MANUAL DE CUMPLIMIENTO LEGAL Y PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO CONTENIDO

Transcripción

1 PAGINA CONTENIDO I. INTRODUCCION 3 INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 3 Misión 3 Visión 3 Políticas de Cumplimiento 3 II. PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO 4 Los cuatros pilares de cumplimiento 4 Funciones del Oficial de Cumplimiento 4 Funciones Junta Directiva 5 Deberes generales del empleado 5 III. PROCEDIMIENTOS Definición 7 Aspectos normativos 7 Antecedentes 7 Finalidades del lavado de dinero 8 Conozca a su cliente 9 Procedimientos de KYC de Casablanca 9 Políticas corporativas 9 Envíos para Colombia 9 Envíos para Ecuador 10 Envíos para Mexico 11 Envíos para Republica Dominicana 11 Reportes Reglamentarios 11 Donde se debe reportar el CTR 12 Etapas del lavado de dinero 12 Introducción 12 Estructuración 12 Integración 12 Mecanismo e instrumentos empleados para el lavado de dinero 13 Practicas mas comunes empleadas para el lavado de dinero 13 El riesgo de lavado de dinero 15 Actividades de riesgo 15 Divulgación de un reporte de actividad sospechosa 15 Reporte de Actividad sospechosa 15 Quien realiza el reporte SAR-MSB 15 Cuando y a donde hacer el reporte SAR-MSB 16

2 PAGINA OFAC 16 IV. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA PREVENCION DE LAVADO DE DINERO Políticas, procedimientos y controles internos 17 Proceso que hacer? 18 Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control 19 Señales de alerta 19 Conductas y transacciones inusuales y/o sospechosas 20 Transacciones estructuradas 20 Políticas corporativas y entrenamiento 20 Programa de entrenamiento Cumplimiento Legal 21 Anexo A 24 Anexo B 27

3 PAGINA I. INTRODUCCION Este programa esta diseñado para garantizar que todo funcionario que ingrese a nuestra compañía reciba entrenamiento y este apto para recibir cualquier transacción conforme a la leyes que previenen el lavado de dinero al igual que reportar cualquier actividad sospechosa, además de seguir las políticas y procedimiento internos de la Compañía. La prevención del lavado de dinero es sin duda uno de los deberes más importantes ante las leyes federales, del cual se ha derivado la obligación legal de desplegar sistemas de prevención y control, tendientes a evitar que recursos de origen ilícito, ingresen a la economía, con el consecuente impacto negativo y la distorsión que ello puede generar para la estabilidad financiera y la promoción de los valores sociales. Hecho éste, el cual también podría afectar significativamente a CASA BLANCA, tanto en lo legal como en lo reputacional. Por lo anterior, se ha construido un Manual de procedimientos legales el cual contiene las políticas y procesos a efectos de que, en el desarrollo de sus operaciones pueda prevenir ser utilizada como vehículo para la realización de actividades delictivas, en cumplimiento con las leyes y reglamentos sobre lavado de dinero, Ley del BSA, el USA Patriot Act. Las directivas de la compañía Casablanca Group han designado a la señorita Heidy Rojas, como la oficial de Cumplimiento Legal de esta compañía. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA MISION Casablanca Group es una empresa legalmente constituida la cual tiene como misión prestarle una servicio ágil y oportuna a nuestros clientes en el envío de sus remesas familiares. VISION Casablanca Group tiene como objetivo acercar a las familias que están en este país con sus familias en el resto del mundo. POLITICA DE CUMPLIMIENTO Tenemos una Política de Cero Tolerancia con respecto a violaciones de Leyes aplicables que prohíben el Lavado de Dinero, Financiamiento Terrorista y Crímenes Financieros relacionados.

4 PAGINA II. PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO El BSA, enmendado por el USA Patriot ACT, clasifica a Casablanca como agente de servicios monetarios y como tal debe desarrollar un programa de Cumplimiento el cual debe incluir lo siguiente: 1. Políticas Internas, procedimientos y controles para: Verificación de identificación de clientes. Crear y retener archivos. Responder a peticiones de policía, u otra autoridad legal. 2. Designar un Oficial de Cumplimiento, el cual se responsabilice de asegurar que: Las políticas internas y procedimientos sean cumplidos. Los procedimientos sean actualizados cuando sea requerido. La educación y el entrenamiento sean proporcionados. 3. Un programa continuo de entrenamiento a los empleados que: Explique las políticas y procedimientos. Enseñe cómo identificar actividades sospechosas. 4. Una revisión independiente del programa Anti-Lavado de Dinero ( AML ): La frecuencia y la forma de las revisiones deben de estar basadas en los riesgos específicos del negocio. Funciones del Oficial de Cumplimiento: Quien tendrá a su cargo las siguientes funciones y responsabilidades: a. Implementar y actualizar anualmente el Manual de Cumplimiento Legal ajustándolo a las políticas y procedimientos que en materia de Cumplimiento Legal tengan las Remesadoras con las cuales prestamos nuestros servicios de envío de dinero (AFEX-TRANSFAST-PRONTO ENVIOS-VIGO). b. Vigilar porque existan registros adecuados de las transacciones que realicen los clientes, de acuerdo con lo establecido en las normas. c. Realizar un seguimiento constante de las operaciones de los clientes, tendiente a identificar transacciones sin fundamento económico o legal evidente, o que se salen de los patrones habituales establecidos por la entidad, con el fin de prevenir que se efectúen transacciones con fines ilícitos. d. Preparar y remitir al órgano supervisor correspondiente de cada Remesadora la información contenida en los formularios de Operaciones en Efectivo que superen los topes por ello determinados, adjuntando todos los documentos que presente el cliente y que soporten la transacción.

