Manual de Contabilidad

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1 Qué contiene la carpeta Contabilidad? La carpeta de Contabilidad se divide en las siguientes sub-carpetas : 1. Catálogos Contables. 2. Pólizas. 3. Cierres. 4. Reportes. 5. Utilerías Diversas. 1. El contenido de la sub-carpeta Catálogos Contables es el siguiente : La sub-carpeta Catálogos Contables se divide en dos archivos que son : Períodos Contables y Cuentas Contables. En Períodos Contables la primer pantalla que nos presenta es la de consulta y para poder capturar nuestros períodos contables solo tenemos que presionar el botón <Nuevo Período> que nos presentará los siguientes campos : Descripción de Campos : Período Contable (Año y Mes) : Solo se pueden elegir los años y meses que aparecen en el listado no se puede llenar manualmente. Fecha de Inicio de Período Contable y Fecha Final de Período Contable : Aquí podemos escribir manualmente las fechas y/o abrir el calendario que esta al lado derecho del campo. Una vez llenos estos campos solo tenemos que presionar el botón <OK> y guardará los datos capturados. Podemos modificar o borrar los datos, pero solo podemos hacer cambios en los campos de Fecha de Inicio y Fecha Final. Si deseamos cambiar el Período Contable tendremos que borrarlo y darlo de alta nuevamente. 1

2 En Cuentas Contables igualmente nos presenta primero la pantalla de consulta en donde por primera vez tenemos hasta arriba una parte de búsqueda y podremos buscar por nombre del campo o algún dato que contenga esa fila de igual forma nos pone una numeración de páginas para que los datos que no veas en la primer página los busques en alguna otra y para poder capturar nuestras cuentas contables tenemos que presionar el botón <Nueva Cuenta Contable> que nos llevará a la siguiente pantalla : Nota : En este campo podemos capturar nuestras Cuentas Contables que serian cuentas padres y cuentas hijas. Las cuentas padres tienen 4 números y las cuentas hijas tienes solo 3 números (Para cada cuenta padre solo puede haber 3 cuentas hijas). El programa automáticamente separa las cuentas por un guión después del total de números de cada padre o hija. Un ejemplo es : Para poder llenar nuestra cuenta contable lo primero que nos pide es el número de cuenta mencionado en los párrafos anteriores, para poder pasar a la siguiente pantalla tenemos que presionar el botón <Agregar Cuenta Contable> (Si presionamos la tecla <Enter> no hará nada); después de esto nos manda a los siguientes campos : 2

3 Descripción de los campos : Cuenta Contable : Este campo no puede ser modificado ya que es el número que escribimos anteriormente. Descripción : Antes que otra cosa tenemos que escribir la descripción ya que si no el programa nos mandará el mensaje Por favor, Digite la Descripción, y si no lo hacemos de ahí no nos dejará pasar. Tipo de Cuenta : Este campo lo pone automáticamente el programa ya que solo hay dos tipos de cuenta que son : Acumulativa o Detalle. Ejemplo si tenemos en una cuenta padre 3 hijas; la cuenta padre y las dos primeras hijas serán Acumulativas y la última cuenta hija será de Detalle (La última cuenta siempre será de Detalle). Nivel : Se llena automáticamente por el programa y es una secuencia de números dependiendo las cuentas hijas que tenga la cuenta padre. Por cada cuenta contable diferente comenzará nuevamente la numeración. 3

4 Nota : Para poder capturar tu cuenta contable no es necesario que llenes todos los datos solicitados como puedes darte cuenta solo con que captures el número de cuenta y la descripción no habrá mayor problema ya que como se comento anteriormente llena automáticamente el tipo de cuenta y el nivel. Cuando desees llenar los demás campos lo podrás hacer. Después de que hayas realizado estos pasos podrás presionar el botón <Agregar Cuenta>. Posteriormente podremos modificar y borrar nuestros datos. Solo que cuando hagamos modificaciones a nuestras cuentas contables podremos hacerle cambios a todos los campos menos a la Cuenta Contable, Tipo de Cuenta y al Nivel. OJO : Si tu tienes una cuenta por ejemplo del año 2000 y le pones una descripción y posteriormente en otro año quieres cambiarle la descripción o algún otro dato podrás hacerlo pero cuando presiones el botón <Modificar Cuenta> lógicamente los datos anteriores desaparecerán y no habrá forma de recuperarlos. Cuando desees borrar alguna cuenta padre que tenga cuentas hijas el programa te mandará el mensaje La Cuenta tiene Cuentas Dependientes esto quiere decir que no se pueden borrar cuentas que no sean independientes o que tengan movimientos. 2. El contenido de la sub-carpeta Pólizas es el siguiente : La sub-carpeta Pólizas se divide en seis archivos que son los siguientes : Tipos de Póliza, Registro de Pólizas, Consulta de Pólizas, Pólizas Fijas, Pólizas Temporales y Actualiza Pólizas Temporales. El archivo Tipos de Póliza nos presenta primero la pantalla de consulta, para poder capturar nuestros datos tendremos que presionar el botón <Nuevo Tipo de Póliza> y en la misma pantalla nos llevará a los siguientes campos : 4

