Módulo de Planeación Presupuestal

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1 Módulo de Planeación Presupuestal Documentación Intelisis. Derechos Reservados.

2 Módulo de Planeación Presupuestal 1 Introducción Introducción 4 Versiones Disponibles 5 2 Configuración Configuración General 7 Configuración de Usuario 8 3 Funcionalidad 3.1 Funcionalidad del Módulo de Planeación Presupuestal 10 4 Temas Relacionados 4.1 Temas Relacionados 37

3 Introducción Módulo de Planeación Presupuestal - 3

4 Introducción Muchas entidades de gobierno y empresas grandes generan su presupuesto, para ello pueden usar el Módulo de Control Presupuestal donde se hacen asignaciones del presupuesto a claves presupuestales especificas y donde se puede también devengar o ejercer el presupuesto ya sea desde el mismo modulo o desde los módulos de compras y gastos. El Módulo de Planeación Presupuestal sirve para generar la estructura de claves presupuestales que se van a usar en el Módulo de Control Presupuestal por lo que ambos trabajan juntos. Módulo de Planeación Presupuestal - 4

5 Versiones Disponibles El Módulo de Planeación Presupuestal esta disponible a partir de la versión 4500 de Intelisis ERP. Módulo de Planeación Presupuestal - 5

6 Configuración Módulo de Planeación Presupuestal - 6

7 Configuración General Activar el check Módulo de Control Presupuestal en la pestaña General de la Configuración General de la Empresa. Al hacer esto se habilitará el check Módulo de Planeación Presupuestal el cual hay que activar. Cerrar completamente Intelisis ERP y volver a ingresar. Para mayor información dirigirse a Configutacion General Intelisis ERP Módulo de Planeación Presupuestal - 7

8 Configuración de Usuario Asegurarse que el usuario tenga acceso a los movimientos Mov.CP y Mov.PCP a nivel Menú Principal Para mayor información dirigirse a Configutacion General Intelisis ERP Módulo de Planeación Presupuestal - 8

9 Funcionalidad Módulo de Planeación Presupuestal - 9

10 Funcionalidad del Módulo de Planeación Presupuestal Para ejemplificar la funcionalidad del Módulo de Planeación Presupuestal se mostrará un flujo completo a continuación. Ingresar al menú Financiero Planeación Presupuestal Se abrirá el Tablero de control del Modulo de Planeación Presupuestal Dar clic en l botón Nuevo Módulo de Planeación Presupuestal - 10

11 Módulo de Planeación Presupuestal - 11

12 Se abrirá la ventana de captura de nuevo movimiento. En la imagen se muestra un ejemplo de como capturar un Proyecto de Presupuesto así como los elementos que contiene la ventana. 1. Movimiento: Es el tipo de Movimiento que se va a Generar. 2. Fecha Emisión: La fecha en que se emite el movimiento. 3. Concepto: El concepto por el cual se emite el movimiento. 4. Referencia: Información adicional que el usuario desee poner. 5. Observaciones: Información adicional que el usuario desee poner. 6. Proyecto: Permite seleccionar un proyecto existente o solo se puede escribir el nombre del proyecto deseado. 7. Máscara de Clave Presupuestal: Es la estructura numérica que tendrá la clave presupuestal que será generada. Debe capturarse en grupos de números y/o letras separados por un guion, cada grupo de números y/o letras será una categoría o sección de la clave presupuestal. Cuando se afecte Intelisis detectará cuántas categorías existen en la mascara. 8. Descripción del Proyecto: Información adicional que el usuario desee poner. 9. Inicio: Fecha en que entra en vigor el proyecto de presupuesto. 10. Fin: Fecha en que finaliza el proyecto de presupuesto. 11. Categoría Predominante: La categoría que tendrá la jerarquía mas elevada Al finalizar la captura dar cli en el botón Afectar Módulo de Planeación Presupuestal - 12

13 Se abrirá la siguiente ventana que contiene los movimientos a elegir: 1. Generar Estructura: Se elige una vez que se han capturado los datos de un presupuesto para generar la Estructura a la cual se colgará el catálogo presupuestal. 2. Generar Clave presupuestal: Una vez que se han capturado las tres categorías que componen a la Clave Presupuestal, se elige está opción para generar las Claves Presupuestales que se usarán en el Módulo de Control Presupuestal. 3. Generar Eliminación Clave Presupuestal: Se elige cuando se desea eliminar una Clave Presupuestal que se haya generado anteriormente 4. Generar Regla: Se elige cuando se desean crear reglas para la operación de claves presupuestales. 5. Generar Eliminación de Regla: Se elige cuando se desea eliminar una Regla Presupuestal que se haya generado anteriormente 6. Generar Presupuesto:----- Elegir Generar Estructura y dar clic en el botón Aceptar. Se abrirá la ventana Estructura donde se procederá a capturar la Estructura a la cual se colgará el catálogo presupuestal. A continuación se muestra un ejemplo de como capturar una Estructura así como los elementos que contiene la ventana. Los elementos que no se explican tienen la misma función que en la ventana donde se capturó el Proyecto Presupuestal 1. Categoría: Se selecciona la categoría o sección presupuestal para la Módulo de Planeación Presupuestal - 13

14 que se está capturando la Estructura. 2. Moneda: Se selecciona aquí la moneda en que estará el presupuesto 3. Tipo Catálogo: Aquí Se captura un nombre para cada elemento de la estructura. 4. Sub Tipo de: Aquí se indica si un elemento es una ramificación de otro, si no lo es simplemente se deja en blanco. 5. Dígitos: El número de caracteres que contendrá la clave de ese elemento. 6. Validación: Aquí se selecciona si se desea aplicar alguna de las validaciones disponibles. 7. Techo Presupuesto: Aquí se define si el elemento estructural tendrá un techo de presupuesto o no. 8. Estatus: Aparecerá Pendiente hasta que la estructura presupuestal sea aprobada. 9. Observaciones: Aquí se pone la información adicional que el usuario desee. Dar clic en el botón Afectar Módulo de Planeación Presupuestal - 14

15 El movimiento pasará a estatus Pendiente. Dar clic nuevamente en el botón Afectar. Se abrirá una ventana donde se podrá avanzar el documento a alguna de las siguientes opciones: 1. Generar Catálogo : Movimiento que permite generar el Catálogo Presupuestal 2. Generar Catálogo Modificado: Movimiento que permite la modificación de un Catálogo Presupuestal 3. Generar Eliminación Catálogo: Movimiento que permite la eliminación de un Catálogo Presupuestal 4. Generar Estructura Aprobada: Movimiento que hace que la estructura ya no se pueda modificar. Seleccionar el movimiento Generar Catálogo y dar clic en el botón Aceptar Módulo de Planeación Presupuestal - 15

16 Módulo de Planeación Presupuestal - 16

17 Se abrirá la ventana Catálogo, donde se procede a capturar el Catálogo Presupuestal. Esta ventana contiene los mismos elementos que las ventanas anteriores con excepción de los campos de detalle los cuales se explican a continuación: 1. Tipo Catálogo: Aquí se captura el Tipo de Catálogo que se va a dar de alta. (ver punto 3). 2. Clave: Es la clave con la que se identificará a ese Catálogo 3. Nombre: Es el nombre que describe al elemento que se está capturando y que pertenece al Tipo de Catálogo que se está capturando. 4. SubCatalogo de: Si el elemento además es un sub catálogo de otro, aquí se indica. 5. Techo Presupuesto: Se captura el Techo presupuestal para ese elemento del catálogo en caso de que aplique. 6. Descripción: Información adicional que el usuario desee poner. 7. Observaciones del Catálogo: Información adicional que el usuario desee poner. 8. Observaciones: Información adicional que el usuario desee poner. Una vez capturado el catálogo dar clic en el botón Afectar Módulo de Planeación Presupuestal - 17

18 En ese momento el catálogo quedará concluido. Es importante mencionar que hasta este momento se ha generado la estructura y el catálogo para la primera parte de la Máscara de la Clave Presupuestal. Es necesario hacer el mismo procedimiento para las otras partes de la misma. Para modificar o eliminar el Catálogo o aprobar la estructura hay que posicionarse en el movimiento Estructura correspondiente al Catálogo en cuestión, afectarlo y elegir el movimiento que se desea realizar. Módulo de Planeación Presupuestal - 18

19 Si se elige Generar Catálogo Modificado se abrirá la ventana Catálogo Modificado, donde se podrá elegir el Tipo de Catálogo que se desea modificar. Se puede usar la ayuda en captura. Al terminar la modificación dar clic en el botón Afectar. Módulo de Planeación Presupuestal - 19

20 Entonces quedará concluida la modificación. Si se elige Generar Eliminación Catálogo el Catálogo será eliminado. Módulo de Planeación Presupuestal - 20

21 Si se elige Estructura Aprobada se abrirá la ventana Estructura Aprobada Aquí se aprueba la estructura, es decir, ya no será posible modificarla. Puede aprobarse toda o solo una parte de ella agregando o quitando los registros correspondientes. Dar clic en el botón Afectar. Módulo de Planeación Presupuestal - 21

22 La Estructura ha quedado aprobada, si se desea que nuevamente se pueda modificar, se presiona el botón Cancelar Se pedirá una confirmación. Módulo de Planeación Presupuestal - 22

23 Si se acepta la confirmación, la Estructura volverá a quedar en estatus Pendiente. Como se menciona anteriormente, hay que hacer el mismo procedimiento para las otras partes o secciones de la clave presupuestal, para lo cual hay que posicionarse en el movimiento Proyecto Presupuestal Correspondiente y dar clic en el botón Afectar. Módulo de Planeación Presupuestal - 23

24 Seleccionar el movimiento Generar Estructura y dar clic en el botón Aceptar. De la misma manera que en los pasos anteriores, se debe generar la estructura correspondiente como se muestra en el ejemplo. Notar que ahora será para la parte ó categoría 2 de la Máscara de la Clave Presupuestal. Módulo de Planeación Presupuestal - 24

25 Una vez capturada la estructura, se avanza el movimiento para generar el Catálogo como se muestra en el ejemplo, se afecta y queda concluido el Catálogo para la categoría 2 Como se menciona anteriormente, hay que hacer el mismo procedimiento para las otras partes o secciones de la clave presupuestal, para lo cual hay que posicionarse en el movimiento Proyecto Presupuestal Correspondiente y dar clic en el botón Afectar. Módulo de Planeación Presupuestal - 25

26 De la misma manera que en los pasos anteriores, se debe generar la estructura correspondiente como se muestra en el ejemplo. Notar que ahora será para la parte ó categoría 3 de la Máscara de la Clave Presupuestal. EL movimiento anterior se afecta y se procede a capturar el Catálogo para parte o sección 3 como se muestra en el ejemplo. Se afecta y se concluye. Módulo de Planeación Presupuestal - 26

27 En este momento si se abre el Tablero de Control se verá al movimiento de Proyecto Presupuesto con sus correspondientes Estructuras. Abrir el Proyecto Presupuesto Al dar clic en el botón Afectar aparece la opción Generar Clave Presupuestal que no aparecía antes de que estuvieran capturadas todas las categorías de la Clave Presupuestal. Seleccionar este movimiento y dar clic en el botón Aceptar Módulo de Planeación Presupuestal - 27

