Los Costos de la Calidad y la Contabilidad de Gestión

Transcripción

1 Los Costos de la Calidad y la Contabilidad de Gestión Petraccaro Mariana 1 marianapetraccaro@hotmail.com FCE UNICEN Trovato Gloria 2 trovato@econ.unicen.edu.ar FCE UNICEN 1. Resumen El presente trabajo se propone cubrir una ausencia de tratamiento del tema de los Costos de la Calidad enfocado desde la Contabilidad. La preocupación está centrada en que aquellas PyMEs de que cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad SGC certificado bajo los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008, no poseen sistemas de información contable que les permita conocer en forma desagregada cuáles son los costos en que incurren para implementar, mantener, desarrollar y realizar los seguimientos del SGC mencionado, así como los generados por fallas en dicho sistema. Al mismo tiempo, el intento de profundizar sobre cómo reconocer contablemente los costos generados por la Gestión de la Calidad brinda más interrogantes que respuestas, dada la escasez de bibliografía que abarque el tema en forma analítica. En este contexto, la propuesta del presente trabajo adquiere relevancia significativa al pretender introducir el tema de la contabilización de los Costos de la Calidad, en el ámbito de la Gestión de la Calidad, a fin de contar en última instancia, con elementos, criterios, consideraciones, que hoy son inexistentes en la literatura y necesarios en la toma de decisiones estratégicas. La metodología seleccionada consistió, por un lado, en una exploración bibliográfica y, por otro, en el diseño de entrevistas y encuestas semiestructuradas dirigidas a gerentes/directivos/contadores de PyMEs de Tandil y la zona con SGC certificados para la recopilación de datos relevantes de acuerdo a los objetivos del trabajo. Producto de la comparación entre la bibliografía y los resultados obtenidos del trabajo de campo, se diseñará un Plan de Cuentas genérico, un Manual de Cuentas acorde al Plan, y un procedimiento que sirva de guía de implementación y seguimiento de la propuesta. 2. Palabras claves Calidad Costos Contabilidad PyMEs Gestión 3. Introducción La gestión de la Calidad se ha convertido en una preocupación creciente de las empresas, dado que deben desenvolverse en un contexto de globalización de los mercados, de alta competitividad y de grandes exigencias por parte de los clientes. Como consecuencia de instalar, desarrollar y controlar un SGC, se originan los denominados Costos de la Calidad (Helouani, 1999). Se incluyen dentro del concepto a los que se generan en el diseño, la implantación, la operación y el mantenimiento del SGC, así como los costos por fallas en el sistema, en los procesos, en los productos y en el servicio (Ghedín et al., 2000). Desde el punto de vista de la gestión, los Costos de la Calidad constituyen un método que permite determinar cuánto tiempo y dinero se está empleando en asegurarse un producto adecuado para el uso y conforme a los requisitos, además de la satisfacción de necesidades y expectativas de clientes/usuarios. De esta forma, se convierten en una herramienta que ayuda a 1 Becaria CIN 2 Directora becaria CIN

2 identificar áreas de problemas y a establecer un orden de prioridades para resolverlos (Berlinches Cerezo, 2002). Planteada la importancia de la temática, el objetivo general del presente trabajo es introducir el tema de la contabilidad de los Costos de la Calidad en el ámbito de la Contabilidad de Gestión en nuestro medio. Como objetivos específicos pueden enumerarse los siguientes: Partiendo de la ecuación básica de los Costos de la Calidad (Berlinches Cerezo, 2002), diseñar un Plan de Cuentas que permita visualizar sus componentes. Armar un Manual de Cuentas Genérico en lo que respecta a las nuevas cuentas. Plantear un Procedimiento que cumpla con los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2008 para la determinación y seguimiento de los costos de la calidad. Proponer una serie de consideraciones para la introducción del tema en las organizaciones a estudiar. Para el desarrollo de la labor, se ha partido de las siguientes hipótesis: La mayor parte de las empresas que poseen su Sistema de Gestión de la Calidad certificado bajo las Normas ISO 9001:2008, no cuentan con un sistema de información debidamente adaptado para proceder a la toma de decisiones en referencia a los costos en que incurre con motivo de la implantación y el mantenimiento del mencionado sistema. Contar con un sistema contable que incluya los componentes de los costos de la calidad, reportaría beneficios a la hora de tomar decisiones. Las tareas involucradas comenzaron a llevarse a cabo el día 01/09/2011 en el Centro de Estudios de Administración de la UNICEN, en Tandil, con motivo de la obtención de una Beca de Estímulo a las Vocaciones Científicas, otorgada por el CIN. En la actualidad, la experiencia se encuentra aún en proceso. 4. Metodología La metodología aplicada consistió, en primer lugar, en una exploración bibliográfica exhaustiva con el fin de compilar los antecedentes en la temática de los diferentes países y de la literatura en Argentina. A partir de allí, se elaboró un texto a modo de revisión bibliográfica, donde se resumen las principales ideas abordadas por la bibliografía que pudieran servir de aporte para las tareas posteriores. En segundo lugar, se prevé diseñar entrevistas semiestructuradas dirigidas a gerentes/directivos de empresas de la región con Sistemas de Gestión de Calidad certificados, y encuestas semiestructuradas para responsables de las diferentes áreas involucradas con la Gestión de la Calidad, los cuales representan interlocutores clave para obtener información precisa sobre los costos. Complementariamente, se diseñará una entrevista semiestructurada dirigida a los contadores de las mismas empresas con el objetivo de contar con el enfoque puramente contable de la información recabada en el ámbito interno de la empresa. Finalmente, se aspirará a relevar los planes de cuentas que cada empresa está utilizando como otro elemento a analizar al momento de obtener las conclusiones generales. El resultado esperado a partir de la conjunción de la bibliografía y de las conclusiones obtenidas del trabajo de campo es el diseño un Plan de Cuentas genérico, de un Manual de Cuentas acorde al Plan, y de un procedimiento que sirva de guía de implementación y seguimiento de la propuesta. Al encontrarse el trabajo de campo aún en desarrollo, se ha optado por presentar un resultado parcial de las tareas hasta ahora realizadas. Se expondrá un ejemplo del tratamiento que finalmente se les dará a todas las cuentas del Plan, a través del caso del rubro Bienes de Uso.

3 5. Análisis Un gran número de PyMEs que han decidido incorporar un Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos de la Norma IRAMISO 9001:2008 no cuentan con un sistema de información debidamente adaptado que les permita conocer cuál es el monto que invierten para implementar, mantener y controlar dicho SGC. Tal es así que, al momento de tomar decisiones respecto a la Calidad, la cuantía de las mencionadas erogaciones se reduce a algunos conceptos que generalmente son los más visibles como es el caso de los desembolsos para el desarrollo de Auditorías Internas o Externas. Los conceptos restantes permanecen dispersos en diferentes rubros de los balances de la organización. Como resultado, las decisiones respecto a los Costos de la Calidad son tomadas en base a información parcial, que no representa montos reales sino sólo una porción de la inversión efectuada en el SGC. Es por ello que, a través del presente trabajo, se pretende iniciar la búsqueda de una solución a tales inconvenientes. El objetivo perseguido es el diseño de un Plan de Cuentas Genérico con un grado de apertura tal que permita identificar claramente cuáles son aquellos conceptos que se relacionan con la implementación, el mantenimiento y el seguimiento del SGC. De esta manera, si bien en los Estados Contables la mayoría de estas cuentas quedarán incluidas en otros rubros, la información contenida en ellas podrá utilizarse para la confección de un resumen de los Costos de la Calidad del período, agrupados según la función que ocupan en el Programa de la Calidad, que bien puede anexarse como información complementaria a dichos Estados, por ejemplo como Cuadro de Costos de la Calidad. Cabe aclarar que las erogaciones objeto del presente trabajo son aquellas que se generan exclusivamente como consecuencia de implementar, mantener, desarrollar y realizar los seguimientos del SGC, así como los originados en fallas del mencionado sistema. No se incluyen dentro del concepto Costos de la Calidad a aquellos gastos en que la empresa incurre para el desarrollo normal de la elaboración del producto, o de la prestación del servicio. Previo al diseño de las encuestas y entrevistas, y por lo tanto del Plan de Cuentas Genérico, se procedió al análisis de los requisitos que la Norma IRAMISO 9001:2008 establece para los Sistemas de Gestión de la Calidad. La norma especifica diferentes conceptos, los cuales a través de su implementación y mantenimiento generarán una serie de costos, a los que se denomina Costos de la Calidad. Para lograr un estudio más exhaustivo, puede clasificarse a las mencionadas erogaciones en cuatro grupos, según la función que ocupan en el programa de la Calidad: costos de prevención, costos de evaluación, costos por fallas internas y costos por fallas externas (Helouani, 1999). Dentro de cada grupo, existirá un gran número de conceptos, cuyos montos deberán ser registrados en partidas que representen su verdadera naturaleza. Es decir, debe identificarse que se trata de costos generados por la implantación, mantenimiento y control del Sistema de Gestión de la Calidad. A partir de la Norma IRAMISO 9001:2008, pueden extraerse los siguientes componentes del Costo de la Calidad: Costos de prevención Sueldos y jornales, y sus respectivas cargas sociales, de personal afectado a tareas de prevención desarrolladas dentro del marco de la Gestión de la Calidad. Mantenimiento preventivo de maquinarias. Costos de capacitación y entrenamiento (mano de obra extra, pasajes, estadías, viáticos, alquileres). Amortizaciones de mejoras edilicias incorporadas por necesidades puntuales derivadas del SGC.

