CONDICIONES de la PLATAFORMA de VIDEOCONFERENCIAS COMPARTIDAS entre COLEGIOS PROFESIONALES
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- Lourdes Cruz Bustamante
- hace 8 años
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1 CONDICIONES de la PLATAFORMA de VIDEOCONFERENCIAS COMPARTIDAS entre COLEGIOS PROFESIONALES En este documento se detallan las condiciones estipuladas entre los Colegios Profesionales de A.A.T.I.E.s de Álava, Bizkaia, Gipuzkoa, La Rioja y Navarra con el fin de compartir actividades formativas por videoconferencia. Lo estipulado en este documento se hace extensivo en idénticas condiciones a otros colegios profesionales que participen en la plataforma. Estas condiciones son las siguientes: CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO Colegios Integrantes La Plataforma de Videoconferencias Compartidas es creada por los colegios de Álava, Bizkaia, Gipuzkoa, La Rioja y Navarra que diseñan los normas de funcionamiento de la misma en base al principio de cooperación y colaboración sin ánimo de lucro y se responsabilizan de mantener actualizado este condicionado de funcionamiento. La plataforma está abierta a la participación de otros COAATIEs interesados. Para acceder, bastará con asumir las condiciones estipuladas en el condicionado. Colegio Coordinador Existe la figura del colegio coordinador que se preocupará por vigilar el debido cumplimiento de todo lo expuesto en este documento y será contacto para dudas y sugerencias y gestionará la incorporación de nuevos colegios. También asumirá la creación, gestión y modificación de todas las herramientas dispuestas para el buen funcionamiento de la plataforma: Google Docs, Google Drive, Google Groups, Google Calendar. Directorio de colegios participantes Directorio de colegios participantes y sus contactos se mantendrá en la dirección: RWhkVmc#gid=0 Esta hoja es de sólo lectura por lo que para modificar datos o incorporar nuevos es necesario enviar mail al colegio Coordinador. Grupo de contacto Existe un grupo en Google Groups denominado VIDEOCONFERENCIAS COMPARTIDAS con la dirección: videoconferencias compartidas@googlegroups.com El colegio coordinador mantiene actualizado este grupo con los contactos de todos los miembros de la plataforma. Cualquier envío por mail a la dirección señalada será reenviado por Google Groups a todos los colegios. Licencias software videoconferencia El colegio coordinador se encargará de gestionar el número de licencias suficientes de software para realizar emisiones por videoconferencia y de coordinar las actividades para que no concurran en el mismo día y hora más actividades que licencias disponibles. Planificación de actividades Para facilitar el diseño del calendario de actividades programadas por cada colegio es necesario conocer con antelación cuantas actividades se compromete a organizar cada colegio. Para facilitar esta organización, los colegios propondrán con antelación mínima de 2 meses el número de actividades que está interesado en compartir especificándolo en la hoja de cálculo diseñada al efecto. En esta hoja no es preciso detallar la actividad, basta con comprometer la organización de una actividad de interés común:
2 WmVCei11TEE&hl=es#gid=0 Los colegios que programen actividades evitarán la concurrencia de actividades en el mismo día y especialmente a la misma hora. Sólo en casos excepcionales y justificados se producirá la coincidencia de actividades. Calendario de actividades Se mantiene un calendario compartido en Google Calendar en el que se apuntan las fechas de las actividades que se compartirán: Al introducir en Google Calendar los nuevos eventos se adjuntará el folleto de la actividad en formato Word que estará alojado en la carpeta compartida de Google Drive que se especifica en el punto siguiente. Folleto actividades El colegio organizador confeccionará el programa de la actividad en una plantilla común en formato Word, de manera que cuando el resto de colegios reciban el documento, bastará con modificar los datos de inscripción. El folleto anunciador estará disponible, al menos 30 días antes del inicio de la actividad y al menos 2 meses antes el resto de colegios conocerán de la programación de una actividad en la hoja de planificación de actividades. Se guardará copia del documento Word en el directorio compartido de Google Drive: Para una mayor facilidad de subida y bajada de documentos se recomienda la instalación en el PC de la aplicación de sincronización de documentos de Google Drive. El folleto, una vez confeccionado, también se remitirá por mail a: videoconferencias compartidas@googlegroups.com Difusión e inscripciones Los colegios realizarán la difusión de la información relativa a la actividad entre sus colegiados y gestionarán sus inscripciones. En principio todas las actividades propuestas han de ser difundidas por todos los colegios y lo han de ser con el mismo tratamiento informativo que se aplique a las actividades propias. Como excepción puede evitarse la difusión en casos muy concretos y justificados (p.e.: relacionados con normativas locales, coincidencia con fiestas locales importantes...) y siempre se deberá anunciar al Colegio organizador que no se va a difundir el evento. Los colegiados se preinscriben en su colegio. El día posterior a la finalización del plazo de inscripción cada colegio habrá introducido en la hoja de cálculo de inscripciones compartida los registros de todos los inscritos incluyendo los siguiente datos: nombre y 2 apellidos, móvil y correo electrónico y en su caso, se especificará si alguno asistirá presencialmente. Preferiblemente esta hoja de cálculo se completará conforme se produzcan las inscripciones: XZmQzlCVmc&hl=es En todos los colegios será posible realizar inscripciones por videoconferencia y presenciales en el caso de que los interesados se desplacen hasta el colegio de impartición. Una vez finalizado el plazo de inscripción, el colegio organizador sombreará la hoja de cálculo correspondiente a la actividad y especificará en la casilla B2 que la hoja queda cerrada. Desde este momento no se admitirán bajas (excepto causa mayor) y ningún otro colegio puede añadir inscripciones. Cualquier incidencia o nueva inscripción se remitirá por correo electrónico al colegio organizador.
3 Número máximo de inscritos En caso de que en una actividad la demanda de inscripciones exceda las plazas disponibles, se dispondrán 20 plazas para el colegio organizador y el resto se sortearán por el colegio organizador entre el resto de preinscripciones. El día posterior a la finalización del plazo de inscripción, el colegio organizador confirmará las plazas y será cada colegio quien informe a sus colegiados de la admisión. Prioritariamente, en aquellas actividades que superen el número máximo de inscripciones, se repetirán en otra demarcación. En los casos en los que se prevea una inscripción masiva, se programará por adelantado más de una edición del curso en diferentes demarcaciones. Enlace a la videoconferencia y a la documentación El colegio organizador remitirá, 48 horas antes del inicio de la actividad, a todos los inscritos admitidos independientemente del colegio al que pertenecen, un correo electrónico según modelo común en el que se incluirá enlace a la documentación de la actividad así como el link de acceso a la videoconferencia. Inicio de la actividad En la presentación de la actividad se anunciará como una iniciativa común de los colegios intervinientes, especificando el colegio organizador y los colaboradores. Del mismo modo, en la pantalla de presentación powerpoint que retransmite la videoconferencia en los minutos previos a la misma se presentarán los logotipos de los colegios intervinientes. El fichero.ppt será similar en todos los colegios según modelo común: Encuesta y control de inscripciones Será el colegio organizador quien se encargue de comprobar la asistencia de los inscritos de todos los colegios. Para ello, en la misma hoja compartida de inscripciones se detallará la asistencia en la misma jornada de celebración de la misma. El colegio organizador se encargará en la última jornada de distribuir una encuesta de satisfacción entre los asistentes on line. Dicha encuesta será unitaria en todos los colegios según modelo común y en plazo un máximo de 20 días laborables se remitirá resumen de los resultados. Plantillas de las encuestas para la plataforma Netviewer y plantilla del resumen en Excel se pueden descargar en: Finalizada la actividad, el colegio organizador ocultará la hoja de inscripciones de la actividad. Diplomas El diploma de asistencia será generado por cada colegio para sus colegiados. Grabaciones En el caso de que la actividad quede grabada, será el colegio organizador quien decida si se distribuye la grabación y, en su caso, las condiciones de esta difusión. CONDICIONES ECONÓMICAS Precio de la actividad en el folleto El colegio que organiza la actividad estipula el precio y el horario de la actividad. Todos los colegios participantes anunciarán la actividad con un precio para sus colegiados/as igual o superior. Como excepción se admiten subvenciones a colegiados jóvenes, jubilados, parados o similar. El precio para no colegiados será también igual o superior al establecido por el colegio organizador. Repercusión de los gastos de la actividad entre colegios
4 Los costes que se deriven de la organización del actividad se repartirán entre los colegios participantes de manera proporcional al número de inscritos por cada colegio (inscritos una vez cerrado el plazo de inscripción, independientemente de la asistencia final). De esta manera, se dividirá la suma de los costes expuestos en el párrafo posterior entre la suma de los inscritos presenciales y virtuales para obtener el coste unitario que se multiplicará por el número de inscritos por cada colegio para determinar qué gastos sufraga cada colegio. Las inscripciones de personal empleado del colegio a cursos de otras demarcaciones computan como inscripciones de colegiados a los efectos dispuestos en el párrafo anterior. Entre los gastos repercutibles para cada actividad se considerarán: Los costes imputables a los ponentes: horas de formación, horas en preparación de documentación, desplazamientos, alojamientos y dietas. Un importe de 37,5 /h para costear la labor del moderador. Los gastos del material que se entregue a los asistentes presenciales. Un gasto fijo de 64 por actividad más 0,25 /hora/inscripción virtual en concepto de redacción de folleto común, control de asistencia, gestión de encuestas 0,25 /hora/inscripción virtual para sufragar los gastos de coordinación de la Plataforma. Estos costes están actualizados a junio de 2012 y serán actualizados por el colegio coordinador anualmente conforme a la evolución del IPC. Finalizado el plazo de inscripción se comprobará la viabilidad económica del mismo. En el caso de que resulte deficitario se plantean las siguientes opciones: El colegio organizador suspende la actividad. El colegio organizador asume el déficit y la actividad resulta con coste 0 para el resto. El colegio organizador propone asumir el déficit entre los colegios participantes y queda a criterio individual de los colegios seguir adelante con el mismo sufragando costes o no participar en el mismo. Si el colegio organizador, en el semestre en que se programa la actividad deficitaria, programa otras actividades que resultan con un saldo positivo superior a las pérdidas de esta actividad, las pérdidas son compensadas. Lo expuesto en el epígrafe anterior no será de aplicación en actividades gratuitas para colegiados en cuyo caso se repartirán necesariamente los costes a los colegios participantes, que en este caso, no tendrán obligación de difundir. En el momento en que el Colegio organizador difunde un folleto de una actividad gratuita para colegiados, tendrá que advertir en el correo electrónico que el coste se repercutirá entre los colegios y cuál será el importe estimado por alumno. Las cuentas entre colegios no se realizan por cada actividad, se realizarán semestralmente a finales de junio y diciembre incluyendo el balance de todas las actividades realizadas en el semestre. Las cuentas se mantendrán en la hoja de cálculo compartida: mqi1qv05sexrxu3c&hl=es#gid=4 El mantenimiento de esta hoja de cálculo queda a cargo del colegio coordinador, el resto de colegios acceden exclusivamente a modificar los importes de las actividades que organizan. Todos los colegios deberán tener cumplimentada esta hoja antes del 15 de junio o antes del 15 de diciembre con las actividades del semestre, con el objetivo de poder facturar dentro del propio semestre. Las actividades no incluidas en plazo quedarán pendientes para el próximo semestre.
5 En las cuentas semestrales se incluirán los gastos derivados de las licencias del software utilizado en las videoconferencias. Actualmente de Netviewer. El colegio coordinador cerrará las cuentas semestrales y determinará las facturas que emitirá cada colegio. Cada colegio realizará las tareas de cobro entre sus colegiados como resulte habitual.
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