Preparación Archivos Físicos Medios Magnéticos

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1 Preparación Archivos Físicos Medios Magnéticos Resolución DDI de 2015 Secretaria Distrital de Hacienda Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá

2 Contenido Acceda a cada sección haciendo clic en el título Preparación del archivo en Excel Revisión y corrección de errores Utilizando Microsoft Excel Utilizando Bloc de Notas Contacto

3 Resolución DDI de 2015 Instrucciones Estas Instrucciones son generales y aplican para cualquier archivo creado en Microsoft Excel, independientemente del artículo o artículos a reportar. Para hacer más fácil el procedimiento, se han incluido algunas imágenes que le ayudarán a visualizar la manera correcta de preparar los archivos y realizar la validación de la información. Siga las instrucciones y cumpla con su obligación para reporte de información de manera fácil, rápida y segura

4 Preparación del Archivo en Excel No colocar Títulos Diligencie la información requerida por cada artículo en el número de columnas definido según lo indicado en el Anexo 1 de la Resolución, sin colocar títulos, iniciando en la celda A1 con el campo VIGENCIA.

5 Preparación del Archivo en Excel Dato 1 Dato 2 XXX YY 1. Un dato por columna. 2. La información debe quedar justificada a la derecha. 3. No debe contener guiones (-), comas (,) ni puntos (.); éstos van sólo en los campos requeridos de . ñ 4. No debe tener comillas ( ),( ), (Ñ), (ñ), ni tildes (Á), (á), ( ). 5. Los valores numéricos NO deben tener decimales ni negativos. 0,0 DV 6. El número de documento va SIN dígito de verificación. Dato 1 Dato 2 XXX YY YY XXX YY XXX YY 7. NO debe contener columnas ni filas en blanco El número de columnas de esta Resolución oscila entre 9 y 29.

6 Guardar el archivo en CSV Preparación del Archivo en Excel Se guarda el archivo como texto delimitado por comas (CSV)

7 Preparación del Archivo en Excel Guardar el archivo en CSV Para conservar el formato y eliminar las características no compatibles haga clic en el botón SI

8 Revisión y corrección de errores Usted puede corregir errores en el archivo, que tengan que ver con puntos, comas o caracteres especiales. Para ello, tiene dos opciones: 1. Corregir el archivo en Microsoft Office Excel 2. Corregir el archivo en el Bloc de Notas. En las siguientes diapositivas se explica el procedimiento para la corrección a través de los dos programas.

9 utilizando Microsoft Excel Revisión y corrección de errores en Microsoft Office Excel Abra el archivo de la carpeta donde fue guardado previamente en CSV, como archivo en Microsoft Office Excel.

10 utilizando Microsoft Excel Revisión y corrección de errores utilizando Microsoft Office Excel Para buscar y corregir cualquier imperfección en el archivo: 1. Presione la tecla Ctrl y la tecla B al tiempo. 2. Aparecerá un recuadro de Buscar y reemplazar, escoja la pestaña Reemplazar.

11 utilizando Microsoft Excel Revisión y corrección de errores utilizando Microsoft Office Excel 3. En la casilla Buscar digite el símbolo a eliminar. Ejemplo: (,), (.), ( ), ( ), (ñ). 4. En la casilla Reemplazar con deje el espacio en blanco. 5. Pulse el botón Reemplazar todos. 6. Guarde nuevamente el archivo como texto delimitado por comas (CSV).

12 utilizando Microsoft Excel ARCHIVO CORREGIDO

13 utilizando Bloc de Notas Revisión y corrección de errores utilizando Bloc de Notas Abra el archivo de la carpeta donde fue guardado previamente en CSV, como archivo en Bloc de Notas

14 utilizando Bloc de Notas Revisión y corrección de errores utilizando Bloc de Notas Para buscar y corregir cualquier imperfección en el archivo: 1. Presione la tecla Ctrl y la tecla R al tiempo. 2. Aparecerá un recuadro de Reemplazar.

15 utilizando Bloc de Notas Revisión y corrección de errores utilizando Bloc de Notas 3. En la casilla Buscar digite el símbolo a eliminar. Ejemplo: (,), (.), ( ), ( ), (ñ). 4. En la casilla Reemplazar por deje el espacio en blanco. 5. Pulse el botón Reemplazar todo. 6. Guarde nuevamente el archivo como texto delimitado por comas (CSV).

16 utilizando Bloc de Notas ARCHIVO CORREGIDO

17 Símbolos que pueden generar error: Símbolos del teclado numérico. EJEMPLO:! # $ % & / ( ) = \ - + / * ª º Ñ ñ, las cuales se deben cambiar por N, n Puntos y tildes. EJEMPLO: Bogotá D.C. se debe cambiar por Bogota D C Guiones. EJEMPLO: (-) (_) Símbolo no visible:

18 Contacto Si necesita soporte técnico: Escribanos al correo electrónico Inquietudes, comentarios y sugerencias: Chat tributario en Búsquenos en Facebook como Hacienda Bogota Síganos en Twitter

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