Implementación del SGC

Transcripción

1 Implementación del SGC Estamos comprometidos con ISO 9001:2008 y GP 1000:2009

2 1 Definición de proceso y tipología

3 ENTRADAS SALIDAS Proceso 5M s PROCESO (Transformación) Mano de Obra, Materiales, Maquinaria, Método, Medición Conjunto de Actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados

4 ÁREA 1 ÁREA 2 ÁREA 3 Enfoque Funcional Vs. Enfoque por Procesos ENFOQUE FUNCIONAL ENFOQUE POR PROCESOS GERENCIA PROCESO 1 PROCESO 2 ÁREA ADMINISTRATIVA ÁREA DE PRODUCCION ÁREA CONTABILIDAD PROCESO 3

5 Tipos de Proceso MACRO PROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS ACTIVIDADES / TAREAS

6 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER MAPA DE PROCESOS

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Caracterización PROCESO: Se referencia el nombre del proceso a describir. TIPO DE PROCESO: Dirección, Misionales y de Soporte OBJETIVO: Define el propósito general del proceso. Responde a las preguntas QUÉ pretende el proceso? y PARA QUE? ALCANCE: Describe a nivel macro en donde inicia y en donde termina el proceso, es decir, la cobertura de las actividades que lo comprenden PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Organización o persona que proporciona un producto. Pueden ser entes externos u procesos internos. Información, documentos o elementos necesarios para desarrollar las actividades propias del proceso. Conjunto de transformaciones que se llevan a cabo sobre las entradas del proceso y que generan salidas. Información, documentos o elementos transformados requeridos en otras actividades propias o de otros procesos Organización o persona que recibe un producto. Pueden ser clientes y entes externos u procesos internos.

8 LIDER Cargo de mayor implicación y directo responsable del proceso. RESPONSABLES PARTICIPANTES Cargos que apoyan la gestión y desarrollo de las actividades del líder del proceso. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO Actividades para realizar seguimiento y medición del proceso (comités, listas de verificación..) REQUISITOS POR CUMPLIR LEY CLIENTE UIS NORMA: NTC ISO 9001: 2000 Reglamentación y normatividad externa aplicable al proceso/servicio. Requisitos y lineamientos de los Clientes aplicables al proceso. Reglamentación y normas internas de la Universidad aplicables al proceso. Requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000 aplicables al proceso. MEDICIÓN PROCESO DEL RECURSOS REGISTROS DOCUMENTOS Indicadores a nivel estratégico, táctico y operativo Recursos requeridos para el proceso Recursos físicos. Sofware

9 2 Cómo gestionar un proceso?

10 Importancia de la Estandarización y Descripción de los procesos. Que se busca en los procesos? Eficacia CERO ERROR durante el desarrollo del proceso Efectividad CERO quejas y reclamos por parte de los clientes internos y el cliente final Eficiencia CERO DESPERDICIO, CERO INTERRUPCIONES, CERO DEMORAS

11 Cómo gestionar de una forma óptima los procesos en la organización? 1. Aclarando el papel de los líderes y fortaleciendo su competencia 2. Gestionando los procesos bajo el modelo del ciclo PHVA

12 Gestión de procesos P1 A P V H P2 A P V H A V P H A V P H A P V H P6 P5 A P V H AP V H P4 A P V H P3

13 P...lanear Planificación O.L.P. Acciones Recursos Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo Tiempos Producto Objetivo - Indicadores

14 C ómo se gestiona un proceso? 1. Planificando y programando acciones, como: Definir objetivos medibles, realizables y que sean un reto. Definir método de operación del proceso. Planificar proyectos de mejora. Determinar recursos económicos, humanos y de infraestructura. Planear las actividades de seguimiento y medición. Definir responsabilidades y autoridades. Elaborar plan de trabajo y/o de actividades a realizar. Identificar actividades que tienen mayor importancia en la07/10/2010 creación de valor agregado Versión 2

15 H acer Generar confianza Aseguramiento Cuando lo logro? Procedimientos (Documentos) Permiten Generar Respuesta Ejecución Desarrollo de actividades bajo un estándar

16 C ómo se gestiona un proceso? 2. Ejecutando las acciones planificadas: Implementar los métodos estandarizados de trabajo (Manuales, Guías, Procedimientos, Instructivos, entregar la documentación a cada miembro del proceso) Promover permanentemente con los integrantes del proceso la ejecución de los métodos de trabajo, de acuerdo al estándar definido para asegurar su control. Realizar seguimiento al diligenciamiento de los registros que evidencien la operación del proceso.

