Aspel-NOI 5.0 Nuevas características

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1 Aspel-NOI 5.0 Nuevas características Aspel-NOI automatiza el control de todos los aspectos de la nómina, su fácil manejo y versatilidad ofrecen un cálculo exacto de las percepciones y deducciones de los trabajadores atendiendo los requerimientos específicos de la empresa. Calcula la retención de ISR, subsidio para el empleo y previsión social, entre otros, de acuerdo con la legislación fiscal y laboral vigente. En la versión Aspel-NOI 5.0 existen diversas funciones que facilitan la explotación y uso de la información de la nómina para una correcta toma de decisiones y eficiencia en la administración del capital humano, cumpliendo además con las obligaciones fiscales de la empresa. Nuevo formato de Base de datos La base de datos de Aspel-NOI 5.0 está de manera predefinida en formato Firebird, está contenida en un solo archivo con extensión FDB la cual agrupa las diferentes nóminas creadas, ventajas del formato: Evita tener inconsistencias o periodos extraviados en rutas distintas a la predeterminada. Facilidad al realizar respaldos y en la transportación de la información, sin tener que hacerlo nómina por nómina. Abrir empresa En la ventana de Abrir empresa se presentan los datos del propietario o de registro, para que el cliente tenga la certeza de los datos del Propietario. Figura1. Datos del propietario y empresas registradas. Parámetros del sistema 1 Alta de múltiples registros patronales Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros generales / Datos de la empresa / Registros Patronales. Permite asignar a los trabajadores distintos registros patronales por ejemplo en el caso de sucursales- y realizar los procesos de la nómina correspondientes sin necesidad de dar de alta una empresa por cada registro patronal. 14/02/2011 1

2 A cada registro patronal se pueden asociar datos relacionados como Subdelegación IMSS correspondiente, zona geográfica, entre otros. El registro patronal es asociado a cada trabajador al momento de darlo de alta en el catálogo. Figura 2. Alta de múltiples registros patronales. Los reportes de IMSS y AFORE podrán ser filtrados por Registro patronal, además de las consultas personalizadas. 1. Directorio de formatos Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Parámetros generales / Configuración de la BD / Directorio de formatos Al igual que en Aspel-COI 6.0, también se podrá especificar la ruta donde se encuentran los formatos fto y QR2, permitiendo tener por cada empresa esta configuración, y al emitir algún reporte, el sistema buscará el formato en la ruta aquí indicada. Figura 3. Directorio de formatos. 14/02/2011 2

3 2 Campos libres del trabajador Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros generales / Trabajadores. Se cuenta con campos libres, en los parámetros del sistema se definen los nombres de las etiquetas. Los campos libres son de gran utilidad para capturar datos adicionales, importantes para el expediente del trabajador. Para añadir información por trabajador en estos campos se puede hacer directo en el detalle del trabajador dentro del catálogo. Figura 4. Configuración de campos libres del trabajador. Clasificaciones Para una eficiente agrupación de trabajadores se cuenta con un catálogo de clasificaciones. Al agregar clasificaciones se indica la clave y la descripción de la misma. Además la longitud del campo Clasificación cambia de 5 a 10 dígitos. Figura 5. Catálogo de clasificaciones. 14/02/2011 3