5 Descripción de los campos : Tipo de Póliza : En este campo podemos llenarlo con letras clave ó números. Recomendable que no sea texto muy grande ya que eso lo podemos hacer en el siguiente campo que es Descripción. Descripción de la Póliza : Como su nombre lo indica podemos poner que significan o a que se refieren esas letras o números teniendo un máximo de 45 caracteres. Consecutivo Automático : Solo tenemos dos opciones que son SI ó NO. Cuando elegimos que SI nos hará un consecutivo de numeración de póliza automático. Cuando le digamos que NO nosotros podremos poner el número de póliza que deseamos. Esto es para poder llegar al Registro de Pólizas. Nota : Cuando tiene consecutivo automático un tipo de póliza y deseamos eliminar alguna que ya no nos sirva y después quieres dar de alta nuevamente este número de póliza lo podemos hacer pero tenemos que verificar que se haya eliminado esta póliza y escribir el número que deseamos dar de alta nuevamente, lógicamente tiene que ser anterior a la numeración que se lleva. Y para que siga normal el consecutivo automático lo podemos hacer dejando el cero que nos presenta o borrándolo y dejando en blanco el campo. Una vez que estén llenos nuestros datos podremos presionar el botón <OK>. El programa hace un listado en orden ascendente. Podremos modificar o borrar los datos, pero cuando modifiquemos solo nos permitirá hacerlo en los campos de Descripción de la Póliza y Consecutivo Automático ya que no habilita el campo de Tipo de Póliza y si quieres corregir este campo tendrás que eliminarlo y capturarlo nuevamente. El archivo Registro de Pólizas nos presenta los siguientes campos : 5

6 Descripción de campos : Tipo de Póliza : Como podemos darnos cuenta aquí nos presenta un listado de lo antes capturado en el archivo anterior con el mismo nombre, no podemos escribir manualmente en este campo. Número de Póliza : Una vez que hayas elegido y dependiendo del Tipo de Póliza podrás o no escribir el número, esto es porque si a ese tipo de póliza le diste consecutivo automático el programa pondrá el número de póliza automáticamente (El campo se deshabilita) y en el otro caso podrás escribir el número que desees. Fecha de Póliza : Podemos poner manualmente la fecha o abrir el calendario que esta del lado derecho del campo. Nota : Si no se dan de alta primero los periodos contables no se pondrán capturar las pólizas y nos mandará el mensaje NO existe período de contabilidad para esta fecha Y no nos dejara pasar de ahí. Copiar estructura de Póliza Fija? : Esta última opción nos sirve para copiar un machote de póliza fija cuando le ponemos una palomita en el cuadrito y si no le ponemos palomita no lo tomará en cuenta, pero como todavía no llegamos a esta sub-carpeta primero tendremos que dar de alta Pólizas Fijas que mas adelante se mencionará. 6

7 Una vez que estén llenos nuestros campos podemos presionar el botón <Agregar Póliza>. Después de esto nos mandará a otra pantalla en donde tendremos que capturar los siguientes campos : Estos campos no se pueden modificar Cuando le demos un click al Número de Asiento nos abrirá un desglose de Cuentas Contables ya que no lo podemos llenar manualmente. Los dos campos que faltan del lado derecho en la imagen de arriba son los siguientes : 7

8 Como podemos darnos cuenta en estos campos solo hay que poner la información solicitada pero si no los llenamos no habrá ningún problema. En este campo de Descripción jala automáticamente la que se pone en la parte de arriba en el campo Descripción de la Póliza y le podemos dejar esa o modificarla. Una vez que llenemos todos estos datos podemos presionar el botón <Agrega Póliza> y nos regresará nuevamente a la primer pantalla. El archivo Consulta de Pólizas nos presenta los siguientes campos : Como sus nombres lo indican en cada campo hay que seleccionar años, meses, tipos de pólizas y/o escribir números de pólizas. Hasta abajo de los campos tenemos con letras negritas un mensaje que nos indica *Deje sin llenar los rangos de pólizas para mostrar todas las pólizas del rango de período* si tomamos en cuenta este mensaje solo tenemos que presionar el botón <Mostrar> y nos presentará todas las pólizas del último período que indique nuestra barra de estado (Se presenta hasta arriba del lado derecho con letras blancas). Si eliges dar un rango de fechas no es necesario llenar los campos de Tipos de Pólizas ya que te mostrará todas las pólizas que existan en ese período. Si necesitas un rango de Tipos de Pólizas tendrás que llenar absolutamente todos los campos como son : Fechas, Tipos de Pólizas y Número de Pólizas. 8

