PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN TERMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA 001 DE 2015 OBJETO

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1 PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN TERMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA 001 DE 2015 OBJETO EL PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN ESTA INTERESADO EN RECIBIR PROPUESTAS PARA CONTRATAR LA CUSTODIA MANTENIMIENTOY ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Y LOS MEDIOS MAGNETICOS DE ADPOSTAL, ADPOSTAL EN LIQUIDACION Y EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA LEY 594 DE 2000 Y EL ACUERDO 037 DE 2002 EMANADO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Bogotá, D.C. Marzo de 2015

2 INTRODUCCIÓN 1. El Gobierno Nacional a través del Decreto 2853 del 25 de agosto de 2006, suprimió la ADMINISTRACION POSTAL NACIONAL ADPOSTAL, y ordenó su liquidación. 2. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2853 del 25 de agosto de 2006, se designó como liquidador de la ADMINISTRACION POSTAL NACIONAL ADPOSTAL, a la FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. 3. Que mediante Decreto 3058 del 20 de agosto de 2008, se prorrogó el proceso liquidatorio de Adpostal por un término de cinco (5) meses. 4. Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 35 del Decreto Ley 254 de 2000, modificado por el artículo 19 de la Ley 1105 de 2006, a la terminación del plazo de la liquidación, el liquidador podrá celebrar contratos de fiducia mercantil con una entidad fiduciaria, en virtud de la cual se transfieren al Patrimonio Autónomo, los activos de la liquidación, con el fin de que se destinen a los fines señalados en la citada disposición. 5. Que el Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR. ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, fue constituido mediante Contrato de Fiducia Mercantil No del 29 de diciembre de 2008, celebrado entre el apoderado de la liquidación a cargo de FIDUPREVISORA S.A., y la FIDUCIARIA FIDUAGRARIA S.A., cuyo objeto está destinado a: (a) La cesión legal en los contratos que se encuentren vigentes a la fecha del cierre del proceso liquidatorio, que hayan sido suscritos por ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN y que identifique previamente el liquidador, asumiendo de esta manera el Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR las obligaciones y derechos de la entidad contratante conforme el acta de subrogación de contratos que hace parte integral (Anexo 1) del contrato; (b) Atender y vigilar los procesos judiciales, administrativos o de otro tipo que se hayan iniciado contra la entidad en liquidación con anterioridad al cierre del proceso liquidatorio y la extinción jurídica de ADPOSTAL en liquidación o los que llegaren a iniciarse después de producido el cierre de ADPOSTAL en liquidación siempre y cuando éstos se inicien en contra del patrimonio autónomo; (c) Informar las eventualidades jurídicas al Ministerio de Comunicaciones para que éste constituya las provisiones correspondientes y darle traslado de las obligaciones remanentes y contingentes a cargo de ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN en el momento que se hagan exigibles; (d) Administrar y enajenar los activos remanentes transferidos al Patrimonio Autónomo conforme las directrices que en su momento imparta el comité fiduciario, y (e) Asumir y ejecutar las demás obligaciones remanentes a cargo de ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN posteriores al cierre del proceso liquidatorio que se indique en el contrato de fiducia mercantil. 6. Mediante escritura pública No del 27 de agosto de 2013, otorgada en la Notaría Dieciocho del Circulo de Bogotá, la Representante Legal de la Sociedad FIDUAGRARIA S.A., confirió poder general al Doctor JORGE ALBERTO TORRES PEÑA, para desarrollar todos los actos y contratos que sean necesarios en la ejecución del contrato de fiducia. 7. Mediante Otrosí No. 08 del 29 de diciembre de 2014, se prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2015, la duración del contrato de Fiducia Mercantil No del 29 de diciembre de 2008, mediante el cual se constituyó el Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR. ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN En el mismo sentido, el decreto 254 de 2000, modificado por la Ley 1105 de 2006, aplicable a las entidades en liquidación, en su artículo 39, establece que los archivos de la entidad en liquidación se conservarán conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nación. Una de las finalidades del contrato de fiducia No de 2008, es la administración, conservación y custodia de los archivos; la atención de las obligaciones remanentes y

3 contingentes a cargo de ADPOSTAL en Liquidación, así como de los procesos judiciales o reclamaciones en curso al momento de la terminación del proceso liquidatorio. El financiamiento del fondo para atender los gastos de administración, custodia y mantenimiento de los archivos ( ) se realizará con los recursos que trasladará la liquidación al PAR. Teniendo en cuenta lo anterior y que el Patrimonio Autónomo del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN carece de personal de planta y por ende no cuenta con una estructura permanente que desarrolle esta actividad, se hace necesario contratar una empresa que cuente con la experiencia y la capacidad logística para custodiar, mantener y administrar los archivos de ADPOSTAL, ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN Y EL PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN.

