Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. De la Factura Impresa a la electrónica

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1 De la Factura Impresa a la electrónica 1

2 Somos CONTPAQ i Desarrollamos y comercializamos Software Empresarial fácil y completo que ayuda a las personas a ser más productivas. 27 años de experiencia y cobertura nacional a través de: Más de 1500 Distribuidores Matriz: Guadalajara Oficina Corporativa: Ciudad de México 7 Oficinas Regionales: Guadalajara, Monterrey, Mérida, León, Chihuahua, Tijuana y Veracruz. Contamos con más de 400 mil clientes en todo el país. Somos Líderes en Facturación Electrónica Somos la única empresa de software empresarial autorizada como PAC por el SAT y nuestras soluciones están validadas por la AMECE De acuerdo con las cifras del SAT, el 31% de las empresas que emiten CFDI lo hacen con un sistema CONTPAQ i sumando un total de 3 millones 472 mil 254 timbres Desde 2010 y hasta el 31 de julio de 2011, hemos realizado cerca de 1050 Seminarios sobre Factura Electrónica en todo el país, a los que han asistido más de 40 mil empresarios y contadores Somos la Solución Integral más completa para emitir, timbrar y recibir Facturas Electrónicas EMPRESAS EMITIENDO CFDI Base: 46,973 RFC al 31 de julio de 2011 Fuente: SAT 69% CONTPAQ i OTROS 31% 2

3 Nuestro software Nuestro software se adapta a los procesos de la micro, pequeña y mediana empresa, cuenta con una base de datos robusta, actualización fiscal permanente y módulos que se integran. Agenda del Seminario Paso 1 Conoce los esquemas vigentes de comprobación 2011 Qué es el CFDI? Diferencias entre esquema impreso y esquema digital Factura electrónicamente con CFDI Beneficios al adoptar desde hoy CFDI los conoces? 3

4 Agenda del Seminario Paso 2 Recomendaciones al 1. Conoce el esquema CFDI recibir tus Facturas 2. Evalúa las opciones para CFDI Electrónicas: 3. Adopta CFDI Cómo validarlas 4. Entrega Cómo almacenarlas fácilmente tus comprobantes Y contabilizarlas (XML) Así de 5. Almacenamiento fácil, así de CONTPAQ y validación i (XML) Actualidad Sabemos que como una medida de prevención es muy probable que estés en el grupo de empresas que Mandaron imprimir suficientes facturas con un impresor autorizado. En algunos casos ya están por terminarse, y en otros, aún se cuenta con las suficientes. Esta situación resulta importante ya que cuentas con el tiempo para hacer el cambio. 4

5 Actualidad También sabemos que el entorno de la Factura Electrónica sigue siendo confuso, ya que existe mucha desinformación provocada por empresas que con el afán de vender, confunden y generan miedo a los contribuyentes. Actualidad El día de hoy tendrás la oportunidad de aclarar todas tus dudas y comprobarás por ti mismo que facturar electrónicamente resulta muy fácil, y que puedes dejar la facturación de papel totalmente convencido. 5

6 Esquemas vigentes de comprobación fiscal Al final de 2010, el SAT definió esquemas y facilidades que permitieran a los contribuyentes realizar la transición entre la factura de papel y la digital. Transición Esquema Tipo Vigencia Particularidad Impresor autorizado Temporal 31/12/2012 Factura tradicional CBB Temporal Por definir CFD digital CFDI digital Temporal 30/06/2011 Definitivo Sin vigencia Contribuyentes no obligados, esquema impreso Caducó para los contribuyentes que emitían con un PACFD, por medios propios está por definir. Contribuyentes obligados, es necesario un PAC Qué es un CFDI? Comprobantes Fiscales Digitales por Internet Comprobantes CFDI CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es el esquema de Facturación Electrónica que aplica a partir de este año. Esquema que deben adoptar los contribuyentes que inicien con la factura electrónica a partir del 2011: Cuando se terminen las facturas impresas Si llegas al montos de ingresos acumulados ($4MDP) Para poder emitirlos es necesario contar con Internet ya que estos comprobantes deben ser enviados a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). 6

7 Requisitos al emitir CFDI Comprobantes Fiscales Digitales por Internet Continuando con los CFDI los requisitos son: 1. Contar con Firma Electrónica Avanzada vigente 2. Tramitar al menos un certificado de sello digital 3. Contar con un sistema informático para la generación de las facturas electrónicas Enviar las facturas electrónicas al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para su validación, asignación de folio y sello del SAT Qué es un PAC y cuál es su función cuando emites un CFDI? PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) de CFDI, es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Cada PAC cuenta con un número de autorización y se identifica por un logotipo como este: 7