4 Amortización equipos de computación afectados al SGC en tareas preventivas. Amortización instalaciones originadas por la implementación del SGC. Gastos de mantenimiento del Sistema de Evaluación de Satisfacción de Clientes. Gastos de mantenimiento del Sistema de Gestión de Quejas y Reclamos. Costos de identificación y/o de trazabilidad, en el caso la empresa no lo tuviera como requisito previo. Costos de protección y salvaguarda de bienes propiedad de clientes que forman parte del producto a entregar o como parte de los procesos alcanzado por el SGC. Costos de Auditorías Internas del SGC. Costos de control de productos no conformes. Costos de acciones preventivas. Costos de revisiones de diseño del producto. Costos de evaluación Sueldos y jornales, y sus respectivas cargas sociales, de personal afectado a tareas de evaluación desarrolladas dentro del marco de la Gestión de la Calidad. Amortización equipos de computación afectados al SGC en tareas de evaluación. Amortización dispositivos de seguimiento y medición. Gastos de calibración/verificación de dispositivos de seguimiento y medición. Gastos de verificación, seguimiento, inspecciones y ensayos. Costos de control de recepción de Materias Primas. Costos de evaluación y selección de proveedores. Costos de evaluación de eficiencia de formación del personal. Costos de Auditorías Externas del SGC. Costos por fallas internas Gastos de transporte intersectores/plantas/sucursales. Costos de productos no conformes: reprocesos, correcciones y descartes. Costos de reinspección y repetición de ensayos. Costos de rediseño del producto. Costos de acciones correctivas generadas por fallas internas. Costos de no conformidades de procesos. Costos por fallas externas Garantías concedidas. Cargos por juicios. Gastos de gestión de quejas y reclamos. Descuentos concedidos. Devoluciones de ventas. Costos de acciones correctivas generadas por fallas externas.

5 Por cada uno de los conceptos enumerados anteriormente surgirá la necesidad de una cuenta dentro del Plan de Cuentas de la organización, para cargar los montos insumidos durante determinado período. La denominación de la cuenta debe permitir la identificación de la naturaleza específica del tipo de costo, de manera que luego ese dato pueda utilizarse para la confección de diversos informes con diferentes destinos. Es decir, la suma asignada a determinada cuenta podrá ser manipulada según las necesidades de información de la compañía. Así, un calibre que en el Estado de Situación Patrimonial se encuentra dentro del rubro Bienes de Uso, generará una amortización que será incluida en algún rubro de gastos del Estado de Resultados, pero que desde el punto de vista de la calidad quedará incluida dentro de los Costos de Evaluación, en el mencionado Cuadro de Costos de la Calidad respectivo. A modo de ejemplo, se desarrollará el rubro Bienes de Uso, con el fin de mostrar cuál es el grado de detalle del que se habla. En una PyME que posee un SGC de acuerdo a los requisitos de la Norma IRAMISO 9001:2008, el rubro Bienes de Uso podría estar compuesto de la siguiente manera: DETALLE Equipos de computación 1. EC oficina 2. EC planta 3. EC del SGC Total EC Instrumentos y Dispositivos de seguimiento y medición* 1 1. Altímetros 2. Micrómetros 3. Calibres digitales 4. Balanzas Total Instrumentos y Dispositivos seg. y med. Rodados 1. Rodado 1 2. Rodado 2 3. Rodado 3 Total Rodados Muebles y útiles 1. Escritorios 2. Estanterías 3. Mostradores Total Muebles y útiles Maquinarias* 2 1. Maquinaria 1 2. Maquinaria 2 3. Maquinaria 3 Total Maquinarias Instalaciones 1. Inst. oficinas 2. Inst. planta 3. Inst. SGC Total Instalaciones Inmuebles 1. Terrenos 2. Edificios 3. Mejoras 3.a. Mejoras genéricas 3.b. Mejoras al SGC Total Inmuebles VALOR DE ORIGEN ($) VALOR DE RECUPERO ($) VIDA ÚTIL (años) AMORT. DEL EJERCICIO ($) TOTALES

