INSTRUCTIVO CARTELERAS ICBF

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1 IT3 MPA7 31/05/10 Versión 1.0 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Recolectar, procesar y divulgar toda la información relacionada con la gestión Institucional brindando insumo a los medios masivos de comunicación. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de necesidades de comunicación de la institución, continúa con la priorización de temas, la recolección y elaboración de comunicado de prensa y finaliza con la divulgación de la información. 3. DEFINICIONES COMUNICADO DE PRENSA: Un comunicado de prensa es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega a los periodistas a modo de resumen de lo tratado en una rueda de prensa, o bien de cierta reunión o algún hecho de connotación e interés público. También se usan como método de promoción para el lanzamiento de nuevos productos o servicios por parte de empresas y otras organizaciones. O.C.A.C: Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano. DESARROLLO CARTELERAS ICBF Las Carteleras tienen como objetivo informar sobre la gestión del Instituto, los programas, proyectos, acciones, avances, eventos y noticias de nuestro quehacer en beneficio de los niños, niñas, adolescente, familias y comunidades del País y deben tener las siguientes características: 1. Las Carteleras deben ofrecer información de actualidad y de interés a los funcionarios y visitantes del ICBF en todo momento. 2. Las carteleras deben ser actualizadas mínimo una vez a la semana, o antes si se hace necesario, de acuerdo al flujo de la información. 3. Antes de la realización, es necesario identificar, recolectar, y clasificar la información a publicar, de acuerdo con los temas de interés y actualidad relacionados con el ICBF. 4. Al momento de redactar y editar las notas, se debe tener en cuenta que deben contener poco texto, para que su lectura sea fácil y rápida y cada nota, debe llevar una imagen como mínimo.

2 Versión 1.0 Página 2 de 9 5. Seleccionar las fotografías o imágenes para ilustrar las notas. 6. Diseñar y diagramar la presentación de las notas. 7. Desde el Nivel Nacional se debe enviar por correo electrónico la actualización de Carteleras del ICBF a nivel nacional para su conocimiento y divulgación, con la solicitud de que sea impresa y publicada en cada Regional y Centros Zonales. 8. Las Regionales y Centros Zonales deben imprimir las carteleras enviadas por la Sede Nacional y publicarlas, conservando el formato y estructura en el que fueron enviadas. Igualmente, las Regionales y Centros Zonales, pueden disponer de una cartelera adicional para dar a conocer los temas propios de la región, en este caso la información presentada debe guardar las mismas características que las carteleras del nivel nacional. 9. Las Regionales y Centros Zonales que tengan información que consideren importante dar a conocer a Nivel Nacional, deben informarlo al Grupo de Comunicación Organizacional de la Sede Nacional por teléfono o correo. Esto aplica cuando se tenga conocimiento de una noticia, evento, o programa que permita dar a conocer la gestión del ICBF y el impacto positivo en la comunidad. En este caso es importante enviar la información completa, ya sea el sitio en Internet, artículo de prensa, fotografías, reseña y demás datos que permitan conocer y dar contexto a la información 10. Mantener las carteleras institucionales con información actualizada y organizada de tal manera que visualmente no se vean densas y saturadas. La propuesta es que en ella den a conocer parte de la información nacional que consideren relevante, la cual es enviada cada semana a través de la cartelera de la sede y que la complementen con las notas de cada región. 11. Hacer seguimiento desde el nivel nacional al regional sobre la impresión, publicación y ubicación de las carteleras y a su vez cada regional debe hacer seguimiento a la aplicación en los Centros Zonales (Este procedimiento permite dar unidad a la imagen del ICBF) 12. Guardar copia de cada Carteleras en medio magnético e imprimirla y guardarla en una AZ, con su respectiva fecha. 13. Realizar la matriz donde se registre el seguimiento a la realización y publicación de carteleras.

3 Versión 1.0 Página 3 de 9 DE LIMPIEZA VISUAL EN LAS INSTALACIONES DEL ICBF 1. Es importante que cada director, jefe y coordinador de grupo, de a conocer a los servidores de su dependencia el protocolo de limpieza visual, para aunar esfuerzos en el mejoramiento de la imagen institucional interna y externa, y que los funcionarios se involucren en dicho proceso. 2. Es necesario recoger aquellos elementos donde se encuentre la marca del ICBF como banderas, pendones, logos y afiches que se encuentran deteriorados, con diferentes eslóganes, colores y tamaños, que hacen parte de campañas y/o mensajes que caducaron hace tiempo y remplazarlos por elementos actuales. 3. Retirar el material impreso que se encuentra pegado en las paredes y ventanas de las instalaciones de manera aleatoria (sin ningún orden) y que contiene información, ajena al ICBF, desactualizada o que se encuentran en mal estado (fotografías, afiches, cuadros, pancartas, pendones, señalización de las instalaciones etc). 4. Revisar que en todo momento la información colocada en las áreas destinadas para ello, sea de interés general tanto para los servidores del ICBF, como para la comunidad beneficiaria de nuestros servicios. Es decir que la información debe ser concerniente a temas de infancia, adolescencia, familia, y de los programas y servicios del ICBF y en todo momento debe tenerse en cuenta la vigencia de la información, la calidad, el sentido de la información, la ubicación, el contexto, a quien está dirigido el mensaje, los objetivos y la presentación. 5. Las paredes y ventanas de las instalaciones deben estar limpias y sólo en caso de que sea necesario, puede disponerse de ellas como escenarios para colocar información. En cuyo caso los elementos deben ser escasos y tener alto grado de calidad. 6. Los artículos personales que se encuentran en las oficinas y escritorios deben ser mínimos, discretos, sencillos y no llamar de manera especial la atención. 7. En cuanto a las locaciones, infraestructura, mobiliario y otros elementos de ambientación, es necesario aportar de manera constructiva al plan de mejoramiento de cada Regional, Seccional o Centro Zonal, de tal manera que la imagen del ICBF se vea siempre limpia y agradable. 8. Implementar en cada dependencia de manera permanente, estrategias que permitan reflejar una imagen limpia y de calidad en todos los espacios y escenarios del ICBF.

4 Versión 1.0 Página 4 de 9 PARA ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS A TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL ICBF Los correos electrónicos tienen como objeto dar a conocer al público interno del ICBF, documentos, campañas, eventos, celebraciones, y demás actividades relacionadas con el quehacer y el bienestar de todos los funcionarios del ICBF y deben tener las siguientes características: 1. Los mensajes enviados a través del correo electrónico del ICBF a todos los funcionarios, son de carácter eminentemente oficial. 2. Los correos se envían de acuerdo a las necesidades de información que tenga la Oficina de Gestión de Comunicaciones u otras dependencias, Regionales y Centros Zonales. 3. La Oficina de Gestión de Comunicaciones de la Sede Nacional, es la única dependencia autorizada para el envío de correos masivos a los funcionarios del ICBF. Con la excepción de la Subdirección de sistemas, quien pueden enviar mensajes de aviso relacionados con el uso, mantenimiento y novedades relacionadas con los servicios de redes, computo y procesos similares. 4. La Oficina de Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano de la Sede Nacional, es el área encargada de recepcionar, revisar, diagramar, editar y enviar los mensajes solicitados por las diversas áreas o dependencias. 5. Las dependencias de la Sede, Regionales y Centros Zonales que tengan información que consideren importante enviar masivamente a todos los funcionarios, a través del correo, deben solicitarlo a la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, al correo 6. Para solicitar un mensaje es necesario enviar toda la información precisa como por ejemplo: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, por qué, datos de contacto, imágenes, archivos adjuntos, etc. 7. Los mensajes enviados a través del correo institucional deben tener poco texto para que su lectura sea fácil y rápida, y una presentación acorde a los parámetros de imagen institucional. 8. Al momento de enviar el correo, se deben agregar los datos de contacto donde se puede obtener mayor información como por ejemplo: dirección Web, correo electrónico, teléfonos, extensión, dependencia o persona encargada.

