Manual de Procedimientos. Jefatura de Patrimonio

Transcripción

1 Manual de Procedimientos

2 Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia Cuautitlán Izcalli PROCEDIMIENTO ETIQUETADO DE BIENES MUEBLES

3 CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Referencias 4. Responsabilidades 5. Definiciones 6. Insumos 7. Resultados 8. Interacción con otros procedimientos 9. Políticas 10. Desarrollo 11. Diagramación 12. Medición 13. Formatos e Instructivos 14. Simbología 15. Validación Página 1 de 9

4 1. OBJETIVO Mantener identificado con número de inventario cada uno de los bienes muebles, propiedad del Sistema Municipal DIF. 2. ALCANCE Aplica para todas las Áreas del Sistema Municipal DIF que tengan bienes muebles a etiquetar, con la responsabilidad inmediata de la, en el etiquetado de bienes muebles, Adquisiciones, en el trámite de elaboración de etiquetas y Comunicación Social, en el diseño de la etiqueta. 3. REFERENCIAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115 Fracción II; Lineamientos para el Registro y Control del Inventario y Desincorporación de Bienes Muebles e Inmuebles de la Administración Pública Municipal, Dependencias Administrativas, Organismos Descentralizados y Fideicomisos Públicos Municipales. No. 82/IX; Reglamento Interno del Organismo Público Descentralizado de Asistencia Social de Carácter Municipal Denominado (Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Cuautitlán Izcalli, Estado de México, Capítulo V Artículo 18 Fracción VI, Artículo 22 Fracción X. 4. RESPONSABILIDADES La deberá registrar e identificar cada bien mueble con su número de Inventario La Adquisiciones es el responsable de proporcionar el suministro de las etiquetas de identificación La Coordinación de Comunicación Social es el responsable de diseñar las etiquetas de identificación. 5. DEFINICIONES Número de inventario: es el código individual que se le asigna a los bienes muebles para su identificación y control. Bien mueble: objeto que por su naturaleza de uso o consumo puede ser trasladado de un lugar a otro, es todo aquello que se conoce como mobiliario, mesa, sillas, libreros, equipo de oficina, equipo de transporte, etc. Etiqueta: es el documento de identificación que se adhiere a cada bien mueble para su identificación y control. Página 2 de 9

5 6. INSUMOS Etiqueta de inventario: se utiliza para identificar cada bien mueble. Oficios: se utilizan para dar avisos a las diferentes Áreas del Sistema, sobre las fechas en que se empezará a etiquetar cada bien mueble. 7. RESULTADOS Tener identificado y controlado cada uno de los bienes muebles Propiedad del Sistema Municipal DIF. 8. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Adquisición de bienes y servicios 9. POLÍTICAS Cada uno de los bienes muebles deberá estar etiquetado con su número de inventario para tenerlo correctamente identificado. La etiqueta deberá contener por lo menos logo y número de inventario. Revisar constantemente que la etiqueta se mantenga en el bien mueble. 10. DESARROLLO No. Área Desarrollo de la Actividad Unidad de Comunicación Social Solicita mediante oficio a la Coordinación de Comunicaciones, diseño de etiqueta, conteniendo logotipo oficial, No. de inventario, folio y código de barras. Envía a la etiqueta autorizada por Dirección y/o Presidencia. Solicita mediante oficio a la Jefatura de Adquisiciones la cotización de las etiquetas de inventario. Una vez definido el proveedor, prepara la suficiencia presupuestal, tramitando las autorizaciones con firmas y sellos correspondientes. Página 3 de 9

6 5 6 7 Prepara el material que requiera el proveedor, como listados, logotipos, diseños y archivos digitales para realizar la impresión de etiquetas. Prepara programa o plan de trabajo considerando número de Centros y bienes por etiquetar; establece rutas, fechas y horarios de colocación de etiquetas en todos los bienes muebles. Recibidas las etiquetas, de acuerdo al plan de trabajo establecido, acudir al Área, identificar los bienes, colocar etiquetas en todos los bienes muebles, colocándolas en el lugar más seguro del bien mueble para su conservación Página 4 de 9

7 11. DIAGRAMACIÓN Unidad de Comunicación Social Inicio 1 Solicita a Comunicaciones diseño de etiqueta con logotipo oficial, No. de inventario, folio y código de barras. 2 Envía a la Jefatura de etiqueta autorizada por Dirección y/o Presidencia. 3 Solicita mediante oficio a la adquisiciones la cotización de las etiquetas de inventario. 4 Una vez definido el proveedor, prepara la suficiencia presupuestal, tramitando las autorizaciones con firmas y sellos correspondientes A Página 5 de 9

8 Unidad de Comunicación Social A 5 Prepara el material que requiere el proveedor, como listados, logotipos, diseños y archivos digitales para realizar la impresión de etiquetas 6 Prepara programa o plan de trabajo considerando No. de centros y bienes por etiquetar. 7 Recibidas las etiquetas, acudir al Área, identificar los bienes, colocar etiquetas en todos los bienes muebles, colocándolas en el lugar más seguro del bien mueble para su conservación. Fin Página 6 de 9

9 12. MEDICIÓN Bienes muebles etiquetados Total de bienes muebles X 100 = a porcentaje de bienes etiquetados 13. FORMATOS E INSTRUCTIVOS Elaboración de etiquetas 1.- En el Sistema CREG Patrimonial se coloca el logo del Sistema Municipal DIF y este a la vez lo sitúa en el formato de la etiqueta. 2.- Al registrar en el Sistema CREG Patrimonial, cada uno de los bienes muebles, en automático se genera el número de inventario. 3.- En el apartado de bienes muebles del Sistema CREG Patrimonial al ingresar el número de inventario seleccionas el bien mueble para generar la etiqueta en formato PDF en automático el cual formula el código de barras, el nombre el bien y el número de inventario. Página 7 de 9

10 14. Simbología Símbolo Significado Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Línea continua: Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están utilizando en el Área. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad. Inspección: El cuadro es utilizado como el símbolo de inspección, verificación, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato o una actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad. Formato impreso: Representa formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota después de cada operación, indicando dentro del formato el nombre del formato. Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el diagrama de flujo Página 8 de 9

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