CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PRDG-01 Abril de 6

Transcripción

1 PRDG-01 Abril de 6 1. OBJETIVO: Establecer el método por el cual son controlados, emitidos, distribuidos y modificados los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando que se utiliza la versión vigente. 2. ALCANCE: Aplica a todos los documentos controlados (internos y externos) dados de alta en el Sistema de Gestión de Calidad de Universal Internacional Services. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Representante de la Dirección: Autorizar las solicitudes de creación, modificación o baja (vía correo electrónico) de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando su cumplimiento con respecto a la norma ISO 9001:2008 y la norma NMX-R-026-SCFI-2009 Asegurar que se realice la actualización de la documentación en el sistema de acuerdo a las modificaciones solicitadas y autorizadas. 3.2 Gerentes, Jefes y Responsables de área: Mantener actualizados todos los documentos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurar que se le de buen uso a toda la documentación. Apoyar al Coordinador de ISO para asegurar que se controla, actualiza y difunden todos los documentos que estén dados de alta en el Sistema de Gestión de la Calidad. 3.3 Coordinador de ISO: Realizar las modificaciones a los documentos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a las Solicitudes Autorizadas por el Representante de la Dirección Apoyar al Representante de la Dirección para asegurar que se controla, actualiza y difunden todos los documentos que estén dados de alta en el Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurar que toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad se mantenga en buenas condiciones. Llevar el control de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo a los lineamientos establecidos en este procedimiento. Actualizar la documentación que integra al sistema en la página de internet de UIS. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR GENERAL

2 PRDG-01 Abril de 6 4. DESARROLLO: No RESPONSABLE ACTIVIDAD 4.1 Representante de la Dirección Establece los documentos a controlar en la Lista Maestra de Documentos Controlados FPRDG Coordinador de ISO Modifica la Lista Maestra de Documentos Controlados FPRDG-01-01, al final de cada mes, si ocurre alguna de las siguientes situaciones: Inclusión en el sistema de un documento controlado. Eliminación de un documento controlado. Modificación en el contenido o estructura de un documento controlado. 4.3 Todo el personal Identifica la necesidad de crear un documento, modificar uno existente o eliminarlo, ésta se propone mediante correo electrónico. Dicha solicitud es enviada al Gerente y/o Jefe de Área del documento a modificar para que se evalúe su contenido y funcionalidad. 4.4 Gerente y/o Jefe de Área Verifica que la creación, modificación o eliminación de un documento sea funcional y congruente con lo declarado en el Manual de Calidad y los procedimientos. Acepta solicitud? NO: Notifica al solicitante, vía correo electrónico, la razón por la cual no se acepta la creación o modificación o baja. SI: Reenvía la solicitud al Representante de la Dirección para su autorización. 4.5 Representante de la Dirección. Analiza la propuesta de modificación en un lapso no mayor a 7 días hábiles para aprobarla o rechazarla. Aprueba solicitud? NO: Notifica, vía correo electrónico, al Responsable de la función afectada por qué no se fue aceptada la solicitud de creación, modificación o baja del documento. SI: Notifica, vía correo electrónico, al Gerente y/o Jefe de Área que fue aprobada su solicitud. Y reenvía al Coordinador de ISO la solicitud de creación o modificación para que realice la actividad correspondiente.

3 PRDG-01 Abril de 6 No RESPONSABLE ACTIVIDAD 4.6 Coordinador de ISO Se coordina con el Responsable de la elaboración del documento para, en un plazo no mayor a 4 días hábiles, crearlo o realizar los cambios de acuerdo a lo establecido en la solicitud. Envía al Representante de la Dirección el archivo electrónico con el documento actualizado. 4.7 Representante de la Dirección Verifica que el contenido del documento cumpla con los criterios de elaboración de documentos (nombre, código, fecha de revisión, no. de revisión, firmantes y número total de hojas del documento, si aplica) garantizando así el cumplimiento de los requerimientos de la Norma ISO 9001: 2008 NMX-CC-9001-IMNC-2000 Sistemas de Gestión de Calidad- Requisitos y la Norma NMX-R-026-SCFI-2009 Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos Y Métodos de Comprobación. El documento cumple con los requisitos establecidos? NO: Turna al Coordinador de ISO para su corrección, revisándose nuevamente. SI: El Representante de la Dirección envía a Dirección General, vía correo electrónico el archivo actualizado para autorización final del cambio. 4.8 Coordinador de ISO Sube el documento Copia No Controlada a la página de Internet de la Agencia. Se registra el cambio en la Lista Maestra de Documentos Controlados FPRDG (dicha actualización se hará de manera mensual). Nota: Para el caso de los documentos de tipo externo, el número de revisión no aplica en aquellos casos que el documento no lo indique. 4.9 Coordinador de ISO Imprime el Original del documento ya actualizado y obtiene firmas (Elaboró, Revisó y Aprobó). Las firmas autorizadas en el apartado de Elaboró serán las de los Gerentes y Jefes de Área, en el apartado de Revisó la del