4 RECOMENDACIONES 1. Leer cuidadosamente el contenido de este documento. 2. No estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad generales, ni específicas para contratar. 3. Cumplir las condiciones y reunir los requisitos aquí señalados. 4. Suministrar la información y documentación exigida y verificar la vigencia de tales documentos en los casos que sea requerido. 5. Seguir las instrucciones que se imparten para la elaboración de su propuesta. 6. Efectuar la lectura completa y exhaustiva de todo el documento y sus adendas (si las hay), antes de contestar. Responder punto por punto, siguiendo estrictamente el orden y numeración establecidos en este documento, indicando precisa y claramente todos los datos solicitados. 7. Los vocablos, PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN o PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, tendrán igual significado. Así mismo, se tendrán como equivalentes entre sí, las expresiones proponente, oferente o similar, usados en el presente documento. 8. Revisar la póliza de seriedad de su propuesta y verificar que: Sea otorgada a favor de PARADPOSTAL EN LIQUIDACION. Como tomador, figure su razón social completa, incluyendo la sigla, esto último, siempre y cuando la sigla también este consignada en el correspondiente certificado de existencia y representación legal. El valor asegurado corresponda al fijado en este documento. La vigencia corresponda a lo estipulado en este documento.

5 El objeto y el número de la misma, coincida con el de la propuesta que presenta. Esté suscrita por el tomador proponente afianzado. 9. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias. 10. Tener presente el lugar, fecha y hora de entrega de la propuesta prevista para la presente Invitación. EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TÉRMINO Y LUGAR DIFERENTE AL ESTIPULADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO. 11. Toda consulta deberá formularse por escrito. No se atenderán consultas personales ni telefónicas. Ningún convenio verbal con el personal del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar los términos y obligaciones aquí estipuladas. 12. Los proponentes con la sola presentación de su propuesta, AUTORIZAN ALPAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION PARA VERIFICAR TODA LA INFORMACIÓN QUE SUMINISTREN. 13. Cuando se presente inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la de uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION no evaluará la propuesta y/o dará aviso a las autoridades competentes. 14. El oferente dará respuesta a lo previsto en cada uno de los numerales de los términos de referencia en el mismo orden indicado en el presente documento; en caso contrario se entenderá que han sido aceptados. EL PARADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN considerará las repuestas tales como Hemos tomado atenta nota, Entendido y/o Enterado, como aceptación del numeral correspondiente. Cuando un numeral exija el suministro de información o documentos, estos deberán ser suministrados. 15. Cuando se hable de días hábiles, éstos no comprenderán los sábados, domingos ni festivos. 16. Toda comunicación enviada por los proponentes o adquirientes de este documento deberá ser dirigida a nombre del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION, y radicarse en la oficina de CORRESPONDENCIA, ubicada en la calle 12 C No.8-39, Piso 5, Edificio Sabana Royal de Bogotá, D.C., ó mediante

6 documento impreso dirigido al Fax (1) ; de lo cual será responsabilidad de su remitente confirmar su efectivo recibo por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION. 17. El horario es el comprendido entre las 9:00 a.m. y las 5:00 p.m. 18. Cualquier enmendadura que contenga la oferta debe ser revalidada por el oferente. 19. Cuando exista diferencia entre los valores indicados en letras y en números se tendrán en cuenta los expresados en letras.

