POLÍTICA TNT EXPRESS Política de Obsequios y Entretenimiento de TNT Express

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1 POLÍTICA TNT EXPRESS Política de Obsequios y Entretenimiento de TNT Express Date of Effect: 31 de Mayo, 2011 Version 2.0 Policy Owner Jerone Brabers, Director Integrity Page 1 of 7

2 Histórico Aprobaciones Aprobado por Fecha de Aprobación Versión Comité de Dirección 24 de Julio, El Comité de Dirección 8 de Febrero, acuerda aceptar esta política de grupo y su redacción como Política de TNT Express N.V. con efecto en la fecha de la separación de TNT N.V. Revisiones Nombre y cargo Fecha de Revisión Resumen de Cambios Jeroen Brabers, Director 25 de Junio, 2007 Policy names & lay-out Integrity Risk Management and Internal Controls Mayo, 2011 Traspaso de la política de grupo de TNT N.V. a la política de TNT Express N.V. Sólo cambios superficiales, no de contenido. Page 2 of 7

3 Tabla de contenidos 1.- Objetivo de esta Política de TNT Express Ámbito de Aplicación Definiciones 4 4.-Disposiciones de la política y responsabilidades Disposiciones generales 4.2- Obsequios 4.3- Entretenimiento 5.- Relación con otras políticas Comunicación Implementación 7 Page 3 of 7

4 1.- Objetivo de esta política TNT Express Pueden existir diferencias en la percepción de cómo y por qué se entregan y se reciben obsequios y entretenimientos. Lo que algunos perciben como un obsequio otros pueden percibirlo como un posible soborno; además, los obsequios y el entretenimiento podrían crear preocupación sobre posibles conflictos de intereses entre un empleado y la compañía. El objetivo de esta política es prevenir que se den situaciones en las que el juicio profesional de un empleado y los intereses de la compañía puedan verse afectados por el ofrecimiento o aceptación de obsequios o entretenimiento ofrecidos o recibidos. Los Principios Empresariales de TNT Express determinan que nuestros empleados deben evitar los beneficios personales indebidos para sí mismos o para miembros de su familia que se deriven de su relación con TNT Express. Los empleados no aceptarán obsequios o entretenimientos que puedan parecer que les posicionan en un compromiso. 2.- Ámbito de Aplicación Esta política se aplica a todas las empresas de TNT Express. Todas las empresas TNT Express, deben adoptar, implementar y cumplir con esta política TNT Express. 3.- Definiciones Los términos definidos en esta política que se incluyen por primera vez en este documento, aparecen en negrita: Las empresas TNT Express se definen como: Cualquier subsidiaria, asociada o joint-venture en el que TNT Express NV, directa o indirectamente, tiene el control de intereses y / o control. Una subsidiaria, es una entidad controlada directa o indirectamente por TNT Express NV. Se considera control el poder de gobernar las políticas financieras y operativas de la entidad, como para obtener beneficios de sus actividades. Una joint-venture es un acuerdo contractual mediante el cual TNT Express NV directamente junto con una o más partes, emprenden una actividad económica sometida a un control conjunto. Un asociado es una entidad que no es ni subsidiaria, ni participa en una joint-venture y sobre la que TNT Express N.V. tiene directamente la facultad de influir de forma significativa en las decisiones sobre asuntos comerciales y financieros. 4.- Política de provisiones y responsabilidades 4.1- Disposiciones generales TNT Express fomenta el uso del buen juicio, la discreción y la moderación al dar o aceptar obsequios o entretenimientos dentro del marco de negocio. La entrega de obsequios y las prácticas de entretenimiento pueden variar en las distintas culturas; no obstante, todo obsequio y entretenimiento ofrecido o recibido debe estar de acuerdo con la ley, no debe infringir las políticas relativas a esta materia de quien lo ofrezca y/o lo reciba, y debe ser consecuente con las prácticas y las costumbres locales. Page 4 of 7

5 Todo obsequio o entretenimiento dado o recibido debe ser razonable en cuanto a precio/coste, cantidad y frecuencia. Está prohibido ofrecer o proporcionar cualquier obsequio o entretenimiento a todo empleado gubernamental u oficial a no ser que esté permitido por las leyes y normas aplicables. Todos los gastos de obsequios y entretenimiento realizados por empleados o agentes de TNT deben registrarse y justificarse de manera fiel y exacta. Debe evitarse ofrecer o recibir todo obsequio, gratificación o entretenimiento que pueda percibirse como una influencia en el buen juicio profesional del empleado o que pueda posicionarle en un compromiso. En caso de duda, antes de aceptar el regalo o la oferta de entretenimiento consulte siempre a su gerente o al Departamento de Integridad de TNT Express. Cualquier desviación con respecto a esta política requiere la previa aprobación por escrito de un miembro de la Junta Ejecutiva de TNT Express N.V., o el Director de Integridad. 4.2-Obsequios El Director General determinará anualmente para cada Región el valor máximo aceptable para los obsequios ( Valor Regional ), que sea adecuado y esté en consonancia con las costumbres tradicionales y las respectivas relaciones comerciales de cada país. Los obsequios que superen el Valor Regional, deberán ser aprobados por escrito por el nivel de dirección inmediatamente superior. Esta disposición es igualmente aplicable a la Oficina Central de la División TNT Express. Cada Director General será responsable de que las listas de los Valores Regionales se envíen anualmente al grupo (TNT Express Integrity), donde se archivarán y se registrarán. Se podrán ofrecer y recibir obsequios de valor nominal en cantidades razonables. Ejemplos de esta clase de obsequios son bolígrafos, camisetas, jarritas, calendarios, etc. que lleven un logotipo de la compañía. No está permitido ofrecer, proporcionar o aceptar dinero o equivalentes de dinero. Los obsequios que se repitan (independientemente de lo pequeños que sean), pueden percibirse como un intento de crear un compromiso para con el que los ofrece y por tanto deben evitarse. Los empleados deben informar siempre a sus supervisores cuando den o reciban obsequios, si ello puede dar lugar a que otras personas los perciban como la existencia de un conflicto de intereses. Page 5 of 7

6 4.3-Entretenimiento: El Director General determinará anualmente para cada Región el valor máximo aceptable para los entretenimientos ( Valor Regional ), que sea adecuado y esté en consonancia con las costumbres tradicionales y las respectivas relaciones comerciales de cada país. Los entretenimientos que superen el Valor Regional, deberán ser aprobados por escrito por el nivel de dirección inmediatamente superior. Esta disposición es igualmente aplicable a la Oficina Central de la División TNT Express. Cada Director General será responsable de que las listas de los Valores Regionales se envíen anualmente a TNT Group Integrity, donde se archivarán y registrarán. Como norma, todos los viajes internacionales en el contexto del deporte y los acontecimientos de entretenimiento internacionales deberán ser aprobados por un miembro del Consejo de Administración de TNT Express N.V., a no ser que la aprobación haya sido delegada y se reporten los gastos de manera transparente El entretenimiento ofrecido por cualquier empleado de TNT Express, debe incluir la presencia de tal empleado o cualquier otro representante de TNT Express. El entretenimiento recibido por cualquier empleado de TNT Express deberá ser razonable en el contexto de la empresa. Por ejemplo, acompañar a un socio comercial a un acontecimiento cultural o deportivo o a una comida de negocios sería aceptable en la mayoría de los casos. Los costes incidentales serán sufragados por TNT Express, a no ser que se trate de algún coste incidental considerable que normalmente sea de naturaleza personal, el cual deberá ser sufragado por el propio empleado. Los empleados deben informar siempre a sus supervisores cuando den o reciban entretenimiento, si ello puede dar lugar a que otras personas lo perciban como la existencia de un conflicto de intereses. 5.- Relación con otras políticas Para apoyar la aplicación y el cumplimiento de esta política, en caso de ser necesario las empresas TNT Express pueden desarrollar otras políticas o procedimientos, Cualquier política o procedimiento desarrollados, pueden ampliar la cobertura de esta política, pero no debe contradecir, limitar o redefinir los requisitos de esta. Del mismo modo, esta política no debe de ninguna manera ser rebautizado como otra política o procedimiento. Esta política tiene relación con lo siguiente: TNT Express Principios Empresariales TNT Express Política de Conflicto de Intereses TNT Express procedimiento de denuncia de irregularidades Page 6 of 7

7 Los Directores de Legal pertenecientes a todas las empresas de TNT Express son responsables de asegurar que cualquiera de las traducciones que se hacen acerca de esta política, sean precisas y justas en todos los aspectos. 6.- Comunicación Esta política ha sido formalmente emitida por el CFO, en nombre del Consejo Ejecutivo de TNT Express NV. Esta política está publicada en el apartado de Gestión de Riesgos y Controles Internos de la intranet TNT Express Net. 7.- Implementación Esta política tendrá efectos a partir del 31 mayo de Es responsabilidad de los Directores Generales, Directores Estatutarios de todas las unidades operativas y Directores de Oficinas Centrales, asegurar el cumplimiento y aplicación de esta política. El emisor de esta política, es responsable de proveer toda la comunicación necesaria y / o la formación / orientación, para ayudar en el proceso de implementación y monitorización del cumplimiento de la misma. Page 7 of 7