Políticas de Cobranzas e Informatización del Sistema de Gestión Financiera y Administrativa

Transcripción

1 Políticas de Cobranzas e Informatización del Sistema de Gestión Financiera y Administrativa Sergio Carter Fuentealba Alicia Castro Parra Manuel Pardo Pino Universidad de La Frontera

2 SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRADO PARA LA GESTIÓN 1.INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA 2.SISTEMAS Y SERVICIOS INFORMÁTICOS GESTIÓN DE COBRANZAS 1.LA SITUACIÓN PREVIA 2.PROBLEMAS Y SOLUCIONES 3.LA COBRANZA EN EL NUEVO ESCENARIO 4.RESULTADOS LOGRADOS

3 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

4 Como estábamos 1.Red con tecnología obsoleta. 2.Instalación básica de fibra óptica: cobertura y capacidad. 3.Monitoreo y gestión de la red, mínimas 4.Proliferación de puntos inalámbricos distribuidos, sin administración. 5.Limitaciones de velocidad y ancho de banda de conexiones internas. 6.Datacenter sin climatización adecuada y UPS al tope de su capacidad.

5 Como estamos ahora: 1. Red con tecnología de punta con alta disponibilidad. 2. Anillos de fibra óptica interconectan todos los edificios con redundancia y alta disponibilidad. 3. Herramientas de monitoreo y gestión de recursos. 4. Sistema inalámbrico administrable. 5. Comunicaciones internas de alta velocidad. 6. Moderno datacenter, seguro y con un alto estándar tecnológico y escalabilidad.

6 Que se hizo Renovación de la red UFRO: Tendido fibra óptica e infraestructura de red. Equipamiento de comunicaciones con alta disponibilidad. Videoconferencia distribuida. Construcción y equipamiento nuevo Datacenter. Proyectos complementarios.

7 Renovación de la red UFRO: Proyecto de Infraestructura de Red Nuevo tendido de fibra óptica en Campus Andrés Bello. Racks para nuevo Datacenter Racks y/o acondicionamiento armarios de comunicaciones en edificios. Respaldo de energía (UPS) en nodos principales de comunicaciones. Cableado para instalación de puntos inalámbricos en Campus Andrés Bello.

8 Renovación de la red UFRO: Proyecto Equipamiento de Red Multiservicios Equipamiento de Redes: Ruteadores y switches en el núcleo (datacenter), distribución (sectores) y acceso (edificios). Equipamiento para conexiones remotas Equipamiento de seguridad de la red (cortafuegos) con alta disponibilidad. Equipamiento de administración y gestión de red (monitoreo de tráfico, control de ancho de banda).

9 Renovación de la red UFRO: Proyecto Equipamiento Red Multiservicios: Sistema inalámbrico: Puntos de acceso en Campus Andrés Bello y Facultad de Medicina. Controlador inalámbrico. Videoconferencia: Nuevo codec Auditorio Selva Saavedra. 1 equipo para Sala de Consejo de Rectoría. 3 equipos portátiles (VRIP, CIP, VRAF).

10 Implementación de nuevo Datacenter: Edificio habilitado Sistema Climatización in-row, redundante, escalable Sistema UPS redundante, escalable Cableado de red datacenter Traslado fibra óptica enlace REUNA

11 Nuevos proyectos relacionados: Políticas y Normas de Seguridad Informática. Normas de cableado para edificios nuevos. Normas de regularización de cableado actual. Proyecto telefonía IP

12 SISTEMAS Y SERVICIOS INFORMÁTICOS

13 Como estamos ahora Sistemas transaccionales orientados a la operación normal de registro y manejo de la información institucionales. Integrados en Plataforma de Bases de Datos común: Comparten información. Comparten/interactúan a nivel de procesos. Bases de datos en servidores sincronizados. Siguen reglas de nomenclatura y diseño.

14 Desarrollos propios o con equipos mixtos. Aplicaciones más antiguas: Para equipos con Windows. Orientados al usuario final administrativo y funciones específicas. Sólo con acceso a la información y procesos que el usuario requiere. Con herramientas incorporadas para extraer información en planillas.

15 Nuevas aplicaciones: Implementadas como servicios en la intranet corporativa. Acceso a información y procesos orientados al usuario final (estudiante, académico, administrativo, directivo). Algunos servicios de consulta para gestión de procesos.

16 Apoyo a las áreas de Gestión: Estudiantil: Registro académico, horarios y salas en línea, bienestar estudiantil, SS estudiantil, evaluación de la docencia. Docente: Actas electrónicas, notas parciales, asistencia, horarios y salas en línea, resultados evaluación de la docencia. Planificación académica.

17 Apoyo a las áreas de Gestión: Investigador: Procesos en línea: Postulación a proyectos Diufro, evaluaciones externas, informes de avance y final. Proceso postulación a incentivo a la productividad científica en línea. Gestión administrativa: Personal y remuneraciones. Sistema financiero. Archivo universitario en línea.