7 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Doctor JORGE ALBERTO TORRES PEÑA Apoderado General PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN Calle 12 C Nº 8-39 Piso 5 Edificio Sabana Royal Ciudad REF: INVITACION PÚBLICA 001 de 2015 Esta comunicación tiene por objeto participar en la Invitación Pública número 001 de 2015, cuyo objeto recibir propuestas para contratar la custodia mantenimiento y administración de los archivos físicos documentales y los medios magnéticos de Adpostal, Adpostal en liquidación y el Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, siguiendo los lineamientos de la ley 594 de 2000 y el acuerdo 037 de 2002 emanado del Archivo General de la Nación Así mismo, el suscrito declara que: 1. Tengo capacidad legal y estoy facultado para presentar esta propuesta. 2. La información suministrada es veraz. 3. En el evento en que sea seleccionada mi propuesta, me comprometo a realizar todos los trámites tendientes al perfeccionamiento y ejecución del contrato, dentro de los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en la Ley. 4. Conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las Entidades Estatales previstas en la Constitución Política y las Leyes en general. 5. El representante legal o quien haga sus veces manifiesta bajo la gravedad del juramento, que ni él, ni la firma que representa se hallan incursos en inhabilidad o incompatibilidad alguna previstas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, y demás normas que conforman el ordenamiento jurídico colombiano.

8 6. Conozco los Términos de Referencia de la presente invitación y los he estudiado cuidadosamente, incluidos sus Adendas (si las hay), entendidos como las modificaciones a los mismos, y acepto sus términos sin reservas ni condicionamientos. 7. Me comprometo a actuar de buena fe en todo el proceso de invitación. 8. Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos que el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION deba o considere necesario emitir durante el curso de la presente invitación: 8.1. Si la propuesta es presentada a nombre de una persona jurídica, favor diligenciar la siguiente información: NOMBRES Y APELLIDOS DELREPRESENTANTE LEGAL O SU APODERADO CEDULA DE CIUDADANÍA O EXTRANJERÍA: CARGO: RAZON SOCIAL: DIRECCIÓN: TELÉFONO y FAX CELULAR No. PERSONA ENCARGADA O CONTACTO: (Nombre y firma del Representante Legal o Apoderado) NOTA: LA FIRMA DE UNA PERSONA DIFERENTE AL REPRESENTANTE LEGAL O SU APODERADO, O LA AUSENCIA DE FIRMA, DARAN LUGAR A QUE LA PROPUESTA NO SEA OBJETO DE EVALUACION Si la propuesta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal: NOMBRES Y APELLIDOS DEL REPRESENTANTE LEGAL O SU APODERADO

9 CEDULA DE CIUDADANÍA O EXTRANJERÍA: CARGO: NOMBRE O RAZON SOCIALDEL CONSORCIO O LA UNIÓN TEMPORAL: DIRECCIÓN: TELÉFONO Y FAX No. CELULAR No. PERSONA ENCARGADA O CONTACTO: (Nombre y firma del Representante o Apoderado) NOTA: LA FIRMA DE UNA PERSONA DIFERENTE AL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL O SU APODERADO, O LA AUSENCIA DE FIRMA, DARÁN LUGAR A QUE LA PROPUESTA NO SEA OBJETO DE EVALUACION.

10 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INVITACIÓN 1.1 OBJETO El Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN está interesado en recibir propuestas para contratar la custodia, mantenimiento y administración de los archivos físicos, documentales y los medios magnéticos de Adpostal, Adpostal en Liquidación y el PAR DE ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, siguiendo los lineamientos de la ley 594 de 2000 y el acuerdo 037 de 2002 emanado del Archivo General de la Nación. 1.2 DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS Los archivos y servicios objeto de la administración, almacenamiento, mantenimiento, custodia y consulta de Adpostal,Adpostal en liquidación y el PAR de Adpostal en Liquidación son: Fondos Documentales: Documentos del Patrimonio Autónomo de Remanentes PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN: son todos los documentos generados desde el 1º. de Enero de 2009 hasta la terminación de Contrato de Fiducia Mercantil Nº Documentos del proceso liquidatorio: son todos los documentos generados desde el 25 de Agosto de 2006 hasta el cierre liquidatorio de la entidad, incluido el expediente de la liquidación con sus reclamaciones y soportes, los cuales están organizados según las series documentales definidas en las tablas de retención documental de Adpostal en Liquidación. Documentos de Adpostal antes de la Liquidación: Son todos los documentos generados hasta el 25 de Agosto de 2006, los cuales están debidamente organizados con base en las series documentales definidas en las tablas de valoración documental de Apostal Mantenimiento de los Fondos Documentales Organización y/o conformación: de historias laborales nuevas y/o adiciones a las historias laborales. Confrontación: De la documentación existente frente a la documentación generada de las historias laborales y/o las adiciones a las historias laborales,

11 verificar si existe o no. Microfilmación: de las series documentales, a las que el PAR decida adelantar este proceso. Digitalización: a las series documentales a las que la entidad decida adelantar este proceso. Reposición unidades de conservación y/o de almacenamiento Elaboración y/o actualización de la hoja de control de las historias laborales Reposición de ganchos plásticos 1.3 REGIMEN LEGAL APLICABLE El proceso de selección y el contrato que se celebre estarán sometidos a las disposiciones consagradas en el derecho privado y en el manual de contratación adoptado por el PAR ADPOSTAL, así como a lo contemplado en los presentes términos de referencia. 1.4 NATURALEZA DE LA INVITACION Este proceso de invitación y los documentos que se originen o emitan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN. En ese sentido, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN podrá suspender o dar por terminado el presente proceso de selección, cuando así lo estime conveniente sin que tenga responsabilidad precontractual alguna, o haya lugar al pago de indemnización o reconocimiento alguno en favor de los participantes por concepto de las decisiones que haya adoptado la entidad en liquidación. La propuesta presentada sólo se entenderá aceptada con la firma y el registro presupuestal del contrato. 1.5 DOCUMENTOS DE LA INVITACION 1. Los términos de referencia con todos sus anexos. 2. Las adendas, con sus anexos. 3. Las propuestas, con todos sus anexos. 4. Los informes de evaluación de las propuestas. 5. La comunicación de selección del contratista.

12 6. Los demás documentos relacionados con el proceso. 1.6 PRESUPUESTO OFICIAL Para la ejecución del contrato resultante de la presente invitación, El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION cuenta con un presupuesto de OCHOCIENTOS SETENTA Y NUEVE MILLONES VEINTICUATRO MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS ($ ) M/CTE. Para el efecto, el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION cuenta con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal Nº 56 del 2 de marzo de INSTRUCCIONES PARA LA CONSULTA Y ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. Los interesados en el presente proceso de contratación pueden consultar los Términos de Referencia de manera física en la Coordinación Administrativa del PAR ADPOSTAL EN LIQUDACION, ubicada en la calle 12 C Nº 8-39, Edificio Sabana Royal, Piso 5 en la ciudad de Bogotá. D. C., los cuales estarán disponibles desde el 09 de marzo de 2014, en horario laboral. De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, las entidades públicas no podrán exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrán ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes. No obstante lo anterior, si los interesados requieren copias impresas de los documentos del proceso de contratación, el valor de dichas copias se determinará de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 24 del Código Contencioso Administrativo. Adicionalmente y para facilidad de los interesados en el proceso, el PAR ADPOSTAL podrá suministrar en medio magnético, copia de los documentos de los términos de referencia. Para lo anterior, el interesado deberá proveer el medio magnético en el cual le serán grabados los documentos PRORROGA O SUSPENSIÓN DE LOS PLAZOS DE LA INVITACION. Los plazos establecidos en los presentes Términos de Referencia podrán ser prorrogados o suspendidos antes de su vencimiento, por el tiempo que el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION considere conveniente.

13 1.9 LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA DE LA INVITACIÓN La presente invitación se abrirá en la ciudad de Bogotá D.C. en la Oficina de Correspondencia del PARADPOSTAL EN LIQUIDACION, ubicada en la calle 12 C Nº 8-39 piso 5 Edificio Sabana Royal en la ciudad de Bogotá, el día 09 de marzo de FECHA Y HORA DE CIERRE DE LA INVITACION El proponente deberá presentar su propuesta en el sitio asignado para recibir las ofertas de la Invitación Pública No. 001 de 2015, esto es, en la Oficina de Correspondencia del PARADPOSTAL EN LIQUIDACION, ubicada en la calle 12 C Nº 8-39 piso 5 Edificio Sabana Royal en la ciudad de Bogotá D.C. El recibo de las ofertas se hará hasta el día 17 de marzo de 2015a las 3:00 P.M., hora y fecha fijadas para el cierre de la invitación. NOTA: NO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS DESPUÉS DEL DÍA Y HORA SEÑALADAS PARA EL CIERRE DE LA INVITACIÓN. SE RECOMIENDA TOMAR LAS PREVISIONES NECESARIAS PARA QUE LAS PROPUESTAS SEAN ENTREGADAS DENTRO DEL PLAZO Y EN EL LUGAR FIJADO ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA Si existen dudas sobre el contenido o alcance de los términos de referencia, deberán comunicarlo al PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION a más tardar el día 11 de marzo de 2015 hasta las 03:00 P.M. Toda aclaración se deberá solicitar mediante comunicación escrita. El PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION no está obligado a dar respuesta a las solicitudes o consultas presentadas con posterioridad al plazo y hora señalados, ni se aceptarán reclamaciones posteriores por hechos que debieron haber sido objeto de aclaraciones durante el plazo indicado para tal fin. EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION se reserva el derecho de hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias. Para la presentación de la propuesta, los proponentes deberán tener en cuenta las modificaciones o aclaraciones que el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION efectúe a los términos de referencia. EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION solo responderá las observaciones que cumplan con los siguientes requisitos:

14 1. El interesado deberá radicar su solicitud escrita en la Oficina de Correspondencia ubicada en la Calle 12 C Nº 8-39 piso 5, Edificio Sabana Royal en Bogotá. D. C., ó mediante documento impreso dirigido al Fax (1) ; de lo cual será responsabilidad de su remitente confirmar su efectivo recibo por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION. 2. Identificar el proceso de contratación al que se refieren. 3. Indicar el nombre de la persona natural y/o jurídica que las envía. 4. Indicar la dirección física, fax o de correo electrónico del remitente. 5. Las respuestas a las observaciones formuladas serán comunicadas por correo electrónico 1.12 PLAZO PARA EFECTUAR LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS El plazo para elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas, así como para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se consideren indispensables, será el 19 de marzo de PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Y ACLARACIÓN DE OFERTAS Dentro del plazo establecido para adelantar la evaluación de las propuestas, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION podrá solicitar por escrito a los proponentes, aclaraciones o explicaciones respecto de la propuesta presentada, las cuales deberán ser atendidas por escrito dentro del término que se fije para tal fin en la respectiva solicitud. Las respuestas a las explicaciones o aclaraciones solicitadas no podrán modificar, completar o adicionar la propuesta presentada. Así mismo, y dentro del plazo señalado anteriormente, en los casos en que una propuesta no contenga la información debidamente soportada o todos los documentos exigidos, y siempre y cuando éstos últimos no sean necesarios para la comparación de las propuestas y no correspondan a los requisitos mínimos y habilitantes de las mismas, el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION podrá solicitarlos por escrito al proponente, quien deberá suministrar los documentos en el plazo que se fije en la solicitud. Únicamente se recibirán respuestas a estas solicitudes dentro del plazo señalado. Si el proponente no responde a las solicitudes formuladas dentro del plazo establecido, la propuesta no será objeto de evaluación. Los proponentes pueden hacer observaciones a la evaluación de las propuestas hasta las 03:00 P.M. del día 24 de marzo del ETAPA DE NEGOCIACIÓN EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION podrá a través de comunicación escrita, donde se señalará el procedimiento a seguir, plantear a los oferentes fórmulas alternativas y/o solicitar descuentos que aplicados a la oferta globalmente considerada, redunden en

15 beneficio de los intereses del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION y de las actividades y servicios a su cargo PLAZO PARA DAR A CONOCER LA EVALUACIÓN Y PRESENTAR OBSERVACIONES. Los informes de evaluación estarán a disposición de los proponentes en la oficina de Correspondencia del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION, ubicada en la calle 12 C No. 8-39, Piso 5, Edificio Sabana Royal en la ciudad de Bogotá D.C., por el término de dos (2) días hábiles, siguientes al vencimiento del plazo fijado en el numeral Dentro de este plazo los proponentes podrán presentar las observaciones que estimen pertinentes, sin que puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las observaciones de los proponentes a los estudios elaborados por el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION serán resueltas antes de la selección SELECCIÓN Finalizada la etapa de evaluación, el Comité de Contratación determinará de acuerdo con el informe de evaluación, los términos y condiciones de la invitación, sobre la aceptación de la oferta. Una vez haya decidido sobre la aceptación de la oferta, se comunicará al oferente seleccionado, y a los demás oferentes, la decisión adoptada por escrito o vía . La selección de la invitación se llevará a cabo previo análisis de la evaluación de las propuestas. El Patrimonio Autónomo de Remanentes de Adpostal en Liquidación, adjudicará el contrato a la propuesta mejor calificada, o al proponente ganador del sorteo, según el caso, sobre la base de que los criterios de calificación, fueron establecidos bajo parámetros de seriedad, conveniencia, transparencia y economía, teniendo en cuenta que la contratación es privada y se rige por las políticas internas implementadas. El PAR de Adpostal en Liquidación podrá solicitar en cualquier momento aclaraciones sobre algún punto de la oferta que considere, así como también información o documentación de los proponentes. En todo caso, la presentación de las propuestas no genera para el PAR de Adpostal en Liquidación el deber de adjudicar el contrato. El PAR de Adpostal en Liquidación, no adquiere obligación legal de realizar la adjudicación con un oferente determinado. La única obligación es la de estudiar las propuestas presentadas y si lo estima pertinente escoger previa calificación, la que más se ajuste a los intereses del Patrimonio. En consecuencia el PAR de Adpostal en