4 PRDG-01 Abril de 6 No RESPONSABLE ACTIVIDAD Representante de la Dirección y en el apartado de Aprobó la del Director General. Archiva los documentos originales en la carpeta correspondiente y es responsable del resguardo del cada uno ellos. Controla los documentos en función de la Lista Maestra de Documentos Controlados FPRDG la cual contiene el nombre del documento, código, número y fecha de revisión. La Lista Maestra de Documentos Controlados FPRDG es generada para cada documento, sin embargo se agrupan los que son del mismo tipo Coordinador de ISO Lleva un archivo electrónico con los documentos obsoletos que considera necesario guardar. Mantiene un resguardo en CD de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad y lo actualiza de manera periódica. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS 4.11 Responsables del uso de documentos externos 4.12 Representante de la Dirección Los responsables de la utilización de documentos externos se aseguran de mantener la vigencia de dichos documentos, a través de la revisión constante en internet, diario oficial, etc. Siendo responsables de notificar al Representante de la Dirección para la actualización de la Lista Maestra de Documentos Controlados FPRDG y el control de los documentos. Asegura el control de los documentos de origen externo de acuerdo a los lineamientos establecidos en este procedimiento, considerando lo siguiente: El original de los documentos externos será resguardado por el Gerente o Jefe de Área del área de utilización. Sólo se sellará la primera hoja como copia controlada, cuando se requiera la emisión de copias. Fin del procedimiento.

5 PRDG-01 Abril de 6 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: Código Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 Norma NMX-CC-9000-IMNC-2008 Norma NMX-R-026-SCFI-2009 Documento Sistema de Gestión de Calidad: Requisitos. Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. (definiciones) Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos Y Métodos de Comprobación. 5.2 Formatos: FPRDG FPRDG Código Formatos Lista Maestra de Documentos Controlados. Solicitud de Creación o Modificación de Documentos. 6. DEFINICIONES: Documento Controlado: Cualquier documento que por su relevancia puede, en cualquier momento dado, afectar la calidad o poner en riesgo la calidad y el cumplimiento de los requisitos especificados; por lo tanto, debe ejercerse sobre él un control estricto de las versiones y copias que se emitan. Documento No Controlado: Es aquel que no necesita un control estricto de las versiones y copias que se emiten, pero que deben identificarse. Documento obsoleto: Es aquel que derivado de un cambio o emisión pierde su vigencia. Legible: Que se permita su clara lectura. 7. ANEXOS: N/A

6 PRDG-01 Abril de 6 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 06 Abril 2012 Se modifican los puntos 3.3, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9 y Se modifica el nombre de la NMX-R- 026-SCFI Enero 2011 Se modifican los puntos 3.1 y 3.2 y se agregan las responsabilidades del Coordinador de ISO en el punto 3.3 Se incluye la NMX-R-026-SCFI-2009 al Sistema de Gestión de la Calidad. 04 Noviembre 2009 Se modifican los puntos 3.1, 4.3,4.4, 4.5, 4.6, 4.7 y Junio 2009 Se ajustó el procedimiento documental al procedimiento real. El Representante de la Dirección asumió las actividades del Coordinador de ISO. Se eliminó la Lista de Distribución FPRDG Junio 2007 Se detalló en el punto 4.8 a las personas autorizadas para firmar los documentos que integran el SGC 01 Mayo 2007 Se modificó el punto 4.11 en lo que respecta a la responsabilidad de intercambiar versiones nuevas por anteriores en las carpetas distribuidas. 0 Septiembre 2006 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad.