PROCEDIMIENTO TRANSPARENCIA ACTIVA -PASIVA

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1 PROCEDIMIENTO TRANSPARENCIA ACTIVA -PASIVA Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 1 de 9

2 Procedimiento I. OBJETVO Definir criterios para la publicación y control de la información que se debe subir a la página web: según exige el Consejo para la. II. ALCANCE Aplica a todos los departamentos que abastecen la página web de manera mensual con la información que se solicite. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO Ley de transparencia Nº : Con fecha 20 de agosto de 2008 se publicó en el Diario Oficial la Ley N sobre " de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado", dicha ley regula el principio de transparencia de la función pública, el derecho de acceso a la información de los órganos de la Administración del Estado, los procedimientos para el ejercicio del derecho y para su amparo, y las excepciones a la publicidad de la información. Dicha ley entró en vigencia el 20 de abril de Se anexan a este documento, Listado de Funcionarios de Unidades y Procesos de la CMLP, que están autorizados para subir y gestionar la información solicitada por la Ley de. En este listado además se indica la información que debe subir cada Unidad y Procesos, así como su periodicidad. IV. DIAGRAMA PROCESO Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 2 de 9

3 Proceso de Activa - Parte 1 Correo electrónico 1 Cada departamento, dirección y unidad deben hacer llegar a la Oficina de los funcionarios que usaran el Portal para cargar la información solicitada. Del mismo modo pueden agregar funcionarios, remplazar y quitar. Correo electrónico Encargado de Departamento Es responsabilidad de cada departamento asignar y establecer los suplentes para cada proceso en caso que el titular sufra algún inconveniente. Esto debe ser Informando a la Oficina de en el momento que el titular queda inhabilitado. Correo electrónico Encargado de Departamento La oficina de le asignará una cuenta para ingresar al Portal, en donde cada funcionario deberá activar la misma, actualizando su contraseña en la página que indica el correo electrónico Generar planillas Cada funcionario debe ingresar al Portal : CM040 con su clave y usuario. Generar planillas Generador de la Unidad Cada generador debe acceder al Portal los primeros días del mes, y subir la información correspondiente a su unidad en la plantilla establecida por el Consejo para la (Alojada en el mismo sitio). Revisar Planillas Una vez generada la planilla dentro del Portal, el revisor de la Unidad debe validar dicho contenido, aprobando la información para que sea publicada. Los criterios de revisión están definidos para cada dirección, departamento y unidad de forma diferente debido a que la información que manejan no es homogénea. Estos criterios, fueron definidos por la Oficina de en conjunto de cada Unidad. Generador de la Unidad Revisor Unidad 2 Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página de 9

4 Proceso de Activa - Parte 2 Planilla Excel Dirección Salud 2 Los criterios de revisión para Salud: completar un archivo Excel que fue previamente elaborado y enviado por la Oficina de hacia la Dirección de Salud. Documento que debe ser enviado al momento de revisar la información de forma mensual. Dichos reportes se archivaran en formato digital en la Carpeta Proceso de Validación Salud. Directora Salud Envío de Documento Los criterios de revisión para Educación: cada nómina de información, debe estar respaldada por una hoja escaneada la cual debe contener la firma, fecha y timbre del Director (a) de Educación. En su defecto, por un superior directo. Enviar de forma mensual al Encargado de. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación Educación. Envío de Documento Director Educación Los criterios de revisión para Finanzas: Cada documento deberá estar aprobado por el director de finanzas en una hoja escaneada con la firma, fecha y timbre de aprobación de la información. También se puede incluir como firma electrónica. Lo anterior se entrega de forma mensual. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación Finanzas. Envío Documentos Jefe de Finanzas Los criterios de revisión para Servicios Generales: Un documento escaneado, con la firma, fecha y timbre del encargado o director de Servicios Generales el cuál valida la información generada. Envío de forma mensual. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación Servicios Generales. Envío Documentos Los criterios de revisión para el área de farmacéutica: Un documento escaneado con la firma y fecha de la Dirección de Salud aprobando dicho contenido. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación Farmacéutica. Registro Excel Adquisiciones Los criterios de revisión para Adquisición: Completar un Excel que fue previamente entregado al encargado de Adquisiciones, el cuál debe ser enviado de forma mensual como reporte. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación Adquisición. Encargado de Servicios Generales Director Salud Encargado Adquisiciones Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 4 de 9

5 Proceso de Activa Parte Validar Información Los criterios de revisión para Recursos Humanos: Revisar inconsistencias en las planillas generadas, como información mal ingresada, errores de planillas y formato. Esto quedará rectificado al momento de hacer click en el botón aprobar que proporcione el Portal, lo que funcionará como medida de validación por el Jefe de RR.HH. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación RR.HH con la copia del correo electrónico que valida la información. Jefe RR.HH. Publicar la información Una vez la información sea validada por el revisor, el encargado de gestionar la página web deberá publicar la información. Revisando el formato que establece el Portal, la información que será publicada y aspectos generales. Si la información es correcta, se publica, si presenta errores, se rechaza y vuelve al generador para su corrección. Envío de Documento Los criterios de revisión para Finanzas: Cada documento deberá estar aprobado por el director de finanzas en una hoja escaneada con la firma, fecha y timbre de aprobación de la información. También se puede incluir como firma electrónica. Lo anterior se entrega de forma mensual. Respaldo en la Carpeta Proceso de Validación Finanzas. Envío a través de correo Encargado / Administrativo de Jefe de Finanzas Generar un recordatorio al 5to día que será enviado a todas las unidades para que indiquen, avances, dificultades, recomendaciones y compromisos. Encargado y Control Interno Envío físico Al día 11, se enviará un documento a todos los departamentos quienes no cumplieron con el plazo, indicando pasos a seguir Oficina de y Control Interno Fin Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 5 de 9