16 Liquidación sólo podrá rechazar las propuestas presentadas con fundamento en la Ley y lo estipulado en la presente invitación 1.17 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Una vez comunicada la selección al proponente favorecido, éste deberá suscribir el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación, salvo que por necesidades de la entidad sea preciso prorrogar dicho plazo. Si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, el PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la misma. En este evento y siempre y cuando la propuesta sea favorable, el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION seleccionará la oferta del proponente calificado en segundo lugar, todo lo cual se le comunicará al día siguiente hábil al vencimiento del plazo establecido en el inciso 1.17 del presente numeral para la suscripción del contrato, y así sucesivamente de acuerdo con su conveniencia, y en relación con los oferentes que hayan alcanzado los puntajes mínimos exigidos por el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO El contrato que se celebre como consecuencia de la presente Invitación se perfeccionará con la firma de las partes y el correspondiente registro presupuestal DURACION DEL CONTRATO La propuesta debe garantizar el cumplimiento de todos los compromisos de almacenamiento, custodia y consulta sobre los volúmenes estimados en el Anexo 2 por el periodo comprendido entre el 1 de abril y el 31 de octubre de 2015, o hasta agotar los recursos, lo que ocurra primero. Adicionalmente, el contrato podrá darse por terminado de forma anticipada, como fuerza mayor, en caso de que el Gobierno Nacional decida dar por terminada la operación del PAR antes del 31 de diciembre de DERECHOS DEL CONTRATISTA El Contratista tendrá derecho, entre otros, a:

17 Recibir oportunamente la remuneración pactada Acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El Contratista se obliga a cumplir, entre otras, las siguientes obligaciones: Ejecutar a cabalidad el objeto del contrato Colaborar con el PARADPOSTAL EN LIQUIDACION en el cabal cumplimiento del objeto del contrato y de manera general obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y obstrucciones No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley, con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA PRESENTE INVITACIÓN El PARADPOSTAL EN LIQUIDACION suministrará toda la información y documentación pertinente. El costo de las copias y la atención de las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Código Contencioso Administrativo CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que se genere y que esté relacionada con la presente invitación, se deberá radicar en el Área de Correspondencia del PAR ADPOSTAL, ubicada en la Calle 12 C Nº 8-39Piso 5, Edificio Sabana Royalde Bogotá. D. C. o mediante documento impreso dirigido al Fax (1) ; de lo cual será responsabilidad de su remitente confirmar su efectivo recibo por parte del PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION REQUISITOS POSTERIORES A LA FIRMA DEL CONTRATO El contratista constituirá una garantía que podrá consistir en una garantía bancaria o en una póliza de seguros expedida por compañía de seguros que se encuentren legalmente autorizados para funcionar en el país. El Contratista debe presentar ante la Dirección Jurídica del PARADPOSTAL EN LIQUIDACION, el original de la garantía contractual acompañada de las condiciones generales y el recibo de pago de la prima. Dicha garantía deberá cubrir los siguientes riesgos:

18 Cumplimiento: Por el diez por ciento (10%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más Calidad del servicio prestado: Por el diez por ciento (10%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más Pago de salarios y prestaciones sociales: Por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más SUPERVISIÓN DEL CONTRATO EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACIÓN, designará un supervisor del contrato, quien tendrá a su cargo entre otras funciones, el seguimiento y control de la actividad del contratista, la vigilancia y verificación del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y la sujeción al presupuesto asignado VALIDEZ DE LA OFERTA La oferta deberá tener una validez mínima de dos (2) meses contados a partir de la fecha de cierre de la invitación. Con la presentación de la oferta se entenderá que el proponente la mantiene por este plazo.

19 CAPITULO II LOS PROPONENTES Podrán participar en este proceso de selección, solo las personas jurídicas nacionales o extranjeras (que tengan representación en Colombia) especializadas que acrediten la certificación ISO y su objeto debe corresponder a actividades relacionadas con el almacenamiento, organización, mantenimiento, custodia y demás actividades afines con la Administración Documental. El oferente debe acreditar su constitución legal por lo menos con cinco (5) años anteriores a la apertura de la presente invitación, y su objeto debe corresponder a las actividades propias del objeto a contratar, así mismo, la certificación de calidad debe guardar precisa relación con los procesos realizados por la empresa oferente. En los consorcios y uniones temporales, el objeto social de todos los integrantes debe corresponder a las actividades propias del objeto a contratar y por lo menos uno (1) de los integrantes deberá estar certificado con el ISO Para que el PAR Adpostal en Liquidación considere la propuesta, el oferente debe manifestar que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o en la Ley. Las propuestas deberán suscribirse directamente por el representante legal del proponente, cuyas facultades deberán acreditarse de acuerdo con la Ley Colombiana. En los casos en que se conformen consorcios o uniones temporales, con el único objeto de presentar propuestas en esta invitación, celebrar y ejecutar el contrato, la responsabilidad y sus efectos se regirán por las disposiciones previstas en la Ley 80 de 1993 sobre el particular. 2.1 CONDICIONES Y REQUISITOS GENERALES EXIGIDOS A LOS PROPONENTES Podrán actuar como proponentes las personas jurídicas y los Consorcios y Uniones Temporales, debidamente constituidos de conformidad con la normatividad legal y reglamentaria vigente sobre la materia, con capacidad para contratar. En los consorcios y uniones temporales, por lo menos uno (1) de los integrantes deberá estar certificado con el ISO o superior Los proponentes deberán acreditar la existencia y representación legal mediante certificado que expida la Cámara de Comercio del domicilio principal de la empresa.

20 Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, se deberá acreditar la existencia y representación legal de cada uno de los integrantes y el objeto social de cada uno de los integrantes debe estar relacionado con las actividades propias del objeto a contratar. La duración de los Consorcios y de las Uniones Temporales debe ser mínimo igual al plazo del contrato y un año más. Para efectos de presentar la propuesta, a continuación se señalan los requisitos que cada uno de los proponentes, según su condición de persona jurídica nacional o extranjera y su participación directa o a través de Consorcio o Unión Temporal, deben cumplir CONDICIONES Y REQUISITOS ESPECIALES EXIGIDOS A LOS PROPONENTES PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Los proponentes deben acreditar que se encuentran en capacidad y tienen facultades para desarrollar la actividad objeto de la invitación, así como su existencia y representación legal. Así mismo, que su representante legal tiene facultades suficientes para presentar la oferta y firmar el respectivo contrato, por el valor correspondiente. En caso que el representante o su apoderado requieran alguna autorización estatutaria, se deberá allegar la prueba respectiva de habérsele conferido tal autorización PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS DE NATURALEZA PÚBLICA O PRIVADA Deben acreditar que se hallan facultadas para desarrollar en Colombia la actividad objeto de la invitación, así como su existencia y representación legal, y las autorizaciones que requiera el representante legal. Además, deben aportar los documentos respectivos. Los documentos expedidos en el extranjero deben sujetarse a lo dispuesto en las normas legales colombianas. En consecuencia, estos documentos deberán autenticarse por los funcionarios competentes en el respectivo país. EL PAR ADPOSTAL EN LIQUIDACION exigirá la autenticación de los documentos que conforme a la ley colombiana deban presentarse autenticados. Adicionalmente, se observará lo previsto en materia de legalización de documentos públicos extranjeros, teniendo en cuenta que en virtud de la circular AC/LG/641/2.001 emanada del Ministerio de Relaciones Exteriores, se ha informado oficialmente la adhesión por parte del Estado Colombiano a la Convención de La Haya, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, el cual entró en vigor para Colombia el día 30 de enero del año En relación con este último aspecto cabe destacar que el Ministerio de Relaciones Exteriores en su circular ha señalado:

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