8 Pasos para emitir un CFDI En resumen, para emitir Facturas Electrónicas debes seguir estos pasos: 1 Obtener la Firma Electrónica Avanzada SAT 2 Obtener un Certificado de Sello Digital CertiSAT 3 Generar por cualquier medio el XML conforme a estándar del Anexo 20 Anexo 20 4 Solicitar la Certificación a un PAC Emisor El PAC asigna folio, sella y regresa al contribuyente Tiempo de espera: 3 a 5 segundos Diferencias entre esquemas: Impresa Vs Digital Qué tan complicado es el cambio del papel a la factura electrónica? En que se parecen los esquemas? Se simplifican o complican los procesos? 8

9 Diferencias entre esquemas: Impresa Vs Digital Internet PAC Oficinas del impresor Impresor Autorizado Asigna folio, sella y regresa al contribuyente Tiempo de espera : 3 a 5 segundos Aplica costo por timbre : Sí/No Impresor solicitó al SAT folios y entrega block de facturas Tiempo de espera: 2 días a 1 semana Aplicó costo por factura: Sí El proceso del PAC es más rápido y en algunos casos más económico FACTURA Impresor Autorizado CFDI Representación Impresa IMPRESO POR ROMUALDO PÉREZ HERNÁNDEZ. PEHR Y7 UUID ad662d c-a128-bdf0393e0f44 FECHA DE INCLUSIÓN DE LA AUTORIZACIÓN EN LA PÁGINA DE INTERNET DEL SAT: 6 DE MARZO DE COMPROBANTES ELABORADOS EL 8 DE MARZO DE LA REPRODUCCIÓN NO AUTORIZADA DE ESTE COMPROBANTE CONSTITUYE UN DELITO EN LOS TERMINOS DE LAS DISPOSICIONES FISCALES. VIGENCIA DEL 8 DE MARZO DE 2009 AL 8 DE MARZO DE NÚMERO DE APROBACIÓN DEL SICOFI: EFECTOS FISCALES AL PAGO PAGO EN UNA SOLA EXHIBICIÓN Este documento es una representación impresa de un CFDI 9

10 Diferencias entre esquemas: Impresa Vs Digital Simplificación en los tipos de comprobantes Facturación en papel Facturación electrónica 1) Facturas 2) Recibo de honorarios 3) Recibo de pago 1) Efecto de Ingreso 4) Recibo de arrendamiento 5) Recibo de donativos 6) Nota de cargo 7) Nota de crédito 2) Efecto de Egreso 8) Nota de devolución 9) Carta de porte 3) Efecto de Traslado Opciones para emitir CFDI con CONTPAQ i En CONTPAQ i te brindamos la solución más completa y que mejor se adapta a tus necesidades. Contamos con las dos opciones autorizadas por el SAT: 1. Servicio de Facturación Electrónica a través de internet. 2. Facturación Electrónica por medios propios a través de nuestro software. 10

11 Opciones para emitir CFDI con CONTPAQ i Si decides emitir CFDI a través de medios propios, contamos con 3 sistemas que además de incluir el módulo de Facturación Electrónica, te ayudarán a llevar la administración comercial de tu empresa. Empresas de comercio en general e industrias. Empresas y personas físicas dedicadas al servicio Empresas de comercio con venta al detalle. Opciones para emitir CFDI con CONTPAQ i Con nuestro software puedes emitir, timbrar, recibir y validar. Además te permite facturar ilimitadamente ya que es multi empresa y multi RFC. Facturación Electrónica ADMINPAQ CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA CONTPAQ i PUNTO DE VENTA Sí Sí Sí Inventarios Sí No Sí CxC (clientes) Sí Sí Sí CxP (Proveedores) Sí No No Almacén Digital Sí Sí Sí Compras Sí No No 11

12 CONTPAQ i es PAC Hoy contamos con la autorización No Somos la única empresa de software empresarial autorizada como PAC por el SAT Consideraciones al elegir un PAC Al elegir el Proveedor que timbrará tus facturas es muy importante que consideres 5 aspectos clave. 12

13 Tu mejor opción como PAC es CONTPAQ i 1. CONTPAQ i aparece en la página del SAT dentro de la Lista de Proveedores Autorizados de Certificación. Autorización Tu mejor opción como PAC es CONTPAQ i 2. Cumplimos con el servicio básico gratuito que solicita el SAT: 13

14 Tu mejor opción como PAC es CONTPAQ i 3. Te ofrecemos las diferentes opciones para emitir y timbrar, autorizadas por el SAT. 4. Somos una empresa con 27 años de experiencia y te respaldamos con una comunidad de más de 1500 distribuidores. Tu mejor opción como PAC es CONTPAQ i 5. Somos la opción más fácil y directa (sin intermediarios) para emitir y timbrar tus CFDI. Así de fácil, así de CONTPAQ i Comprobemos con la siguiente Demostración 14