6 Proceso de Pasiva Parte 1 Rellenar Formulario Proceso de Solicitud de Acceso a la Información (SAI) Que una persona natural o jurídica ingrese una solicitud de información de forma física ya sea por carta, fax, otro medio escrito o directamente en la OIRS. Encargado OIRS Comprobante de Envío Portal El encargado de OIRS deberá ingresar el mismo día la solicitud a la plataforma del Portal de forma escrita y adjuntar documento original escaneado. Esta acción generará un comprobante de envío que se archiva en el Portal y que sirve de respaldo de la acción Encargado OIRS correo Electrónico Una vez el documento sea gestionado por OIRS, a oficina de transparencia llegará un correo electrónico de ingreso de solicitud. Dicha solicitud debe ser informada al Departamento Jurídico para revisar su admisibilidad Adm.. correo Electrónico En caso de que la solicitud sea ingresada vía web (portal de la Corporación o Portal de ) a oficina de transparencia llegará un correo electrónico de ingreso de solicitud. Dicha solicitud debe ser informada al Departamento Jurídico para revisar su admisibilidad Formulario Admisibilidad: revisar si cumple con lo dispuesto en la ley en términos de, si es clara, legible, de competencia del organismo, entre todas las disposiciones que establece el instructivo general N 10. Adm.. Dep. Jurídico Correo de Subsanación No corresponde a SAI- Cuando la información no es viable, el departamento jurídico informará dicha situación a la Oficina de. Quienes emitirán un documento a la persona natural o jurídica que realizo la solicitud informando dicha situación en conjunto de las soluciones pertinentes para cada caso. Adm.. 2 Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 6 de 9

7 Proceso de Pasiva Parte 2 Terminar o rectificar el proceso de solicitud de información (SAI) 2 Si la información se encuentra correcta, se gestiona dicha información en el Portal y se da por terminado el proceso para la Corporación. Si la información esta incorrecta, ya sea por información faltante o formatos no solicitados se solicitará una rectificación de la información a la unidad hasta que este correcta. Recopilación de información y envío En el caso de que la información se pueda responder con datos que están al alcance, ya sea página web de la corporación, datos del portal transparencia, solicitudes anteriores similares, u otra situación de este estilo, se emite la respuesta de forma inmediata y se termina el proceso para la Corporación. Creación de Archivo Debe quedar un registro digital con todos los documentos que género el sistema del Portal incluyendo la información de la respuesta entregada. Registro de Solicitudes La gestión de todas las solicitadas ingresadas en el mes, deben quedar registradas en el informe mensual entregado al Secretario General. Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 7 de 9

8 Proceso de Pasiva Parte Formulario Cuando la respuesta es viable y cumple con todas las disposiciones legales, se entrega el formulario a la Oficina de y se comienza a analizar la solicitud para determinar si corresponde a una derivación a externos (ministerios, municipios, etc.), derivación interna o se puede responder en el acto con información que se dispone en la web. Determinar acción (Correo Derivación interna Portal/Carta Certificada externa. Correo respuesta directa, etc.) Comprobante de Envío PORTAT Depto. Jurídico Cuando la respuesta se deriva de forma externa se emite una carta certificada al organismo, y se envía un correo de respaldo al solicitante que se le informa dicha situación adjuntando dicha información (a través del portal). Cada vez que se deriva de forma externa una solicitud, se termina el proceso por parte de la Corporación. Carta certificada o correo Cuando la respuesta se deriva de forma interna se envía una solicitud a través del portal a la unidad solicitada, lo que genera un correo electrónico con todos los archivos adjuntos con un plazo determinado de respuesta para dicha unidad. El correo que se gestiona a través del Portal, debe estar incluido; secretario general y oficina transparencia. Registro de revisión Cuando el organismo interno termina de recopilar la información, debe ingresar al Portal y subir la información en los formatos y contenidos solicitados, lo que será revisado por la Oficina de para su tramitación. Envío de notificación El último día hábil para responder el plazo interno, se emitirá un documento que recordará el envió de la información, indicando plazos y documentación solicitada, con copia a secretario general, secretaria gerencia, oficina transparencia y control interno. Control Interno Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 8 de 9

9 V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos Elaboración del procedimiento 01 Todos Se actualiza logo y se mejora descripción de procesos de transparencia activa y pasiva. VI. Anexos: Anexo 01 Lista de Funcionarios Autorizados Activa Anexo 02 Lista de Funcionarios Autorizados Pasiva Corporación Municipal Lo Prado Unidad: - Versión: 01 Aprobación: Página 9 de 9