18 Sistemas y Servicios: Autoservicio: Certificados estudiantiles con firma electrónica simple. Certificados del personal con firma electrónica simple. Portal de pagos: botones de pago en línea, integrando recaudación en cajas UFRO y bancos.

19 Sistemas y Servicios: Automatización procesos internos: Workflow de contrataciones en intranet. SEC por intranet. Módulo gestor de firma electrónica en intranet. Actas de calificaciones con firma electrónica simple. Calificaciones del personal en intranet. Workflow de procedimientos del personal en intranet.

20 Apoyo directo a la docencia: Plataforma Educativa: Evaluación y selección de plataforma. Servidores con alta disponibilidad. Integración y sincronización con sistemas de registro, planificación de la docencia e inscripción de asignaturas. Salas con escritorios tecnológicos : Escritorios con equipamiento multimedia para docencia en salas de uso común.

21 Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (en proceso): Trabajo con asesores externos del proyecto: Planificación Informática: Almacén de Datos Corporativo. Diseño global y herramientas de software. Diseño e implantación almacén de datos de personal.

22 GESTION DE COBRANZAS

23 Gestión de Cobranzas o Enfrentar el Desarrollo y Crecimiento. o Fuertemente demandante de recursos frescos. o Necesidades de financiamiento estudiantil creciente. o Recursos estatales más esquivos (concursables) o Necesidad de recuperar Crédito que no se había podido cobrar. o Cómo enfrentar la Cobranza?

24 Las Condiciones Iniciales o Qué teníamos: o Sistemas independientes, poco coordinados, incapaces de comunicarse entre ellos. o Realización de doble o triple trabajo (los datos se ingresan en cada sistema) o Personal poco capacitado y mono funcional o Dificultades de manejo de información Poco confiable o CAOS -- INEFICIENCIA

25 Urgencia de un cambio o Análisis y Decisiones a) Rediseño de los sistemas y homologación de lenguajes. Integración de la información. b) Rediseño de los espacios Acercarnos más al Cliente : exigen mayores opciones de pago. c) Comodidad del cliente, no la nuestra. d) Capacitación del Personal. Cambiar desde la mono funcionalidad a la polifuncionalidad. Todos hacen de todo y pueden atender todas las necesidades del cliente. e) Implementación de Estrategias de Cobranza

26 Puesta en escena o Nuevos sistemas: Se desarrollaron e implementaron sistemas de Cuentas corrientes de Alumnos y Ex alumnos integrados y en ambiente Cliente Servidor con un único ingreso de Información. o Construcción de un edificio de cobranzas, todos en un mismo lugar, fácil acceso, cómodo. o Capacitación al personal y redestinación de aquellos que no alcanzaron el perfil deseado

27 Como cobramos o Implementación Contact Center: seguimiento permanente de nuestros deudores. o Implementación IVR (operadora automática con menús predefinidos) o Sistematización de cobranzas vía carta. o Integración con otras unidades de la Universidad, generando información útil a los ex alumnos. o Política de estímulo al personal

28 Como cobramos Sistematización de uso de Dicom, Sinacofi, etc. Implementación de diferentes campañas de contacto con los ex alumnos. Mejoramiento de Bases de Datos, para contacto (direcciones y teléfonos) Implementación de Intranet para ex alumnos, mejoramiento de información. Ampliación de las opciones de pago (incorporación de tecnologías EFT)

29 Resultados o Paulatinamente vamos logrando una mejor interacción con nuestros deudores, que se traduce en más pagos. o Se incrementan los pagos recibidos por medios electrónicos. o Se ha incrementado las cobranzas efectivas y las declaraciones de Rentas recibidas

30 Nuestros números Cobranza de Créditos Solidario y UFRO Créditos Fiscales 1,281,148,290 1,314,046,371 1,450,622,150 2,237,100,105 2,459,453,069 Creditos UFRO 423,448, ,853, ,469, ,081, ,994,704 Total 1,704,596,711 1,744,899,985 1,959,091,323 3,047,181,451 3,234,447,773

31 Cobranza de Créditos Universidad de La Frontera 3,500,000,000 3,000,000,000 2,500,000,000 2,000,000,000 1,500,000,000 1,000,000, ,000, Créditos Fiscales Creditos UFRO Total

32 Declaraciones de Renta Declaraciones de Renta esperadas 8,930 9,192 6,103 6,584 6,939 Declaraciones de Renta recibidas 2,487 2,957 3,272 3,680 4,006 Porcentaje de eficiencia 28% 32% 54% 56% 58%

33 Políticas de Cobranzas e Informatización del Sistema de Gestión Financiera y Administrativa Sergio Carter Fuentealba Alicia Castro Parra Manuel Pardo Pino Universidad de La Frontera