte y Mantenimiento de XM, mediante contrato que tiene actualmente XM, es quien le dará el soporte y mantenimiento al software entregado por el Proveedor de la solución. Una vez el sistema se encuentre en producción y en garantía, los incidentes presentados los recibe y atiende el Proveedor de Soporte y Mantenimiento e identifica si debe solicitar garantía al Proveedor de la Solución. Dada las prioridades del negocio el Proveedor de Soporte y Mantenimiento podría darse el caso que deba intervenir el software temporalmente para no afectar el día a día, mientras recibe la solución corregida y oficial del Proveedor de la Solución. Pregunta 15: Anexo 4 - Criterios de Pruebas de Aceptación XM V1.2 Pág. 2 Los casos de prueba son los definidos por el proveedor? Como sugerencia, una buena práctica consiste en que el cliente debería entregar los decks de prueba que constituyen criterio de aceptación, y que facilitarán la validación por parte del cliente del cumplimiento de los requerimientos planteados. Cómo se define Severidad Alta, Media y Baja? Qué sucede si no se supera la métrica de errores aceptados durante la prueba? Respuesta 15: El contratista diseña su set de casos de prueba, los entrega a XM quien los complementa con los que tenga diseñados y con los que considere necesario. Cada entrega realizada por el contratista debe entregar el resultado de la ejecución exitosa de la ejecución de todos los tipos de pruebas realizadas. La severidad está definida como:

6 Stopper: Incidente que afecta un requisito central para el cual no hay solución provisional o camino alternativo. Este incidente impide el uso o prueba del sistema. Alta: Incidente que afecta un requisito central para el cual se tiene una solución provisional o camino alternativo. El uso o prueba del sistema puede proseguir pero en un modo degradado. Media: Incidente que afecta un requisito que no es central para el cual no hay solución provisional o camino alternativo. Esta funcionalidad no puede ser usada. Baja: Incidente que afecta un requisito que no es central para el cual hay una solución provisional o un camino alternativo. En cuanto a Qué sucede si no se supera la métrica de errores aceptados durante la prueba? Si se superan las métricas se devuelve y no se acepta la entrega (se llama pruebas terminadas sin éxito) por tanto no se pagaría todavía lo que corresponde a la entrega. Pregunta 16: Cordialmente solicitamos a XM más información de la fase de Conceptualización, que permita complementar la información suministrada y generar las matrices de trazabilidad. Respuesta 16: Entendemos que esta pregunta se refiere al anexo de Modelo de Requisitos y en la construcción de las matrices de trazabilidad: Cuando se entregan los casos de uso se entrega completamente la información indicada en este anexo. Sin embargo, ante los controles de cambios, es responsabilidad del contratista actualizar esta documentación, con base en las nuevas especificaciones. Pregunta 17: Solicitamos aclarar en qué consiste el plan de continuidad de negocio de XM y como se define nuestro acompañamiento en la validación del impacto de la implementación? Respuesta 17: Esta parte de acompañamiento en el plan de continuidad fue eliminada de la solicitud de oferta en el adendo 2, específicamente en la respuesta 42 y en la modificación 2. Pregunta 18: Para poder definir el organigrama con los roles y nombres de las personas debe haber claridad sobre los requerimientos que definan el alcance del proyecto y en la invitación a ofertar no se menciona específicamente que el proyecto en Enterprise Architect enviado contenga la totalidad de los casos de uso. Solicitamos aclarar cuántos y cuáles son los casos de uso que definen el alcance del proyecto? Respuesta 18: No es posible saber cuántos y cuáles son los casos de uso para el alcance del proyecto. Se requiere definir los perfiles de roles mínimos que se solicitaron en la solicitud de oferta, el contratista debe garantizar en su desarrollo que todas las personas que hagan parte del equipo de trabajo cumplan con el perfil propuesto.

7 Pregunta 19: Solicitamos aclarar si el nuevo sistema operará en paralelo con alguno existente. Respuesta 19: Esto dependerá del paquete de casos de uso entregados y se definirá con el proceso de XM la forma de transición de esta implementación (corte, piloto o paralelo). Pregunta 20: Solicitamos aclarar o confirmar si se tiene prevista alguna migración de datos? Respuesta 20: Dependerá si el paquete de casos de uso va a reemplazar algún sistema existente que requiera migrar sus datos. Esto se definirá en la entrega de los casos de uso. Pregunta 21: Solicitamos aclarar, con qué otros sistemas se debe integrar la solución? Están definidas estas integraciones? Respuesta 21: Dependerá si el paquete de casos de uso debe integrarse con sistemas existentes en producción, para lo cual se definirá en la entrega de los casos de uso. Pregunta 22: En el formulario B.1 se solicita presentar el enfoque preliminar para la implementación del sistema de información. Solicitamos aclarar que significa específicamente el término Enfoque. Respuesta 22: Explicar la forma como abordarán el proyecto, teniendo en cuenta todos los lineamientos de XM y que las entregas puede ser un caso de uso o paquetes de casos de uso extendidos. MODIFICACIONES MODIFICACIÓN 1. CAPITULO 4: MINUTA DEL CONTRATO CLÁUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO Por cada módulo funcional completo, el Contratista presentará factura en original y dos (2) copias así: - A la entrega y aceptación por parte de XM del Análisis y Diseño, una factura por la suma equivalente al quince por ciento (15%) del valor correspondiente al Análisis Detallado, Diseño, Implementación Despliegue y Acompañamiento por la sumatoria de Casos de uso que representen un módulo funcional completo, descrito en el Anexo 5 Lista de precios unitarios. - A la entrega y aceptación por parte de XM en el ambiente de pruebas, una factura por la suma equivalente al sesenta y cinco por ciento (65%) del valor correspondiente al Análisis Detallado, Diseño, Implementación Despliegue y Acompañamiento por la sumatoria de Casos de uso que representen un módulo funcional completo, descrito en el Anexo 5 Lista de precios unitarios.