9 Una vez que hayas elegido las pólizas que deseas ver solo tendrás que presionar el botón <Mostrar> y te aparece un listado y a todas podrás hacerles modificaciones ó ver el detalle pero no a todos las podrás borrar; solo a las que les aparezca el tache ya que no tienen movimientos. El archivo Pólizas Fijas nos presenta el siguiente campo : En Pólizas Fijas el programa le pone el número automáticamente solo tenemos que presionar el botón <Agregar Póliza Fija> que nos mandará a una pantalla parecida a la de Registro de Pólizas. Una vez que llenemos nuestros datos solo tendremos que presionar el botón <Agrega Póliza> y nos regresará a la pantalla anterior. A estas pólizas solo las podremos modificar ó ver el detalle no las podemos borrar en esta presentación, solo en Consulta de Pólizas y su numeración seguirá siendo automática. El archivo Pólizas Temporales nos presenta los siguientes campos : 9

10 Como sus nombres lo indican en cada campo hay que seleccionar años, meses, tipos de pólizas y/o escribir números de pólizas. Hasta abajo de los campos tenemos con letras negritas un mensaje que nos indica *Deje sin llenar los rangos de pólizas para mostrar todas las pólizas del rango de período* si tomamos en cuenta este mensaje solo tenemos que presionar el botón <Mostrar> y nos presentará todas las pólizas del último período que indique nuestra barra de estado (Se presenta hasta arriba del lado derecho con letras verdes fosforescentes). Una vez que hayas elegido las pólizas que deseas ver te aparece un listado y a todas podrás hacerles modificaciones, borrarlas ó ver el detalle. El archivo Actualiza Pólizas Temporales nos presenta una pantalla parecida a la imagen de arriba solo que con otro Título y podemos hacer los mismos movimientos antes mencionados y cuando presionemos el botón <Actualizar Pólizas> nos mandará una pantalla como la siguiente : Nota : Este es solo un ejemplo; los datos que contenga esta pantalla serán de acuerdo al número de pólizas actualizadas. 3. El contenido de la sub-carpeta Cierres es el siguiente : La sub-carpeta Cierres contiene un archivo que se llama Cierre de Período, el cual al abrirlo nos presenta la siguiente imagen : 10

11 En esta opción solo tenemos que presionar el botón <Sí, Deseo cerrar el mes actual> pero es muy importante tomar en cuenta la nota que nos aparece en la parte de en medio con letras negritas y estar seguros de que deseamos cerrar el período. Nota : Al cerrar el período no quiere decir que ya no podremos capturar pólizas de meses anteriores, solo es para saber hasta que mes se lleva la contabilidad. 4. El contenido de la sub-carpeta Reportes es el siguiente : La sub-carpeta Reportes se divide en cinco archivos que son : Catálogos de Cuentas, Balanza de Comprobación, Emisión de Pólizas, Libro Diario y Auxiliares. En el archivo Catálogos de Cuentas nos presenta la siguiente pantalla : 11

12 Como podemos darnos cuenta si queremos sacar un reporte detallado tenemos que llenar estos tres campos y si deseamos un reporte de todas las cuentas solo tenemos que presionar el botón <Emitir Reporte> pero solo nos sacará todas las cuentas de primer nivel, si queremos un reporte de todos los niveles tendremos que poner el nivel máximo de cuentas. En los campos Desde y Hasta la Cuenta los podemos escribir manualmente o presionar el botón <C> para que nos presente el listado de todas las cuentas existentes y el Nivel de Cuenta elegirlo del listado. En el archivo Balanza de Comprobación nos abrirá la siguiente pantalla : En esta pantalla para poder sacar nuestro reporte tenemos que llenar absolutamente todos los campos y presionar el botón <Emitir Reporte>. En el archivo Emisión de Pólizas nos abrirá la siguiente pantalla : 12

13 En esta pantalla solo hay que llenar los datos solicitados algunos serán por medio de combos y otros manualmente, otro punto es que en el combo de mes te pone por default el último mes al que le hayas hecho cierre pero esto no quiere decir que no puedas elegir meses anteriores. Como podrás darte cuenta hasta abajo de la pantalla hay una nota en letras negritas y el significado de tal es que si quieres ver todas las pólizas del rango de fecha que te aparece solamente tienes que presionar el botón <Mostrar> y para poder imprimir las hojas tendrás que poner todos los márgenes en ceros. En el archivo Libro Diario nos presentara una pantalla parecida a la anterior en donde las funciones serán las mismas. En el archivo Auxiliares nos abrirá la siguiente pantalla : Para poder sacar este reporte se tienen que llenar absolutamente todos los campos. Y los márgenes tienes que estar todos en ceros para una impresión sin problemas y correcta. 13

14 5. El contenido de la sub-carpeta Utilerías Diversas es el siguiente : En la sub-carpeta Utilerías Diversas existe un archivo que se llama Mueve Póliza el cual como su nombre lo indica podremos mover las pólizas ya sea por tipo o por número y desaparecerá la póliza que ya no deseamos. Solo quedará existente el nuevo número y tipo de póliza al que se cambio y el anterior desaparecerá como sino hubiera existido. Hasta aquí llegamos a la última sub-carpeta de la carpeta Contabilidad. Y acabamos con este módulo. Como ultimo comentario y observación cuando llegues a la sub-carpeta de Reportes todos los márgenes deben de ir en ceros y las hojas se deben acomodar ya sea vertical u horizontalmente según sea el caso. 14

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