Procedimiento Generación y Control de Documentos

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1 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 1 de 9 Elaborado por: Coordinador SGI Procedimiento Generación y Control de Documentos Fecha: Fecha: Aprobado por: Sub Gerente de Seguridad, Salud Laboral y Medio Ambiente Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma 1.- Objetivo Controlar los documentos de los Sistemas de Gestión con que cuenta nuestra organización, asegurando su aprobación, actualización y resguardo, identificándolos adecuadamente, incluyendo aquellos que se encuentran obsoletos, cuya retención obedece a propósitos legales y/o de preservación del conocimiento. 2.- Aplicación A todos los documentos creados o que se utilizan por y para el SGI de la empresa, a excepción de los registros. 3.- Definición 3.1 Abreviaturas. SGI: Sistema de Gestión Integrado. PEC Excelencia: Programa Empresa de Excelencia. 3.2 Términos. Control de Documentos: Acción de aprobar, identificar, distribuir y mantener vigentes los documentos. 1 de 9

2 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 2 de Método o Descripción del Proceso 4.1 Generación de los documentos Cualquier miembro de la organización puede desarrollar un procedimiento, manual, instructivo u otro documento de aplicación para los SGI de nuestras empresas. a) Los procedimientos generados para y por el SGI o para los Sistemas de Gestión PEC cuentan con la siguiente estructura de contenido: 1. Objetivo: En este punto se describe el motivo del procedimiento. 2. Aplicación: Se describe el alcance o campo de acción del procedimiento. Este alcance puede estar referido a elementos del SGI, instalaciones, cargos, entre otros. 3. Definiciones: Glosario de términos técnicos importantes o abreviaturas, necesarios para la correcta comprensión del procedimiento. 4. Método o descripción del Proceso: Explicación paso a paso de las tareas o actividades que conforman el procedimiento. También puede corresponder a un flujograma, diagrama de bloques u otra forma gráfica que explique el proceso, tareas o actividades. 5. Responsabilidad: Detalle de las responsabilidades que cada cargo realiza, para dar cumplimiento a las actividades que describe el procedimiento. 6. Anexos: Tablas, gráficos, listados, formatos de planos u otra información complementaria al procedimiento. 7. Registros: Listado de los registros que se generan o utilizan por motivo de la ejecución de las actividades del procedimiento. Se identifican utilizando la siguiente tabla: Código e Identificación Código y/o nombre del registro Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable Forma o método de indexación del registro Cargos que tienen acceso Lugar físico donde se ubica Formato en que se mantiene el registro y tiempo de uso Acción a tomar con el registro una vez expirado su tiempo de uso Cargo que tiene el control de registro 2 de 9

3 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 3 de 9 8. Modificaciones o Bitácora de actualización: Cuadro que indica la trazabilidad de modificaciones que ha sufrido el procedimiento, de una versión a otra, utilizando el cuadro siguiente: Nº Ítem alterado Fecha Número de la versión Señalar la información que fue modificada, eliminada o sustituida. dd.mm.aa NOTA: Si alguno de los ítems anteriores no se utiliza en el desarrollo del procedimiento, incluir la siguiente frase: NO APLICA. b) Los Procedimientos de Trabajo tienen la siguiente estructura: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Flujo de la información 4. Referencias 5. Definiciones 6. Método o Descripción del Proceso para Ejecutar un Procedimiento de Trabajo 6.1 Elementos y herramientas de apoyo 6.2 Elementos de protección personal y condiciones de higiene 6.3 Equipos de apoyo 6.4 Personal participante 7. Método o descripción del trabajo 7.1 Planificación de los trabajos 7.2 Métodos del trabajo 8. Prevención de riesgos y medio ambiente 8.1 Aspectos legales 8.2 Análisis de actividades criticas 8.3 Estándares de control de riesgos a aplicar 8.4 Listado de Aspectos Ambientales y Medidas de Control y/o Mitigación 8.5 Emergencias flujo grama de emergencia circular Flujo grama de notificación de accidentes graves o fatales 9. Anexos 9.1 Acta con registro de firmas del personal sobre el procedimiento de trabajo 9.2 Listado de personal 9.3 Documentos, esquemas aclaratorios y/o complementarios 10. Responsabilidades y obligaciones 10.1 Jefe de faena 10.2 Supervisor 10.3 Encargado de prevención de riesgos 11. Registros 12. Bitácora de actualizaciones o modificaciones 3 de 9

