MANUAL DE OFFICE COMMUNICATOR

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1 MANUAL DE OFFICE COMMUNICATOR

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3 MANUAL DE OFFICE COMMUNICATOR Publicación de la Policía Nacional de Colombia Dirección General - Oficina de Planeación Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN Presidente de la República Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR Ministro de Defensa Nacional Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Policía Nacional Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN Subdirector General Policía Nacional Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN Inspector General Policía Nacional Brigadier General JOSÉ ROBERTO LEÓN RIAÑO Director de Seguridad Ciudadana

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5 Contenido Contenido PRESENTACIÓN RESOLUCIÓN GENERALIDADES 1.1. DEFINICIÓN FINALIDAD ÁMBITO DE APLICACIÓN ALCANCE LEGAL CONFIGURACIÓN 2.1. CONFIGURACIÓN INICIAL Configuración de audio y video Actualizaciones automáticas PERSONALIZAR Y PUBLICAR LA INFORMACIÓN PERSONAL Agregar y publicar números de teléfono Controlar el acceso a la información Asignar niveles de acceso Cambiar manualmente la información personal ADMINISTRACIÓN DE CONTACTOS Crear un grupo de contactos Ver los grupos para delegados y el grupo de llamada de equipo MENSAJERÍA INSTANTÁNEA 3.1. MENSAJERÍA INSTANTÁNEA AGREGAR EMOTICONES A LOS MENSAJES INSTANTÁNEOS Dar formato a los mensajes instantáneos: Invitar a alguien a una sesión de mensajería instantánea RECEPCIÓN DE MENSAJES Manual de Office Communicator Aprobación:

6 4 LLAMADAS TELEFÓNICAS 4.1. REALIZAR UNA LLAMADA TELEFÓNICA Llamar a números adicionales RESPONDER A UNA LLAMADA TELEFÓNICA Controles de llamada REALIZAR Y RECIBIR VIDEOLLAMADAS Realizar una videollamada Recibir una videollamada USO COMPARTIDO DEL ESCRITORIO Ver un escritorio compartido REALIZAR LLAMADAS DE CONFERENCIA Iniciar una conferencia de mensajería instantánea desde contactos Iniciar una conferencia con contactos internos o externos a su organización Realizar una llamada de conferencia Participar en una llamada de conferencia DISPOSITIVOS MÓVILES (CELULARES) 5.1. CONFIGURACIÓN INICIAL SESIONES DIARIAS GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA ANEXO Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

7 Contenido Índice de figuras y tablas Figura No. 1. Estado de presencia establecido en No molestar Figura No. 2. Ventana de Office Communicator y lista de contactos Figura No. 3. Grupo Conversaciones actuales en la lista de contactos Figura No. 4. Grupos delegados y grupo de llamada de equipo en la lista de contactos Figura No. 5. La tarjeta de contacto se abre haciendo clic en el Botón Presencia de un contacto Figura No. 6. Ventana de Office Communicator y lista de contactos Figura No. 7. Ventana de Office Communicator y ventana de conversación Figura No. 8. Inserción de un emoticono en un mensaje instantáneo Figura No. 9. Alerta de invitación de mensaje instantáneo Figura No. 10. Botón Llamar en la lista de contactos Figura No. 11. Opciones de llamada de un contacto Figura No. 12. Alerta de invitación a una llamada de audio Figura No. 13. Videollamada iniciada en la lista de contactos Figura No. 14. Alerta de invitación a una videollamada Figura No. 15. Ventana Conversación con la secuencia de video Figura No. 16. Uso compartido de escritorio Figura No. 17. Botón mostrar conversación en la barra de menú de uso compartido de escritorio Figura No. 18. Botón detener en la barra de menú de uso compartido de escritorio Figura No. 19. Invitación a una sesión de uso compartido de escritorio desde el punto de vista del participante Figura No. 20. Alerta de invitación a una sesión de uso compartido de escritorio Figura No. 21. Se selecciona un grupo de contactos para iniciar una conferencia de mensajería instantánea Figura No. 22. Invitación a una conferencia de mensajería instantánea Figura No. 23. Ventana Conversación durante una llamada de conferencia Figura No. 24. Alerta de invitación a una llamada de conferencia Figura No. 25. Vista inicial del teléfono Figura No. 26. Vista del inicio del teléfono Figura No. 27. Vista de la configuración del usuario Figura No. 28. Vista de conexión Figura No. 29. Vista de la ventana principal Figura No. 30. Vista del menú Figura No. 31. Vista de ventana de chat Manual de Office Communicator Aprobación:

8 Figura No. 32. Vista de ventana de búsqueda Figura No. 33. Vista de ventana de aceptación Figura No. 34. Vista de mensaje de chat Figura No. 35. Vista de menú para invitar Figura No. 36. Vista de búsqueda Tablas Tabla No. 1. Información de presencia y niveles de acceso Tabla No. 2. Ejemplo de niveles de acceso y números de teléfono Tabla No. 3. Controles de llamada Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

9 Presentación Presentación La Policía Nacional, a través del direccionamiento tecnológico, integra los diferentes sistemas de información y herramientas tecnológicas para mantener sistemáticamente las ventajas comparativas que le permiten crear, alcanzar, sostener, incrementar y mejorar la posición de liderazgo entre las entidades del sector Gobierno y la sitúa como referente de las policías de Suramérica y del mundo, entregando un valor agregado de seguridad al servicio de policía, al aumentar la efectividad del mismo a través de la consulta en línea a los diferentes sistemas, la transmisión segura y la administración de la información; estas metas han sido alcanzadas gracias a las estrategias de cobertura, movilidad y convergencia que ha implementado el direccionamiento tecnológico. Las actividades diarias del policial han sido transformadas por los nuevos patrones comportamentales de trabajo asociados a los cambios tecnológicos, creando nuevas habilidades, conocimientos, recursos y atributos que permiten rendimientos superiores a los que desempeñaban anteriormente los servidores públicos, específicamente los funcionarios de Policía; así mismo, las herramientas tecnológicas han facilitado el trabajo de los funcionarios que en todo momento requieren de una estrategia efectiva para la mejora continua del servicio. Por otra parte, estas nuevas formas de hacer las cosas han producido cambios en la estructura funcional de la Policía Nacional. La información en línea se ha convertido en materia prima para la toma de decisiones tanto del cliente interno como externo, por cuanto ha fortalecido el despliegue de las políticas, directrices y programas estratégicos del mando institucional y ha facilitado el acercamiento de los policiales a sus familias a través de herramientas como el Office Communicator, que les permiten tener interacción e intercomunicación visual, independiente del sitio remoto de la geografía colombiana en donde se encuentren. En el desarrollo de los diferentes sistemas de información se tiene en cuenta las necesidades de los roles que tienen los funcionarios de Policía y de otras instituciones, para el cumplimiento efectivo de su labor, con el fin de que la información a la que tengan acceso esté disponible en el momento de la consulta, para la toma de decisiones mediatas e inmediatas; es decir que de acuerdo al cargo, rol y funciones de cada usuario se da acceso a la información que requiere como insumo para el desarrollo de sus tareas diarias; esta información debe ser utilizada para poder solucionar un problema importante, significativo y prioritario de su campo de trabajo. La integración de sistemas de información en las actividades de la organización transforma nuestras herramientas tecnológicas en materia prima para la toma de decisiones, el fortalecimiento de los procedimientos y el liderazgo de nuestro talento humano para asumir los compromisos misionales con el cambio tecnológico fortalecido en el servicio policial, facilitando el trabajo de los funcionarios que en todo momento Manual de Office Communicator 9

10 requieren de una estrategia efectiva, generando una cultura de cambio tecnológico para mejorar permanentemente la estructura funcional de la Policía Nacional. En la Policía Nacional contamos con un surtido inventario de sistemas de información para el beneficio institucional y de entidades afines, articulados en nuestros programas de desarrollo de software, para contribuir al mejoramiento del Sistema Integral de Gestión de la Calidad y la administración de la información, puesto que facilita en toda la geografía policial las consultas en línea como solución a los procesos misionales de las unidades policiales, generando un valor agregado en los resultados operativos y administrativos. Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Policía Nacional de Colombia 10 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

11 Manual de Office Communicator Publicación basada en la Resolución No del 15 de octubre de 2010, mediante la cual el Director General expide el Manual de Office Communicator

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13 Manual de Office Communicator 1CAPÍTULO GENERALIDADES

14 1.1. DEFINICIÓN El Office Communicator es un programa de mensajería instantánea y a la vez es una herramienta colaborativa de tiempo real que hace parte de las comunicaciones unificadas, cuyo fin es establecer conferencias estructuradas (chats, audioconferencias, videoconferencias e intercambios de archivos) y conectividad con la telefonía comercial; este programa busca promover la integración administrativa y operativa de los policías, a través de la interacción de las personas que se encuentran ubicadas en los diferentes y más apartados sitios de la geografía colombiana, dando cumplimiento a las políticas institucionales de cobertura, movilidad y convergencia FINALIDAD La finalidad del Office Communicator es facilitar la comunicación entre los funcionarios de la Policía Nacional de la siguiente manera: Intercomunicar a los funcionarios de la Policía Nacional, mediante una herramienta dinámica, fácil de manejar y accesible desde cualquier unidad. Afianzar la herramienta como el medio de comunicación más utilizado a nivel institucional. Mejorar el clima laboral de las unidades del país, humanizando las comunicaciones remotas. Disminuir los costos administrativos, al permitir realizar reuniones, capacitaciones, instrucciones y actualizaciones a partir de la telepresencia. Disminuir costos de telefonía, mensajería y videoconferencias, teniendo en cuenta que se utilizan las redes propias y disponibles del día a día para transmitir estas comunicaciones. Dinamizar el servicio de Policía, al brindarle herramientas de última tecnología que permiten tener una Institución con los más altos estándares internacionales. Ubicar a la Policía Nacional de Colombia como institución policial referente de Latinoamérica ÁMBITO DE APLICACIÓN El Office Communicator apoya al servicio de policía en su primer nivel de despliegue en cuanto al direccionamiento tecnológico, constituyéndose en una herramienta de carácter estratégico institucional; será utilizado por los funcionarios de Policía para dinamizar sus labores diarias; esta herramienta no estará disponible para el uso personal fuera de las instalaciones y las redes institucionales, a excepción de las agregadurías las cuales utili- 14 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

15 1 Generalidades zarán la red de internet. A continuación se establecen los puntos que cada funcionario debe tener en cuenta para el uso de la herramienta: Usar el manual como herramienta de consulta para el adecuado uso de la aplicación y para la optimización de sus funcionalidades. Sensibilizar a los funcionarios de la Policía en el uso de las herramientas colaborativas. Apoyar al servicio de Policía como medio alterno de interlocución entre las unidades en el ámbito nacional. Soportar el primer nivel de atención para el usuario, con el fi n de optimizar el servicio y los recursos tecnológicos. Servir como medio de optimización de reuniones y divulgación de la doctrina policial ALCANCE LEGAL El Offi ce Communicator solo podrá ser utilizado cuando se tengan las licencias correspondientes tanto de los computadores como del programa en sí; esto con el fi n de dar cumplimiento a la Ley de Antipiratería. Se debe dar cumplimiento al Código Penal y al Decreto Ley 1273 correspondiente al uso de plataformas tecnológicas y delitos informáticos. Requiere del cumplimiento de la norma ISO 27001, en cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Se debe dar estricto cumplimiento a las políticas de seguridad de la información y de las directivas y circulares expedidas por la Policía Nacional en cuanto al uso de tecnologías de la información. Nota: ver anexo. Manual de Office Communicator Aprobación:

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17 Manual de Office Communicator 2 CAPÍTULO CONFIGURACIÓN

18 2.1. CONFIGURACIÓN INICIAL El administrador del sistema en cada grupo de telemática deberá configurar Communicator para el usuario. El administrador puede configurar Communicator para que se suba automáticamente al iniciar la sesión en Windows, de lo contrario se debe realizar el siguiente procedimiento. Para iniciar Communicator: Haga clic en Inicio, seleccione todos los programas y a continuación haga clic en Microsoft Office Communicator. En la ventana de Inicio de sesión de Microsoft Office Communicator, escriba su contraseña y a continuación haga clic en iniciar sesión. En la barra de título de Office Communicator, haga clic en el botón Menú. Haga clic sucesivamente en herramientas y en opciones, y active iniciar Communicator automáticamente al iniciar sesión en Windows. Haga clic en aceptar. Office Communicator se iniciará automáticamente la próxima vez que inicie sesión en Windows Configuración de audio y video Office Communicator proporciona la opción configurar audio y video, que detecta y selecciona automáticamente sus dispositivos de audio y video preferidos. Los dispositivos de audio y video, como auriculares con micrófono, altavoz, micrófono y cámara web, deben funcionar con Office Communicator sin ningún tipo de configuración especial. No obstante, es posible que desee ejecutar configurar audio y video para probar y/o ajustar los dispositivos antes de establecer cualquier comunicación importante con otras personas. Para probar o configurar los dispositivos de audio y video: En la barra de título de Office Communicator haga clic en el botón Menú. Seleccione herramientas, haga clic en configurar audio y video y a continuación, siga las instrucciones de configurar audio y video Actualizaciones automáticas Puede configurar Communicator para recibir actualizaciones automáticas. De igual forma solicitar que las actualizaciones se produzcan en cuanto estén disponibles, o puede programarlas para una hora concreta del día. La opción actualizaciones automáticas está disponible en la página de opciones de alertas. 18 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

19 2Confi guración Para confi gurar actualizaciones automáticas: En la barra de título de Offi ce Communicator, haga clic en el botón Menú, seleccione herramientas y a continuación, haga clic en opciones. Haga clic en alertas. En actualizaciones automáticas, active la casilla actualizar automáticamente Communicator cuando estén disponibles versiones más recientes. En la lista desplegable instalar, seleccione cuando estén disponibles, o seleccione una hora concreta para instalar las actualizaciones PERSONALIZAR Y PUBLICAR LA INFORMACIÓN PERSONAL La información de presencia incluye un conjunto diverso de atributos que describen su disponibilidad, actividad, información de contacto, programación, ubicación y notas, tanto personal como fuera de la oficina. La tabla 1 que figura a continuación proporciona una lista completa de los atributos de presencia de Communicator que pueden estar visibles para los demás. En la parte izquierda de la tabla se muestran los atributos de información de presencia, mientras que en la parte derecha se muestra si cada atributo está disponible para un nivel de acceso determinado; los niveles de acceso se abordarán más adelante en este mismo capítulo. Tabla No. 1. Información de presencia y niveles de acceso Información de presencia Bloqueado Público Compañía Equipo Personal Presencia sin conexión X Disponibilidad X X X X Capacidades X X X Nombre para mostrar X X X X X Dirección de correo electrónico X X X X X Ubicación de reunión X Asunto de la reunión X Disponibilidad X X X Horario laboral X X X Ubicación terminal X X Notas (nota de fuera de la ofi cina) X X X Notas (personales) X X X Último activo X X X Manual de Office Communicator Aprobación:

20 Agregar y publicar números de teléfono Lo más recomendable es que agregue sus números de teléfono alternativos, como su número de celular, a su información de presencia. Para agregar y publicar números de teléfono alternativos: En la ventana de Office Communicator haga clic en el botón menú y a continuación, haga clic en herramientas. Haga clic en opciones y seleccione la ficha teléfonos. Haga clic en el botón del número de teléfono que desee agregar. En el cuadro de texto número de teléfono, escriba el número que desee agregar y haga clic en aceptar. Utilice el formato de número internacional. Escriba el código del país, seguido del número de teléfono local. Los números de teléfono sólo pueden contener los dígitos Communicator quitará los paréntesis y los caracteres adicionales. Vea la ayuda en pantalla de Communicator para obtener ejemplos. Para poner el número a disposición de otros usuarios como parte de su información de presencia, active la casilla publicar este número de teléfono situada junto al número de teléfono. Para aceptar los cambios haga clic en aceptar en el cuadro de diálogo opciones. Recuerde que una vez publicados los números de teléfono, es importante establecer niveles de acceso para los contactos, con el fin de controlar quién tendrá acceso a dichos números. Por ejemplo, si publica su número de teléfono celular pero no otorga el nivel de acceso personal o equipo a un contacto que desee que tenga acceso a su número, ese contacto no podrá ver su número de teléfono celular. En la siguiente sección se explica la forma de establecer niveles de acceso Controlar el acceso a la información Con Communicator se utilizan niveles de acceso para controlar hasta qué punto otros usuarios podrán ver su información de presencia. Por ejemplo, es probable que tenga un grupo reducido de compañeros a quienes desee dar acceso a sus números de teléfono celular o particular. Para que un contacto pueda ver estos números de teléfono alternativos, es necesario asignarle el nivel de acceso personal o equipo. En general, los niveles de acceso se pueden establecer de tres maneras: El nivel de acceso de un contacto se establece al agregar dicho contacto a la lista de contactos. De forma predeterminada, al agregar un contacto a la lista de contactos, se le otorga el nivel de acceso compañía. A los contactos externos, se les asigna el nivel de acceso público de forma predeterminada. Después de agregar un contacto a la lista de contactos, puede modificar fácilmente su nivel de acceso para aumentar o reducir la cantidad de información que pueda ver. 20 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

21 2Confi guración Cuando un contacto lo agrega a su lista, usted recibe una alerta que le permite aceptar o rechazar la solicitud. Desde esta alerta, puede establecer el nivel de acceso del contacto y agregar dicho contacto a su propia lista de contactos. Para ver los contactos por su nivel de acceso en la ventana de Communicator, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos y a continuación, haga clic en niveles de acceso. (Para saber qué información de presencia se expone para cada nivel de acceso, consulte la tabla No. 1 anterior). Para cambiar el nivel de acceso de un contacto de la lista de contactos haga clic con el botón secundario en un contacto, haga clic en cambiar nivel de acceso y a continuación, seleccione el nivel de acceso que desee asignar al contacto. Si tiene aplicada la vista niveles de acceso en la lista de contactos, también puede asignar un contacto a un nivel de acceso arrastrando el contacto hasta un grupo de nivel de acceso. Para entender la forma en que los niveles de acceso controlan la información que pueden ver los usuarios, consulte Ejemplo de niveles de acceso y números de teléfono más adelante Asignar niveles de acceso Cuando una persona lo agrega a su lista de contactos, usted recibe una alerta. La alerta le permite agregarlo a su lista de contactos y además, establecer el nivel de acceso de dicha persona a su propia información de presencia, para asignar un nivel de acceso cuando otro usuario lo agrega a su lista de contactos, se realiza el siguiente procedimiento: En la lista desplegable nivel de acceso de esta persona de la ventana de Offi ce Communicator, seleccione un nivel de acceso y haga clic en aceptar, para saber la forma en que los niveles de acceso controlan la información que pueden ver los usuarios. Uno de los aspectos más importantes de los niveles de acceso es el de controlar la visibilidad de sus números de teléfono celular y particular para otros usuarios. Seguramente deseará que sus compañeros más cercanos tengan su número de teléfono celular, pero no todos los funcionarios. Además, deseará dar su número de teléfono particular solamente a un grupo reducido de personas. Si desea poner su número de teléfono a disposición de un contacto, asígnele el nivel de acceso equipo. Si desea que todos sus números de teléfono estén disponibles para un contacto, asígnele el nivel de acceso personal. La tabla No. 2 que fi gura a continuación proporciona un ejemplo de cómo afecta la asignación de niveles de acceso de un contacto a los números de teléfono que puede ver. Manual de Office Communicator Aprobación:

22 Tabla No. 2. Ejemplo de niveles de acceso y números de teléfono Si Juan Rodríguez asigna este nivel de acceso a Lola Flores: Personal Equipo Compañía Público Bloqueado Lola podrá ver estos números de teléfono de Juan en su interfaz de usuario de Communicator: Teléfono del trabajo Teléfono celular Teléfono particular Otro teléfono Teléfono del trabajo Teléfono celular Teléfono del trabajo Ninguno Ninguno Cambiar manualmente la información personal Communicator actualiza continuamente su información de presencia de acuerdo con diversos factores, entre los que se incluyen: el calendario de Outlook o si está participando en una llamada, una sesión de mensajería instantánea o una conferencia. No obstante, en ocasiones, es posible que desee cambiar manualmente su estado de presencia. Por ejemplo, si está trabajando en un asunto urgente, puede ser conveniente cambiar su estado a no molestar para evitar que le interrumpan. Para establecer su estado en no molestar: En el área de estado de la ventana de Office Communicator, haga clic en el botón presencia y cambie su estado de presencia a no molestar. Al cambiar el estado de presencia a no molestar, como se muestra a continuación en la figura No. 1, de forma predeterminada, solo podrán ponerse en contacto con usted las personas a quienes haya asignado el nivel de acceso equipo. Figura No. 1. Estado de presencia establecido en No molestar Por ejemplo, una persona con un nivel de acceso equipo a su información de presencia puede interrumpirle y ver este estado en su lista de contactos; una persona con un nivel de acceso compañía o inferior para su información de presencia no puede interrumpirle con un mensaje instantáneo o una llamada telefónica, ni ver este estado en su lista de contactos. Para obtener más información sobre la forma de establecer niveles de acceso para controlar las interrupciones, vea la ayuda en pantalla de Office Communicator. 22 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

23 2Confi guración 2.3. ADMINISTRACIÓN DE CONTACTOS Agregar un contacto o un grupo de distribución a la lista de contactos. La primera vez que utilice Communicator tendrá que generar una lista de contactos que se ajuste a sus necesidades. Puede agregar contactos individuales y grupos de distribución a la lista de contactos, así como crear grupos personalizados. En la fi gura a continuación, se muestra la ventana de Offi ce Communicator y se señalan las partes de la interfaz de usuario que se utilizan con más frecuencia a la hora de administrar los contactos y la lista de contactos. Figura No. 2. Ventana de Office Communicator y lista de contactos Para agregar un contacto o un grupo de distribución a la lista de contactos: En el cuadro buscar de la ventana de Offi ce Communicator, escriba sólo el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona o de un grupo de distribución. De forma predeterminada, Communicator muestra todos los usuarios y grupos coincidentes de los servicios de dominio y de la carpeta de contactos de Microsoft Outlook. Arrastre el nombre desde el panel resultado de la búsqueda hasta la lista de contactos. Puede arrastrar nombres individuales a un grupo existente de la lista de contactos. También puede arrastrar un grupo de distribución a la lista de contactos, pero no puede arrastrar un grupo de distribución a otro grupo de distribución existente. Manual de Office Communicator Aprobación:

24 Crear un grupo de contactos Puede crear grupos de contactos para organizar las personas de la lista de contactos. Después de crear un grupo, puede hacer clic con el botón secundario en un nombre de grupo de la lista de contactos y a continuación comunicarse con el grupo de diversas maneras, por ejemplo, mediante una conferencia de mensajería instantánea o una llamada de conferencia. Para crear un grupo de contactos: En la ventana de Office Communicator haga clic con el botón secundario en un nombre de grupo existente y a continuación haga clic en crear nuevo grupo. En el cuadro nuevo grupo, escriba el nombre del grupo y presione ENTRAR. Puede arrastrar los contactos existentes de la lista de contactos al grupo, o utilizar la característica de búsqueda de Communicator para buscar usuarios y agregarlos al grupo. Usar el grupo conversaciones actuales: Cuando tenga una o más conversaciones de Communicator activas, un nuevo grupo denominado conversaciones actuales aparecerá en Communicator en la parte superior de su lista de contactos. Puede utilizar este grupo para examinar rápidamente sus conversaciones activas. También puede navegar rápidamente a una de las conversaciones de la lista haciendo doble clic en ella. Figura No. 3. Grupo Conversaciones actuales en la lista de contactos 24 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

25 2Confi guración Para navegar a una conversación: En la lista de contactos, en el grupo conversaciones actuales, haga doble clic en una conversación de la lista. Aparecerá en primer plano la ventana de conversación para la conversación seleccionada Ver los grupos para delegados y el grupo de llamada de equipo En Communicator puede mostrar un grupo de llamada de equipo o un grupo delegados en su lista de contactos. Estos dos grupos están determinados por la forma en que haya confi gurado sus opciones de transferencia de llamadas. Si ha confi gurado un grupo de llamada de equipo para la característica llamada de equipo, puede mostrar su grupo de llamada de equipo en la lista de contactos. Observe que no puede agregar contactos a estos grupos en la lista de contactos arrastrando y quitando contactos en ellos. Dado que estas características se deben confi gurar en sus opciones de desvío de llamadas, si intenta arrastrar un contacto a uno de estos grupos, aparecerá un mensaje preguntando si desea abrir el cuadro de diálogo confi guración de desvío de llamadas. Para mostrar el grupo de llamada de equipo y los grupos para delegados haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos y a continuación, haga clic en lista de contactos, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos y a continuación haga clic en los grupos que desee que se muestren. Mostrar delegados. Haga clic en mostrar delegados para ocultar o mostrar una lista de los delegados que haya confi gurado en sus opciones de desvío de llamadas. Mostrar grupo de llamada de equipo. Haga clic en mostrar grupo de llamada de equipo para ocultar o mostrar una lista de los miembros del grupo de llamada de equipo que haya configurado en sus opciones de desvío de llamadas. Manual de Office Communicator Aprobación:

26 Figura No. 4. Grupos delegados y grupo de llamada de equipo en la lista de contactos Agregar números de teléfono como contactos: En Office Communicator puede agregar un número de teléfono a la lista de contactos aunque el número de teléfono no esté asociado a un miembro de su organización; busque el contacto de Outlook y a continuación agréguelo a la lista; una vez agregado un número de teléfono a la lista de contactos, puede realizar las mismas acciones que están disponibles para los contactos más habituales. Por ejemplo, puede mover el contacto sólo de teléfono a un grupo diferente. También puede ver las propiedades del contacto haciendo clic con el botón secundario y seleccionando propiedades. Se abrirá una tarjeta de contacto de Outlook, donde podrá ver o actualizar la información del contacto. Los números de teléfono como contactos se designan mediante un ícono de teléfono. Para iniciar una conversación telefónica con un contacto, solo tiene que hacer doble clic en llamar. Para agregar un número de teléfono como contacto realice uno de estos procedimientos: Escriba el número de teléfono en el cuadro de búsqueda y a continuación haga clic en el número de teléfono y arrástrelo a uno de los grupos de la lista de contactos. Si ha utilizado recientemente Communicator para llamar al número de teléfono, en contactos recientes, haga clic en el número de teléfono y arrástrelo a uno de los grupos de la lista de contactos. Haga clic con el botón secundario en el número de teléfono, seleccione agregar a la lista de contactos y haga clic en un grupo. 26 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

27 2Confi guración Tarjeta de contacto de una persona: La tarjeta de contacto de una persona proporciona detalles sobre la disponibilidad y actividad de ese contacto. Según el nivel de acceso que el contacto le haya asignado, podrá ver la programación de dicho contacto y cualquier nota personal que haya escrito. La tarjeta de contacto también proporciona un punto de partida para conectarse a él, incluso la posibilidad de iniciar una sesión de mensajería instantánea, llamar al contacto, programar una reunión o escribirle un mensaje de correo electrónico, tal y como se muestra en la fi gura a continuación. Figura No. 5. La tarjeta de contacto se abre haciendo clic en el Botón Presencia de un contacto Para ver la tarjeta de contacto de una persona: En la lista de contactos de la ventana de Offi ce Communicator, haga clic en el botón presencia situado a la izquierda del nombre del contacto. Puede abrir la tarjeta de contacto de un usuario en varios lugares de la interfaz de usuario de Offi ce Communicator. Por ejemplo, para ver la tarjeta de contacto de una persona, puede hacer clic en su botón presencia en la lista de contactos, en el panel resultado de la búsqueda o en la ventana conversación de Communicator. Manera de ver los contactos: Offi ce Communicator proporciona varias vistas que pueden aplicarse a la lista de contactos para ver los contactos organizados de una manera diferente a la vista predeterminada. Manual de Office Communicator Aprobación:

28 Puede utilizar el botón cambiar la manera de ver los contactos de Communicator para ver los contactos agrupados por niveles de acceso o por contactos con etiqueta. Para cambiar la manera de ver los contactos: Haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos, como se muestra en la figura No. 6 y a continuación, seleccione una vista en el menú: Figura No. 6. Ventana de Office Communicator y lista de contactos Lista de contactos. Esta vista es la vista predeterminada que se muestra al iniciar Office Communicator. Niveles de acceso. Esta vista muestra los contactos agrupados por niveles de acceso. Los niveles de acceso son niveles de permisos que se asignan a los contactos para determinar cómo tendrán acceso a la información de presencia del usuario. Ordenar contactos por disponibilidad. En la ventana de Office Communicator, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos, asegúrese de que esté seleccionada la vista lista de contactos y haga clic en ordenar contactos por disponibilidad. Ordenar contactos por su nombre para mostrar. En la ventana de Office Communicator, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos. Se puede seleccionar cualquier vista. Haga clic en ordenar contactos por su nombre para mostrar. Mostrar contactos recientes. En la ventana de Office Communicator, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos, asegúrese de que esté seleccionada 28 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

29 2Confi guración la vista lista de contactos y haga clic en mostrar contactos recientes para ocultar o mostrar una lista de los contactos más recientes. Mostrar delegados. Haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos, asegúrese de que esté seleccionada la vista lista de contactos y a continuación haga clic en mostrar delegados para ocultar o mostrar una lista de los delegados que haya confi gurado. Mostrar grupo de llamada de equipo. En la ventana de Offi ce Communicator, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos, asegúrese de que la vista lista de contactos esté seleccionada y a continuación haga clic en mostrar grupo de llamada de equipo para ocultar o mostrar una lista de los miembros del grupo. Para ordenar los contactos de manera predeterminada, Communicator los registra en todos los grupos de la lista de contactos; en primer lugar por disponibilidad y luego alfabéticamente. Los contactos disponibles (con los que se puede establecer contacto) tienen el estado de presencia disponible u ocupado; adicionalmente el grupo contactos recientes constituye una excepción, puesto que se ordenan en sentido descendente, de más a menos reciente. Para cambiar la manera de ordenar los contactos en la lista de contactos, haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos de la ventana de Offi ce Communicator y luego seleccione ordenar contactos por disponibilidad. Esta opción agrupa los contactos en los estados ausente, no disponible y desconocido. Para ordenar los contactos alfabéticamente por su nombre haga clic en el botón cambiar la manera de ver los contactos de la ventana de Offi ce Communicator y a continuación, seleccione ordenar contactos por su nombre; esta opción ordena los contactos alfabéticamente dentro de los grupos mostrados. Manual de Office Communicator Aprobación:

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31 Manual de Office Communicator 3CAPÍTULO MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

32 3.1. MENSAJERÍA INSTANTÁNEA Iniciar una sesión de mensajería instantánea: La forma más usual de iniciar una sesión de mensajería instantánea es hacer doble clic en un nombre de contacto de la lista de contactos. Al hacer doble clic en un nombre de contacto, se abre la ventana conversación, donde puede escribir el mensaje instantáneo y ver las respuestas de otros usuarios, tal y como se muestra a continuación. Figura No. 7. Ventana de Office Communicator y ventana de conversación Para iniciar una sesión de mensajería instantánea con un solo contacto: La mensajería instantánea solamente se admite con contactos de Communicator de la Policía, contactos de mensajería instantánea pública y contactos asociados externos. En la lista de contactos haga doble clic en el nombre de un contacto, escriba un mensaje y presione ENTRAR. Si el contacto no se encuentra en la lista de contactos, escriba su nombre en el cuadro buscar y haga doble clic en el nombre que aparezca en el cuadro resultado de la búsqueda. Al iniciar una sesión de mensajería instantánea con un grupo realice uno de estos procedimientos: Envíe un mensaje instantáneo a un grupo de distribución o de contactos, luego haga clic con el botón secundario en el nombre de grupo, haga clic en enviar un mensaje instantáneo o presione ENTRAR, escriba un mensaje y presione ENTRAR. 32 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

33 3Mensajería Instantánea Manual de Office Communicator Al iniciar una sesión de mensajería instantánea con un grupo realice uno de estos En el caso de mensajes instantáneos para varios contactos, mantenga presionada la procedimientos: tecla CTRL para seleccionar los contactos, haga clic con el botón secundario en el último Envíe un mensaje instantáneo a un grupo de distribución o de contactos, luego haga contacto, seguidamente haga clic en enviar un mensaje instantáneo o presione ENTRAR, clic con el botón secundario en el nombre de grupo, haga clic en enviar un mensaje escriba un mensaje y presione ENTRAR. instantáneo o presione ENTRAR, escriba un mensaje y presione ENTRAR. En el caso de mensajes instantáneos para varios contactos, mantenga presionada la 3.2. tecla AGREGAR CTRL para EMOTICONES seleccionar los contactos, A LOS haga MENSAJES clic con el botón secundario en INSTANTÁNEOS el último contacto, seguidamente haga clic en enviar un mensaje instantáneo o presione ENTRAR, escriba un mensaje y presione ENTRAR. Los emoticonos son imágenes gráfi cas que puede utilizar en sus mensajes instantáneos para expresar sus sentimientos y emociones, como se ve en la fi gura No AGREGAR EMOTICONES A LOS MENSAJES INSTANTÁNEOS Figura No. 8. Inserción de un emoticono en un mensaje instantáneo Los emoticonos son imágenes gráficas que puede utilizar en sus mensajes Para instantáneos agregar un emoticono para expresar a un sus mensaje sentimientos instantáneo: y emociones, como se ve en la figura 9. En el área de mensajes de la ventana conversación, coloque el cursor en el lugar donde 1DT - MA desee insertar el emoticono. VER: 0 Aprobación: Haga clic en el botón emoticones y seleccione un icono gestual Dar formato a los mensajes instantáneos: Con Communicator puede cambiar la fuente, su tamaño y su color, o dar formato al texto con atributos adicionales como negritos, cursivos o subrayados. Manual de Office Communicator Aprobación:

34 Para dar formato al texto de un único mensaje instantáneo: En la ventana de Office Communicator haga doble clic en el nombre de un contacto de la lista de contactos para iniciar un mensaje instantáneo. En la ventana Conversación haga clic en el botón cambiar el color del texto, la fuente y otros formatos, a continuación seleccione las opciones de formato en la ventana emergente de formato. Adicionalmente a dar formato al mensaje instantáneo actual, puede también establecer cambios de formato permanentes que se apliquen a todos los mensajes instantáneos. Para dar formato al texto de todos los mensajes instantáneos: En la barra de título de Communicator haga clic en el botón menú. En el menú herramientas haga clic en opciones. En el cuadro de diálogo opciones, haga clic en la ficha general y a continuación en cambiar fuente. En el cuadro de diálogo cambiar fuente realice los cambios que desee y a continuación haga clic en aceptar. Vuelva a hacer clic en aceptar para aceptar los cambios y a continuación cierre el cuadro de diálogo opciones. Los cambios de fuente realizados se aplicarán a partir de ahora, a todos los mensajes instantáneos Invitar a alguien a una sesión de mensajería instantánea Puede iniciar una sesión de mensajería instantánea con una persona y después darse cuenta de que necesita invitar a otras a la conversación; para tal efecto puede agregar contactos seleccionándolos en la lista de contactos. También es posible invitar a personas externas a su organización enviándoles un de invitación. Para invitar a alguien a participar en una conversación en curso: En la ventana de Office Communicator haga doble clic en un contacto. En la ventana conversación escriba un mensaje y presione ENTRAR. Cuando se inicie la conversación con el contacto haga clic en el botón invitar de la ventana conversación para agregar las personas que desee. Escriba un nombre en el cuadro buscar o seleccione un contacto en la lista de contactos y haga clic en aceptar. 34 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

35 3Mensajería Instantánea Para invitar a alguien externo a su organización por correo electrónico: En la ventana conversación haga clic en invitar y a continuación seleccione Invitar por correo electrónico. Se abrirá un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook. Si no tiene Outlook, puede copiar el texto de la invitación en el programa de correo electrónico que desee. En el mensaje de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico de la persona y a continuación, haga clic en enviar. El mensaje de correo electrónico contiene dos vínculos para unirse a la conferencia: uno para Communicator y otro para un explorador web. Si el destinatario no tiene instalado Communicator, puede unirse a la conferencia utilizando un explorador web RECEPCIÓN DE MENSAJES Cuando alguien le envíe una invitación de mensaje instantáneo recibirá una alerta que se mostrará en la parte inferior derecha de la pantalla del equipo, tal y como se indica a continuación en la fi gura No. 9. Figura No. 9. Alerta de invitación de mensaje instantáneo Panel izquierdo de la invitación Rechazar la invitación Para aceptar una invitación de mensaje instantáneo: En la alerta de invitación de mensaje instantáneo, haga clic en cualquier lugar del panel izquierdo de dicha invitación. En la ventana Conversación, escriba la respuesta en el área de mensajes y presione ENTRAR. Para rechazar una invitación: En la alerta de invitación de mensaje instantáneo, haga clic en el botón cierra la conversación. Para responder a un mensaje instantáneo con una llamada: En la alerta de invitación de mensaje instantáneo, haga clic en redirigir, a continuación haga clic en un nombre o un número para realizar una llamada. Manual de Office Communicator Aprobación:

36 Para establecer su estado en no molestar hasta el siguiente incremento de hora: En la alerta de invitación de mensaje instantáneo, haga clic en establecer estado no molestar y su estado cambiará a no molestar hasta el siguiente incremento de hora, por ejemplo, si establece su estado de presencia en no molestar a las 11:15 a. m. su estado cambiará a no molestar y volverá a establecerse en disponible a las 12:00 del mediodía. 36 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

37 Manual de Office Communicator 4CAPÍTULO LLAMADAS TELEFÓNICAS

38 4.1. REALIZAR UNA LLAMADA TELEFÓNICA Cada contacto de la lista de contactos tiene un número al que puede llamar haciendo clic en el botón llamar asociado al contacto. De forma predeterminada, este número es el número de trabajo del contacto, pero puede cambiar en función del último número utilizado para llamar al contacto. El botón llamar se muestra a continuación en la figura No. 10. Figura No. 10. Botón Llamar en la lista de contactos Botón llamar para realizar la llamada con un solo clic Para realizar una llamada de audio con un solo clic: En la lista de contactos, haga clic en el botón llamar situado a la derecha del contacto al que desea llamar Llamar a números adicionales Los usuarios de Communicator pueden publicar números de teléfono adicionales, como sus números de teléfono celular o de teléfono particular y otorgarle el nivel de acceso equipo o personal, de modo que pueda ver estos números y utilizarlos para realizar una llamada con un solo clic. Para llamar a un número de teléfono adicional, haga clic en la flecha situada junto al botón llamar, como se muestra a continuación en la figura No. 11. Figura No. 11. Opciones de llamada de un contacto 38 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

39 4LLamadas Telefónicas Para ver las opciones de llamada de un contacto: En la lista de contactos, haga clic en la fl echa situada a la derecha del botón llamar asociado al contacto. En el menú opciones de llamada, haga clic en el nombre o en el número al que desea llamar, o haga clic en nuevo número, a continuación escriba el número al que desea llamar. Para efectuar una marcación a un número telefónico: En el cuadro buscar de la ventana de Offi ce Communicator escriba el número al que desee llamar. Utilice el formato de números internacional. Escriba el código del país, seguido del número de teléfono local. En el panel resultado de la búsqueda, haga clic en el botón llamar situado a la derecha del número de teléfono que haya escrito, también puede presionar la tecla ENTRAR para realizar la llamada RESPONDER A UNA LLAMADA TELEFÓNICA Cuando se recibe una llamada de teléfono de otro contacto de Communicator, se muestra una alerta de llamada en la esquina inferior derecha de la pantalla del equipo. Desde esta alerta, puede aceptar la llamada, omitirla o redirigirla a otro número, como se muestra a continuación en la fi gura No. 12. Figura No. 12. Alerta de invitación a una llamada de audio Para responder a una llamada de teléfono: Haga clic en el panel izquierdo de la alerta de invitación a la llamada. Para omitir una llamada: Haga clic en el botón Omitir llamada en la alerta de invitación a la llamada. Para redirigir una llamada: Haga clic en el botón redirige la llamada a otro teléfono o a la mensajería instantánea y a continuación, seleccione una opción en el menú. Puede redirigir una llamada a cualquiera de los números de teléfono que haya publicado, como su número Manual de Office Communicator Aprobación:

40 de teléfono celular, particular o cualquier otro. Si decide redirigir una llamada a un mensaje instantáneo, se omitirá la llamada y se abrirá la ventana conversación para que pueda enviar un mensaje instantáneo al contacto Controles de llamada Cuando se responde a una llamada telefónica de un contacto de Communicator, se abre la ventana conversación. La ventana conversación ofrece varios controles de llamada que pueden usarse para transferir una llamada, dejar una llamada en espera o ajustar el volumen del altavoz o del micrófono. En la Tabla. No. 3, que figura a continuación, se muestran los controles de llamada y se ofrece una breve descripción de la función de cada uno de ellos. Tabla No. 3. Controles de llamada 40 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

41 4LLamadas Telefónicas 4.3. REALIZAR Y RECIBIR VIDEOLLAMADAS Puede utilizar Offi ce Communicator para comunicarse con sus contactos utilizando audio y vídeo. Por ejemplo, si tiene una cámara web conectada al equipo puede realizar una videollamada a un contacto. Cuando el contacto responda a la llamada, podrá ver sus imágenes de video aunque el contacto no disponga de una cámara web. Si el contacto dispone de una cámara web conectada al equipo, podrá ver las imágenes de video de esa persona en la ventana conversación Realizar una videollamada Puede agregar video a una sesión de mensajería instantánea o llamada telefónica en curso, o puede iniciar una videollamada desde la ventana de Offi ce Communicator. Para iniciar una videollamada desde la lista de contactos: En la lista de contactos haga clic con el botón secundario en un contacto y haga clic en iniciar una videollamada, como se muestra a continuación en la fi gura No. 13. Una vez que se acepte la videollamada, la ventana conversación se ampliará para mostrar el video. Figura No. 13. Videollamada iniciada en la lista de contactos Recibir una videollamada Para recibir una llamada de audio y video necesita tener unos altavoces y un micrófono, un auricular con micrófono o un dispositivo de audio USB. Sin embargo, no es necesario que tenga una cámara web para aceptar una videollamada. Si no tiene una cámara web, podrá ver las imágenes de video de la persona que realiza la llamada, pero esta persona verá un marcador de posición de ícono de video en lugar de sus imágenes. Para recibir una llamada de audio y video: Haga clic en el panel izquierdo de la alerta de invitación a la videollamada, como se muestra a continuación en la fi gura No. 14. Manual de Office Communicator Aprobación:

42 Figura No. 14. Alerta de invitación a una videollamada Al aceptar una invitación de videollamada, se abre la ventana conversación de Communicator donde se puede ver la secuencia de video de la persona que realiza la llamada, como se muestra a continuación en la figura No. 15. Figura No. 15. Ventana Conversación con la secuencia de video 4.4. USO COMPARTIDO DEL ESCRITORIO Puede iniciar una sesión de uso compartido de escritorio en cualquier momento a lo largo de una conversación. Como persona que comparte su escritorio, puede ceder el control a los demás participantes, volver a la ventana de conversación (por ejemplo para continuar una conversación de mensajería instantánea o iniciar el video) y detener la sesión de uso compartido de escritorio. Para compartir el escritorio durante una conversación de Communicator: En la ventana conversación haga clic en el botón compartir, a continuación haga clic en compartir escritorio, un marco resaltado aparecerá alrededor de su escritorio para indicar que está actualmente visible a otros participantes, como se muestra en la figura No Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

43 4LLamadas Telefónicas Figura No. 16. Uso compartido de escritorio En las ventanas de conversación de los participantes, aparecerá el mensaje haga clic para aceptar la invitación a la sesión compartida, junto con una alerta, los demás participantes deben hacer clic en el mensaje para aceptar la invitación. Cuando está compartiendo su escritorio, puede abrir y mostrar programas, navegar por documentos y desplazarse por un conjunto de diapositivas como haría normalmente. Para ceder el control a otro participante: Para compartir el control de la sesión de uso compartido de escritorio, en la ventana conversación, haga clic en la fl echa situada al lado de la barra de uso compartido en control, a continuación realice uno de estos procedimientos: 9 En ceder el control a, haga clic en el nombre del participante a quien desee pasar el control. El participante verá el mensaje se le ha cedido el control. 9 Haga clic en compartir el control con todos los participantes si desea que cualquier participante tome el control. Los demás participantes verán un botón solicitar el control, en el que podrán hacer clic para controlar el mouse y el teclado en su escritorio. 9 Para recuperar el control de la sesión de uso compartido de escritorio, en la ventana conversación, haga clic en la fl echa situada al lado del botón Compartir a continuación, haga clic en recuperar el control. Para agregar video a la sesión de uso compartido de escritorio: En la barra de menú de uso compartido, haga clic en el botón Mostrar conversación, como se muestra en la fi gura No. 17, para volver a la ventana de conversación. Manual de Office Communicator Aprobación:

44 Figura No. 17. Botón mostrar conversación en la barra de menú de uso compartido de escritorio Botón Mostrar conversación En la ventana de conversación, haga clic en el botón Iniciar videollamada. Para detener el uso compartido de escritorio: Haga clic en la flecha situada al lado del botón Compartir y haga clic en el botón detener en la barra de menú de uso compartido situada en la parte superior de la pantalla, como se muestra en la figura No. 18. Figura No. 18. Botón detener en la barra de menú de uso compartido de escritorio Botón Detener Ver un escritorio compartido Cuando alguien más inicia una sesión de uso compartido de escritorio, puede aceptar la invitación para ver el uso compartido de escritorio, cambiar la vista del escritorio compartido y solicitar el control del escritorio compartido. Para aceptar una invitación a una sesión compartida de escritorio: Cuando un participante inicia el uso compartido de escritorio durante una conversación, aparece el mensaje haga clic para aceptar la invitación a la sesión compartida, en su ventana de conversación, como se muestra en la figura No. 19; si no está actualmente en una conversación, aparecerá una alerta en su escritorio, como se muestra en la figura No. 20. Figura No. 19. Invitación a una sesión de uso compartido de escritorio desde el punto de vista del participante0 44 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

45 4LLamadas Telefónicas Figura No. 20. Alerta de invitación a una sesión de uso compartido de escritorio Haga clic en el mensaje o en la alerta para empezar a ver el escritorio de la persona que lo comparte. Para cambiar la vista del escritorio compartido: Utilice los controles de ventana para maximizar la vista del escritorio compartido o cambiar su tamaño. Para alternar el tamaño del escritorio compartido entre el tamaño real y el de ajuste a la ventana, haga clic en el botón tamaño real. Para llenar toda la pantalla, haga clic en ajustar a la pantalla. Para el control del escritorio, haga clic en tomar el control. Para detener el uso compartido de escritorio, haga clic en el botón dejar de compartir escritorio situado encima de la ventana de uso compartido de escritorio REALIZAR LLAMADAS DE CONFERENCIA Iniciar una conferencia de mensajería instantánea desde contactos Iniciar una conferencia de mensajería instantánea no programada (ad hoc) constituye, en muchas ocasiones, una forma rápida de tomar decisiones. Puede iniciar una conferencia de mensajería instantánea desde la lista de contactos seleccionando varios contactos, un grupo de distribución o un grupo de contactos. También puede iniciar una conferencia a partir de una conversación telefónica o de video entre dos personas simplemente invitando a otra persona. Para iniciar una conferencia de mensajería instantánea no programada en la lista de contactos, realice uno de estos procedimientos: Seleccione varios contactos manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los contactos a los que desea invitar a la conferencia, haga clic con el botón secundario en el último contacto y a continuación haga clic en enviar un mensaje instantáneo. Escriba un mensaje a continuación y presione ENTRAR. Haga clic con el botón secundario en un contacto o en un grupo, como se muestra en la fi gura No. 21 y a continuación, haga clic en enviar un mensaje instantáneo. Escriba un mensaje en el área de escritura de mensajes a continuación y presione ENTRAR. Manual de Office Communicator Aprobación:

46 Figura No. 21. Se selecciona un grupo de contactos para iniciar una conferencia de mensajería instantánea Grupo seleccionado en la lista de contactos Cuando el contacto acepta la llamada y se une a la conferencia, se puede ver un indicador telefónico a la derecha del nombre del contacto, como se muestra arriba en la fi gura No. 21. Al enviar un mensaje instantáneo a más de una persona, los destinatarios del mismo ven una invitación de conferencia de mensajería instantánea, como se muestra a continuación en la figura No. 22. Figura No. 22. Invitación a una conferencia de mensajería instantánea Panel izquierdo de la invitación Rechazar la invitación Iniciar una conferencia con contactos internos o externos a su organización En Communicator, puede iniciar una nueva conferencia utilizando la opción reunirse ahora, que está disponible haciendo clic en el botón menú. Si usa esta opción, no está limitado a invitar a contactos que pertenecen a su organización. También puede invitar a contactos externos a una conversación, enviándoles una invitación por correo electrónico. Para iniciar una conferencia mediante la opción reunirse ahora: Haga clic en el botón menú y luego en reunirse ahora. Para invitar a alguien perteneciente a la Institución o a una entidad externa: En la ventana de nueva conversación, haga clic en invitar, a continuación seleccione invitar a un contacto. Escriba un nombre en el cuadro de búsqueda buscar o seleccione un contacto en la lista de contactos y haga clic en aceptar. 46 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

47 4LLamadas Telefónicas Para invitar a alguien externo a su organización por correo electrónico: En la ventana de nueva conversación, haga clic en invitar, a continuación seleccione invitar por correo electrónico. En el mensaje de correo electrónico de llamada de conferencia, escriba el correo electrónico de la persona y haga clic en enviar. El mensaje de correo electrónico contiene dos vínculos para unirse a la conferencia: uno para Communicator y otro para un explorador web. Si el destinatario no tiene instalado Communicator, puede unirse a la conferencia utilizando un explorador web. Aunque el usuario de explorador web no tiene disponible la función de vídeo, sí tiene disponibles las funciones de mensajería instantánea, audio y uso compartido de escritorio Realizar una llamada de conferencia Puede iniciar una llamada de conferencia telefónica desde la lista de contactos seleccionando varios contactos o un grupo. Para iniciar una llamada de conferencia, a la lista de contactos, realice uno de estos procedimientos: 1. Seleccione varios contactos: Manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los contactos a los que desea invitar a la conferencia, a continuación inicie una llamada de conferencia. Haga clic con el botón secundario en un grupo de contactos y a continuación, seleccione iniciar una llamada de conferencia. 2. Haga clic en una de las siguientes opciones: Iniciar conferencia. Haga clic en Communicator para iniciar la conferencia desde su equipo o dispositivo telefónico USB predeterminado (auricular con micrófono o altavoces y micrófono). Iniciar conferencia llamándome al, haga clic en un número de teléfono para que Communicator llame a dicho número y le permita participar en la conferencia cuando responda al teléfono. Tenga en cuenta que también puede escribir un nuevo número de teléfono y participar desde la conferencia. Manual de Office Communicator Aprobación:

48 Figura No. 23. Ventana Conversación durante una llamada de conferencia Agregar Video Mostrar área de mensajes instantáneos Invitar Hacer clic en mostrar área de mensajes instantáneos, para enviar un mensaje instantáneo a los participantes de la conferencia. Hacer clic en invitar para agregar otras personas a la conferencia. Durante una llamada de conferencia puede hacer clic en iniciar llamada de videoconferencia, para agregar sus imágenes de video a la conferencia (siempre y cuando disponga de una cámara web conectada al equipo) Participar en una llamada de conferencia Cuando se realiza una llamada de conferencia, los destinatarios de la llamada ven una invitación a llamada de conferencia, como se muestra a continuación en la fi gura No. 24. Figura No. 24. Alerta de invitación a una llamada de conferencia Panel izquierdo de la invitación Rechazar la invitación Para participar en una llamada de conferencia: Haga clic en el panel izquierdo de la alerta de invitación a la conferencia. Para participar en una llamada de conferencia desde otro teléfono: Para participar en una llamada de conferencia desde un teléfono que no sea su teléfono predeterminado, haga clic en unirse desde en la alerta de invitación a la llamada de conferencia, a continuación seleccione el teléfono desde el que desee participar en la conferencia. Communicator llamará al número de teléfono y cuando responda a la llamada, le permitirá participar en la conferencia desde ese número. 48 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

49 Manual de Office Communicator CAPÍTULO DISPOSITIVOS MÓVILES 5(CELULARES)

50 5.1. CONFIGURACIÓN INICIAL Normalmente el administrador del sistema se encargará de configurar Communicator Mobile para el usuario e instalará los certificados de seguridad. El administrador puede configurar Communicator para que se inicie automáticamente al acceder al icono de Office Communicator. Figura No. 25. Vista inicial del teléfono 1. En Inicio haga clic en el ícono Communicator Mobile. Figura No. 26. Vista del inicio del teléfono 2. La primera vez que inicia sesión solicitará que acepte las políticas de seguridad del Communicator Mobile; para lo cual se debe aceptar, en los accesos posteriores este requerimiento no aparecerá. 3. En el campo dirección inicio de sesión digite la cuenta de Office Communicator, ej.: carlos.munozri@policia.gov.co. 50 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

51 Dispositivos Móviles 5(Celulares) 4. En el campo de nombre de usuario digite el nombre de usuario nuevamente adicionando el dominio en el que se encuentra este usuario, ej.: en el dominio DIPON: posteriormente digite la contraseña del usuario y habilite la opción de recordar contraseña. Luego se debe obturar listo. Figura No. 27. Vista de la configuración del usuario 5. Luego obture iniciar sesión y aparece la ventana de navegación en donde se encontrará el mismo ambiente del usado en el computador. Figura No. 28. Vista de conexión Offi ce Communicator Mobile sincronizará toda la información de su cuenta del computador. Nota: Se iniciará automáticamente la próxima vez que inicie sesión en Windows. Manual de Office Communicator Aprobación:

52 5.2. SESIONES DIARIAS Haga clic en inicio. Busque el ícono de Communicator Mobile. Luego aparecerá la ventana principal con los contactos de su cuenta. Figura No. 29. Vista de la ventana principal Seleccione menú y en el campo buscar o agregar, escriba un nombre del contacto a quien desee enviar un mensaje para luego seleccionar buscar o agregar. Figura No. 30. Vista del menú Una vez encuentre el usuario seleccione enviar mi estado y a continuación escriba el mensaje, cuando finalice seleccione enviar. 52 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0

53 Dispositivos Móviles 5(Celulares) Figura No. 31. Vista de ventana de chat Si desea invitar a un tercero seleccione invitar, desplegando el menú y luego búsquelo en la lista de contactos. Figura No. 32. Vista de ventana de búsqueda Responder mensajes: Si un usuario lo agrega a su grupo de contactos aparecerá una solicitud de aceptación. Figura No. 33. Vista de ventana de aceptación Manual de Office Communicator Aprobación:

54 Cuando alguien le envíe un mensaje aparecerá en su pantalla el aviso mensaje instantáneo y posteriormente se visualizará el mensaje y la hora. Figura No. 34. Vista de mensaje de chat A continuación podrá iniciar el chat escribiendo sus mensajes; también tiene la opción de invitar a otros usuarios seleccionando menú y luego acceda a invitar. Figura No. 35. Vista de menú para invitar Para invitar a un usuario, selecciónelo de la lista de sus contactos y luego seleccione buscar. Figura No. 36. Vista de búsqueda Nota: el equipo dispone de las mismas opciones que las utilizadas en un computador de escritorio, tales como enviar correo electrónico, llamar, cerrar conversación, etc. 54 Manual de Office Communicator 1 DT - MA VER:0