15 Tu mejor opción como PAC es CONTPAQ i Y el precio por timbre? Foro de preguntas y respuestas CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, ADMINPAQ, CONTPAQ i PUNTO DE VENTA Si estás actualizado con la última versión de los sistemas que incluyen Facturación Electrónica 15

16 Obligaciones Qué obligaciones tengo con las Facturas Electrónicas (CFD/CFDI) que reciba? Obligación Validar su estructura, folios y CSD Almacenarlas Contabilizarlas Referencia Fracción VII, Artículo 29 CFF Fracción V, Tercer Párrafo, Artículo 29 CFF Regla I ª. RMF 14/09/2010 Regla I ª. RMF 14/09/2010 Fracción V, Cuarto Párrafo, Artículo 29 CFF Implicaciones en la recepción No existen originales y copias El contador debe considerar la contabilización de diferentes tipos de facturas (impresor, CFDI, papel, XML) No se almacenan en su totalidad los XML recibidos Un mal registro de XML se puede prestar a errores administrativos Cómo cambia tu proceso de contabilización? 16

17 Manejo de copias en comprobantes impresos Las copias en los comprobantes tradicionales tienen utilidad para respaldar asientos contables donde se realiza la provisión de un pasivo. Las originales en los comprobantes tradicionales se utilizan para respaldar el pago de una operación, la liquidación de un pasivo. Manejo de copias en comprobantes impresos No hay copias! Es el mismo archivo en diferente carpeta 17

18 Manejo de copias en comprobantes impresos Debido a lo anterior, al manejar los XML podemos encontrar algunas de las siguientes situaciones: 1. Realizar doble contabilización o deducción del XML 2. Se pueden llegar a duplicar los pagos 3. Se puede prestar para fraudes o malos manejos Entonces Qué recomendación ofrece CONTPAQ i para validar, almacenar y contabilizar los XML? Recomendación CONTPAQ i Copia para respaldar asientos contables donde se realiza la provisión de un pasivo. Original para respaldar el pago de una operación, la liquidación de un pasivo. Te ayuda a este proceso 18

19 Cómo validar un CFDI? Recibir, validar y almacenar XML es Así de fácil, así de CONTPAQ i RECEPTOR ALMACÉN DIGITAL Se valida el XML y se ordena la información Costo-beneficio de Facturar Electrónicamente El proceso de facturación impresa implica múltiples gastos para tu empresa: Almacenamiento y operación (espacio físico, cajas, papelería) Envío (mensajería local o nacional, equipo de transporte, sueldos) Costos adicionales derivados por: + comprobaciones por documentos apócrifos + errores en el registro y + pérdida de documentos Te gustaría saber cuánto puedes ahorrar si eliminas hoy estos gastos si adoptas la Factura Electrónica? 19

20 Costo-beneficio de Facturar Electrónicamente Una factura de papel cuesta imprimirla $1 peso, sin embargo los costos que implica administrarla a lo largo de 5 años, cuesta en promedio $160 pesos Cantidad Facturas de papel Costos* Factura de papel = $160 Factura electrónica = $30 Fuente: SAT / El Universal DIC2010. *Impresión, manejo, operación, 5 años de almacenamiento Saca cuentas y verás que si te conviene CAMBIAR HOY a la Facturación Electrónica: Facturas electrónicas Ahorro 100 $ 16,000 $ 3,000 $13, $ 48,000 $ 9,000 $ 39, $ 80,000 $ 15,000 $ 65,000 Facilita el Ciclo de Gestión y Cumplimiento Empresarial Administración Comercial Gestión del Negocio Contabilidad Bancos Nóminas Obligaciones DIOT/DYP/DECLARACIO NES Cumplimiento Fiscal 20

21 Facilita el Ciclo de Gestión y Cumplimiento Empresarial Clientes Pedidos Ventas Cuentas por cobrar Inventarios Emisión Factura Electrónica Recepción Almacén Digital Proveedores Ordenes de compra Compras Cuentas por pagar Inventarios Administració n Comercial Contabilidad Bancos Nóminas Obligaciones DIOT/DYP/DECLARACIO NES Foro de preguntas y respuestas CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, ADMINPAQ, CONTPAQ i PUNTO DE VENTA Si estás actualizado con la última versión de los sistemas que incluyen Facturación Electrónica 21

22 22

23 sin costo CAMBIA HOY 23

24 Promoción exclusiva Aplica en la compra de todos los productos CONTPAQ i y suites. No aplica en la compra de licencias adicionales ni en actualizaciones competitivas. No es acumulable con otras promociones 24

25 Quieres esta presentación? Si deseas descargar la versión electrónica de esta presentación, visítanos en: 25

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