5 PAGINA e. Realizar funciones de enlace entre CASA BLANCA GROUP, y el órgano supervisor correspondiente de cada Remesadora, así como de cualquier otra autoridad competente. f. Coordinar las labores de capacitación en materia de Cumplimiento Legal, tanto para los funcionarios regulares como para los de nuevo ingreso. g. Mantenerse en un constante proceso de actualización en materia de normas y leyes que regulen el Lavado de Dinero y temas relacionados, tanto en el ámbito nacional como internacional. h. Recomendar a la entidad sobre la elaboración y ejecución de políticas para prevenir riesgos, tales como el uso indebido de los servicios que presta la entidad y que puedan comprometer su buen nombre. i. Presentar al Presidente y la Junta Directiva, al menos cada 6 meses, un informe en relación con el desempeño de labores relacionadas con la prevención del Lavado de dinero. j. Convocar a una reunión al menos trimestral ordinaria con las funcionarias de las agencias para exponer los diferentes temas relacionados con el despeño de labores, casos inusuales y mantenerlo informado sobre la remisión realizada de operaciones sospechosas. k. Mantener los archivos de Cumplimiento Legal por un mínimo de 5 años. l. Diseñar y coordinar la implementación de los demás controles que considere necesarios para un eficaz desempeño de su labor. JUNTA DIRECTIVA: Aprobar el manual de procedimientos que se adopte, así como sus actualizaciones. Aprobar la estructura de mecanismos e instrumentos que compongan el Manual de Cumplimiento Legal de CASA BLANCA. Designar el Oficial de Cumplimiento Legal de conformidad con las calidades y requisitos para ocupar dicho cargo. DEBERES GENERALES DEL EMPLEADO DE CASABLANCA: El principal deber del empleado de CASABLANCA es el mantener un estricto compromiso con las políticas de transparencia, control y prevención del lavado de dinero, fijadas por la compañía, el cual se reflejara en el cumplimiento de los siguientes deberes: Al momento de ingresar el empleado es su deber: Cuando la persona empieza su proceso de entrenamiento una vez ha pasado el proceso de selección y reclutamiento, esta persona recibe una charla de

6 PAGINA introducción sobre las políticas procedimientos que tiene la Compañía en la realización de una transacción. El funcionario recibe el entrenamiento práctico en la realización de una transacción. Una vez el funcionario finaliza el entrenamiento, debe presentarse a realizar una evaluación escrita sobre la realización de una transacción. Se le presenta el video de FinCen y se le hace entrega por escrito del Manual de Cumplimiento Legal de la Compañía. Se le hace firmar el certificado de entrenamiento, donde consta que la persona recibió por parte de la empresa todo el entrenamiento sobre los requisitos para la realización de una transacción dentro de las leyes establecidas del Manual de Cumplimiento Legal de la Compañía como de las remesadoras. El funcionario además recibirá periódicamente capacitación en cuanto a la prevención del lavado de dinero, mediante charlas, conferencias, informativos, de acuerdo al cronograma establecido por el oficial de cumplimiento. El funcionario recibirá periódicamente auditoria externa. Es obligación de la funcionaria firmar los recibos de cada una de las transacciones realizadas. Además: Conocer las disposiciones que sobre la prevención y control de lavado de dinero establezca la ley. Aplicar en su trabajo las normas, políticas, procedimientos e instrucciones establecidas por CASA BLANCA, orientadas a evitar que a través de las operaciones que se realicen en nuestra institución, se presente el lavado de dinero. Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales. Participar activamente en las capacitaciones que se programen en la compañía. Aprender a identificar las transacciones sospechosas. Dar señal de alerta tanto a la Remesadora como a la oficial de Cumplimiento Legal, de cualquier transacción que considere sospechosa.

7 PAGINA III. PROCEDIMIENTOS Definición El lavado de dinero se conoce también con el nombre de reciclaje de dinero sucio, lavado de activos, blanqueo de capitales ilícitos, ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilegales o dineros calientes. Son muchas las definiciones que se conocen sobre el lavado de dinero, pero todos estos conceptos están relacionados, con el propósito de ocultar el origen ilícito de los recursos y su posterior vinculación al torrente económico legal y normal de un territorio. El lavado de dinero consiste en el proceso de ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de bienes o dineros, de origen ilegal y los subsiguientes actos de simulación respecto de su origen, para hacerlos aparecer como legítimos. Aspectos normativos Hay cuatro leyes federales, que se diseñan para tratar con la actividad del lavado de dinero, ellas son: 1. La Ley de Presentación de Informes sobre Transacciones Extranjeras en Efectivo más conocida como Acto Bancario Secreto; 2. Las leyes Federales del Lavado de Dinero; 3. La Ley Patriota de Estados Unidos (USA Patriot Act); y 4. Las regulaciones de OFAC Antecedentes Las primeras leyes en torno al Lavado de dinero fueron concebidas en los Estados Unidos. La primera ley sobre este tema la constituye en este país la Ley del Secreto Bancario (BSA) de 1970, a partir de la cual se empezó a exigir que se informara sobre transacciones en efectivo mayores a $10,000.00, al igual que el reporte de los dineros que cruzan la frontera por un valor superior a $5, Luego el gobierno del presidente Ronald Reagan en 1986, expide la ley para el Lavado de Activos (MLAC) con la que se intensifica la persecución a este tipo de delincuencia aumentando las presiones para extender e intensificar la acción internacional sobre el tráfico de drogas. En un tránsito de lo nacional a lo internacional, el gobierno de los Estados Unidos convence a otros gobiernos e instituciones de la necesidad de actuar enérgicamente