4 Catálogo de trabajadores Además de constituir un completo expediente del trabajador lo que implica más y nuevos campos. La consulta del catálogo de trabajadores cuenta con filtros predefinidos como: Altas, Bajas, Incapacidad, Licencia y reingresos, para facilitar la consulta de los mismos sin la necesidad de emitir un reporte 1. Expediente del trabajador: a. Datos generales: Salario, Datos personales, IMSS, Salud. b. Histórico del trabajador: c. Salarios, Trayectoria, Vacaciones y faltas. d. Familia y beneficiarios. e. Capacitación. f. Información adicional. a. Datos generales: o Longitud de la clave del trabajador de 10 dígitos. o Determinación del dígito verificador del número de afiliación IMSS del trabajador para la validación de la captura. o Determinación del RFC y CURP del trabajador a partir de los datos capturados. o Se tiene el nuevo campo Observaciones de la baja del trabajador. o Ahora será más sencillo identificar el departamento y el puesto ya que además de la clave aparece el nombre de estos conceptos. o Alta de departamentos y puestos desde la captura de trabajadores. o Mayor compatibilidad de formatos en la foto del trabajador (jpg, jpeg, png, ico, emf o wmf) y carpeta especial de fotos dentro del DAC, para una mejor administración de la información. o Sección de formación académica del trabajador con nivel de estudios y profesión. o En la pestaña IMSS: Asignación de Registro patronal por trabajador. Selección del tipo de jornada IMSS para generar reportes completos al SUA y Avisos de movimientos afiliatorios. o Nueva pestaña Salud para conocer las restricciones de salud del trabajador y números de contacto en caso de emergencia. 14/02/2011 4

5 Figura 6. Expediente del trabajador. b. Histórico del trabajador o Histórico de salarios. o Trayectoria para conocer los distintos puestos y departamentos por lo que a pasado un trabajador. o Consulta de vacaciones otorgadas y faltas en la que incurrió un trabajador. Estas consultas podrán imprimirse o ser exportadas a distintos formatos (xls, txt, html, xml). c. Familia y beneficiarios. Registro de los familiares del trabajador y beneficiaros que tienen derecho a los beneficios que otorga la empresa en caso de fallecimiento, así como los datos relacionados a las pólizas de seguros. d. Capacitación: Es posible asignar las capacitaciones que se le otorgaron al trabajador. Con esta información se podrá obtener una consulta acerca de la capacitación que ha recibido el personal y conocer así el detalle del desarrollo profesional. La asignación de cursos a los trabajadores se realiza presionando el botón o el botón para eliminarlo. 14/02/2011 5

6 Figura 7. Sección de cursos programados al trabajador. El registro de cursos nuevos o la consulta de los mismos se mostraran al presionar el botón. Figura 8. Catálogo de cursos. e. Información adicional Hasta 20 campos personalizables por el usuario para almacenar información adicional del trabajador 2. Documentos asociados: Ruta de Acceso: Catálogo de trabajadores presionando el icono. Se cuenta con un almacén de documentos digitales común para los sistemas de la línea Aspel. Este almacén estará disponible en el catálogo de Trabajadores. Dentro de la ventana de Documentos asociados, se podrá generar una carpeta para clasificar los documentos que se vayan almacenando como hojas de afiliación al IMSS, Actas de nacimiento, teniendo así un mejor control y acceso a los mismos. 14/02/2011 6

7 3. Eliminación de trabajadores. Se permite eliminar aquellos trabajadores con estatus Baja de forma sencilla, dejando de acumular para esa clave, en las nóminas siguientes. 4. Importación del Catálogo de trabajadores. Ruta de Acceso: Archivo/ Trabajadores/ Catálogo de trabajadores/ Edición/ Importación o con el icono. Para una fácil puesta en marcha del sistema en las empresas, Aspel-NOI permite importar el catálogo de trabajadores a partir de un archivo en Excel mediante un importador que es ya un estándar en la línea Aspel. Al ingresar a la opción importar se inicia un asistente que guiará paso a paso en el proceso: Bienvenida: En esta ventana se da una breve introducción a lo que es el proceso de importación de información, además de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso. Aquí también se configuran las definiciones para la importación, entendiendo como definición, a la plantilla que contendrá los parámetros a considerar para la importación, lo que ayudará a evitar el definir dichos parámetros cada vez que se realiza la importación. Archivo de importación: En esta ventana se selecciona el tipo de archivo a importar, el cual puede ser archivo de Texto, Libro de Excel o Documento XML, también se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo que contiene la información, además de indicar que operación se desea realizar: agregar información o actualizar los datos existentes, lo cual es útil para añadir información que no haya sido capturada previamente. Adicionalmente se indica el tipo de asociación de la información, que puede ser Automática (se asociarán los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden), o Manual (la asociación de los campos con las columnas serán definidas por el usuario). Figura 9. Ventana para indicar el tipo de archivo y ruta. 14/02/2011 7

