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1 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 1 de 7 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Estratégica / Gestión de las Comunicaciones 2. RESPONSABLE(S): Portal, y Área de Prensa. 3. OBJETIVO: Coordinar y administrar la publicación de la información institucional en el portal web institucional. 4. ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de publicación y finaliza con el monitoreo de las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio Web. Resolución 284 de 2008 Administración del dominio Web - Ministerio de Comunicaciones. 5. MARCO RMATIVO: Constitución Nacional de Colombia Art. 11 y 12 Libertad de expresión L2008.pdf Lineamientos propuestos por la estrategia Gobierno en Línea. Decreto 1151 del 14 de abril de Términos y políticas de publicación en el sitio Web universitario. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Recibe solicitud de publicación del usuario por medio de correo electrónico a prensa@unicauca.edu.co y digital@unicauca.edu.co, u oficio impreso. Nota: La solicitud puede ser personal, de un grupo, organización o colectividad y debe contener los siguientes requerimientos: y Área de Prensa. Verifica, correo electrónico, archivo físico, cada vez que sea necesario, Nombre completo del responsable. Correo Electrónico Institucional. Cargo en la universidad.

2 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 2 de 7 Extensión o teléfono fijo. 2 Registra y asigna la solicitud en el sistema Help Desk al área de Contenidos Web. y Área de Prensa. Verifica sistema de Registro y Control (Help Desk), cada vez que sea necesario, 3 Recibe y estudia la solicitud y de ser necesario, se pide autorización a las Directivas Institucionales. 4 Analiza la información recibida para decidir en qué sección se publicará. Verifica Base de datos del contenidos, cada vez que sea necesario, 5 Edita la información y revisa que los documentos oficiales tengan la información clara. 6 Convierte los documentos descargables o que contengan cuadros o tablas de texto a formato PDF y agregarlos a la publicación. Verifica Base de Datos del contenidos, servidor de carga de documentos, cada vez que sea necesario, 7 Publica la información solicitada a través del contenidos del Portal Web Institucional. Verifica Base de Datos del contenidos y cuenta de correo electrónico, cada vez que sea necesario, 8 Enviar correo electrónico a la persona que hizo la solicitud informando que su publicación ya fue Verifica correo electrónico, cada vez

3 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 3 de 7 efectuada agregando el vínculo de ésta. que sea necesario, 9 Monitorea las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio Web, las noticias y los documentos públicos se archivan en orden cronológico en el servidor del Portal Web Institucional. Verifica contenidos, cada vez que sea necesario, 7. FORMATOS: N.A 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: HD: Siglas de Help Desk. HELP DESK: Sistema de trabajo elaborado con el propósito de minimizar los tiempos de respuesta en las solicitudes realizadas por la comunidad Universitaria. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones PE-GE PR-11 Creación del procedimiento de publicación de contenidos en el portal Web institucional. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

4 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 4 de 7 ELABORACIÓN REVIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

5 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 5 de 7 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo MBOLO Inicio GNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 6 de 7 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento SOLICITANTE OFICINA DE PRENSA EDITOR DE CONTENIDO DE LA PÁGINA WEB EDITOR DEL PORTAL WEB DIVIÓN DE TIC INICIO Surge la necesidad de realizar publicación en la página web de la Universidad del Cauca Realiza solicitud de publicación mediante oficio remisorio? Elabora oficio remisorio solicitando publicación en la página web de la Universidad del Cauca 0 2 Registra salida de documento en el sistema radicador de documentos Recibe solicitud de Publicación vía correo electrónico Entrega al mensajero Recibe documento con la solicitud de publicación Envía solicitud de Publicación vía correo a prensa@unicauca.edu.co Revisa la temática de la solicitud para publicar en la pagina web de la Universidad 2 Requiere reunión con el solicitante? Acuerda fecha para realizar una reunión para concertar el contenido a publicar en la página web de la Universidad del Cauca Se comunica vía telefónica con el solicitante para acordar reunión Asiste a la reunión concertada con el funcionario de la Oficina de Prensa Acuerda contenido en la página web en la reunión, o por telefono, correo electronico. Gestiona y Edita contenidos de acuerdo a lo solicitado Tiene acceso o hosting? Realiza publicación en la página web de la Universidad del Cauca Envía correo electrónico solicitando el hosting del sitio web A

7 Código:PE-GE PR-11 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 7 de 7 OFICINA DE PRENSA SOLICITANTE EDITOR DEL PORTAL WEB DIVIÓN DE TIC EDITOR DE CONTENIDO DE LA PÁGINA WEB A Recibe la solicitud por correo electronico Revisa la solicitud El hosting se encuentra habilitado? Recibe información de ingreso Entrega el hosting al editor de contenido de la página web Ingresa al editor de la página web con el hosting Solicita cambios en la estructura de la página web de la Universidad? Carga y adapta contenidos en la Pagina web Guarda el contenido en la Página web Solicita por correo electrónico los cambios en la estructura al desarrollador de la División de TIC Recibe por correo electrónico los requerimientos para los cambios en la estructura de la página web Realiza los diagramas de casos de usos, de clases, bases de datos, secuencia Codificación Realizar pruebas Recibe correo electrónico con los cambios solicitados Envia correo electrónico confirmando los requerimientos para los cambios en la estructura de la página web Recibe correo electrónico con el vinculo de la publicación Reenvia correo electrónico con los cambios solicitados al solicitante solicitud informando que su publicación ya fue efectuada agregando el vínculo de ésta. Reenvia correo electrónico con los cambios solicitados al editor de contenido de la página web 1 Monitorea las fechas de terminación de los eventos para bajarlos del sitio web, las noticias y los documentos públicos se archivan en orden cronológico en el servidor del Portal Web Institucional. 1 FIN