8 PAGINA contra el lavado de dinero; de esta manera las normas estadounidenses concretan los primeros patrones internacionales sobre el tema y es así que el Presidente Clinton expide el 3 de diciembre de 1999 la ley denominada Acta de Designación de Capos de Droga Extranjeros ( lista SDNT o Clinton), en la cual se enumeran los capos de la droga a nivel mundial con la finalidad de alertar a las entidades financieras sobre el riesgo de lavado de dinero al vincularlos como clientes. Esta lista en atención a los hechos del 11 de septiembre de 2001 fue adicionada con la enumeración de los terroristas a nivel mundial. Acta Patriótica o USA Patriot Act : A raíz de los actos terroristas ocurridos en los Estados Unidos el 11 de septiembre de 2001, el presidente Bush aprobó el 26 de octubre de 2001 la ley Antiterrorista o USA Patriot Act, la cual tiene por finalidad ampliar la ley principal de antilavado a la lucha contra el terrorismo mundial y darle un mayor alcance extraterritorial a la norma americana. La ley, establece nuevos deberes para las entidades financieras, y otros negocios en materia prevención y control del lavado de dinero en cuatro vías: a) Desarrollar políticas internas, procedimientos y controles. b) Designar un funcionario de cumplimiento. c) Realizar programas continuos de capacitación a los empleados. d) Realizar funciones de auditoria independiente para probar sus programas. Finalidades del Lavado de Dinero La finalidad que persigue el lavador es básicamente jurídica: eludir las acciones de las leyes federales, para así impedir que éstas condenen el autor del delito, así como aquellas personas que por mantener contacto con los recursos provenientes de esas actividades, puedan ser objeto de sanciones penales o civiles. Una vez logrado lo anterior, finalmente el lavador busca emplear o disfrutar las ganancias sin sufrir las consecuencias penales de sus actos ilícitos. El lavador puede alcanzar sus finalidades de varias formas: Escondiendo el verdadero dueño del dinero o bienes, por ejemplo, haciendo intervenir en las operaciones a personas naturales o jurídicas diferentes, para confundir a las autoridades (testaferros) o usando identidades falsas. Ocultando el origen de los bienes, tejiendo una compleja serie de operaciones para impedir que los investigadores descubran su verdadero origen. Los lavadores persiguen, además, una serie de objetivos secundarios, los cuales no tienen que estar necesariamente presentes en todas las operaciones: Realizar cambios de divisas (dólar - peso, por ejemplo).

9 PAGINA Cruzar las fronteras Tener el dinero en un medio más cómodo (cuentas corrientes o ahorros por ejemplo). Aparecer ante los ojos de la sociedad como negociantes honestos. Invertir el dinero y obtener rentabilidad. Conozca a su cliente (KYC) Casablanca cumplirá con la guía de Conozca su Cliente ( KYC ) impuesta por el FinCen y otras autoridades semejantes, y dará entrenamiento a sus empleados. Aparte de sus obligaciones de KYC, Casablanca ha establecido procedimientos de prevención debida para asegurar que se conozca la identidad de sus Clientes y Agentes. Procedimientos de KYC de Casablanca Casablanca no procesará ninguna transacción donde faltase la información requerida. El oficial de Cumplimiento y los empleados deben permanecer alerta, reportando transacciones inusuales o actividades que puedan estar desproporcionadas al negocio, trabajo o habilidad financiera del cliente. POLITICAS CORPORATIVAS Dependiendo del monto, los clientes que deseen efectuar transacciones deben proporcionar la siguiente información: ENVIOS PARA COLOMBIA Transacciones de $950 hasta $2.800 (incluyendo gastos de envío) Su nombre completo, dirección y numero de teléfono Un documento de identificación valida y vigente Cédula de identificación del país del cliente Permiso de conducir de U.S.A. Tarjeta de identificación Pasaporte vigente del país del cliente Social Security Datos del empleo: nombre de la compañía para la que trabaja, dirección, teléfono y cargo. Diligenciar y firmar el formato de cumplimiento legal

10 PAGINA Transacciones de $2.801 hasta $9.999 (incluyendo gastos de envío) Todos los requisitos anteriores, además de: Dos documentos de identificación valida y vigente Numero de Seguro Social Carta explicando lo siguiente: el origen o procedencia del dinero que se envía, el uso que se le dará al dinero en el país de destino, el parentesco o vinculo entre el remitente y el beneficiario Diligenciar y firmar la forma de cumplimiento legal. Extractos Bancarios donde se refleje la cantidad a enviar y el recibo de retiro de la misma. Recibos de pago del empleador. Transacciones de $ en adelante (incluyendo gastos de envío) Todos los requisitos anteriores para transacciones de $2.801 hasta $9.999, además de: Notificar al Jefe de Cumplimiento Legal Documentación demostrando el origen de los fondos Ingresos laborales (carta laboral en la cual se especifique el salario mensual y fecha de vinculación a la compañía y/o comprobante de pago de la empresa del último mes. Certificados o extractos de cuenta bancarias del ultimo mes donde conste que el titular de la cuenta es el remitente del giro y que el valor enviado estaba en dicha cuenta. Certificados de Bancos por prestamos (carta del banco en la cual le comunican al remitente la aprobación de su crédito, el valor del préstamo y fecha de desembolso). Acumulado: Todos aquellos clientes que dentro de los últimos 30 días presenten transacciones por más de $1.200 deben proporcionar una identificación válida y la información adicional que pueda requerir la remesadora. ENVIOS PARA ECUADOR: Para transacciones desde en adelante debe presentar cualquiera de las siguientes identificaciones Cédula de identificación del Ecuador y/o del país de origen Matricula consular

11 PAGINA Permiso de conducir de U.S.A. Pasaporte vigente del país de origen del cliente o de U.S.A. Formato de Cumplimiento Legal diligenciado y firmado. Adicional si el envío supera los debe de suministrar los documentos que solicite la Remesadora y que permitan identificar el origen de los fondos que se envían. ENVIOS PARA MEXICO: Para transacciones de en adelante debe presentar cualquiera de las siguientes identificaciones Credencial o tarjeta de lector. Matricula consular Permiso de conducir de U.S.A. Pasaporte vigente del país de origen del cliente o de U.S.A. Formato de Cumplimiento Legal diligenciado y firmado. Adicional si el envío supera los debe de suministrar los documentos que solicite la Remesadora y que permitan identificar el origen de los fondos que se envían. ENVIOS PARA REPUBLICA DOMINICANA: Para transacciones de en adelante debe presentar cualquiera de las siguientes identificaciones Cédula de Ciudadanía Matricula consular Permiso de conducir de U.S.A. Pasaporte vigente del país de origen del cliente o de U.S.A. Formato de Cumplimiento Legal diligenciado y firmado. Adicional si el envío supera los debe de suministrar los documentos que solicite la Remesadora y que permitan identificar el origen de los fondos que se envían. En algunos casos para transacciones de mas de 1000 dolares si el cliente presenta una ID valido de los Estados Unidos deberá suministrar # social security, pero si presenta una ID valido de su país de origen el cliente deberá suministrar otro ID valido adicional. Reportes Reglamentarios La BSA le requiere a Casablanca llenar una forma de CTR cuando una transacción o una serie de transacciones o una serie de transacciones son hechas por la misma persona o a nombre de la misma persona que involucre divisas en un total de US $ o mas en