6 Tabla 1: Detalle del rubro Bienes de Uso con sus respectivas amortizaciones. * 1 Ciertos componentes de esta partida podrían tener una vida útil menor a diez años, debido a la pérdida de precisión que pudieran sufrir los instrumentos a través del tiempo. Por ejemplo, se les podría asignar una vida útil de cinco años a los calibres de precisión. * 2 A las maquinarias les ha sido asignada una vida útil de diez años y se ha calculado su amortización en forma lineal a los efectos de simplificar el análisis. Sin embargo, podría optarse por criterios de amortización más representativos. Por ejemplo, una matriz de inyección de piezas de acero, podría ver determinada su vida útil en función de la cantidad de piezas; un equipo de corte de perfiles, podría amortizarse en máximo 5 años, por una cuestión de tecnología; etcétera. Los importes asignados a la columna Amortizaciones del Ejercicio, desde la concepción de la Contabilidad Tradicional, serán asignados al costo de producción, a los gastos administrativos o a los gastos comerciales, según corresponda. Pero a los efectos del análisis desde el punto de vista de la Calidad, aquellos rubros relacionados con el SGC generan amortizaciones que representan costos de prevención y costos de evaluación. Por lo tanto, en el Cuadro de Costos de la Calidad, las amortizaciones referidas a aquellos bienes de uso vinculados con el SGC, se incluirán dentro de los costos de prevención o de evaluación, según corresponda. Por ejemplo: Costos de prevención Amortizaciones de mejoras edilicias 370 Amortización equipos de computación (50% del total) 495 Amortización instalaciones 960 Costos de evaluación Amortización equipos de computación (50% del total) 495 Amortización de dispositivos de seg. y med. 404 Cada uno de los rubros del Plan de Cuentas puede ser tratado con el mismo grado de apertura, de modo que posteriormente los datos puedan utilizarse tanto para el armado de los Estados Contables como para la confección de Informes de los Costos de la Calidad. 6. Conclusiones preliminares Como se expresara en apartados anteriores, la falta de bibliografía respecto a la inclusión de que los Costos de la Calidad en la Contabilidad de Gestión, amerita incursionar en el tema. El trabajo realiza un abordaje exploratorio y descriptivo de la realidad de las PYMES de nuestro medio, en busca de aportar una propuesta de Plan de Cuenta y su respectivo Manual, que contemple información útil al momento de decidir sobre aspectos inherentes al SGC implementado. Los instrumentos mencionados debieran complementarse con un documento que describa un procedimiento guía para la implementación y seguimiento de la propuesta. A través de las encuestas y entrevistas se buscará corroborar la hipótesis planteada en primera instancia, es decir que aquellas PyMEs de nuestro medio que han certificado su SGC bajo los lineamientos de la Norma IRAMISO 9001:2008 no son conscientes de la importancia de conocer en forma detallada los montos insumidos en la implementación, mantenimiento y seguimiento de dicho sistema. Mediante las herramientas que se generarán como resultado de la finalización del trabajo de campo se espera obtener una mejora en la calidad de las decisiones tomadas por los directivos de las PyMEs referidas al SGC, de modo que el consumo de recursos en la implementación, mantenimiento y control de dicho sistema se lleve a cabo en forma eficiente y responsable.

7 Los beneficios derivados directamente de los instrumentos propuestos no afectan a la calidad de vida de la sociedad argentina en su conjunto, sino que en principio resultarían de utilidad para los gerentes y directivos de PyMEs. No se deja de lado que las grandes empresas también pueden adoptar un enfoque similar respecto a los Costos de Calidad a los efectos de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones y en la asignación de recursos. 7. Referencias bibliográficas BERLINCHES CEREZO, Andrés: Calidad, Thomson Editores, Madrid, GHEDÍN, Sergio Andrés; DE LUCA, Alejandra; FRANCO, Patricia Lidia; MARTIN, Iris Edit: Es posible medir los costos de calidad en una empresa autopartista?, XXIII Congreso Argentino de Profesores Universitarios de Costos, Rosario, HELOUANI, Rubén: Manual de los Costos de la Calidad, Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1999.