COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN -CONAPE-

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1 COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN -CONAPE- SECCIÓN ADMINISTRATIVA LICITACIÓN PÚBLICA 2015LN : SERVICIOS PROFESIONALES EN DERECHO PARA REALIZAR NOTARIADO EXTERNO PARA CONAPE JUNIO, 2015

2 Contenido I. INVITACIÓN A CONCURSAR Y APERTURA... 3 II. OBJETO DE LA LICITACIÓN... 3 III. CONDICIONES GENERALES Presentación de la oferta Registro de proveedores Vigencia de las ofertas Requisitos y documentos indispensables Regulaciones que deben observarse Especies fiscales Ofertas Garantías Forma de pago Adjudicación De la relación contractual de las partes Formalización de la contratación Administrador del Contrato Consideraciones adicionales Sanciones y multas Metodología de evaluación IV. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ANEXO 1: TABLA DE FORMATO PARA PRESENTACIÓN DE OFERTA ANEXO 2: TABLA DE FORMATO PARA PRESENTACIÓN DE DECLARACIÓN JURADA ANEXO 3: ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

3 I. INVITACIÓN A CONCURSAR Y APERTURA La Comisión Nacional de Préstamos para Educación -CONAPE-, sita en San Pedro de Montes de Oca, 50 metros al este de la Fuente de la Hispanidad, a través de la Sección Administrativa recibirá ofertas para participar en la Licitación Pública No. 2015LN SERVICIOS PROFESIONALES EN DERECHO PARA REALIZAR NOTARIADO EXTERNO PARA CONAPE. La hora límite para recibir ofertas se fijó hasta las 10:00 horas, del 17 de JULIO de 2015, en la Recepción del Edificio Central de CONAPE, ubicada en el primer nivel. II. OBJETO DE LA LICITACIÓN ÍTEM OBJETO A CONTRATAR PROVINCIA CANTÓN DISTRITO Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 1 Notariado Externo para la Comisión San José San José Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 2 Notariado Externo para la Comisión Alajuela Alajuela Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 3 Notariado Externo para la Comisión Cartago Cartago Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 4 Notariado Externo para la Comisión Heredia Heredia Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. 3

4 ÍTEM OBJETO A CONTRATAR PROVINCIA CANTÓN DISTRITO Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 5 Notariado Externo para la Comisión Guanacaste Liberia Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 6 Notariado Externo para la Comisión Puntarenas Puntarenas Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. Servicios externos de profesionales en derecho para la tramitación de 7 Notariado Externo para la Comisión Limón Limón Central Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). Modalidad entrega según demanda. Para efectos de que los oferentes dispongan de información respecto a la formalización de hipotecas realizadas por CONAPE, a continuación se detallan las tramitadas durante los últimos tres períodos. PERÍODO CANTIDAD DE MONTO PROMEDIO HIPOTECAS DE LOS CRÉDITOS APROBADOS , , ,00 III. CONDICIONES GENERALES 1. Presentación de la oferta La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado y rotulado con el número y el nombre del concurso. Toda oferta deberá presentarse en papel corriente, en original y una copia, con la firma del representante legal en el original. 4

5 La oferta que contenga omisiones, alteraciones, borrones, tachaduras, o que presente irregularidades de cualquier clase que hagan dudar de su legitimidad, serán rechazadas. Como parte de la oferta, se debe presentar el formato predefinido que se indica en los Anexos 1 y 2. La oferta deberá seguir el orden del presente pliego de condiciones y se regirá por lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 2. Registro de proveedores En caso de que el oferente no se encuentre debidamente inscrito en el Registro de Proveedores de CONAPE o que los datos que fueron inscritos presenten variaciones, deberá proceder con la correspondiente inscripción o actualización de la información, debido a que es requisito indispensable para ser adjudicado. Para este efecto, el formulario de Registro de Proveedores podrá ser accesado desde la dirección electrónica: 3. Vigencia de las ofertas Las ofertas deberán tener una vigencia mínima de 90 días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las mismas. 4. Requisitos y documentos indispensables Será requisito indispensable para evaluar las ofertas, que los oferentes cumplan con lo siguiente: a) Es obligación ineludible del oferente apegarse estrictamente a las condiciones de este Cartel y a los términos de su oferta. b) Los oferentes deberán indicar en su oferta la dirección exacta de sus oficinas con el mayor grado de detalle, nombre de un representante para hacer consultas y del representante legal para notificarle cualquier asunto relacionado con la licitación, números de teléfonos, fax, correo electrónico, etc. c) Presentar una certificación de la Personería Jurídica, Capital Social con distribución de las acciones y Apoderado Generalísimo. 5

6 d) Presentar declaración jurada, bajo juramento, de no encontrarse sujeto a ninguna de las causales de prohibición para contratar, según lo determina el artículo 65 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, se deberá declarar que no le alcanzan las prohibiciones que prevé el artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuesto nacional. e) Certificación original de que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones con FODESAF y las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social, artículo No.65, inciso c) del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa. Tanto el oferente como sus accionistas deberán estar al día en sus obligaciones con CONAPE, para lo cual deberá presentar declaración jurada. Igual situación deberá mantenerse para los adjudicatarios. 5. Regulaciones que deben observarse a) El Oferente especificará claramente en su oferta que libera a CONAPE de toda responsabilidad civil y laboral directa o indirecta que pudiese derivarse de los servicios contratados. b) CONAPE no tendrá relación obrero patronal con el personal encargado de realizar esta contratación; por lo que esta relación corresponderá al contratista, quien deberá mantenerse al día en sus obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social y pólizas de Riesgos Profesionales y de Responsabilidad Civil, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. c) Consignar en la oferta que en caso de ser adjudicado, asumirá la totalidad de las responsabilidades inherentes a los servicios que presten a CONAPE, incluyendo daños y perjuicios a terceros. d) En lo no dispuesto en las condiciones de este concurso, regirá por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y otras leyes pertinentes. e) La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones y especificaciones del cartel y a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. 6

7 f) En caso de que se requiera ver el expediente del presente concurso, debe coordinarse la visita con la Sección Administrativa de CONAPE con un día hábil de antelación. El horario de consulta del expediente es de lunes a viernes de 09 a.m. a 11 a.m. g) La oferta debe venir completamente foliada, en idioma español y con una tabla de contenido detallando los componentes de la misma. 6. Especies fiscales La oferta debe incluir las siguientes especies fiscales: a) Un timbre de la Ciudad de las Niñas de b) Un timbre de del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas. Como parte de los requisitos para formalizar la contratación, el adjudicatario deberá aportar el 100 % de las especies fiscales correspondientes ( 5 por cada 1000 del monto total adjudicado) más el monto por papel sellado. Exención. De conformidad con la Ley 6041 Creación de CONAPE, todas las operaciones se encuentran exentas de papel sellado y timbres, así como la inscripción en los registros públicos se hará sin costo alguno y libre del pago de toda clase de derechos y timbres. (Así reformado el párrafo final por el artículo 19 numeral 31 de la Ley No del 18 de agosto de 1988). 7. Ofertas a) Toda la contratación se realizará de acuerdo con las condiciones y especificaciones expuestas en el presente cartel. b) Se aceptará únicamente una oferta base, por lo que no se considerarán ofertas alternativas en este concurso. c) Los oferentes deberán indicar los ítems en los que desean participar, considerando el cumplimiento de los plazos establecidos en esta contratación. d) Para cada ítem en el que se participa, el oferente deberá indicar una ubicación dentro del distrito respectivo (dirección exacta y otras señas), el cual se denominará Sitio de Formalización, donde se procederá con la formalización de la hipoteca en los términos y condiciones establecidos por CONAPE. Lo anterior sin perjuicio de que las partes formalicen la hipoteca en otro lugar definido en común acuerdo o en las instalaciones centrales de CONAPE o sus sedes. 7

8 8. Garantías Las Garantías deberán rendirse conforme con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Además, deben ser presentadas ante la Sección de Tesorería de CONAPE, ubicada en el Edificio Principal, quien emitirá el respectivo comprobante de recibo, mismo que deberá ser entregado a la Sección Administrativa. Para el caso de garantías ofrecidas en efectivo, el oferente debe depositar la suma en la cuenta corriente No de CONAPE con el Banco Nacional de Costa Rica. 8.1 Garantía de Participación El oferente deberá presentar una Garantía de Participación de , y deberá presentarse con la oferta el comprobante de recibo correspondiente, con una vigencia al 30 de setiembre de Las Garantías de Participación serán devueltas a petición del interesado, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación, excepto al adjudicatario, hasta tanto no rinda la Garantía de Cumplimiento y se satisfagan las demás formalidades conducentes a asegurar el cumplimiento del contrato. 8.2 Garantía de Cumplimiento Se requiere del adjudicatario, la presentación de la Garantía de Cumplimiento de , la cual debe presentarse dentro de los tres días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. La garantía de Cumplimiento deberá contar con una vigencia al 30 de octubre de Una vez transcurrido dicho período, la garantía podrá ser devuelta al adjudicatario, si así procede, dentro de los 10 días hábiles posteriores a la solicitud escrita del adjudicatario. En caso de prórroga la garantía deberá ser reestablecida en iguales condiciones por el nuevo período. 9. Forma de pago a) Arancel de Honorarios. Los honorarios por los servicios prestados se calcularán con base en las tarifas establecidas para el respectivo trámite, en el arancel de honorarios de servicios profesionales de abogacía y notariado, vigente en el momento en que se formule cada facturación. b) El costo de los servicios se pagará en colones costarricenses contra la entrega a 8

9 satisfacción de los servicios por parte del Administrador del Contrato, dentro de los siguientes quince días hábiles a partir de la presentación de la factura. c) Para tramitar el pago, el contratista deberá presentar factura timbrada o factura con la dispensa respectiva. Del monto a pagar se deducirá un 2% por concepto de retención, el cual amortizará el monto que por concepto de Impuesto sobre la Renta corresponderá cubrir el contratista a favor del Ministerio de Hacienda. d) Será requisito para tramitar el pago que el contratista presente una certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y FODESAF, indicando que se encuentra al día en sus obligaciones obrero patronales con esa Institución, junto con la copia de la nómina reportada a la CCSS en la cual se incluyan las personas asignadas a CONAPE, así como de FODESAF. e) El pago se realizará por cheque o mediante otro medio de pago que disponga CONAPE. 10. Adjudicación a) De acuerdo con la Metodología de Evaluación del presente cartel se procederá a adjudicar dos notarios para cada ítem, los dos con mejor calificación, siempre que se haya determinado admisible su oferta y haya cumplido las condiciones administrativas, técnicas, legales establecidas en el cartel De igual forma, el tercer notario con la mejor calificación en cada ítem, será elegido para suplir a cualquiera de los dos Notarios titulares del mismo ítem, cuando por alguna razón éstos dejen de prestar sus servicios. Conforme a la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, CONAPE se reserva mediante los procedimientos establecidos a generar las respectivas contrataciones adicionales en caso de que el volumen de trabajo así lo requiera. Al solicitante del crédito se le consultará la provincia donde desea formalizar la escritura, debiendo éste escoger y comunicar a CONAPE donde lo realizará, según su conveniencia. Una vez seleccionado el lugar, se procederá a asignar al Notario conforme al rol por provincia. b) Se adjudicará dentro del plazo máximo del doble del plazo otorgado para recibir ofertas. 9

10 c) CONAPE se reserva el derecho de rescindir la contratación ante situaciones de interés público debidamente justificados según la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 11. De la relación contractual de las partes El presente contrato se trata de la prestación de servicios profesionales regulada en los artículos 64 y 65 de la Ley de Contratación Administrativa y 163 de su Reglamento, por lo que no origina relación de empleo alguna entre CONAPE y el contratista, no existiendo ningún tipo de subordinación entre las partes. De igual forma en caso de que el contratista cuente con trabajadores a su cargo (mensajero, secretaria, asistente o cualquiera otro tipo de trabajador) le corresponde al mismo el pago de salarios de sus trabajadores, cargas sociales, viáticos, pólizas y en general todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales consagradas en la legislación nacional vigente. La responsabilidad de los reclamos por concepto de extremos laborales que realicen los trabajadores del contratista con ocasión de la ejecución del presente contrato será de su exclusiva competencia y responsabilidad. Contra presentación de factura el contratista deberá demostrar a CONAPE, el pago de los extremos laborales a sus colaboradores, como requisito para dicho pago. 12. Formalización de la contratación a) La formalización de la contratación será a partir de la aprobación de la Contraloría General de la República y el plazo de entrega iniciará a partir del requerimiento solicitado por el Administrador del Contrato. 13. Administrador del Contrato a) La coordinación de los servicios contratados corresponderá al Administrador del Contrato, específicamente a la Jefatura de la Sección de Desembolsos y Control de Crédito de CONAPE o quién designe al efecto y le corresponderá la supervisión y verificación de los servicios contratados. CONAPE queda facultado para que en cualquier momento sustituya el Administrador del Contrato lo cual se deberá notificar al Contratista mediante la Jefatura del Departamento de Crédito. b) Lo anterior no limita a otra dependencia de CONAPE para realizar revisiones, emitir criterios técnicos, apoyar y colaborar en las decisiones que emita el Administrador del Contrato, a efectos de realizar una recepción de servicios 10

11 apropiadamente. No obstante, el Contratista únicamente atenderá las gestiones, solicitudes y comunicaciones que emita el Administrador del Contrato. 14. Consideraciones adicionales a) El oferente deberá identificar cualquier otro aspecto no contemplado en este documento, si fuese necesario para la adecuada entrega de servicios, y así indicarlo en la oferta. b) CONAPE no está exento de impuestos. c) El oferente con el hecho de presentar su oferta, expresa que CONAPE queda libre de toda responsabilidad directa o indirecta y laboral que pueda surgir como consecuencia del cumplimiento de los servicios que origine la presente contratación. Queda entendido que no existirá relación laboral alguna entre la persona contratada y CONAPE, ya que la contratación es por compra de servicios. d) Las modificaciones al contrato se regirán por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. e) Es entendido que el oferente acepta todas y cada una de las cláusulas contenidas en estas condiciones, contemplando las normas legales y comprometiéndose a ajustarse estrictamente a las especificaciones técnicas y a las observaciones e indicaciones que haga CONAPE. 15. Sanciones y multas a) Apercibimiento por escrito: Cuando el adjudicatario incurra en las faltas estipuladas en este apartado como leves o grave, se le hará un apercibimiento por escrito donde se le comunique la falta que a criterio de la administración ha incurrido, considerándose como tales el incumplimiento de los plazos establecidos en el Reglamento para la Prestación de Servicios Externos de Notariado de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE). i. Se consideran faltas leves: el incumplimiento de plazos o la no presentación de documentos ii. Se consideran faltas graves a) la reiteración en tres faltas leves dentro del término de un año, b) el incumplimiento con el trámite de la inscripción de escrituras de protocolización. iii. Se consideran faltas gravísimas: la actuación en la prestación del servicio poniendo en grave riesgo, el objeto de la presente contratación. La reincidencia al acumular dos o más faltas graves se convierte en falta gravísima y generará la resolución contractual y el respectivo procedimiento sancionatorio. 11

12 b) Multas o Cláusulas Penales: Corresponderá el 1% por día de atraso sobre el monto de lo facturado cuando se incumplan los plazos establecidos. Por la naturaleza de esta cláusula, para su aplicación no será necesario para la Administración demostrar el daño, según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Una multa se podrá aplicar más de una vez sobre un mismo caso, siempre y cuando la sumatoria acumulada de las multas aplicadas no supere el 25% del monto total de los honorarios que perciba el adjudicatario por la tramitación del proceso de cobro asignado, en que se haya incurrido en el defecto o incumplimiento. Cuando los incumplimientos superen este porcentaje, la Administración deberá iniciar el procedimiento de resolución contractual por incumplimiento por parte del contratista. El hecho de aplicar la multa no exime al adjudicatario de subsanar el defecto o incumplimiento detectado, para lo cual se le otorgarán cinco días hábiles, sin costo alguno para la Institución o el prestatario del crédito. c) Las sanciones disciplinarias que se impongan se harán constar en el expediente personal administrativo de cada adjudicatario, que al efecto llevará el Administrador del Contrato y se comunicará según lo dispongan las leyes y reglamentos. d) Resolución contractual: Para los casos en que se den faltas graves, se aplicará la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. Las causas para iniciar el procedimiento de resolución contractual serán las siguientes: i. Que el contratista sea suspendido en firme de sus funciones como Abogado o notario por un plazo mayor de tres meses. ii. Que suministre a CONAPE información o documentación falsa, en cualquier acto de los indicados en el presente cartel. iii. Que cobre o acepte a CONAPE o sus clientes sumas superiores a las establecidas en el respectivo modelo tarifario, sea por honorario o por gastos. iv. Que el contratista incluya de manera reincidente en alguno de los supuestos establecidos en el presente cartel, con suspensión de seis meses, habiendo sido sancionado en firme con suspensión de seis meses por alguno de los motivos ahí tipificados, incurra nuevamente en una o varias de las faltas sancionadas anteriormente. e) Rescisión contractual: CONAPE se reserva el derecho de aplicar la rescisión contractual conforme a las reglas establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. 16. Metodología de evaluación 12

13 En la asignación de puntajes, se utilizarán únicamente dos posiciones de puntos decimales, sin efectuar redondeos. Las ofertas que obtengan una puntuación menor de 85 puntos, quedarán totalmente descartadas; no obstante, si ninguna de las ofertas recibidas alcanza esa puntuación, o bien, si el número de ofertas que alcanza tal cifra es inferior a la cantidad de abogados-notarios requeridos, CONAPE se reserva el derecho de adjudicar las ofertas mejor calificadas. Rubro Puntos Observaciones 1. Años de ejercicio de la Abogacía 2. Cursos de Actualización 3. No haber recibido sanciones en el plazo de 5 años 15 puntos 20 puntos 10 puntos Estos puntos se cuantificarán como años calendarios, otorgando 3 puntos por cada año a partir del cuarto año de ejercicio continuo. Este punto se acreditará de {acuerdo a la constancia emitida por el Colegio de Abogados, donde se indique la fecha de incorporación. Se otorgará puntos por cada uno de los cursos de actualización relacionados con la Ley de Notariado y sus reformas, cursos relacionados con la Ley de Notificaciones y sus reformas o Derecho Notarial y Registral. Deben contener al menos: i. Tipo de certificado: participación o aprovechamiento. Se otorgarán 2 puntos por cursos de participación y 4 puntos por cada curso de aprovechamiento. ii. iii. Nombre de la institución que lo brinda Duración del curso. Para que estos cursos sean puntuables, su duración no podrá ser menor a cuatro horas, en caso de que el título no indique la totalidad de horas recibidas deberá aportarse una certificación de la entidad que impartió el curso donde se exprese su duración. iv. Recibido con un máximo de 5 años de antigüedad a la fecha de apertura de ofertas. v. Tales cursos no deben formar parte del curso del plan de estudios de la carrera. El oferente debe acreditar no haber recibido sanciones en el plazo señalado para lo cual deberá presentar una certificación emitida por la Dirección Nacional de Notariado, haciendo constar que no 13

14 anteriores a la fecha de apertura. 4. Experiencia específica en Notariado 5. Presentación de especialidades, maestrías y doctorados 40 puntos 15 puntos registra sanciones. -Sanciones dentro del período 0 puntos -Sin sanciones dentro del período 10 puntos Este factor se evaluará de acuerdo a la cantidad de referencias emitidas por una institución pública o privada en la cual brindó servicios de notariado. Las referencia deberán indicar el plazo con fecha de inicio y fin en formato día/mes/año. Se valorará de acuerdo al plazo del contrato, en años calendario completo consecutivo. Plazos en fracciones no serán tomadas en cuenta para este factor. Se sumará el tiempo en años de prestación de servicios para cada institución pública o privada en la cual brindó servicios. La sumatoria total será evaluada de acuerdo a la siguiente fórmula. Experiencia: Cantidad de referencias de la oferta/ Oferta con mayor cantidad de referencias * 40 puntos Para la obtención de puntos en este factor el oferente deberá aportar copia certificada del título obtenido en cualquiera de las siguientes áreas: Derecho Civil, Derecho Comercial, Notarial y Registral. i. La especialidad se calificará con tres puntos ii. La maestría se calificará con seis puntos. iii. El doctorado se calificará con quince puntos. El puntaje máximo será de quince puntos. Asimismo debe indicarse mediante declaración jurada que la especialidad o la maestría que se acredita no forma parte del requisito legal para obtener el título de grado. Para resultar adjudicatario en la presente licitación se requerirá una nota mínima de 85 puntos del total de los puntos de evaluación y se elegirán las mejores calificaciones dentro de este rango. No podrán ser adjudicados más del límite máximo de abogados correspondiente a dos personas y una en lista de espera (suplente) por cada provincia que brinden los servicios profesionales en el campo del derecho, materia de notariado requeridos por CONAPE. En caso de presentarse empate en la calificación se utilizarán como criterios de desempate 14

15 los siguientes elementos por su orden: a) La oferta con mayor puntuación en el rubro de experiencia profesional en la tramitación de notariado. Para tal efecto el oferente aportará listados con la totalidad de escrituras gestionados en el plazo de contabilización de los últimos cinco años, emitidas por o ante la Dirección Nacional de Notariado o Archivo Nacional. b) Tiene prioridad el notario con más escrituras generadas en el último año, contado como año calendario hasta el día final establecido para la recepción de ofertas. c) La oferta con mayor número de horas en capacitación en materia de notariado, Ley de Notificaciones y Derecho Notarial y Registral, que no formen parte de la maestría o especialidad que se haya requerido para obtener el título de notario. d) En caso de persistir el empate se realizará rifa entre todos los oferentes empatados, lo cual se comunicará con cinco días hábiles de antelación, indicándose de previo el lugar que ocupan conforme a la calificación. El sorteo se llevará a cabo en Sala de Capacitación de CONAPE, San Pedro de Montes de Oca, para lo cual el Asesor Legal utilizará un bol con papeles en los cuales conste el nombre de los oferentes empatados, los cuales serán mostrados antes de la realización del sorteo. Se procederá a sacar un papel a la vez hasta completar la cantidad de los dos contratistas y un suplente por cada provincia. IV. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 1. Naturaleza de la prestación de Servicios. La presente contratación tiene como objeto regular las relaciones entre la COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN -en adelante CONAPE- y los Notarios Públicos Externos, -en adelante contratistas- que en virtud de un concurso con apego a la Ley de Contratación Administrativa, resulten adjudicatarios prestándole en virtud del mismo su servicio como notarios públicos externos, sin que exista subordinación jurídico laboral de tipo alguno, para el otorgamiento de escrituras en las que figure CONAPE como acreedor. Los servicios de notariado externo consistirán en el desempeño de todas las labores notariales requeridas para la constitución, formalización e inscripción de garantías para créditos o facilidades crediticias en que CONAPE figure como acreedor y comprenderá todas aquellas labores y responsabilidades que se especifican en el presente reglamento. El servicio de notariado comprenderá la confección del instrumento original, asesoría para el caso y la expedición del correspondiente testimonio de escritura, certificación o reproducción que deba entregarse así como todos los trámites necesarios para la inscripción en el Registro Nacional, la corrección de defectos atribuibles al notario y demás normativa que le sea de acato. 2. Plazo de la contratación. La prestación de los servicios brindados por el contratista en virtud de firme acto de adjudicación producto de la contratación celebrada, tendrá 15

16 una vigencia de un año, prorrogable hasta por tres años adicionales, hasta completar un total de cuatro años, a juicio de CONAPE, siempre y cuando el servicio se hubiere prestado a entera satisfacción del Administrador del Contrato, conforme a los parámetros de calificación definidos en la presente compra. 3. Formalización y vigencia de la contratación. Por tratarse de una contratación de cuantía inestimable, la misma deberá formalizarse mediante contrato no protocolizado, conforme a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y entrará a regir una vez que hubiere sido comunicada su aprobación por parte de la Contraloría General de la República o de la Asesoría Legal de CONAPE conforme a los límites económicos actualizados por el Ente Contralor. 4. Impedimentos. Los contratistas que presten sus servicios a CONAPE, no podrán bajo ningún concepto asumir la dirección profesional, asesorar o representar a un tercero en cualquier clase de proceso judicial o administrativo en contra de CONAPE. Tampoco podrán actuar como asesores o consejeros de clientes o terceros que tengan derechos o intereses contrapuestos con los de CONAPE. Cualquier acción judicial o administrativa en contra de CONAPE, en la que figure un notario público externo contratado por CONAPE dará derecho al contratante a tener por incumplidas sus obligaciones y consecuentemente a iniciar las gestiones de resolución contractual. Se tendrán por incumplidas sus obligaciones en caso de que se verifique alguna violación o prohibición en el Código Notarial, entre ellas la prestación de servicios en más de tres instituciones descentralizadas o empresas públicas estructuradas como empresas privadas, lo cual deberá ser objeto de declaración jurada por parte del profesional y causal de resolución contractual, previa comunicación a la Dirección Nacional de Notariado. 5. De los deberes. Los contratistas que resultaren adjudicados deberán observar y cumplir con los siguientes deberes: a) Asesorar jurídica y notarialmente a las partes, no haciendo incurrir a los clientes en gastos innecesarios. Deberán anteponer los intereses institucionales y de los clientes a los propios. b) Informar a los interesados del valor (gastos legales y honorarios del notario público externo) y trascendencias legales de sus renuncias y demás estipulaciones. c) Confeccionar los documentos correspondientes a su actuación a la mayor brevedad posible y dentro de los plazos que señala el presente Reglamento. d) Guardar el secreto profesional respecto de las manifestaciones extra protocolares expresadas por las partes, así como con respecto de los contratos 16

17 u operaciones crediticias que mantienen los clientes de la Institución. e) Los contratistas deben estar permanentemente al día en el pago y cumplimiento de las obligaciones u operaciones directas o indirectas que mantengan con CONAPE, CCSS, FODESAF, las requeridas para el ejercicio de su profesión y demás impuestos nacionales. En caso de incumplimiento se procederá a realizar la respectiva resolución contractual. f) Cumplir con lo establecido en el Reglamento para la prestación de servicios de notariado de CONAPE. 6. Responsabilidad del Contratista. El contratista tiene la responsabilidad directa frente a CONAPE de: a) Que el acto notarial considere todas las instrucciones giradas por CONAPE, de manera que el mismo cumpla con todos los requisitos sustanciales o formales, impuestos por la ley o reglamentación aplicable y quede debidamente inscrita en el Registro Público, de forma tal que en caso de requerirse, asegure y garantice a CONAPE, la efectiva ejecución de la misma. El incumplimiento de esta obligación será causal de resolución contractual. Los contratistas al servicio de CONAPE, responderán frente a cualquier daño y/o perjuicio que ocasionen por acción u omisión, tanto a CONAPE como a sus clientes o a terceros. CONAPE, previa valoración de los hechos, podrá sancionar al notario público externo que incumpla los deberes contenidos en el presente Reglamento, de acuerdo al procedimiento administrativo previsto en el artículo 217 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 7. Informes bimestrales. El contratista estará obligado a presentar cada dos meses ante el Administrador del Contrato, un informe de los casos asignados y del estado de trámite de inscripción en que se encuentran. En este informe se deberá especificar aquellos casos de difícil solución, las razones que impiden la inscripción definitiva ante el Registro Público en el tiempo previsto y adjuntar la documentación necesaria que acredite su dicho. Asimismo, deberá presentar informes parciales y/o adicionales que sean requeridos por el Administrador del Contrato, la Auditoria Interna y la Asesoría Legal de CONAP, en un plazo de cinco días hábiles. El incumplimiento a lo dispuesto en el presente artículo será causal de resolución contractual por parte de CONAPE. 8. Responsabilidad del contratista por errores u omisiones. El contratista estará obligado a confeccionar y tramitar por su cuenta y sin costo adicional para el cliente o CONAPE, las escrituras públicas adicionales, complementarias o reproducciones que fueren necesarias para la inscripción de la escritura principal, cuando existan errores u omisiones imputables al contratista, sin perjuicio de lo establecido en el 17

18 Arancel de Profesionales en Derecho. 9. Ausencias voluntarias de los contratistas. Cuando un contratista tenga que ausentarse de su oficina, por un plazo mayor de cinco días hábiles e inferior a 90 días naturales, deberá informarlo por escrito al Administrador del Contrato con tres días de anticipación, para lo cual deberá adjuntar un informe del estado en que se encuentran cada uno de los casos asignados y que no han sido inscritos ante el Registro Público, e indicar cuáles han sido las gestiones realizadas para ello. Lo anterior sin perjuicio de nueva designación conforme al rol (selección de titulares y suplentes) establecido en el presente cartel. En caso de que la ausencia sea superior a noventa días naturales se procederá con la respectiva resolución contractual. Cuando un notario público externo por motivos justificados no disponga de su protocolo podrá actuar en conjunto con otro profesional, siendo ambos responsables frente CONAPE en forma solidaria de cualquier falta u omisión en que incurran. Al contratista que voluntariamente se ausente, no se le repondrá el trabajo que en aplicación del rol le correspondiere. El caso se le asignará al notario público externo que continúe en el rol. Las ausencias injustificadas, así como la inasistencia a los actos de formalización y firma de escrituras en que figure como único notario público externo o que otorgue en conotariado facultarán a CONAPE para resolver la contratación de pleno derecho. 10. Finalización voluntaria de la prestación de servicios. Cuando un contratista no desee continuar brindando sus servicios a CONAPE, así deberá informarlo por escrito, al menos con un mes de anticipación a la fecha en que lo hará efectivo, al Administrador del Contrato, la cual procederá a concertar contrato por el plazo que reste para completar la contratación, a quien siga en estricto orden de calificación y hubiere quedado bajo la condición de elegibilidad, producto de la licitación celebrada conforme a los parámetros de calificación establecidos. Los actos notariales a cargo del contratista que voluntariamente deja el rol y le han sido asignadas antes de la fecha de su comunicado, deberán quedar concluidas a entera satisfacción, salvo que el Administrador del Contrato estime conveniente reasignar el caso. Para reasignar esos casos, se requerirá la anuencia del contratista que deja el rol y serán reasignados respetando el rol correspondiente que será definido en el respectivo cartel de compra. En ese supuesto, los honorarios por la escritura corresponderán al contratista que asume el caso. 11. Rol provincial para la asignación de trabajo con pago de honorarios. Con el propósito de realizar una distribución funcional en la asignación de actos notariales, la Sección de Desembolsos y Control de Crédito de CONAPE constituirá un rol por provincia en estricto orden conforme al resultado de las calificaciones de la tabla de 18

19 evaluación del respectivo cartel licitatorio en orden de prelación del mayor al menor porcentaje de calificación. El orden establecido en el rol, cuando implique el pago de honorarios profesionales al contratista, no podrá ser variado en ninguna forma excepto en los casos en que el contratista no desee continuar brindando sus servicios o bien deba ser removido por incumplimiento u otras causales como las expuestas en el presente concurso; casos en los cuales se reasignará al siguiente contratista que haya sido elegible y se encuentre en lista de espera conforme a los parámetros de calificación de la respectiva contratación. 12. Distribución de trabajo notarial. Con el propósito de realizar una distribución funcional, el Administrador del Contrato, asignará los casos a los contratistas, con base en el acuerdo tomado por el Consejo Directivo, iniciando la distribución de casos en estricto orden de numeración de crédito del más antiguo al más reciente y conforme a libre elección de la localidad realizada por el solicitante del crédito para formalizar el préstamo. El sistema aplicado deberá constar en los registros que CONAPE implemente. Cuando el contratista se encuentre con permiso o esté suspendido, se procederá a reasignar el caso al notario público externo que por rol corresponda. 13. Supervisión en la aplicación del rol. El Administrador del Contrato, será el responsable de llevar el control y distribución del rol, velando porque exista imparcialidad y transparencia en la incorporación de las solicitudes al sistema de asignación de operaciones crediticias, de conformidad con lo ordenado en el artículo 8 de la Ley General de Control Interno. 14. Incorporación de nuevos contratistas al rol. En el acto de adjudicación de la licitación pública respectiva, se indicarán los catorce notarios públicos externos seleccionados y en el mismo acto se dejará una lista de elegibles DE SIETE NOTARIOS PUBLICOS EXTERNOS ADICIONALES, de forma que en el estricto orden de obtención de la calificación, entren a suplir los contratistas que incurran en causal que motive la resolución contractual por incumplimiento de sus obligaciones, sea afectado por una suspensión en firme comunicada por la Dirección Nacional de Notariado que afecte por más de tres meses el plazo por el cual ha sido contratado, por fallecimiento o por cualquier otro motivo por el cual deje de prestar sus servicios para CONAPE. En caso de apertura de nuevas oficinas, mediante acto razonado, CONAPE se reserva la posibilidad de aumentar el número de Notarios Públicos Externos CONFORME A LAS REGLAS de modificación contractual derivados de la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. Si se diera el supuesto de incorporar a un nuevo Notario Público Externo que supla a otro originalmente adjudicado, se incorporará el profesional, en el orden dispuesto por la adjudicación, 19

20 asignándole los trabajos sin variar el rol en el momento del ingreso del contratista. 15. Reportes de trabajos asignados. El Administrador del Contrato confeccionará cada tres meses un reporte de los expedientes de crédito asignados a los contratistas, el cual someterá al conocimiento de la Auditoría Interna y de la Secretaría Ejecutiva de CONAPE. El control deberá ser ejercido por el área a cargo del proceso de asignación; siendo que la Auditoría actuará en el ámbito de su competencia. 16. Evaluación de los servicios en fase de ejecución. Corresponderá al Administrador del Contrato, la emisión de los reportes sobre la calidad de los servicios prestados por los contratistas con al menos tres meses de antelación al vencimiento del período anual contratado para que, con fundamento en ese reporte, la Sección Administrativa comunique la prórroga o no del respectivo contrato al contratista, con al menos un mes de antelación al vencimiento del período respectivo. Si la evaluación resultare deficiente conforme a los términos advertidos en la evaluación, el Administrador del Contrato deberá indicar en el informe la decisión de no prorrogar la continuidad del servicio o a la respectiva resolución contractual con fundamento en lo que establezca la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa. La evaluación de los servicios en fase de ejecución se desarrollará de acuerdo con los siguientes componentes: Componente del Desempeño Servicio al Usuario (a) y al ciudadano (a) Eficiencia Dimensión del Desempeño Orientación al Usuario Calidad en el Trabajo Conceptualización Implica satisfacer las necesidades a las y los usuarios (internos y externos) y resolver los problemas del usuario. Este componente será calificado mediante la realización de encuestas al cliente interno y externo, con calificación del 0 a 100%. Cumplimiento de plazos establecidos en la presente compra para cada una de las actividades. Este componente será calificado con base en los registros del Administrador del Contrato. CERO SANCIONES, 100% HASTA DOS SANCIONES, 85% MAS DE DOS SANCIONES, 0% Cada uno de los componentes genéricos de desempeño representa un 50% de la nota total. La suma obtenida de las notas en ambos componentes determinará el resultado de la tabla 20

21 de puntuación final. Obtenida la sumatoria de ambas puntuaciones se procederá a aplicar los siguientes criterios: Puntuación 0 a 84,99 85 a 94,99 95 a 100 Criterio DEFICIENTE (Desempeño muy por debajo de lo esperado) BUENO (Desempeño promedio conforme a lo esperado) EXCELENTE (Desempeño destacado que excede extraordinariamente lo esperado) Si el contratista obtiene una calificación menor a 84,99 no se prorrogará el contrato, caso contrario para el resto de puntuaciones. 17. Entrega y diligenciamiento. Le corresponde al Administrador del Contrato la asignación, entrega y seguimiento del trabajo asignado a los contratistas, respetando para ello un riguroso rol conforme a lo dispuesto en las presentes condiciones de ejecución, mediante la entrega de los documentos donde consten los requisitos necesarios para generar la respectiva escritura. La entrega o envío de dicha información se hará en forma personal al Notario Público Externo, o bien a través de los medios electrónicos determinados por las partes. El contratista deberá en todo momento guardar la confidencialidad de la información otorgada. Luego de asignada una operación de crédito, el contratista debe realizar y verificar bajo su responsabilidad, todos los estudios registrales necesarios y propios para cada escritura. De igual forma, en atención a la naturaleza del negocio, deberá informar sobre la conveniencia de incorporar cualquier otra cláusula o condición necesaria, para la efectiva protección de los intereses patrimoniales de CONAPE o de los clientes. De previo a la formalización de una operación crediticia, el contratista deberá informar al Administrador del Contrato, quien podrá solicitar asesoría legal de CONAPE, acerca de los problemas que afectan el otorgamiento e inscripción de esa escritura pública y solicitará las instrucciones del caso para continuar o suspender la labor notarial. En caso de que se suspenda la formalización de un crédito, se le comunicara al contratista, a fin de que no proceda a extender la escritura respectiva, sin que ello implique costo alguno para CONAPE. Así mismo esto será causal para reponer la operación de crédito por otro (escritura), conforme al rol establecido; sin que ello implique alteración del mismo. Solo se procederá a realizar el pago al contratista cuando la hipoteca haya sido presentada ante el Registro Público de la Propiedad y el comprobante respectivo al Administrador del Contrato. Los contratistas deberán suscribir Acuerdo de Confidencialidad de 21

22 manera que se protejan los datos sensibles otorgados en virtud del presente vínculo contractual. El contratista deberá presentar los documentos limpios, de buena calidad, nitidez y sin errores ni omisiones y con las cláusulas y condiciones que correspondan, según lo requiera CONAPE. 18. Plazo para otorgar las escrituras. Luego de que el Administrador del Contrato respectiva de CONAPE asigna una operación de crédito, el contratista contará con un plazo de tres días hábiles para cada una de las siguientes actividades: a) Retirar impresos los documentos que contienen los antecedentes para la constitución de la hipoteca de forma personalmente o acusar recibido conforme si los antecedentes se le remitieron por algún medio tecnológico definido. b) Confeccionar la escritura y recoger firmas. c) Entregar una copia del testimonio, detalle de gastos y honorarios, ante el Administrador del Contrato. d) Aportar el comprobante de presentación de la escritura ante el Registro Público al Administrador del Contrato, para el respectivo pago de honorarios Los plazos antes indicados deberán ser contados a partir de la comunicación respectiva, vía correo electrónico, facsímile, u otro; siendo responsabilidad del contratista comunicar oportunamente al Administrador del Contrato, cuando dichos instrumentos de comunicación por alguna situación se encuentren deshabilitados. El incumplimiento de lo anterior facultará a CONAPE para reasignar al día hábil siguiente el caso al notario público externo que le corresponda en el rol, perdiendo el notario público externo original el turno respectivo. 19. Plazo para la presentación de escrituras ante el Registro Público de la Propiedad. Corresponderá a los contratistas presentar las escrituras otorgadas ante el Registro Público, en un plazo máximo de tres días posteriores a la recepción de firmas; para su debida inscripción ante el Registro Nacional de la Propiedad. El contratista contará con un plazo de quince días hábiles para presentar al Administrador del Contrato la escritura debidamente inscrita ante el Registro Nacional de la Propiedad. Cuando una escritura no haya sido inscrita en dicho plazo, el contratista contará con un día hábil para justificar por escrito tal situación. Esta justificación deberá detallar el motivo por el cual no ha sido inscrita la escritura e incluir una estimación del plazo que tardará en quedar debidamente inscrito el 22

23 documento respectivo. La justificación del contratista deberá ser acompañada de la documentación necesaria para acreditar su dicho. En el eventual caso de que las escrituras presentaren errores a juicio del Registro Nacional, el contratista contará con un día hábil para efectuar las respectivas correcciones, aspecto que será considerado en las evaluaciones relacionadas con la prestación de servicio. 20. El contratista no podrá cobrar gastos por concepto de viáticos, traslados y similares en la formalización de escrituras cuando éstas se realicen en el Sitio de Formalización. Tampoco se pagarán gastos al contratista por la entrega y traslado de documentación a las oficinas de CONAPE. 21. Plazo y Lugar para otorgar las escrituras. Luego de que el contratista haya preparado la escritura, coordinará con el cliente para la firma de ésta en condiciones que favorezcan y acepten los suscribientes, para lo cual se tendrá en primer lugar el Sitio de Formalización, o en su defecto, podrá disponer de su propia oficina, el domicilio, otro lugar definido en común acuerdo entre partes o en las instalaciones centrales de CONAPE o sus sedes. 22. Adicionalmente, los notarios adjudicados para el ítem 1 (provincia de San José), les corresponderá formalizar hipotecas en la sede Regional de CONAPE, ubicada en el Cantón de Pérez Zeledón, San Isidro, Centro Comercial Plaza Villa Herrera, local No. 16, sin costos adicionales a los honorarios correspondientes, cuando así sea requerido. 23. En caso de que el Sitio de Formalización deba modificarse, el contratista realizará la solicitud al Administrador del Contrato mediante acto motivado, lo cual será resuelto en el plazo de cinco días hábiles. 24. Modificaciones a escritura otorgada. Dentro de la ejecución del contrato, si a solicitud del cliente previa autorización de CONAPE, se requiere una modificación del plazo que conlleve a un aumento del crédito aprobado u otra condición que amerite realizar una modificación a la escritura; los gastos legales y honorarios adicionales deberán ser asumidos por parte del cliente. Para las demás modificaciones sobre el inmueble dado en garantía a CONAPE los cambios requeridos serán conocidos por el Comité de Crédito quien deberá emitir criterio favorable previo a que el contratista asignado por CONAPE realice el cambio. 25. Trámite para el cobro de gastos y honorarios. En caso de que el cliente haya 23

24 solicitado que el cargo de honorarios y gastos notariales se incorporaren al crédito, el Administrador del Contrato procederá a autorizar el pago a través de los medios de pago utilizados por CONAPE. En caso de que el cliente realice la cancelación de gastos y honorarios directamente ante el contratista de común acuerdo entre las partes, deberá comunicar al Administrador del Contrato, que el pago fue honrado para lo cual deberá remitir copia de documento idóneo que así lo compruebe. Cuando el cliente haya solicitado que el cargo de honorarios y gastos notariales se incorporaren al crédito, el pago se procederá a ejecutar al contratista una vez verificada la presentación de la hipoteca ante el Registro Nacional de la Propiedad y dentro de un plazo que no podrá exceder treinta días. Si el cliente desistiere de firmar la escritura y esta se encontrare ya confeccionada en el protocolo, el contratista podrá cobrar al cliente, según sea el caso, alguno de los porcentajes fijados en el Arancel respectivo. CONAPE advertirá desde el inicio del proceso de tal responsabilidad al cliente. 26. Imposibilidad en la inscripción de escrituras. Cuando el contratista se vea imposibilitado para realizar el trabajo que se le asignó, antes del vencimiento de los plazos, indicados en el presente cartel o los legales que correspondan, deberá presentar la justificación ante el Administrador del Contrato, independientemente del régimen sancionatorio que corresponda. Esta justificación será evaluada por dicha instancia y quedará a su criterio aceptar la explicación del contratista y consecuentemente autorizar la prórroga solicitada hasta por un tanto igual, según sea el caso, de acuerdo a lo dispuesto en el presente cartel. En caso de que no se presente justificación alguna o cuando esta no sea aceptada se aplicarán las multas previstas en el contrato respectivo que para el efecto se suscriba entre el contratista y CONAPE. En caso de incumplimientos graves se procederá con la respectiva resolución contractual sin perjuicio de los respectivos procedimientos sancionatorios. 24. Conformación Comisión de Servicios Notariales. Se conforma una Comisión de Servicios Notariales, la cual se encargará de verificar la ejecución contractual y documentar los incumplimientos a los deberes en que incurran los contratistas. Una vez documentado el incumplimiento y si éste fuera grave, lo trasladará a la Sección Administrativa para que ésta proceda conforme a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 25. Composición de la Comisión. La Comisión de Servicios Notariales estará integrada por el Secretario Ejecutivo, Asesor Legal, la Jefatura del Departamento de 24

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