5 Versión 1.0 Página 5 de 9 REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN EN EL PORTAL DE INTERNET DEL ICBF El Portal WEB del ICBF tiene como principal objetivo contar con un canal electrónico efectivo de comunicación e interacción con el ciudadano, respondiendo a todos los requerimientos de la estrategia Gobierno en Línea. 1. El Portal de internet del ICBF debe prestar servicios en línea a la comunidad en la canalización de denuncias, trámites, quejas, sugerencias y peticiones. Así como facilitar nuevos mecanismos electrónicos de interacción con el ciudadano. 2. El Portal de Internet del Instituto, contiene información general y especifica, políticas, lineamientos, programas, proyectos, noticias, eventos, convenios, acciones y demás contenidos que sean de utilidad para la población objetivo. 3. La información ofrecida en el Portal de Internet debe ser en todo momento ágil, veraz, eficiente, oportuna y de calidad. 4. La Subdirección de Sistemas es la dependencia encargada de mantener al día el contrato de administración de la página de Internet del ICBF. 5. La Oficina de Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano de la Sede Nacional, es el área encargada de revisar, actualizar y publicar la información en la página de Internet, excepto los asuntos relacionados con contratación, los cuales son aprobados y administrados únicamente por la Oficina Jurídica y Logística y Abastecimiento de la Sede Nacional. 6. Las dependencias de la Sede, Regionales y Centros Zonales que tengan información que consideren importante publicar en Internet, deben solicitarlo a la Oficina de Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, a las dependencias de Prensa y/o Grupo de Atención al Ciudadano, según el caso. Para ello deben anexar toda la información que solicitan publicar en este medio. Todas las publicaciones y procesos relacionados con contratación, deben ser tramitados y gestionados a través de la Oficina Jurídica. 7. Para el caso de publicación de noticias, deben remitir la información al Grupo de Prensa, quien determinará si la noticia será o no publicada en Internet. Para el caso de otro tipo de información, como lineamientos, documentos, fotografías, realización de eventos y demás, deben enviarlo al Grupo de Atención al Ciudadano, quien hará la respectiva revisión.

6 Versión 1.0 Página 6 de 9 8. Son responsabilidades de la Oficina de Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano: 8.1. Recepcionar, tramitar y dar respuesta a todas las peticiones, sugerencias, denuncias y reclamos, registrados a través de los servicios en línea del Portal de Internet. En este caso esta tarea es responsabilidad del Grupo Nacional de Atención al Ciudadano Recepcionar, generar y enviar la información remitida por otras oficinas, o generada por ella misma, la cual debe ser dada a conocer a la comunidad en general Por razones de optimización de la herramienta y la prestación de un mejor servicio, la información a publicar debe ser en todo caso en medio magnético, con un tamaño inferior a 4 megas. Los documentos con mayor peso, tardan mucho tiempo en abrirse Revisar y organizar la información que otras dependencias solicitan sea publicada 8.5. En coordinación con el Grupo de Comunicación Organizacional, seleccionar las fotografías o imágenes para ilustrar la información Publicar la información en el Portal de Internet garantizando un tiempo inferior a 24 horas por publicación Revisar y actualizar mensualmente todas las acciones del Portal de Internet Monitorear en todo momento y de manera permanente la información, documentos y enlaces del portal, a fin de garantizar que funcionan correctamente y que la información corresponde a lo solicitado por el ICBF. 9. Realizar con el apoyo de la Subdirección de Sistemas, el reporte mensual (o cada vez que se requiera) del movimiento del Portal de Internet así: 1. Número de visitantes que se tienen a la fecha 2. Registro de visitas comparativo del mes y del último año 3. Registro diario de visitas en el último mes 4. Cuáles son las regiones del País que más visitan la Página 5. Cuáles son los países del mundo que más ingresan a la Página Web

7 Versión 1.0 Página 7 de 9 6. Cuáles son las 5 ciudades que más ingresan 7. Cuáles son los temas más consultados por los visitantes 8. Otros datos que puedan suscitar interés PROTOCOLO DE PUBLICACIONES ICBF INTRANET La Intranet es una red privada de computadoras que hablan con otras a través de un protocolo o lenguaje común. Red privada quiere decir que únicamente puede ser utilizada por miembros de la organización a la cual pertenece esa Intranet. Al decir que hablan con otras a través de un protocolo común, nos dice que las computadoras de esa red se pueden comunicar entre ellas compartiendo información, utilizando un mismo lenguaje. Por lo tanto, la Intranet es un Sistema de Información interactiva para la comunicación interna, cuyo objetivo principal es informar del acontecer institucional a la comunidad de usuarios del ICBF. De esta manera, archivos, documentos, noticias relacionadas con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Circulares Internas, reportes en línea y contenido audiovisual, entre otros, se encuentran al alcance del Servidor Público. LINEAMIENTOS GENERALES El presente documento señala los lineamientos generales que se deben seguir en el ICBF para asegurar el correcto funcionamiento de las comunicaciones en la Red Institucional Intranet. La implementación y mantenimiento de la Intranet es una labor conjunta entre la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, y la Subdirección de Sistemas de Información, que son los administradores directos del aplicativo. Los Directores y Jefes de Oficina serán los responsables de seleccionar las personas encargadas de administrar y publicar los contenidos de su área en la Intranet. La Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano coordinará el flujo de publicaciones con los administradores designados por cada dependencia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, toda vez que la dependencia ha designado un responsable. Los administradores de contenido y de información, serán los responsables de la actualización constante de los contenidos del área de su competencia en la Intranet, a través de la herramienta establecida para la administración de contenidos: Habitat 8.5

8 Versión 1.0 Página 8 de 9 La información publicada a través de la Intranet será de uso e interés propio de los servidores públicos del ICBF. Las Regionales, Seccionales y Centros Zonales enviarán a la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano la información, la cual será direccionada a cada administrador de la Sede Nacional, para su respectiva publicación. Las Regionales, Centros Zonales y Sede Nacional, deben revisar y retroalimentar el desarrollo y mantenimiento de los contenidos a su cargo. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE MATERIAL Fotografía: En formato.jpg -.png ó.gif. De ser necesario ajustar la resolución o retocar la imagen, se deberá enviar el requerimiento a la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano. Cada fotografía debe citar los créditos correspondientes a las personas, lugares y eventos referentes de la fotografía. Fuentes: Será importante documentar la fuente, en el caso que aplique, de cualquier información que referencie un sitio web o cualquier otro medio de comunicación externo a la red institucional, ya sean par a fotografías o textos, archivos de audio y/o videoclips. Documentos: El tamaño de los archivos para publicar no debe superar el límite máximo de 30MB, preferiblemente en versión Office La publicación de documentos, debe referenciar las siguientes características: o Objetivo y carácter del documento: de qué se trata?, para qué propósito se debe consultar? o Fecha de publicación. Están expresamente prohibidas las siguientes acciones: Envío de mensajes y contenidos que resulten masivos y/o no solicitados, como publicaciones de anuncios personales sin autorización del ICBF (servicios, productos, objetos y otros). Propagación de cadenas de mensajes.

9 Versión 1.0 Página 9 de 9 No se deberán realizar publicaciones sin la respectiva aprobación del Subdirector, Director o Jefe de su área. En la Red Institucional no está permitida la operación de software para la descarga y distribución de archivos de música, videos y similares que no sean de carácter institucional. Cualquier aplicación de este tipo que requiera ser utilizada, deberá ser previamente consultada con la Oficina de Gestión de Comunicaciones y Atención al Ciudadano y la Subdirección de Sistemas de Información. La Intranet es de carácter exclusivamente institucional, no incluye ningún contenido comercial con ánimo de lucro. Por lo tanto, debe contener información actualizable, acorde con la Imagen del ICBF y de valor agregado para el visitante. ESPECIFICACIONES PARA LOS ADMINISTRADORES DE CONTENIDO El administrador de contenido de cada área deberá consultar periódicamente el Manual de Usuario de Administrador Habitat, en el que encontrará información específica de procesos y procedimientos de publicación de datos por medio de la herramienta de administración de contenidos. Los administradores de contenido deberán conocer y aplicar el Manual de Imagen Corporativa para las publicaciones de archivos PowerPoint, Excel, Word y demás plataformas de edición de imagen y texto, con el objetivo de asegurar la calidad y administración de los procesos de publicación en la Intranet. A menos que sea formalmente autorizado por un supervisor apropiado, el Usuario - Administrador no deberá utilizar o divulgar códigos, claves o contraseñas de acceso de otro usuario, así como abrir, borrar, modificar o recuperar archivos que no sean de su competencia. Si por algún motivo el responsable de cada área se retira de la institución de manera temporal o parcial, se designa a un nuevo profesional del área para encargarse de la administración de contenidos de su dependencia, a quien se le asignará una nueva clave de ingreso al sistema de administración para realizar las publicaciones en la Intranet. No se deberán compartir claves. La información susceptible de ser publicada a través de la Intranet deberá cumplir con los estándares de publicación después tos para la comunicación institucional, el Manual de Imagen Corporativa y las disposiciones generales del Instituto.

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