12 PAGINA un día. La forma CTR debe ser reportada en la oficina apropiada del US Secretary of Treasure. Donde se presenta los CTR? Los CTR deben presentarse al IRS Detroit Computer Center ATTN: CTR Post Office Box #33604 Detroit, MI Dentro de los 15 días siguientes de efectuada la transacción. El CTR así como toda documentación de otra clase que tenga relación con esta transacción debe ser conservado durante 5 años. ETAPAS PARA EL LAVADO DE DINERO INTRODUCCION Consiste en la colocación de los fondos obtenidos en las actividades ilícitas, dinero físico, dentro del sistema bancario aprovechando especialmente los países que son exigentes en materia de reserva bancaria. Este deposito es el paso mas importante, ya que es donde el dinero esta mas relacionado con la fuente ilegal y por ello, puede ser susceptibles de capturas o confiscación ESTRUCTURACION Consiste en la realización de sucesivas operaciones financieras dirigidas a eliminar su rastro, o bien a que este sea mas complejo de encontrar, de tal suerte que se impida conocer el verdadero origen ilícito de los dineros, mediante la mezcla con recursos de origen legal. INTEGRACION Es el proceso mediante el cual el dinero en efectivo se convierte en bienes muebles, inmuebles o negocios de fachada. Esto es, traspasar los fondos lavados a organizaciones o empresas legales sin vínculos aparentes con el delito. Los fondos que circulan por el sistema bancario en esta etapa resultan muy difícil de identificar, ya que su confusión con el dinero legal es casi completa. Únicamente un profundo conocimiento de los clientes, tanto en su identidad como en sus negocios, permitirían detectar la existencia del lavado de activos.

13 PAGINA MECANISMOS E INSTRUMENTOS EMPLEADOS PARA EL LAVADO DE DINERO Relacionamos algunos de los mecanismos más comunes en el lavado de dinero, a saber: Operaciones en instituciones bancarias Transacciones en bolsa Cambios de moneda extranjera Compra de cheques de viajero Giros o instrumentos similares Servicio postal en venta de giros, sin controles adecuados. Compañías o casas de prestamos y prestamistas particulares Casinos o casas de juego Compra de metales preciosos, piedras o joyas. Venta minorista de automotores (automóviles, aviones y embarcaciones) Compañías inmobiliarias sin controles adecuados Los siguientes son los algunos de los instrumentos mas frecuentes usados para el lavado de dinero. Dinero en circulación: El dinero en efectivo es el medio común de intercambio en la transacción criminal original (como por ejemplo, venta de narcóticos, extorsión, robo de banco, etc.) En estos negocios se obtienen billetes de baja denominación, los cuales el lavador de dinero intenta colocar dentro del sistema bancario sin ser detectado por las autoridades federales. Cheques personales: Estos instrumentos son fáciles de obtener y de bajo costo. En algunos esquemas de lavado, el dinero esta estructurado en cuentas bancarias personales bajo nombres ficticios o suplantados. La organización criminal controla las chequeras y envía cheques endosados y completos como medio para transferir el dinero. Giros: Son instrumentos de cambio emitidos por un banco o por operadores de compañías que emiten giros. Se utilizan para pagar cuentas o enviar dinero a otra localidad. Como en algunos países o empresas no se exige a los compradores que se identifiquen, los lavadores de dinero prefieren la compra de giros con dineros ilícitos como otro paso en los esquemas particulares del lavado de dinero. PRACTICAS MAS COMUNES EMPLEADAS PARA EL LAVADO DE DINERO Estructurar, hacer trabajo de pitufeo o trabajo hormiga : Consiste en dividir dinero en pequeñas cantidades que no alcanzan el límite máximo establecido por

14 PAGINA las entidades de control, eludiendo el diligenciamiento de formularios que señalen la procedencia y reporte a las entidades de vigilancia y control. Transferencias electrónicas: Diariamente procesan millones de dólares en el mundo. Esta modalidad aumenta el peligro de transmitir la inestabilidad financiera de una institución a otra y de un país a otro, por lo cual las entidades receptoras de estas transferencias, deben afinar los controles que les permitan identificar y conocer los beneficiarios de dichas transacciones. Corrupción a funcionarios: Individualmente, o de común acuerdo, los empleados pueden facilitar el lavado de dinero, al aceptar grandes depósitos en efectivo, sin llenar el registro o diligenciándolo con datos falsos y omitiendo la verificación y conformación de la información dada por el cliente. Exportaciones ficticias: Los delincuentes se organizan como una empresa exportadora y mediante la simulación del proceso de exportación pueden justificar grandes pagos provenientes del exterior. Loterías y juegos de azar: Comprando por un precio superior billetes ganadores, los delincuentes cobran legalmente una suma de dinero que les sirve para justificar su enriquecimiento. Obras de arte, joyas y metales preciosos: Mediante la adquisición de bienes suntuosos o de gran valor, los delincuentes pueden almacenar sus riquezas, esconderlas o enviarlas a un país diferente. Paraísos fiscales: Son países que tienen una legislación financiera, tributaria y penal muy laxa y permiten hacer operaciones que en otros países serian sancionados. Empresas fachada: Es una entidad que esta legítimamente organizada y participa, o así lo aparenta, en una actividad comercial legitima. Sin embargo, esta actividad comercial sirve como mascara para el lavado de dineros ilegales. En algunos casos son compañías que actúan como testaferros, formadas para la formación de lavado de dinero. Compra o venta de bienes inmuebles: Consiste en la compra de una propiedad por un precio declarado significativamente menor que el valor real. Para la diferencia al vendedor en efectivo sin registrarlo. Posteriormente puede revender la propiedad a su valor real para justificar sus ganancias.

15 PAGINA EL RIESGO DE LAVADO DE DINERO El lavado de dinero se vincula al riesgo legal y reputacional a que se expone una entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera. ACTIVIDADES DE RIESGO La experiencia ha indicado que las actividades económicas más utilizadas por los lavadores de dinero y que requieren de mayor vigilancia son las siguientes: Amas de casa, estudiantes y menores de edad con alto nivel de ingresos. Compra y venta de artículos de lujo. Agencias de viajes sin controles adecuados. Comercio de oro y joyas. Clientes con actividades informales. Negocios o personas que consignan altos volúmenes de efectivo. Personas socias de muchas empresas. Negocios que venden mas barato que sus competidores. DIVULGACION DE UN REPORTE DE ACTIVIDAD SOSPECHOSA Se considera ilegal notificar o avisar a alguien que está sujeto a un reporte de SAR-MSB. También se considera ilegal discutir cualquier reporte potencial o actual de SAR-MSB con cualquiera, incluyendo familiares y/o conocidos, solamente con los individuos dentro de Casablanca que Tienen que saber que llenar un reporte de SAR-MSB debe mantenerse en estricta confidencialidad. REPORTE DE ACTIVIDAD SOSPECHOSA (SAR) Después de revisar toda la información disponible, se hará un reporte de SAR-MSB, siempre que Casablanca crea que una transacción o una serie de transacciones sean sospechosas, sin importar la cantidad siempre y cuando la persona o las personas estén realizando las transacciones por cada una de las remesadoras (Afex-Pronto Envios- Transfast- Vigo), pero si la persona o las personas realizan una o varias transacciones por la misma remesadora, Casablanca se lo notificara a la remesadora por donde se realizo el envío. QUIEN REALIZA EL REPORTE SAR-MSB. Hay dos vías para detectar un evento sospechoso.

16 PAGINA Puede detectarlo la cajera. Si la funcionaria detecta una actividad sospechosa debe reportarlo inmediatamente a través del Reporte Interno de Actividad Sospechosa y enviarlo al oficial del departamento de cumplimiento legal de Casablanca, quien revisara el caso y lo reportará a la remesadora correspondiente, por donde la persona o personas realizaron la o las transacciones. 2. Lo detecta el oficial de Cumplimiento Legal de Casablanca. Se revisara el caso y se reportara inmediatamente a la remesadora por donde la o las personas realizaron la transacción. Si hay dos o mas transacciones realizadas por dos o mas remesadoras con las cuales trabaja Casablanca y la transacción supera los 2000 dólares se efectuará una SAR-MSB. CUANDO Y A DONDE HACER EL REPORTE? Se debe realizar dentro de los 30 dias de haberse descubierto la actividad sospechosa. El SAR-MSB debe ser realizado en el formulario establecido y enviado a Fincen a : Detroit Computing Center PO Box Detroit, MI OFAC Los Negocios de Servicio Monetrarios siempre se les ha exigido cumplir con los requisitos de la Oficina de Control Activos Extranjeros OFAC (siglas en ingles). La oficina de Control de Activos Extranjeros es una Agencia del Deparamento del Tesoro de los Estados Unidos. Cuando una o mas remesadoras con las cuales trabaja Casablanca Group informa que alguna transacción corresponde a algún nombre, uno de los miles de nombres de la listas OFAC de los traficantes de narcóticos y/o ciertos países bloqueados como Cuba o Iraq la transacción quedara congelada hasta que el cliente suministre una ID valido. La Remesadora a través su sistema determina que en la transacción esta involucrada una de las entidades de la lista OFAC, la remesadora devolverá los fondos a la Oficina de Control de Activos Extranjeros. Si se determina que un nombre corresponde a uno de la lista, pero de hecho no es la misma persona, la remesadora liberara los fondos. Casablanca no recibirá por ningún motivo como ID valido de Cuba o Iraq.

17 PAGINA IV. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA PREVENCION DE LAVADO DE DINERO Políticas, procedimientos y controles internos. 1. Llamadas telefónicas. Mecanismo: Se hacen llamadas telefónicas diarias (lunes a sábado) de todos aquello giros superiores a 500 dólares de todas las remesadoras, los giros de la tarde del día anterior y los de la mañana del mismo día. Proceso: En caso que no conteste el remitente nos comunicamos con el beneficiario, se constata nombres, teléfonos y montos. Quien lo hace: El oficial de cumplimiento y/o auxiliar de cumplimiento. Resultado: Si se encuentra una sospecha se solicita colocar el giro en hold o anularlo. 2. Visitas a las oficinas. Mecanismo: Visitas esporádicas Proceso: Se hacen visitas esporádicas a las oficinas para constatar los siguientes aspectos: archivo de ID y documentos legales. Quien la hace: El oficial de cumplimiento legal Tiempo: Periódicas. 3. Visitas de personas. Mecanismo: Visitas de personas diferentes a la compañía. Proceso: Se harán visitas por parte de personas diferentes a la compañía quien les harán preguntas de cumplimiento legal. Quien las hace: Persona no relacionadas directamente con la compañía. Tiempo: Periódicas. 4. Evaluaciones. Mecanismo: Evaluaciones escritas. Proceso: Se harán evaluaciones periódicas de temas puntuales descritos en el Manual de Cumplimiento. Quien lo hace: El oficial de cumplimiento. Dirigido a: todas las cajeras de la Cia Tiempo: Periódicas 5. Contacto directo. Mecanismo: Contacto directo con los oficiales de cumplimiento de las remesadoras Proceso: Se tiene contacto directo con los oficiales de cumplimiento de las remesadoras sobre giros sospechosos o preguntas puntuales, normas de cumplimiento.