17 V erificar Es al proceso no a las personas Proceso Control Se puede mejorar..!! Conformidad Control Producto No Conformidad

18 C ómo se gestiona un proceso? 3. Midiendo periódicamente el avance para verificar el cumplimiento de los resultados: Desarrollar las actividades de seguimiento y medición del proceso o producto en las fases o etapas establecidas. Realizar el análisis necesario de los datos generados para evaluar la conformidad o no conformidad con las disposiciones planificadas. Identificar los productos no conformes y las no conformidades para establecer las correcciones necesarias. Realizar 07/10/2010 las auditorias internas Versión 2 y las revisiones por la Gerencia.

19 A ctuar Mejoramiento Evaluar el Control Evaluar la Gestión Informes de Resultados Proceso Producto Acciones de Mejoramiento Planes de Mejoramiento Individual Planes de Mejoramiento Funcional/Procesos Planes de Mejoramiento Institucional A P V H

20 C ómo se gestiona un proceso? 4. Tomando decisiones o acciones de mejora para corregir desviaciones. MEJORA PROACTIVA Ejecución y seguimiento del impacto de los planes de mejora (Proyectos) programados. Identificación e implementación de acciones preventivas (Utilización de Metodologías) MEJORA REACTIVA Acciones Correctivas (Auditorias Internas, análisis de indicadores, productos no conformes, quejas de los clientes, evaluaciones de desempeño, retroalimentación del cliente) Correcciones

21 Ejemplo: Proceso mejora de la salud P Determinar objetivo: adelgazar, bajar niveles de colesterol Determinar el método: dieta y ejercicio Planeación de recursos Programación del tiempo para control Tomar exámenes Controlar el peso semanalmente V H Realizar la dieta de acuerdo con las indicaciones Realizar ejercicio Plan de mejora (correcciones, acciones correctivas, preventivas) A

22 La Gestión del Proceso Cada uno de los procesos de la organización debe responder a estas preguntas: Cuál es el plan? Cuál es la restricción? Qué Cambiar? Cómo inducir el cambio? Hacia qué cambiar? Cuál es la solución? Internamente (PROCESO) Externamente (OTROS PROCESOS)

23 Cuadro de análisis y preguntas para los cambios en procesos Preguntas Qué? Cómo? Por qué? Eliminar Cambiar Combinar Mejorar Simplificar

24 3 Conceptos de documentación

25 Estandarización de los Documentos Estandarización Ayudar a los empleados a comprender su función dentro de la organización BENEFICIOS Brindar una base para la formación de nuevos empleados y la formación periódica de los empleados actuales. Brindar confianza al cliente, basada en los sistemas documentados. Brindar una estructura de requisitos clara para los proveedores

26 Definición de Documento Información Datos que poseen significado Documento Información y su medio de soporte

27 Tipos de Documentación R E G I S T R O S PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS, PROTOCOLOS REGISTROS MANUALES CARACTERIZACIONES La extensión de la Documentación la determina cada organización

28 Conceptos Básicos Procedimiento Manual de la Calidad Guía Instructivo Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso Documento que específica el SGC de una Organización Documento que establece recomendaciones o sugerencias Documento que describe en forma detallada y secuencial una actividad especifica (cómo) Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

29 Cuál es la diferencia? PROCESO Un responsable Tiene medición PROCEDIMIENTO Participan varios responsables de actividades No tiene medición Ejemplo Ejemplo Proceso Comercial Proceso de Calidad Proceso Gerencial Receta de cocina Procedimiento de auditorías

30 Cuál es la diferencia? GUÍA Se elabora cuando no se realizan las actividades paso a paso, sino de acuerdo al tipo de situación. Ejemplo Guía Atención al Cliente Guía de elaboración de documentos INSTRUCTIVO Es muy detallado en su descripción Ejemplo Instructivo de mantenimiento del puente grúa Instructivo para el desarrollo de un ensayo de laboratorio

31 4 Metodología de la documentación

32 Metodología de la Documentación Determinar Necesidades Documentación Elaboración De los documentos Identificar que tipos de Documentos aplican a la Organización Implementación De los Documentos Diseño del sistema Documental Mejoramiento De los Documentos

33 Qué actividades se deben documentar? No es posible, ni tampoco es adecuado documentar absolutamente todo. Debe buscarse el necesario equilibrio entre la extensión de la documentación y las habilidades y la formación del personal. Cada empresa debe encontrar dicho equilibrio según sea su tipo de actividad, procesos y características del personal

34 Sabías que Las estadísticas muestran que más de la mitad de las no conformidades en el mundo se han dado en el control de documentos.

