Comité de Aspectos Contables y Presupuestales del CEMLA. Julio de 2009

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1 Comité de Aspectos Contables y Presupuestales del CEMLA Julio de 2009

2 1. Introducción 2. Metodología utilizada 3. Lista de los bancos centrales que respondieron la encuesta 4. Resultados 4.1 Generalidades y principales características del sistema contable actual 4.2 Plataforma tecnológica utilizada 4.3 Seguridad, controles y estadísticas del sistema contable actual 4.4 Proyectos de modernización en curso o planeados en el corto o mediano plazo.

3 El Comité de Aspectos Contables y Presupuestales del CEMLA ha venido promoviendo en los últimos años diversas iniciativas que buscan fomentar la producción de información contable homogénea, comparable y de alta calidad que permita la rendición de cuentas e incremente la transparencia financiera de los Bancos Centrales (BC). Para lograr este objetivo, además de contar con un marco contable sólido, se requiere disponer de un sistema de información que soporte de manera eficiente todas las actividades que demanda el proceso contable en los BC.

4 Este interés por parte de los responsables de la información contable y financiera en los BC, ha incrementado la necesidad de conocer experiencias, soluciones informáticas y, en general, los aspectos clave que se deben considerar al momento de decidir la adquisición o desarrollo de un nuevo sistema de información contable. Por tal razón, el Comité consideró oportuno realizar una encuesta con el fin de conocer la situación actual y expectativas sobre los sistemas de información contable en los Bancos Centrales, que oriente las actividades del Comité en este tópico, cuyos resultados se presentan en este documento.

5 La encuesta se dirigió a los bancos centrales de Latinoamérica y del Caribe, miembros del CEMLA. También, y para efectos de contar con referencias de países desarrollados, se extendió a algunos de los bancos centrales colaboradores del CEMLA. La siguiente tabla resume la metodología utilizada: Instrumento: Cuestionario en Word enviado y para ser respondido, vía correo electrónico Cantidad de preguntas 36 Tipo de preguntas Universo Cerradas, principalmente. (30) Bancos centrales asociados al CEMLA (5) Bancos centrales colaboradores del CEMLA Período de respuesta Entre abril 29 y mayo 31 de 2009 Dirigida a Gerentes de Contabilidad y Gerentes de Tecnología Índice de respuesta BC asociados CEMLA: 16 de 30 (53%) BC colaboradores CEMLA: 5 de 5 (100%) Total: 21 de 35 (60%) Fecha de cierre Junio 12 de 2009

6 BC asociados con respuesta BC colaboradores con respuesta 1. Argentina 2. Aruba 3. Bolivia 4. Brasil 5. Belize 6. Chile 7. Colombia 8. Ecuador 9. El Salvador 10. Guatemala 11. Honduras 12. México 13. Nicaragua 14. Paraguay 15. Perú 16. Uruguay 1. Alemania 2. España 3. Filipinas 4. Portugal 5. Banco Central Europeo

7 Los resultados de la encuesta se presentan a través de tablas que contienen los resultados de cada una de las preguntas de la encuesta, e incluye de manera separada las respuestas de los BC asociados, de la de los colaboradores. En general, cada tabla muestra de manera clara los resultados; sin embargo, donde se considero pertinente, se incluyen algunos comentarios que facilitan su interpretación.

8 4.1 Generalidades y principales características del sistema contable actual (preguntas 1 a 20)

9 Una primera conclusión es que la mayor parte de los BC encuestados disponen de sistemas ajustados a sus requerimientos específicos, bien sea desarrollos personalizados (52.4%) o sistemas estándar con alto nivel de personalización (33.3%), al parecer por las funciones especiales de la banca central. Solamente 3 BC (14.3%) tiene sistemas estándar, sin mayor personalización. 1 Su sistema contable es un sistema estándar del mercado o es un desarrollo ajustado a los requerimientos específicos del Banco Central? Sistema estándar Desarrollo personalizado Sistema estándar con alto nivel de personalización Total

10 2 De los 10 BC que tienen sistemas contables estándar, 3 de ellos operan con SAP; 1 con ORACLE, y los 5 restantes corresponden a diversas casas de software, tales como SIABAN, PROPHECY, ABANNKS, IBS, NATURAL & ADABAS Si su sistema es estándar indique la casa de software o nombre del producto adquirido. SAP Oracle Otro. Cual? Total

11 En el grupo de BC asociados se observa que sus sistemas contables registran un largo período en funcionamiento (68,8%) con más de 10 años, lo que podría motivar inicio de proyectos de modernización. En contraste, los bancos colaboradores reportan como recientes sus sistemas contables. 3 Desde hace cuanto tiempo se encuentra en operación su sistema? Menos de 5 años Entre 5 y 10 años Más de 10 años Total

12 4 Su sistema es exclusivo para el proceso contable o es parte de un único sistema integrado de gestión (ERP)? Sistema exclusivo Sistema integrado de gestión Total Quien lideró el proyecto de instalación del sistema? La alta dirección del Banco El área administrativa del Banco El área contable del Banco El área de TI Total

13 6 7 Cuál fue la motivación o motivaciones que llevaron a la realización de este proyecto? Parte de los lineamientos estratégicos del Banco Requerimientos legales Requerimientos funcionales Obsolescencia Cambio de la estructura o de los procesos organizacionales Otra. Cuál? Total Que áreas (dependencias) del Banco fueron involucradas en el alcance de este proyecto? El área administrativa del Banco El área contable del Banco El área de TI Total

14 8 Cuanto tiempo duró la implantación de este proyecto? Menos de 6 meses Entre 6 meses y 12 meses Entre 12 y 18 meses Entre 18 y 24 meses Más de 24 meses Total En qué medida el sistema integrado de gestión (ERP) ha cumplido con las necesidades y expectativas inicialmente fijadas? Totalmente Parcialmente Total

15 Estos comentarios se refieren a los sistemas integrados de gestión (ERP) que disponen seis (6) BC. En cuanto al área del BC que lideró el proyecto de implementación del ERP, se observa que no hay un tendencia marcada; por el contrario, las respuestas tienen una participación muy similar entre la alta dirección, el área contable, el área de tecnología, y en último lugar el área administrativa. Este resultado es consistente con lo respondido en la pregunta 7 acerca de las áreas involucradas, donde registran igual participación el área contable y el área de tecnología, y en menor medida el área administrativa.

16 Las razones o motivaciones que originaron el proyecto de ERP, se centran principalmente en la atención de los lineamientos estratégicos del banco y en requerimientos funcionales. Con respecto al tiempo requerido para la implantación del ERP, se nota una dispersión en las respuestas, pero podría afirmarse que su duración esta entre 12 y 24 meses; aunque los BC colaboradores, 2 de los 3, indican que su duración fue más de 24 meses. Finalmente, el grado de satisfacción (cumplimiento de necesidades y expectativa) es alto, 83,3%, con excepción de un BC que indica un grado parcial de satisfacción.

17 Como se realiza la formulación o codificación del registro contable de los 10 diferentes eventos o hechos económicos? En un sistema centralizado en el área contable a través de funcionalidades propias del sistema contable En las aplicaciones especializadas en cada negocio, generando registros contables Utilizando servicios provistos por el sistema contable e invocados por cada aplicativo Combinación de las anteriores Su sistema permite la parametrización o asociación de atributos particulares al plan de cuentas, tales como moneda, centros de responsabilidad, contrapartes, etc.) para mejorar el detalle de la información? SI NO

18 12 El registro contable de los eventos o hechos económicos es efectuado? En línea En lote Una combinación de las anteriores En que medida está automatizado el proceso contable en el Banco, es decir cuanto del total de los hechos económicos o eventos generan un registro contable automático? Más del 90% Entre un 60% y un 90% Entre un 30% y un 60% Menos de un 30%

19 14 En que porcentaje las actividades de análisis, control y divulgación de información contable tales como manuales del sistema y de usuario, validaciones, estados financieros de publicación e información complementaria, indicadores, etc. están apoyadas por su sistema de información? Más del 90% Entre un 60% y un 90% Entre un 30% y un 60% Menos de un 30% En qué medida la información que produce su sistema contable atiende las características de calidad y oportunidad y, en general, las necesidades de los distintos usuarios de la información contable? Alto Mediano Bajo

20 16 Los estados financieros son cerrados en la misma fecha de finalización del período o ejercicio contable? Si Si, pero con ajustes posteriores No Si los estados financieros no se cierran en la misma fecha de finalización del período contable, cuántos días son necesarios? Hasta 3 días Hasta 7 días Más de 7 días Total

21 Los 12 BC que utilizan otras herramientas informáticas para la publicación de sus estados financieros, lo hacen a través de Excel, complementado, en algunos casos con ACCESS y graficadores. 18 Los estados financieros de publicación son extraídos directamente del sistema, o se requiere la utilización de otro software, por ejemplo Excel? Directamente del sistema Otra herramienta informática. Cuál? Total

22 No obstante que tres (3) BC del grupo de los asociados, respondieron que aplican algún estándar como XBRL para la publicación de sus estados financieros, la realidad es que ninguno tiene implementado un mecanismo similar a este, pues las respuestas se refirieron a IFRS, CEMLA, etc. 19 Para la presentación y divulgación de estados financieros del Banco aplica algún estándar internacional, tal como XBRL? No Si. Cual?

23 De los 9 BC que tienen alguna estratégica para el manejo de la información histórica, indican que lo hacen a través de sus propios sistemas (4 casos) y los 5 BC restantes disponen de Data Warehouse. 20 Tiene alguna estrategia manual o automática para manejo de información histórica (Data Warehouse o bodega de datos, por ejemplo) que permita análisis y comparación de datos? No Si. Cual? Total

24 4.2 Plataforma tecnológica utilizada (preguntas 21 a 25).

25 21 Su sistema de información contable corre en un sistema operativo? Propietario Abierto multiplataforma La arquitectura del sistema es? Multiusuario Cliente-Servidor Esquema de varias capas orientado a Intranet Esquema de varias capas orientado a Internet Orientado a servicios El manejador de base de datos utilizado es? Oracle SQL*Server DB Software libre No aplica Otro. Cuál? Total

26 24 El servidor de aplicaciones utilizado es? Software libre Internet Information Server Oracle Application Server Sun Otro No aplica Como se adapta generalmente su sistema de información contable a nuevas necesidades del negocio? Utilizando parametrización manejada por los usuarios Con un requerimiento especifico al área de TI Combinación de las anteriores

27 Tecnológicamente los BC se encuentran ejecutando sus aplicativos en arquitecturas de tipo Cliente Servidor (61.9%) y, en general, sobre ambientes propietarios (61.9%). Esto se explica por la antigüedad de los sistemas que según la encuesta, en su gran mayoría, tienen más de 10 años de antigüedad. El 66.7% de los encuestados afirma que los requerimientos de nuevas funcionalidades de negocio son atendidos por el área de tecnología y no manejados por el área contable, haciendo que los sistemas sean altamente dependientes de las prioridades técnicas y no del negocio. Adicionalmente es entendible la razón por la cual los BC están tendiendo a modificar su plataforma tecnológica hacia sistemas integrados de gestión.

28 4.3 La seguridad, controles y estadísticas del sistema contable actual (preguntas 26 a 32)

29 26 27 Qué porcentaje de su información documental contable cumple su ciclo de vida (creación, distribución, gestión, almacenamiento y consulta) de manera electrónica? Más del 90% Entre un 60% y un 90% Entre un 30% y un 60% Menos de un 30% Total Cómo realiza el sistema el registro contable (asientos) de los eventos o hechos económicos? Por cada evento o hecho económico Al final del día, agrupando los eventos o hechos económicos de la misma clase Una combinación de las anteriores

30 28 Cuántos eventos o hechos económicos se registran diariamente en el sistema contable? Hasta Entre y Entre y Más de Cuántos sistemas de información de su Banco se encuentran interrelacionados con el sistema de información contable? De 1 a Entre 6 y Entre 11 y Más de

31 Su sistema de información contable se comunica con el sistema financiero local o con otros órganos del gobierno? Si No Cuántos usuarios internos tienen acceso al sistema de información contable? Hasta Entre 101 y Entre 501 y Más de Existen usuarios externos (sistema financiero local u organismos de control) que tienen acceso al sistema de información contable? No Si. Promedio de usuarios:

32 4.4 Proyectos de modernización en curso o planeados en el corto o mediano plazo (preguntas 33 a 36).

33 33 Actualmente esta adelantando o piensa abordar en el corto tiempo (dentro de los próximos 12 meses), un proyecto de adquisición, contratación o desarrollo interno de un nuevo sistema de información contable? Si No Quien está liderando este proyecto? La alta dirección del Banco El área administrativa del Banco El área contable del Banco El área de TI Otra área del Banco. Cuál? Total

34 35 Cual es la motivación o motivaciones para iniciar este proyecto? Parte de los lineamientos estratégicos del Banco Requerimientos legales Requerimientos funcionales Obsolescencia del sistema actual Cambio de la estructura o de los procesos organizacionales Otra. Cuál? Total Dentro de los planes de modernización de su sistema contable se contempla la posibilidad de adquirir un sistema integrado de gestión (ERP? Enterprise Resource Planning)? Si No Total

35 Un poco más de la mitad (53,3%) de los 21 BC, señalan que están adelantando o planean obordar en el corto tiempo un proyecto de modernización. De este grupo, 7 BC contemplan la posibilidad de adquirir un sistema integrado de gestión ERP La dependencia líder de este proyecto de modernización son en su orden: la alta dirección, el área contable, y el área de tecnología.

36 Las razones que motivan estos nuevos proyectos se relacionan principalmente con los lineamientos estratégicos, requerimientos funcionales y obsolescencia. Este resultado tiene relación directa con las respuestas a preguntas anteriores, donde se observa, por ejemplo, la antigüedad de los sistemas de información contable (11 casos de los 16 BC asociados, reporta más de 10años en operación de sus sistemas); bajo nivel de automatización en los procesos (solamente el 38%) reporta un porcentaje de automatización de los procesos superior al 90%.

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