28 Se abrirá la ventana Clave Presupuestal donde se podrán generar las Claves Presupuestales a partir de las estructuras que se capturaron con anterioridad. 1. Categoría: Con la ayuda en captura se podrán elegir los elementos que se capturaron en las Estructuras generadas anteriormente para de esa manera generar la combinación requerida entre las Categorías para la formación de un a Clave Presupuestal. 2. Clave Presupuestal: Este campo se llena en automático una vez que se han elegido las tres categorías que formaran la clave presupuestal. 3. Nombre: Es el nombre que llevara la Clave Presupuestal 4. Descripción: Información adicional que el usuario desee poner 5. Artículo Específico: Cuando la Clave presupuestal está relacionada con un Artículo en particular. 6. Observaciones: Información adicional que el usuario desee poner Dar clic en el botón Afectar Módulo de Planeación Presupuestal - 28

29 Se concluirá el movimiento y quedará generada la Clave Presupuestal como se ve en e la imagen de ejemplo Módulo de Planeación Presupuestal - 29

30 Ingresar al menú Cuentas Control Presupuestal Claves presupuestales Módulo de Planeación Presupuestal - 30

31 Se abrirá la ventana Claves Presupuestales, donde se podrá observar que ya existe la clave creada con anterioridad. Generación de Regla Las reglas del modulo de Planeación Presupuestal sirven para definir qué claves pueden usarse en qué momento. En el tablero de control del Módulo de Planeación Presupuestal, abrir el movimiento Proyecto Presupuesto al que se desee aplicar una regla Módulo de Planeación Presupuestal - 31

32 Se abrirá la ventana Proyecto Presupuesto. Al dar clic en afectar aparecerá una ventana donde se debe seleccionar la opción Generar Regla. Dar clic en l botón Aceptar Se abrirá la ventana Regla, cuyos campos de detalle se describen a continuación: 1. Orden: Orden en que se ejecutará la regla. 2. Descripción: Nombre de la Regla 3. Tipo: Se indica si es Incluyente o Excluyente. Cuando es Incluyente significa que la Clave Presupuestal sí se puede usar en la Vigencia establecida y cuando es Excluyente significa que la Clave Presupuestal no se puede usar en Vigencia establecida. 4. Mascara: Aquí es donde se define a qué Clave o Claves presupuestal se aplicará la regla, pudiendo usar el caracter? como comodín. 5. Observaciones: Información adicional que el usuario desee poner. Módulo de Planeación Presupuestal - 32

33 Es importante mencionar que se pueden capturar varias Reglas de ambos tipos en para el mismo Proyecto de Presupuesto, por ejemplo una regla que aplique para todas las Claves cuya tercera sección o categoría termine en 1 (como en la imagen de ejemplo) o una para todas las Claves cuya tercera sección o categoría termine en 2 (????-????-???2), etc. Dar clic en el botón Vigencia Regla Se abrirá la ventana Regla Clave Presupuestal donde se podrán definir cuándo si podrá se usada o cuándo no podrá ser usada una Clave Presupuestal. En la imagen de ejemplo se está indicando que la Clave Presupuestal si podrá ser usada (tipo Incluyente) del 1 de enero de 2012 al 31 de marzo de 2012 ó los días 25 de cada mes del 2012 ó todo el mes de junio de Si se desea usar la Clave Presupuestal en alguna fecha que no cumpla con alguna de estas condiciones no se podrá usar. Por otro lado, si se hubiera seleccionado una regla de tipo Excluyente significaría que la Clave Presupuestal no se puede usar en las fechas establecidas, en cualquier otra Módulo de Planeación Presupuestal - 33

34 fecha si se podría usar. Dar clic en el botón Guardar y Cerrar Al afectar la regla queda en estatus Concluido Módulo de Planeación Presupuestal - 34

35 Una vez que ya se ha capturado todo lo necesario para el Proyecto de Presupuesto se procede a generar el Presupuesto, para lo cual hay que posicionarse de nuevo en el movimiento Proyecto Presupuesto, afectarlo y seleccionar la opción Generar Presupuesto Dar clic en el botón Aceptar Se abrirá la ventana Presupuesto, donde al afectar el presupuesto quedará en estatus Vigente y el movimiento Proyecto Presupuesto quedará en estatus Concluido por lo que ya no se le podrán hacer modificaciones. Módulo de Planeación Presupuestal - 35

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