35 5 Control de documentos

36 Requisitos de la Documentación Política de calidad Manual de la Calidad Generalidades Procedimiento Obligatorios Otros Documentos Registros Exigidos

37 Documentos de la NTC ISO 9001:2008 y NTC GP1000: Control de Documentos Control de Registros Auditoría de Calidad 8.3 Control de Producto no Conforme Acciones Correctivas Acciones Preventivas 4.2 Manual de Calidad 4.2 Política de Calidad y Objetivos de Calidad

38 Control de los Documentos INSTRUCCIONES PROCEDIMIENTOS ESPECIFICACIONES NORMAS REGLAMENTOS ESTATUTARIOS CODIGOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Aprobar los documentos, antes de su emisión. Revisar y actualizar cuando sea necesario. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual. Asegurar la disponibilidad de los documentos en los puntos de uso. Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

39 Procedimiento control de documentos Identificar las necesidades De Documentación Creación Cambio Anulación Aprobación de Solicitud Actualización y Edición del doc. Distribución y Recolección de Obsoletos

40 Guía elaboración de documentos 1. Codificación de los documentos del SGC 2. Diseño de los Documentos (encabezado y pie de pagina) 3. Contenido de acuerdo al tipo de documento (Procedimiento, Manual, Guías, Instructivos, Formatos)

41 Tener cuidado con Antes de publicar los documentos haberlos revisado y aprobado. Implementar un mecanismo que indique que el documento ha sido revisado y aprobado Que los interesados tengan copia de la ultima versión. Distribuir los documentos a los verdaderos usuarios. Retirar de circulación las versiones obsoletas de los documentos

42 Listado maestro de documentos Proceso Nombre del doc. Código Versión No Fecha Aprobación Gestión Documental Procedimiento control de documentos PGD /04/07

43 Control de Registros EL REGISTRO ES UN DOCUMENTO QUE PRESENTA RESULTADOS OBTENIDOS O PROPORCIONA EVIDENCIA DE ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS. (NTC ISO 9001:2008 y NTC GP1000:2009 ) Procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICION FINAL

44 Listado control de registros Proceso Nombre del Registro Responsable del Archivo Control Acceso Medio (Impreso, Físico) Recuperación Tiempo de retención (Activo) Tiempo Archivo Inactivo Disposición Final Calidad Administrativa Encuesta satisfacció n cliente Líder de cada prcceso General Impreso Cajo 1 Archivador mercadeo/ carpeta satisfacción del cliente 1 año 1 año Reciclaje, Eliminar, Digitalizar

45 6 Documentación en la UIS

46 Tipos de documentos dentro del SGC CODIGO M C P G I T F Reglamentos Manual Caracterización Procedimiento Guía Instructivo Protocolo Formato TIPO DE DOCUMENTO

47 Definiciones Documento transversal: Documento de aplicación a varios de los procesos de la universidad. Documento específico: Documento de aplicación particular en un proceso de la universidad

48 Codificación X.YYZZ X: Hace referencia al tipo de documento. YY: Hace referencia al proceso que generó el documento. ZZ: Hace referencia al consecutivo dentro del proceso y según el tipo de documento. PFI. 01 (Procedimiento del proceso Financiero No 1 )

49 Tipo de documentos Documentos requisitos de norma NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 Documentos transversales Documentos específicos Instancias de revisión y aprobación de documentos Técnica Vicerrectoría administrativa Lideres de proceso de GD y SE Planeación Lideres de proceso Líder del proceso Revisión Aprobación Actualización De adecuación al SGC Gestión Documental Rector Rector Rector Vicerrector Lideres de proceso de GD y SE Planeación Lideres de proceso Líder proceso del

50 De quién depende el éxito de este proceso? Del compromiso y participación de todos, pero, fundamentalmente de mi compromiso y participación

51 EL RESULTADO ES: UN TRABAJO EN EQUIPO

52 EL RESULTADO ES: UN SABOR DE ÉXITO, UNA VENTAJA COMPETITIVA

53 EL RESULTADO ES: BENEFICIO PARA TODOS LOS INVOLUCRADOS

54