Caracterización Gestión Presupuestal y Contable

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1 Página 1 de 8 OBJETIVO DEL PROCESO Administrar un sistema de información contable y financiera bajo principios de confiabilidad, oportunidad y de acuerdo a la normatividad vigente, con el fin de suministrar información financiera como soporte a la toma de desiciones al interior de la organización y al cumplimiento de los lineamientos establecidos por los entes de control del Estado. Administrar el Recurso Financiero de la Universidad brindando apoyo bajo preceptos de oportunidad y eficacia contribuyendo a la ejecución efectiva de las actividades misionales y administrativas de la Institución. Inicia Preparación, presentación y Aprobación del Proyecto de Presupuesto. ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA Plan operativo RESPONSABLE LIDER DE PROCESO PROCESO CLIENTE Direccionamiento Estratégico. Estado Facultades Plan de Desarrollo. Política de Calidad. Objetivos de Calidad. Normatividad Proyeccion Presupuesto para la vigencia P Diseño del Plan Operativo. Elaboración de la Documentación. Diseño de indicadores. Elaboración del proyecto de presupuesto para la vigencia Líder del proceso. Grupo de Mejoramiento. Oficina de Planeacion y Oficina de Presupuesto Documentación elaborada. Ficha indicadores. Planificación proceso. Solicitud recursos financieros, tecnológicos humanos. de del de y Direccionamiento Estratégico. Gestión Humano. Vicerrectoría Administrativa. ASGC Talento Consejo Superior Universitario Proyecto de Presupuesto para la vigencia

2 Página 2 de 8 Oficina de Dirección Administrativa Cread y Dependencias Gestión Presupuestal y Contable Adquisión de Bienes y Servicios Asesoría Jurídica Gestión Infraestructura y Logística Gestión del Talento Humano Diferentes Entes de Control Consejo Superior y Rectoría Oficina de Planeación FDE-DA03 Solicitud de liquidación de viáticos Asientos Contables Ajustes, Depreciaciones, Valorizaciones, Amortizaciones Informes de Ingresos, Pagos, Notas Débito Notas Crédito Cuentas por Pagar Información de Ingresos. Ejecución Honorarios y servicios FAD-02v03 Solicitud Requerimiento de Bienes y Servicios Informes de Obligaciones laborales y de Ordenes de Prestación de Servicios Informes de Celebración de Contratos y de Convenios Informes de Compras Ingresos de Almacén y Egresos de Almacén Solicitud para la Prestación de Servicios Personales FGH-28 Solicitud para la realización de Maestrias, Especializaciones, Diplomados, Congresos y Seminarios H Presupuesto y Contabilidad Elaboran Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, y la Orden de Pago y lo entrega a la Oficina de Dirección administrativa Contabilidad realiza los asientos contables de ajustes, depreciaciones, valorizaciones y registro de notas debito y crédito para la elaboración de los estados Financieros. Presupuesto y Contabilidad realiza el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal y Orden de Pago de las Notas debito bancarias. Realiza la legalización de la caja menor y se tramita el desembolso de la misma en la cantidad que se legalizo. Para la solicitud de Orden de Prestación de Servicios se elabora el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal por cada una de las personas a contratar. Para la solicitud de Especialización maestría, diplomado,congresoysemin ario se realiza CDP, RP Director de Contabilidad y Presupuesto FGP-04 Certificado de Disponibilidad Presupuestal. FGP-23 Registro Presupuestal FGP-32 Orden de Pago FGP-25 Legalización de Cajas Menores. FGP-26 Acta Legalización Cajas Menores. Soportes Cuentas Pagar de por Estados Financieros e Informes Presupuestales. Gestión Presupuestal y Pagos, Organismos de Control Nacional y Departamental. Todos los procesos

3 Página 3 de 8 Medición de Indicadores. Tratamiento producto y/o Servicio No conforme. Control Interno Administración del Sistema de Calidad. Indicadores Plan de Control Auditorias Internas V Seguimiento y medición. Líder del proceso Grupo de mejoramiento Informes seguimiento y medición. Medición de la satisfacción del Cliente. Quejas, Reclamos y Sugerencias. Administración del Sistema de Gestión de Calidad. Control Interno Administración del Sistema de Calidad. Acciones aprobadas y recursos A Toma de acciones correctivas. Toma de Acciones preventivas. Toma de Acciones de mejora. Líder del proceso Grupo de mejoramiento Análisis y solicitud de recursos para toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Informe Plan de mejoramiento ejecutado.. Administración del Sistema de Gestión de Calidad. Direccionamiento Estratégico.

4 Página 4 de 8 SECUENCIA DEL PROCESO Seguimiento y Control 1. Preparación, Presentación y Aprobación del Proyecto de Presupuesto 2. Ejecución del Presupuesto 3. Registro Sistemático de la CDP y RP de cada Cuenta 4. Registro Sistemático de los Orden de Pago de cada Cuenta 5. Registro Sistemático de los movimientos que no generan Flujo de efectivo 6. Elaboración de estados financieros e Informes Fiscales 7. Medición, Análisis y Mejora

5 Página 5 de 8 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL 1. Existe en la Oficina de Presupuesto y Contabilidad un Buzón de Sugerencias. 2. En la dependencia estan disponibles formatos de Quejas, Reclamos y Sugerencias para que los clientes expresen sus inconformidades. 3. Se hace Medición de la Satisfaccion del Cliente. 4. Se cuenta con indicadores que miden en forma semestral la calidad del proceso. 5. Se tiene un correo electrónico ubicado en el centro interactivo del Proceso Gestion Preupuestal y Contable y en el portal de la dependencia Contabilidad y Presupuesto: 6. Se organizan continuamente reuiones de Grupos de Mejoramiento al interior del proceso donde se evalua su funcionamiento. 7. Se lleva el Registro de no conformidades y Control al servicio no conforme.

6 Página 6 de 8 RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO TECNOLOGICOS Director Oficina de Presupuesto y Contabilidad. Auxiliar de Presupuesto Analista Contable Técnico Contabilidad Analista Convenios Técnico Presupuesto y Contabilidad Técnico Presupuesto Oficina con dotación básica (Escritorios y sillas ergonómicas) Archivadores. Papeleria. Dotación de elementos de escritorios (sacaganchos, grapadoras, perforadoras, lapiceros, reglas, marcadores, cortapapeles,carpetas, colbon,correctores, cinta de papel, etc.) Internet. Servicio Telefónico. Impresoras Software TNS. Spark Quemador de CDs. Correo Electrónico Portal del Proceso Equipo de Computo y software.

7 Página 7 de 8 NORMAS TECNICAS DE CALIDAD REQUISITOS ASOCIADOS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2004 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTCGP 1000:2009 Norma Técnica en Gestión Publica Constitución Política de Colombia de Acuerdo 037 del 23 de junio de 1998 Estatuto Presupuestal de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 103 Estatuto General de Contratación de la Universidad de Pamplona Resolución Nro 222 de 5 de junio de 2006 Por el cual se adopta el régimen de contabilidad publica y define si ámbito de aplicación NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Resolución Nro 555 de 1 de enero de 2006 por el cual se expide el catalogo general de cuentas del manual de procedimientos del régimen de contabilidad publica Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior. (Autonomía Universitaria). Estatuto Tributario.

8 Página 8 de 8 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS REGISTROS INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Docmuentos Internos Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos Ver FAC-01 Listado Maestro de Docmuentos Internos RIESGOS Ver Mapa de Riesgos OBJETIVOS CALIDAD ASOCIADOS DE Mejora de la Cultura Organizacional Incrementar las Fuentes de Financiación Constituir una cultura de Planeación

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