MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 6 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Subdirector Administrativo y Financiero Superior Inmediato: Director Administrativo Personal a Cargo: Contador General, Jefe División de Tesorería, Coordinador de Gestión Documental, Jefe, Jefe Área de Cartera, Jefe División de Logística, Analista Financiero, Secretaria. Coordinador de mantenimiento e infraestructura, Coordinador de Almacén. Dependencia: Subdirección Administrativa y Financiera II. NATURALEZA DEL CARGO Planear y controlar conjuntamente con el Director Administrativo el manejo de las políticas contables, presupuéstales y financieras, analizando el desarrollo y proyección de los programas y servicios de la Corporación, definiendo estrategias que amplíen la cobertura y resultados corporativos a través de la coordinación y preparación del Plan Operativo, Planes Estratégicos y presupuesto anual, y el seguimiento permanente de su ejecución para facilitar la evaluación de la gestión. III. FUNCIONES 1. Planear y supervisar las actividades de la Unidad Financiera, de acuerdo a las directrices corporativas y a los órganos reguladores de las políticas, en materia contable, registro de las operaciones, presentación de estados financieros y cumplimiento de obligaciones fiscales. 2. Apoyar al Director en el diseño de políticas, instrumentos, métodos para el recaudo, cálculo, manejo y control de ingresos, egresos e inversiones. 3. Organizar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de tesorería de acuerdo a los planes, programas y metas trazadas por el Director Administrativo y órganos formuladores de políticas. 4. Organizar y controlar las operaciones relacionadas con los procesos del Área de Crédito y FOVIS de acuerdo a los planes, programas y metas trazadas por el Director Administrativo y órganos formuladores de políticas internos y externos de la Corporación, evaluando el comportamiento y resultado de los Fondos de crédito y del Área de Vivienda. 5. Coordinar la elaboración del Plan Operativo anual por medio de modelos de desarrollo administrativo financiero, y promover el autocontrol a través de indicadores de gestión evaluados en informes periódicos sobre la ejecución para facilitar la evaluación de la gestión y el cumplimiento de requerimientos de información del ente de control y vigilancia externo de las Cajas de Compensación. 6. Coordinar la elaboración del presupuesto anual de ingresos, egresos e inversiones de la Corporación. 7. Analizar y presentar la información financiera y estadística de la corporación a las diferentes entidades de control que la soliciten. 8. Hacer seguimiento al presupuesto, evaluando el cumplimiento de las metas financieras por cada una de las dependencias de la Corporación. 9. Velar por la supervisión e interventoría de los contratos que celebre Cofrem, referentes a las áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignados por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes.

2 Página 2 de Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 11. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 12. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 13. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 14. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 15. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 16. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 17. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 18. Velar y verificar que los reportes de información requeridos por los órganos de vigilancia y control se elaboren en forma adecuada y oportuna en concordancia con las directrices definidas y los términos establecidos respectivamente. 19. Realizar seguimiento a los procesos relacionados a la Unidad y destinar espacios quincenales de retroalimentación con los Jefes de las dependencias asignadas, verificando el cumplimiento de resultados propuestos, ejecución de tareas y acciones de mejora continua. 20. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 21. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 22. Velar, promover y participar en la implementación de los aspectos generales del SG-SST en su dependencia, establecidos por la corporación y la legislación Colombiana. 23. Promover la adopción de comportamientos seguros de los trabajadores bajo su cargo Identificando, informando y tomando medidas de control frente a los peligros y riesgos en su sitio de trabajo.

3 Página 3 de Proyectar y ejecutar presupuesto para la implementación de los aspectos de SST en su dependencia. 25. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Disponer de los recursos humanos, físicos y de presupuesto asignado a su área. - Tomar decisiones dentro del marco de la ley y los estatutos reglamentarios. - Utilizar recursos y ejecutar estrategias teniendo en cuenta los niveles de delegación a su disposición para poder realizar su función - Elegir la estrategia y los recursos a usar en el cumplimiento de la función. ` Proceso Elaboración del Plan Operativo Gestión Administrativa Seguridad y Salud en el Trabajo V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Planea, Coordina, Dirige y Supervisa la elaboración del Plan Operativo - Apoyar y asesorar el desarrollo de la gestión administrativa -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. - Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. - Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e

4 Página 4 de 6 instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión por Competencias Gestión de Calidad Gestión Documental - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de sus trabajadores cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Informe financiero y de gestión en Director Administrativo Mensual coberturas sociales Informe de gestión Consejo Directivo Trimestral Superintendencia de Subsidio Familiar Estados Financieros Consejo Directivo Trimestral Semestral Anual Estados Financieros Superintendencia de Subsidio Familiar Semestral Anual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Director Administrativo Todas las dependencias DIAN

5 Página 5 de 6 Revisor Fiscal Entes Gubernamentales que rigen el subsidio familiar 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o - Informes Financieros documentos - Plan Operativo c. Nivel de Confidencialidad Alto EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES VI. REQUISITOS DEL CARGO Título profesional en ciencias administrativas, financieras, Economía, Contaduría pública o afines. Especialización en Alta gerencia financiera, Gerencia y administración financiera, Gerencia de Costos y presupuestos o afines - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Sistema de Seguridad social - Auditoría Interna de Calidad - Formulación de proyectos - Administración y control del riesgo financiero - Gerencia estratégica de costos - Responsabilidad social Seis (6) años de experiencia profesional dentro de la cual certifique tres (3) años de experiencia en cargos directivos. - Indicadores financieros y de gestión - Presupuesto e Inversiones - Normatividad Subsidio Familiar - Planeación estratégica - Herramientas de planeación y control gerencial - Office - Internet

6 Página 6 de 6 Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de 1999 COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 15 X Pensamiento estratégico 15 X Seguimiento a procesos 15 X Direccionamiento estratégico del recurso humano 10 X Administración de los recursos 10 X Gestión financiera 25 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Cargo: Director Administrativo Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO