PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INDICE

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1 Hoja: 1 de 13 INDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. REFERENCIAS 2 4. DEFINICIONES 3 5. DISPOSICIONES GENERALES 4 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de Flujo Descripción 7 7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS 9 8. ANEXOS ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Carátula y contenido Formato Codificación de los Documentos Versiones de los documentos Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de documentos Externos Tabla de control de cambios TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS 13 Preparado por Apoyo al Depto. De Gestión y Desarrollo Firma Revisada Adecuación por: Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Firma Revisado y Aprobado por: Representante de la Dirección Firma

2 Hoja: 2 de OBJETIVO Asegurar el adecuado control y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema Unificado de Gestión de la Calidad (SUGC) a través de una metodología para la generación, actualización, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del Trabajo. 2. ALCANCE La documentación del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad de la Dirección del Trabajo incluye Manual de Calidad, Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Procedimientos transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo, Fichas de Procesos y los Planes de la Calidad. 3. REFERENCIAS Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos NCh-ISO 9001 Manual de Calidad de la Dirección del Trabajo.

3 Hoja: 3 de DEFINICIONES Nº Término Definición Abreviación 1 Documento controlado Es un documento que pertenece al Sistema Unificado de Gestión de Calidad que cumple el punto de la norma. DC 2 Documento electrónico Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o web. 3 Documento externo Son aquellos generados fuera del SUGC, pero que son necesarios y/u obligatorios para la operación de los Sistemas DE PMG que forman parte del mismo. 4 Encargado/a Sistema PMG Persona responsable del sistema PMG, que habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o Departamento. 5 Listado Maestro de Es un listado en el que se encuentran los documentos Documentos Internos internos controlados del SUGC (ver anexo 9.3). LMI 6 Listado Maestro de Es un listado en el que se encuentran los documentos Documentos Externos externos controlados del SUGC (ver anexo 9.4). LME 7 Manual de Calidad Documento que especifica el Sistema Unificado de Gestión de la Calidad de una organización (3.7.4: ISO 9000). MC 8 Documentos utilizados por el SUGC para describir su Procedimientos operación. Los procedimientos responden a las preguntas: Documentados qué, quién, con qué, cuándo y dónde realizar algo. PR 9 Procedimiento Operativo Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO 10 Procedimiento Transversal Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001 o bien que el SUGC ha definido como aplicables al conjunto PRT del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad. 11 Instrucción de Trabajo Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas. (10013) IT Documento que específica qué procedimientos y 12 Plan de la Calidad recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico (3.7.5: ISO 9000) PDA 13 Sistema Unificado de Gestión de la Calidad Sistema de gestión para dirigir y controlar los procesos con criterios de calidad que se encuentran bajo el alcance de la certificación externa tanto a nivel central como a nivel regional. SUGC

4 Hoja: 4 de DISPOSICIONES GENERALES Nº DISPOSICION Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparación corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la revisión y la aprobación al Representante de la Dirección, sólo en el caso del Manual de Calidad la aprobación siempre será de la Alta Dirección. Para los Procedimientos Operativos (PRO) existen dos formas de activación excluyentes entre sí: Solicitar directamente al dueño del proceso certificado 1 Enviar a la a través del correo electrónico isocalidad@dt.gob.cl quien lo derivará al dueño de proceso respectivo, cuando corresponda. En cuanto a la preparación, ésta corresponde al funcionario(a) del SUGC, la revisión se comparte entre el Encargado/a PMG y el coordinador(a) de Gestión, ambas responsabilidades en cuanto a su contenido; respecto a la adecuación a los requerimientos del SUGC, ésta es responsabilidad de la Unidad de Gestión de Calidad, y por último la aprobación corresponderá al Jefe de Departamento o División donde radiquen los respectivos procesos, con la excepción del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Dirección. Todos los funcionarios bajo el alcance del SUGC que elaboren un documento, deben ceñirse al 2 presente Procedimiento Control de Documentos. La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión oficial y vigente de la documentación del SUGC, el sistema digital en la intranet. La documentación se encuentra publicada en formato digital, con timbre de agua impresión no controlada y sin las respectivas firmas y timbres, es para todos los efectos la versión vigente en la medida que esta sea leida mediante este canal 3 (intranet), ya que corresponde fidedignamente a la documentación oficial que se mantiene en papel y firmada en el sistema de archivos del SUGC. Cualquier documento del SUGC que sea impreso desde la intranet automáticamente se considerará un documento no controlado y no oficial. Se dispondrá de un LMI para el SUGC en la Intranet de la Dirección del Trabajo, su construcción, actualización y difusión corresponderá a la Unidad de Gestión de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de cada sistema PMG, serán el encargado/a del PMG los 4 responsables de su actualización. La documentación externa, física es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestión de la Calidad utilizará el correo electrónico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas y coordinadores de Gestión vinculados al SUGC, sobre las actualizaciones a los Listados Maestros y ellos a su vez deberán comunicarlo a sus funcionarios(as). El archivo de los documentos controlados y obsoletos corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad. El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los 5 documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la carátula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta. Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SUGC deberán ceñirse al punto Carátula y contenido, de este documento. En la construcción de Diagramas de Flujo, cuando fuese

5 Hoja: 5 de necesario incorporar las actividades de la región, existen dos opciones: 1.- Ingresar una columna a la derecha del flujo para identificar al cargo responsable en la región. 2.- Realizar un diagrama de flujo aparte que represente la región, bajo el diagrama del nivel central. Para ambos diagramas de flujo, tanto del nivel central como del nivel regional, se deben numerar los pasos para la mejor comprensión de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la misma responde a qué se hace, cómo se hace, cuándo se hace, quién lo hace y que registro genera la actividad, según corresponda. Cada Instrucción de Trabajo, Ficha de Proceso y Planes de la Calidad, serán emitidos, revisados, aprobados y controlada su disposición por el Sistema que requiera su aplicación. Toda Instrucción de trabajo y planes de calidad debe ceñirse a los formatos establecidos en este documento en el punto e identificar preparación, revisión y aprobación. Cada Sistema que genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su disposición para cuando sea requerido. La elaboración de los Documentos del SUGC deben seguir el formato señalado en el punto 8.1.1, con la salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validación del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestión de Calidad la adecuación del formato, sin eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos.

6 Hoja: 6 de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 Diagrama de Flujo Control de Documentos Alta Dirección Representante de la Dirección Apoyo al Depto. De Gestión y Desarrollo/ Analista de Gestión y/o Jefatura Jefatura de División o Departamento / Encargado Sistema PMG Inicio (1) Recepción de requerimiento sobre creación o modificación al MC, PRT y/ o PRO correo electrónico no (2) Es PRT y/o MC? no (8) Elabora o modifica PRO no (5) Aprueba y revisa, según corresponda? si (4) Elabora o modifica PRT y/o MC, según corresponda Lista de Verificación (3) Revisa adecuación y solicita cambios si corresponde. correo electrónico Lista de Verificación no (9) Autoriza revisión y aprueba, según corresponda? (7) Aprueba? Si sólo MC (6) Envia a la Alta Dirección documentos si Si sólo SAI (10) Verifica correcciones? si no si si (11) Archiva en documentos controlado y envía copia controlada (12) Confecciona, actualiza, publica y comunica LMI. Revisa LME Correo Electrónico (13) Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo o correo electrónico Fin