18 PAGINA Quien lo hace: El oficial de cumplimiento. Tiempo: Permanente. 6. Informativos Mecanismo: Informativos semanales Proceso: Se envía vía fax a las oficinas informativos donde se describe todos aquello cambios o nuevos procesos. Quien lo hace: El oficial de cumplimiento. Tiempo: Semanales 7. Actas Mecanismo: Acta sobre giros retenidos Proceso: Se harán actas sobre aquellos giros que tuvieron problemas y qué proceso se llevo acabo. Quien lo hace: El oficial de cumplimiento Tiempo: Periódicas Proceso que hacer? Caso: Giros en hold por Ofac Proceso: Cuando un giro es retenido por OFAC el giro no se puede anular ni devolver el dinero hasta que la persona no presente el ID original, se faxea a cumplimiento legal de la remesadora correspondiente y se confirma. Resultado: Si el nombre no corresponde se hace la devolución del dinero, si corresponde no se hace la devolución. Caso: Si llega una persona hacer un giro sospechoso Proceso: Debe reportarlo la cajera en el formato establecido por la compañía. Resultado: El oficial de cumplimiento de Casablanca revisará el caso, en caso que se confirme se reporta en formato SAR. Caso: Si llega una persona hacer mas de un giro que supere los topes establecidos. Proceso: Debe hacerse pero solicitando la documentación requerida por dicho tope. Resultado: Si la persona se rehusa no se coloca el giro por montos menores. Caso: Si llega mas de dos personas juntas a colocar giros que superan los topes Proceso: Debe hacerse pero solicitando a cada uno la documentación requerida para dicho tope.

19 PAGINA Resultado: Si las personas se rehusa no se coloca el giro por montos menores. Caso: Giros en hold por acumulado Proceso: Se solicita la documentación al cliente Resultado: Si no la suministra se hace la cancelación del giro y se reporta en el formato SAR. Caso: Giros retenidos por el Dpto de Cumplimiento Legal de Casablanca Proceso: Se solicita la documentación requerida. Resultado: Si la persona no la suministra se reporta en el formato SAR. Caso: Giros anulados por Cumplimiento Legal de la remesadora Proceso: La persona debe entregar el recibo original y fotocopia del ID. Resultado: No se puede repetir el giro ni devolver el dinero sin previa autorización del oficial de cumplimiento legal de la remesadora. Para aquellos giros señalados por los mecanismos de alerta de las Remesadoras como sospechosos, y cuyos remitentes no presenten la documentación debida para demostrar identidad u origen de fondos la compañía Casablanca Group, elaborara el acta correspondiente de deposito de dinero a la Remesadora para que esta proceda con esos dineros tal cual como se lo señale la ley. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL. SEÑALES DE ALERTA Las señales de alerta son entre otras, hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros que la experiencia nacional e internacional ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en el giro ordinario de sus operaciones ha determinado como normal. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razón, el hecho de identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera inmediata y automática a las autoridades como sospechosa.

20 PAGINA CONDUCTA Y TRANSACCIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS. A continuación se encontraran alguna de las señales de alerta de las transacciones susceptibles de lavado de dinero: 1. Los datos suministrados por el cliente son falsos, desactualizados, inverificables o insuficientes. 2. La edad de la persona no es concordante con sus movimientos. 3. Un cliente o empleado aparentemente está estructurando las transacciones con el fin de evadir los requerimientos de la Ley del Secreto Bancario. 4. Dos o más individuos, quienes obviamente están juntos se separan al momento de realizar una transferencia de dinero, y realizan dos transacciones por debajo de $3.000, pero los dos envíos juntos exceden el monto máximo por hogar en un mismo día. 5. Un individuo se niega a continuar con una transacción cuando se le informa que la forma del CTR de FinCEN o la forma para transacciones de más de $3.000 es requerida para seguir con el proceso de la transacción 6. Un cliente le pregunta al cajero(a) como puede evadir identificarse para realizar la transacción. 7. Un cliente trata de sobornar o amenazar al cajero(a). 8. Aumento en la frecuencia y la cantidad de transacciones por un solo cliente. Transacciones Estructuradas Las transacciones estructuradas son un tipo de actividad sospechosa común. Las transacciones estructuradas ocurren cuando un individuo o grupo intenta evadir los requisitos de la Ley del Secreto Bancario dividiendo una transacción en dos o mas transacciones pequeñas, las cuales no implican un requisito legal. POLITICAS CORPORATIVAS Y ENTRENAMIENTO Casablanca Group, ha diseñado este manual de procedimientos, para que cada uno de nuestros funcionarios tenga la facilidad de consultar los parámetros para realizar una buena transacción. Este manual este ligado estrictamente con nuestro Manual de Cumplimiento Legal de Casablanca y los manuales de cumplimiento de cada una de las remesadoras Afex, Vigo, Transfast, Pronto Envíos. El objetivo es que nuestros funcionarios puedan consultar el manual y así tener los conceptos claros para la realización de un giro.