8 o Archivos de Texto Para la importación de información mediante este tipo de archivo se necesita realizar dos pasos adicionales, uno en el que se define el formato de la información, delimitado o ancho fijo, y el otro en donde se define el carácter separador de la información, con estos datos el asistente organiza la información y puede identificarla por campos. Figura 10. Definición del carácter que delimita la información en los archivos de texto plano. Asociación de la información: Si el tipo de asociación que se seleccionó fue Manual, en este paso se deberá asociar cada valor contenido en el archivo de importación a su campo correspondiente en la base de datos del sistema. Si el tipo de asociación que se seleccionó fue Automática, se mostrará la información ya asociada a cada campo. Figura 11. Asociación de la información. La información que no esté contemplada en la ventana de asociación de información se deberá capturar desde el detalle del trabajador en el catálogo de trabajadores. Vista preliminar: En esta ventana se muestra una vista previa de cómo quedará la información una vez importada, en caso de identificar que un campo está en una columna 14/02/2011 8

9 que no le corresponde, se podrá regresar a hacer la corrección. Aquí también se observa el número de registros a actualizar, a agregar, si hay registros con error y el número total de entradas que se realizaron. Figura 12. Vista preliminar de los datos a importar. Captura de movimientos por archivo Ruta de Acceso: Procesos / Captura por archivo. Ahora la captura por archivo se utiliza para registrar movimientos a la nómina a través de un archivo en formato de Excel, Texto plano o XML, facilitando así la alimentación de la nómina mejorándola pues ahora además de poder registrar movimientos a la nómina como percepciones, deducciones y faltas, será posible registrar vacaciones, horas extras o incrementos de salario. Además se permite programar movimientos por Acumulativo hasta la fecha, Acumulativo con límite monto, repetitivo sin límite o movimientos sólo para la nómina actual. Se recomienda utilizar este método de captura cuando hay una gran cantidad de incidencias y éstas se pueden presentar con frecuencia en nóminas posteriores, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en la captura de las incidencias en una nómina. Para que el proceso de captura se pueda hacer con sencillez se cuenta con un asistente el cual guiara en el proceso, este asistente es muy similar al de importación de catálogo de trabajadores. 14/02/2011 9

10 Consultas Las consultas son de gran importancia para el sistema por lo que se agregan y mejoran características que brindan valor añadido a la información. 1. Personalización de consultas Ruta de Acceso: Consultas / Personalización de consultas. Dentro del administrador de consultas: Se muestra la descripción y el nombre del archivo de las consultas para mayor sencillez. La forma de crear o personalizar consultas es más sencilla ya que la información se presenta de forma simplificada y tabular, además brinda la facilidad de poder validar las formulas que se definan a los campos para evitar la prueba y error. Las consultas pueden ser tratadas como tablas dinámicas para generar agrupaciones y operaciones. Figura 13. Ventana de personalización de consultas. Ordenamiento de las columnas. Se brinda la facilidad de poder aplicar un ordenamiento a las columnas de cualquier consulta con solo presionar el titulo de la columna, el ordenamiento podrá aplicarse de forma ascendente o descendente. Filtros avanzados. Esta característica de las consultas resulta ser de gran utilidad para poder aplicar filtros rápidamente o personalizarlos tal como se acostumbra en hojas de cálculo. Configurar columnas. La configuración de columnas sirve para poder generar sub agrupaciones con el simple hecho de arrastrar los títulos de las columnas a la zona designada para esta función, de esta forma s pueden generar tantos grupos como columnas se tenga para tener la facilidad de poder tratar a las consultas como tablas dinámicas en hojas de cálculo. 14/02/