7 Hoja: 7 de Descripción N Actividad Responsable Registro Recepciona requerimiento de creación o modificación de MC, PRT y/o Jefatura Correo 1 PRO, por parte de los encargados de Sistema PMG o Coordinadores electrónico de Gestión Si corresponde a la categoría MC y/o PRT (exceptuando el CPC que corresponde su modificación al sistema asignado para su gestión), la Unidad de Gestión de Calidad procede a su creación o modificación. En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo sistema que administra los PR se procede a la revisión de su adecuación. Revisión de la adecuación. Cuando un Sistema que tiene a cargo un documento, activa una solicitud de modificación y/o creación, debe enviar al Correo electrónico isocalidad@dt.gob.cl para la revisión de la adecuación. Para la revisión del documento se utiliza una lista de verificación y se informa por Correo electrónico si se requieren correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envío del documento mediante pase y el envío digital del archivo al isocalidad@dt.gob.cl para su publicación en la intranet. Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal Prepara o modifica los documentos, procede el cambio considerando, al menos, los siguientes puntos: 1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO Conformidad con requisitos establecidos en documento Control de Documentos. 3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institución. 4. No existan contradicciones con otros documentos del SUGC. Aplica Lista de Verificación. Una vez recepcionado los documentos se procede a: 1. Su revisión y aprobación en el caso PRT. 2. Aprobación en el caso del PR-CPC 3. Revisión en el caso del MC Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es devuelto a la Unidad de Gestión de Calidad con las observaciones pertinentes para su corrección. Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la Si la revisión es autorizada, el MC se envía a la Alta Dirección para su aprobación. Envía a la Alta Dirección documentos, para ello confecciona y adjunta documentos. Apoyo al Depto. de Gestión y Desarrollo, Analista de Gestión y/o Jefatura Apoyo al Depto. de Gestión y Desarrollo, Analista de Gestión y/o Jefatura Apoyo al Depto. de Gestión y Desarrollo, Analista de Gestión y/o Jefatura Representante de la Dirección Representante de la Dirección Correo electrónico, Lista de Verificación Lista de verificación

8 Hoja: 8 de 13 Nº Actividad Responsable Registro Revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Dirección 7 observaciones lo aprueba y lo devuelve al Representante de la Dirección, quien lo deriva a la Unidad de Gestión de Calidad. Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16) Elabora o modifica PRO, con las correcciones si Encargado de 8 corresponde, y envía a la revisión y aprobación Sistema PMG correspondiente. Una vez preparado el documento se procede a la autorización de la revisión y aprobación, según corresponda. 9 Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisión, el documento es devuelto al funcionario(a) con las observaciones pertinentes para su corrección. Si la revisión es autorizada, el documento se envía a la Jefatura de Departamento o División para su aprobación. La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene observaciones lo aprueba y lo envía a la Unidad de Gestión de Calidad. Jefatura de División o Departamento/ Encargado de Sistema PMG 10 Una vez recepcionado el documento con la autorización y aprobación, se procede a verificar las correcciones. Si las correcciones corresponden, se firma su adecuación. Si no están incorporadas las correcciones, se devuelve. En el caso de los procedimientos del SAI estos se envían a través de la actividad Nº6 del Representante de la Dirección a la Aprobación de la Alta Dirección para su aprobación. Jefatura

9 Hoja: 9 de 13 N Actividad Responsable Registro Archivo y distribución de documentos Recepciona el documento original con las autorizaciones y aprobación correspondientes y procede a su archivo en Apoyo al Depto. de carpeta denominada Documentos Vigentes y recepciona Gestión y Desarrollo, 11 archivo digital. Envía copia controlada del PRO, en el caso Analista de Gestión que se requiera mediante. y/o Jefatura Confecciona y/o actualiza el LMI con los documentos aprobados por la Alta Dirección y/o por cada Sistema (según corresponda). En el caso de la documentación externa revisará los LME enviados por cada sistema y procederá a su publicación. Publica en la intranet los documentos internos en formato PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los usuarios a la versión vigente. Comunica la nueva actualización del LMI que se encuentran disponibles en la intranet, mediante correo electrónico. Retiro de documentos Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para ello solicita mediante Correo electrónico el retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez recepcionados el que adjunta los documentos los marca con un timbre distintivo y los archiva en carpeta de documentos obsoletos. Sólo en el caso de las copias controladas conserva la caratula y el resto lo destruye. Apoyo al Depto. de Gestión y Desarrollo, Analista de Gestión y/o Jefatura Apoyo al Depto. de Gestión y Desarrollo, Analista de Gestión y/o Jefatura Correo electrónico y/o correo electrónico, según corresponda. 7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS N Registros 1 2 Correo Electrónico 3 Lista de Verificación

10 Hoja: 10 de ANEXOS 8.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Carátula y contenido Los procedimientos documentados generados por el SUGC deben obedecer la siguiente estructura: SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001 NOMBRE DEL DOCUMENTADO Código: Versión: Hoja: PR-XX-YY X x de yy INDICE 1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento). 2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento). 3. Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento). 4. Definiciones. 5. Disposiciones generales (condiciones a considerar) 6. Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto sólo lo definen los PRO). 7. Descripción de actividades (primero diagrama, después explicación) 8. Tabla de Control de Registros 9. Anexos 10. Tabla de control de cambios Preparado por: Cargo /firma/timbre (en el caso que corresponda) Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG) Cargo /firma/timbre Revisada Adecuación por (Jefa Unidad de Gestión de la Calidad) Cargo/firma/timbre Aprobado por: Cargo/firma/timbre Pie de página sólo en la primera hoja Otros documentos generados por el SUGC que no puedan ceñirse al formato ya señalado, lo adecuarán manteniendo contenidos mínimos a saber: Identificación, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones Generales, y las Definiciones.

11 Hoja: 11 de Formato El formato tipo estará a disposición de todos los usuarios de Intranet de la Dirección del Trabajo mediante plantilla Word, la que contendrá automáticamente los siguientes atributos: Hoja Escritura Títulos Fuente Justificación Interlineado Márgenes Numeración Formato Tamaño Carta (216 x 279 mm) Arial Narrow 11 ó 12 normal (tablas y figuras puede ser menor) Perfecta 1.15 ó 1.5 (en tablas puede ser sencillo) Derecho: 2,5 cm Izquierdo: 2,5 cm Superior: 3,0 cm Inferior: 3,0 cm Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene que ser único para todo el documento. Se escriben con mayúsculas y letra negrita Codificación de los Documentos Manual de Calidad Política de Calidad Procedimientos PR-XX-YY Instrucciones Trabajo XX-IT-YY Ficha de Proceso XX-FP-YY Plan de la Calidad XX-PDA-YY Documentos externos de MC PC PR : Procedimiento. XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso. YY : Correlativo. XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CD etc.), en el caso que sea una instrucción no relacionada con los procedimientos que administra se debe colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAI etc.) IT : Instrucción de Trabajo YY : Correlativo. XX : Sigla del Sistema PMG FP : Ficha de Proceso YY : Correlativo asignado por la. Para SPCG corresponde 02, SAI corresponde 03, SISCAP corresponde 04, SED corresponde 05, HSYMAT corresponde 06, SCCP corresponde 07 y SIAC corresponde 08. XX : Sigla del Sistema PMG PDA : Plan de Calidad YY : Correlativo. Administración de acuerdo a procedimientos establecidos de la Dirección del Trabajo.

12 Hoja: 12 de VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación final tendrá la numeración 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeración. 8.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS El listado maestro de documentos estará en la intranet y debe seguir el siguiente formato: Ejemplo: Código Título Documento Versión Estado Autor Ubicación PR-BGI-11 Procedimiento Balance Gestión Integral SPCG Intranet, carpeta SPCG Fecha de vigencia 8.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Código Título Documento Autor Dónde se encuentra Fecha de vigencia El Listado Maestro de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el sitio del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección del Trabajo. 8.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio: Versión Ítem Aspecto cambiado Razones Persona que solicitó el cambio

13 Hoja: 13 de TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Versión Ítem Aspecto cambiado Razones 13 5 Punto 3 se modifica la descripcion de la información vigente para el SUGC en la intranet. Observaciones de Auditorías Nº 12 Los Lagos y Coquimbo Nº 10. Persona que solicitó el cambio