21 PAGINA CUMPLIMIENTO LEGAL Este programa esta diseñado para garantizar que todo funcionario que ingrese a nuestra compañía reciba entrenamiento y este apto para recibir cualquier transacción conforme a la leyes que previenen el lavado de dinero al igual que reportar cualquier actividad sospechosa, además de seguir las políticas y procedimiento internos de la Compañía. 1. Cuando la persona empieza su proceso de entrenamiento una vez ha pasado el proceso de selección y reclutamiento, esta persona recibe una charla de introducción sobre las políticas procedimientos que tiene la Compañía en la realización de una transacción. 2. El funcionario recibe el entrenamiento practico en la realización de una transacción. 3. Una vez el funcionario finaliza el entrenamiento, debe presentarse a realizar una evaluación escrita sobre la realización de una transacción. Se le presenta el video de FinCen y se le hace entrega por escrito del Manual de Cumplimiento Legal de la Compañía. Ejemplo de examen: TEST DE CUMPLIMIENTO LEGAL. Nuevo personal #1 NOMBRE: FECHA: Es el 23 de octubre de 2007 usted inicia sus labores en el turno de la mañana en forma normal y se le presentan este dia diversas situaciones por favor escriba debajo de cada una de ella como actuaria usted: 1. Carmenza Maya Meza desea enviar $1800 para Colombia y quiere se los entreguen en efectivo, como esta cantidad la entregan en cheque decide enviar $900 ella y el esposo $900 (estan presentes ambos en la agencia) se puede hacer el giro?. 2. Madre e hija llegan a la ventanilla de la agencia para enviar $3000 el dinero es de la hija y ella tiene el ID vencido? Entonces decide hacer el giro pero a nombre de la mama esto se puede hacer?. Porque? 3. Un cliente va a enviar $2800 dólares para Colombia además de su ID de motores y vehículos que se vence el 20 de octubre de 2007 que debe presentar?.

22 PAGINA Nombre 3 deberes en material de cumplimiento legal. 5. Que otro nombre recibe la practica de la estructuración? 6. Que es el acta patriotica? 7. Que debo decirle a un cliente cuando me pregunta cuando debo presentar ID? 8. Quienes son las personas mas utilizadas para el lavado de dinero? 9. Que es el lavado de dinero? 10. Menciones 3 conductas sospechosas? Nuevo personal evaluación # 2 PREGUNTAS MANUAL DE CUMPLIMIENTO LEGAL 1. Que es el acta patriotica? 2. Nombre dos finalidades que alcanza el lavado de dinero que aparecen en el manual. 3. Relaciones 3 mecanismos mas comunes utilizados en el lavado de dinero descritas en el manual. 4. Con que otro nombre se conoce la estructuración descrita en el manual. 5. Menciones 3 deberes generales menciandos en el manual. 6. Que es lavado de dinero? 7. Que es OFAC? 4. Se le hace firmar el certificado de entrenamiento, donde consta que la persona recibió por parte de la empresa todo el entrenamiento sobre los requisitos para la realización de una transacción dentro de las leyes establecidas del Manual de Cumplimiento Legal de la Compañía como de las remesadoras. New York, de 200

23 PAGINA Reconozco que antes de procesar una transaccion para CASABLANCA, he recibido entrenamiento y el Manual de Cumplimiento sobre los requisitos para la elaboración de una transacción conforme a la Ley del Secreto Bancario, al igual que reportar cualquier actividad sospechosa, ademas de seguir las politicas y procedimiento internos de CASABLANCA. FIRMA DEL EMPLEADO NOMBRE DEL EMPLEADO 5. El funcionario además recibirá periódicamente capacitación en cuanto a la prevención del lavado de dinero, mediante charlas, conferencias, informativos, de acuerdo al cronograma establecido por el oficial de cumplimiento. 6. El funcionario recibirá periódicamente autoría externa. REVISION INDEPENDIENTE DE CUMPLIMIENTO 1. FUE ASIGNADO UN OFICIAL (ES) DE CUMPLIMIENTO 2. PARA EMPLEADOS CONTRA EL LAVADO DE DINERO. 3. PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES DOCUMENTADOS CONTRA EL LAVADO DE DINERO. 4. TODOS LOS RECIBOS PRESENTAN LAS FIRMAS TANTO DEL CLIENTE COMO LA DEL REPRESENTATE DEL AGENTE. 5. UNA COPIA DEL CTR Y EL COMPROBANTE DE LOS FONDOS QUE SE ENCUENTRA ADJUNTA A CADA TRANSFERENCIA DE MAS DE TODA ACTIVIDAD SOSPECHOSA SE ESTA REPORTANDO EN EL FORMULARIO TITULADO SAR MSB. 7. CADA TRANSFERENCIA DE MAS DE TRES MIL DOLARES CONTIENE ADJUNTO LA FORMA DE MAS DE # S.S.Y ID 8. PARA TRANSFERENCIAS DE MAS DE UNA ID VALIDA ESTA SIENDO SOLICITADA 9. EL NOMBRE DEL CLIENTE EN SU IDENTIFICACION COINCIDE CON EL NOMBRE EN LA TRANSFERENCIA 10. EL MANUAL DE CUMPLIMIENTO ESTA EN UN LUGAR SEGURO Y ACCESIBLE PARA LOS EMPLEADOS. 11. TODOS LOS EXPEDIENTES SE MANTIENEN POR UN PERIODO DE 5 AÑOS 12. LOS EXPEDIENTES SE MANTIENEN EN UNA AREA SEGURA,

24 PAGINA ACCESIBLE A LOS EMPLEADOS UNICAMENTE. 13. TRANSFERENCIAS GRANDES Y REPETITIVAS SE SUPERVISAN PARA DETECTAR INDIVIDUOS QUE PUEDAN ESTAR TRATANDO DE ESTRUCTURAR LA TRANSACCION PARA EVITAR LOS REQUERIMIENTOS DE IDENTIFICACION 14. LA POLITICA DE CONOZCA SU CLIENTE CASA BLANCA GROUP SE SIGUE ESTRICTAMENTE. 15. AQUEL EMPLEADO QUE NO HAYA SIDO ENTRENADO CONTRA EL LAVADO DE DINERO Y EL FINANCIAMIENTO TERRORISTA NO ESTA PROCESANDO O ACEPTANDO NINGUNA TRANSFERENCIA REVISION INDEPENDIENTE DE CUMPLIMIENTO FUE REALIZADA POR: Nombre: Firma Fecha : Titulo Agente: Casa Blanca Group Direccion: 7. Es obligación del funcionaria firmar los recibos de cada una de las transacciones realizadas. 8. El funcionario recibirá periódicamente autoria externa. 9. Es obligación del funcionario firmar los recibos de cada una de las transacciones realizadas. 10. Definiciones: a. Bank Secrecy Act (Ley del Secreto Bancario). b. U.S.A. Patriot Act ( Acta Patriotica). c. Gram Leach-Bililey Act Ley Gram Leach-Bililey d. Lavado de Dinero. e. Estructuración. f. Smurfing o pitufeo. 11. OFAC. 12. Reporte de Actividad Sopechosa (Suspcious Activity report) SAR. 13. Currency Transaction Report (CTR). Anexo A. Los sings que esta en las ventanas de los counter Anexo A. A1 INFORMA A SUS CLIENTES QUE POR RAZONES DE CUMPLIMIENTO LEGAL SOLO SE HACEN GIROS PERSONALES NO REALIZAMOS GIROS A NOMBRE DE TERCEROS (NI A NOMBRE DE LA ESPOSA, ESPOSO, HIJOS, PADRES, TIOS, ETC)

25 PAGINA Anexo A2 INFORMA A SUS CLIENTES QUE POR RAZONES DE CUMPLIMIENTO LEGAL SE ESTARAN VERIFICANDO LOS DATOS DE REMITENTES Y BENEFICIAROS DE TODOS LOS ENVIOS ADVERTIMOS QUE SI LA INFORMACION SUMINISTRADA NO ES VERDADERA SE PROCEDERA A LA CANCELACION DEL ENVIO (EL CLIENTE ASUME CAMBIO DE TASA Y PERDIDA DE CARGOS). NORMAS DE CONFIDENCIALIDAD LA POLITICA DE LA COMPAÑÍA ES LA DE RESPETAR LA PRIVACIDAD DE SUS CLIENTES Y PROTEGER LA SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE TODA INFORMACION PERSONAL PRIVADA QUE PUEDA SER EVIDENTE. LOS EMPLEADOS NO PUEDEN REVELAR NINGUN TIPO DE INFORMACION PERSONAL PRIVADA A TERCEROS, A NO SER QUE SE REQUIERA O QUE SEA, EN SU DEFECTO, AUTORIZADO POR LA LEY. (ACTA THE GRAMM-LEACH-BLILEY) ANEXO A.3. ESTIMADO CLIENTE PARA USTED PODER REALIZAR SU TRANSACCION CON NUESTRA COMPAÑIA DEBE PRESENTAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS. 1. SI SU TRANSACCION ES SUPERIOR A 950 DOLARES. 1 ID CUALQUIERA DE ESTOS: LICENCIA DE ESTADOS UNIDOS PASAPORTE DE SU PAIS U ESTADOS UNIDOS CEDULA DE SU PAIS PERMISO DE CONDUCIR DE LOS ESTADOS UNIDOS 2. SI SU TRANSACCION ES DE ID CUALQUIERA DE ESTOS: LICENCIA DE ESTADOS UNIDOS PASAPORTE DE SU PAIS U ESTADOS UNIDOS CEDULA DE SU PAIS PERMISO DE CONDUCIR DE LOS ESTADOS UNIDOS INFORMACION LABORAL 3. SI SU TRANSACCION ES SUPERIOR A ID CUALQUIERA DE ESTOS:

26 PAGINA LICENCIA DE ESTADOS UNIDOS PASAPORTE DE SU PAIS U ESTADOS UNIDOS CEDULA DE SU PAIS PERMISO DE CONDUCIR DE LOS ESTADOS UNIDOS ULTIMO EXTRACTO BANCARIO DONDE REFLEJE MAS DE LA CANTIDAD A ENVIAR RECIBO DEL RETIRO DEL DINERO INFORMACION LABORAL (NOMBRE DE LA EMPRESA, TELEFONO Y POSICION. CARTA DONDE ESPECIFIQUE LA RAZON DEL ENVIO DEL DINERO Y RELACION DE LA PERSONA QUE VA A RECIBIR. SOCIAL SECURITY O # DE TAX ID 4. SI SU TRANSACCION ES SUPERIOR A : 1 ID CUALQUIERA DE ESTOS: LICENCIA DE ESTADOS UNIDOS PASAPORTE DE SU PAIS U ESTADOS UNIDOS CEDULA DE SU PAIS PERMISO DE CONDUCIR DE LOS ESTADOS UNIDOS ULTIMO EXTRACTO BANCARIO DONDE REFLEJE MAS DE LA CANTIDAD A ENVIAR RECIBO DEL RETIRO DEL DINERO INFORMACION LABORAL (NOMBRE DE LA EMPRESA, TELEFONO Y POSICION. CARTA DONDE ESPECIFIQUE LA RAZON DEL ENVIO DEL DINERO Y RELACION DE LA PERSONA QUE VA A RECIBIR. 3 RECIBOS DE PAGO DE SALARIO 5. SI USTED VIENE SOLO A HACER UNA O MAS TRANSCACCION POR MAS DE ASI SEA PARA DIFERENTES BENEFICIARIOS Y/ O CIUDADES. 1 ID CUALQUIERA DE ESTOS: LICENCIA DE ESTADOS UNIDOS PASAPORTE DE SU PAIS U ESTADOS UNIDOS CEDULA DE SU PAIS PERMISO DE CONDUCIR DE LOS ESTADOS UNIDOS 6. SI USTED VIENE ACOMPAÑANDO DE OTRAS PERSONAS A REALIZAR TRANSCACCIONES QUE SUMADAS ENTRE SI, ALCANCEN CUALQUIERA DE LOS MONTOS ANTES MENCIONADOS, CADA UNO EN FORMA INDIVIDUAL DEBERA SUMISITRAR LA INFORMACION Y DOCUMENTACION NECESARIA ACORDE CON LOS RANGOS O MONTOS REQUERIDOS.

27 PAGINA Todos estos documentos la cajera deberá certificar que el cliente los entrego en original, una vez sean revisados la cajera podrá sacar las fotocopias correspondientes. Donde se obtiene los CTR 104 y los SAR-MBS? Los formularios se pueden obtener de la siguiente manera. Comunicándose o al a en la pagina web Anexo B. Formas

28 PAGINA ANEXOS FORMATOS