4 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 4 de Toma de conocimiento de procedimiento Para más información ver procedimiento PI-GE-022 Procedimientos de Trabajo. c) Otros documentos del sistema no están sujetos a un formato o estructura predefinida 4.2 Aprobación de documentos Los documentos generales de los sistemas de Gestión son aprobados por el Gerente General (GG), mediante firma en la primera página del documento impreso (el cual es reconocido como original). El GG, para determinados documentos, puede delegar en el Subgerente de Seguridad,. El documento original es custodiado por el coordinador SGI. Los procedimientos de trabajo son aprobados por el Subgerente respectivo de la organización en el que ha sido elaborado, para lo cual firma la primera página del documento (reconocido por esta acción como original). Los procedimientos de trabajo originales son custodiados por el Jefe de cada departamento ejecutor de los trabajos. 4.3 Distribución de Documentos Una vez que el documento ha sido aprobado, el Subgerente de Seguridad, Salud Laboral y Medio Ambiente, o quien designe, lo publica en la Intranet del SGI; en ese momento toma el carácter de DOCUMENTO CONTROLADO. Los usuarios que no tienen acceso a la Intranet del SGI piden copia impresa de los documentos a su jefatura correspondiente. La información proporcionada corresponde a copias No Controladas de los documentos, las que son válidas sólo por 24 horas desde la hora de impresión. Las personas que necesiten copias impresas de algún Procedimiento de Trabajo, lo solicitan al supervisor directo. Estos procedimientos impresos, tienen validez desde el inicio de la faena hasta la finalización de la misma, puesto que en ese momento quedan OBSOLETOS. Solo corresponden o pertenecen y son válidos a una faena o trabajo específico en una instalación determinada. 4 de 9

5 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 5 de 9 El contenido de los Procedimientos de Trabajo NO PUEDE ser cambiado en el transcurso de una actividad o faena. 4.4 Listado de Documentos En el menú de la Intranet del SGI (derecha e izquierda), se encuentra la información de todos los documentos que conforman el SGI de la empresa. 4.5 Documentos Obsoletos Al quedar obsoleta la documentación almacenada en medio electrónico o magnético. 5.- Responsabilidades y Obligaciones Las responsabilidades para el correcto cumplimiento del presente procedimiento son las que siguen: Subgerentes, Coordinadores, Jefes de Departamento y/o Unidad, Supervisores, Encargados: utilizar los documentos en sus actividades y proveer de copias (no controladas) a sus dirigidos, cuando éstos las soliciten. Encargado SGI: Verifica que los documentos se mantengan actualizados. Mantener el documento original para consulta y sus versiones anteriores debidamente identificadas como obsoletas. Mantener actualizada la información de la documentación del SGI en la intranet. 6.- Anexos Anexo 1 Codificación de los documentos 7.- Registros Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable 5 de 9

6 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 6 de 9 RG-GE-001 Lista Maestra de Documentos Correlativo Libre Oficina Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente - Digital Actualización permanente Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente 8.- Bitácora de Actualizaciones Nº Ítem alterado Fecha 00 Creación del documento Normas Externas Se ingresa referencia al Procedimiento PI-GE Se modifica el formato o estructura de los procedimientos, se incluyen las disposiciones para la estructura de procedimientos de trabajo y otros documentos del SGI. 5.2 Se ingresan las disposiciones referentes a la aprobación de los documentos 5.3 Se readecua la información relevante a la distribución de documentos 8. Se eliminan los registros del procedimiento Se ingresa en Anexo, la codificación de los documentos El actual procedimiento absorbe los contenidos del procedimiento PI-GE-001, por lo cual cambia de nombre, antes se llamaba Control de Documentos Se modifica pie de página. Se elimina ítem 9 Diagrama de Procesos. Anexo 1, se elimina el término Rendiciones (RD) de la tabla de nomenclaturas y se agrega nota al final de la página con ejemplo explicativo para Cartas y Presupuestos. - Se agrega información en punto 5.3 y Se modifica la forma en que los trabajadores sin Intranet solicitan la documentación, antes la pedían a su Supervisor directo, ahora la deben solicitar al Encargado del Control de Documentos del SGI. - Se modifica nombre de registro PI-GE-001. Antes era Control y Distribución de Documentos Modificación de Registro Se modifica y adecúa Procedimiento a la nueva organización vigente de PAIS (Sep.2011). Cambios en Capítulos 5,6, 8 y Anexo N a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento Se Realiza una revisión del documento completo Se Agrega Gerencia de Operaciones a Nomenclatura Revisión del Documento de 9

7 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 7 de 9 11 Revisión del Documento Se incorpora Logo Grupo Empresas, ya que documento quedara para los sistemas de gestión de nuestra organización. PEC EEPA, PEC PAT, PEC PAIS, SGI Se modifica ítem de codificación de documentos, según estructura organizacional Se modifica palabra PRyMA por Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente Se modifica Anexo 1: Codificación de los Documentos En el punto 4.2 en aprobación de documentos se modificó en el 2do párrafo que los documentos originales están en custodia del coordinador SGI En responsabilidad y obligaciones la verificación de los documentos quedo a cargo del coordinador SGI Se cambia índice de contenido para el procedimiento de trabajo seguro Se modifica índice de contenido para el procedimiento de trabajo seguro de 9

8 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 8 de 9 ANEXO N 1: Codificación de los Documentos XX - YY- WW.ZZZ-V El tipo de documento (XX) se define con letras de acuerdo a: DOCUMENTO Manual del SGI (*) Procedimiento Interno Procedimiento Trabajo CÓDIGO MN (*) Informes IM (*) Minutas Actas MI (*) Cartas CR Contratos PI CT (*) Protocolos PT Disposiciones Legales - Circulares DL (*) Memos Solicitudes MS (*) Presupuestos-Ofertas PO (*) Estados de Pago EP (*) Registros RG (*) Plan - Programa PL Normas y Reglamentos Técnicos Instructivos Sigla de la sede (S, R, T, C, TE), solo para documentos marcados con (*) Número Correlativo Promotora Sigla del proyecto Sigla de la Organización Promotora Promotora Sigla del Tipo de Documento NR IN Ejemplos: PI-GE-004 Significa: Procedimiento de Auditorías Internas. CR-AT-BM /2010-T Significa: Carta, Transmisión, Proyecto Bajos de Mena, Nº 25, Revisión 0, año 2010, Talca. 8 de 9

9 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 9 de 9 Respecto a la organización promotora, se definen como tal las siguientes, con su respectiva codificación: - GG (Gerencia General) - CG (Comité de Gestión) - GA (Gerencia de Administración) - GC (Gerencia Comercial) - DS (División Subestaciones) - AD (Distribución) - IC (Departamento de Ingeniería) - DL (División Líneas) - RA (Seguridad, Salud y Medio Ambiente) - GE (Administración del SGI) - GO (Sub Gerencia de Operaciones) - OT (Oficina Técnica) - LA (Laboratorio) Procedimientos de Trabajo, Protocolos, Estados de Pago y otros documentos técnicos que se generen en la entrega de servicios, se codificarán de la siguiente manera: PI - YY - WW. ZZZ v Sigla de la sede (S, R, T, C, TE) S=Santiago R=Rancagua T=Talca C= Concepción TE=Temuco SC=Santa Cruz Número Correlativo Sigla proyecto Sigla de la Organización Promotora Sigla del Tipo de Documento (PT = Protocolo) 9 de 9