8 - Al finalizar el periodo de estabilización, que corresponde a los 3 meses de soporte posproducción, de cada módulo funcional completo, una factura por el veinte por ciento (20%) del valor correspondiente al Análisis Detallado, Diseño, Implementación Despliegue y Acompañamiento. - Una factura por el valor resultante de multiplicar el número de horas aprobadas como control de cambios por el valor unitario relacionado en el Anexo 5 Lista de precios unitarios, al recibo a satisfacción de XM cada control de cambios. Todas las facturas deberán presentarse en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín y tramitarse acompañadas de la constancia de pago del aporte a la seguridad social del personal que por su cuenta y riesgo presta los servicios para XM S.A. E.S.P. y de la Constancia de Recibo expedida por el Director Administración Recursos Financieros. Las facturas serán canceladas a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de su radicación en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín. En aplicación de la ley de julio de 2008, el Contratista (o Proveedor) podrá optar por emitir factura título valor o simple factura. XM S.A. E.S.P. al momento de recibir la factura verificará que la misma cumpla con los requisitos de título valor o de simple factura, según sea el caso. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en XM S.A. E.S.P. Si la factura es título valor, el Contratista (o Proveedor) la presentará en original y dos (2) copias, acompañada de los documentos que se exigieren en esta cláusula. En el original y en las copias de la factura se colocará un sello de RECIBIDO, que indicará fecha, hora y firma de quién recibió. El original y una copia de la factura, se devolverán al Contratista o Proveedor y la otra copia quedará en XM S.A. E.S.P. El documento de aceptación de la factura como título valor, se enviará al Contratista o Proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura, firmado por el Director Administración Recursos Financieros de XM. Cualquiera sea, la factura presentada, debe cumplir con todos los requisitos exigidos en la ley y la omisión de alguno de ellos tendrá como consecuencia su rechazo. El Contratista (o Proveedor) declara conocer los requisitos establecidos en la ley para la facturación de bienes o servicios. Cuando el Contratista (o Proveedor) endose la factura título valor, el legítimo tenedor del título para su pago deberá presentar en las oficinas de XM S.A. E.S.P. en Medellín, como mínimo con tres (3) días calendario de anticipación a la fecha de pago, el original de la factura, acompañada de los siguientes documentos: 1. Persona natural: fotocopia simple de su cédula de ciudadanía. Persona jurídica: original o fotocopia simple del Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por el organismo competente con una antelación no superior a noventa (90) días calendario, con respecto a la fecha de su presentación ante XM S.A. E.S.P.

9 2. Comunicación suscrita por el legítimo tenedor o por su representante legal si éste es persona jurídica, en la que se indique el nombre del Banco, tipo de cuenta (ahorros, corriente u otras), número de la cuenta, teléfono y ciudad. XM S.A. E.S.P. pagará a sus Contratistas (o Proveedores) y tenedores de títulos valores en la fecha de vencimiento de la factura o el primer día hábil siguiente al vencimiento. Original de la factura título valor remitida por correo se radicará en XM S.A. E.S.P. y junto con el documento de aceptación correspondiente, sólo se entregará personalmente al emisor, a su Representante Legal o a su apoderado para el efecto. Cuando XM S.A. E.S.P. no cancele el valor de la factura en el plazo estipulado en esta cláusula, reconocerá sobre el saldo y proporcional al tiempo de la mora, la tasa DTF a noventa (90) días efectiva anual, vigente a la semana de inicio del período moratorio. PARÁGRAFO PRIMERO: Como requisito para el pago de la última factura del contrato y aceptación del mismo, el contratista deberá entregar a XM el documento de Cesión de Derechos Patrimoniales, con su respectivo reconocimiento de firma y contenido ante notario, suscrito por todas y cada una de las personas que participen en la elaboración, creación y/o desarrollo de los trabajos, obras o resultados objeto del presente contrato, o si ello no fuere posible firmado por el representante legal de la sociedad contratista.