11 Configurar totales. Cada agrupación generada por la configuración de columnas permite aplicar operaciones básicas como Conteo, Suma, Mínimo, Máximo y Promedio. Arrastrando el titulo de la columna al área definida para crear agrupaciones. Figura 14. Aplicación de un subgrupo arrastrando la columna puestos. 2. Acumulados de nóminas. El reporte de acumulados de la nómina, permite elegir la forma en la que se agruparan los montos para poder generar sumatorias, conteos, máximos, mínimos y promedios, todo esto a través de una consulta en forma tabular siendo más amigable para el usuario, con la ventaja de que cada columna de la consulta es una columna en la exportación a Excel. Además de que se agrega un filtro de estatus del trabajador para especializar más el filtro para mostrar la información sin que el usuario trabaje tanto en la definición. Se podrá visualizar la información ordenada de manera predeterminada de las siguientes formas: Percepción / Deducción fecha periodo. Trabajador-Concepto-Fecha periodo. Trabajador-Fecha periodo-concepto. Detallado por trabajador. 14/02/

12 Figura 15. Acumulados de nómina por Percepción / Deducción del periodo. 3. Exportación de Consultas Las consultas cuentan con la facilidad de poder ser exportadas a los formatos más usados en el mercado con la finalidad de expandir exponencialmente la exploración de la información que puede brindar el sistema. Las consultas que permiten esta función son: Trabajadores. Consulta de nómina. Percepciones / Deducciones. Movimientos a la nómina. Acumulados de la empresa. Departamentos y Puestos. Tablas del sistema. Calendarios. Tipos de faltas y Faltas. Vacaciones. Acumulados del trabajador. Histórico de salarios. Percepciones por base fiscal. Acumulados por percepción /deducción. 14/02/

13 Figura 16. Exportación de la consulta de la nómina. Reparto de utilidades En esta versión al generar el reparto de utilidades, no sólo se genera un reporte, sino que el sistema presenta una consulta tabular para aceptar la aplicación de movimientos. Esta consulta también permite usar filtros y aplicar sobre ellos los movimientos sin tener que salir de la consulta Reportes 1. Administrador de Reportes Desde el Administrador de reportes se pueden consultar y crear reportes tipo fto y QR2. El sistema por omisión incluye reportes en formato QR2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho Administrador. 14/02/

14 Figura 17. Administrador de reportes. Las operaciones que se podrán realizar desde este administrador son: Crear reportes personalizados en formato QR2 y FTO. Modificar reportes existentes. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Eliminar un reporte. Preparar el archivo para su envío a internet. 2. Exportación de reportes Uno de los estándares de los sistemas Aspel de la nueva generación, consiste en que desde la vista preliminar se podrán exportar los reportes a diferentes formatos, como lo son Excel, Rtf, HTML, PDF y Txt. 14/02/

15 3. Emisión de Recibos de Nómina Los recibos de nómina se pueden emitir tanto con formatos FTO como en QR2. Figura 18. Vista preliminar del recibo de nómina con el formato QR2. 4. Datos en los Reportes Al emitir los diferentes reportes, como pie de página se coloca el Usuario, Fecha y Hora en que se emitió el reporte. Figura 19. Usuario, fecha y hora en el pie del reporte. 14/02/

16 Interfase COI en línea Ruta de acceso: Menú Procesos / Interfaces Aspel / Interfaz Aspel COI. Se cuenta con la interfase COI desde la cual se podrá agregar, mostrar, eliminar y contabilizar pólizas, ver la póliza modelo, enviar pólizas por correo electrónico, configurar las cuentas contables del sistema, y al contabilizar la póliza desde NOI, hará la interfaz en línea con el sistema COI para contabilizar la póliza. Desde esta consulta se podrá: Figura 20. Ventana de interfase COI. Consultar las pólizas que se han generado en el sistema, contabilizadas y pendientes por contabilizar. Agregar pólizas aplicando un filtro. Ver la póliza antes de contabilizar. Configurar las cuentas contables del sistema. Aspel-NOI 5.0 graba en línea las pólizas en los archivos de datos de las versiones 5.7 y 6.0 de Aspel-COI. Correo 1. Envío de correo Ruta de Acceso: Edición / Envío de correo o con el icono. Aspel-NOI 5.0 cuenta con interfase con el servidor de correo predeterminado en el equipo, esta función permite enviar directo los reportes que se generen con el sistema por correo electrónico, la herramienta adjunta automáticamente el reporte en formato PDF a un correo y si el usuario lo requiere podrá definir el cuerpo del mensaje y el asunto. 14/02/

17 Figura 21. Envío de correo. 2. Envío de correos masivos Ruta de Acceso: Edición / Envío de correo masivo. Se tiene la facilidad de enviar un mensaje por correo electrónico, teniendo como destinatarios a los trabajadores que se tengan en el catálogo, utilizando la dirección de correo que se encuentra en los datos generales de cada trabajador. Esta opción puede utilizarse ya sea para el envío de recibos de nómina, faltas y vacaciones por trabajador o si se requiere distribuir un mismo documento dentro de la organización ya que tiene la funcionalidad de poder adjuntar cualquier tipo de archivo. Se puede usar la combinación de correspondencia eligiendo plantillas o diseñándolas desde Microsoft Word la cual tendrá comunicación con los datos del catálogo de trabajadores de Aspel- NOI 5.0. Cada mensaje contendrá el mismo tipo de información; sin embargo, el contenido de cada mensaje es único, esto permite crear cartas o comunicados que estén personalizados con el nombre del trabajador o su fecha de ingreso sin necesidad de estar creando documentos, trabajador por trabajador. Asistente de Respaldo de archivos Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Generación de respaldo o con el icono. El asistente para la generación y reinstalación de respaldos adquiere la misma interfase que los demás sistemas de la línea Aspel, simplificando el proceso de respaldo de la información. La generación de respaldos de todas las nóminas se realizará en un solo paso, evitando los procesos largos y repetitivos al hacerlo nómina por nómina, además con esta herramienta se puede respaldar: Base de Datos (incluye todas las nóminas). Fotografías. Ruta de formatos. Archivos de configuración. Perfiles de usuario. Documentos asociados. INFOWEB. DAC. Consultas personalizadas. 14/02/

18 Figura 22. Configuración de totales en la consulta del catálogo de trabajadores. Control de archivos Ruta de acceso: Menú Utilerías / Control de archivos El nuevo control de archivos permite diagnosticar y recuperar varios archivos al mismo tiempo ya que se pueden seleccionar varios archivos a la vez, permite crear nuevas bases de datos, exportar a otros manejadores, respaldar y restaurar la base de datos actual. Figura 23. Ventana de control de archivos. 14/02/

19 Traductor de nóminas Ruta de acceso: Menú Utilerías / Traducción de nómina. La traducción de archivos a Aspel-NOI 5.0 es partir de las versiones 4.x. La traducción podrá ser entre diferentes números de empresa sin tener la necesidad de renombrar archivos, esto desde el asistente de Traducción. Figura 24. Ventana del traductor de Nóminas. Interfase con Intelisis Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros generales /Aplicaciones asociadas. En esta versión, Aspel-NOI realiza interfase con el ERP de Grupo Aspel: Intelisis, con la finalidad de que Aspel-NOI alimente el cálculo de la nómina después de realizar el proceso de Cierre de nómina. Teniendo así los clientes de Intelisis una alternativa para llevar la nómina, las tablas que Aspel-NOI genera alimentan al sistema de Intelisis para los procesos administrativos y comerciales siguientes. 14/02/

20 Figura 25. Interfase con Intelisis. Las anteriores son algunas de las características más importantes de la versión 5.0 de Aspel-NOI. Te invitamos a explorarla! 14/02/

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