Ley General de Archivos: Algunos retos y riesgos. José Antonio Ramírez Deleón Consultor CUERNAVACA, MORELOS, JULIO 11 DE 2014

Transcripción

1 Ley General de Archivos: Algunos retos y riesgos José Antonio Ramírez Deleón Consultor FORO REGIONAL ZONA CENTRO MESA 2: EL PAPEL RECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION A LA LUZ DE LAS RECIENTES REFORMAS CONSTITUCIONALES CUERNAVACA, MORELOS, JULIO 11 DE

2 Importancia de la información archivística El buen manejo de la información archivística en las instituciones, entendida como una recurso estratégico, incrementa la calidad y eficiencia de la organización, la construcción de su memoria histórica y el ejercicio de la transparencia JARD Corporativo S.C.

3 Situación actual de los Archivos en las instituciones públicas Diseño institucional Organización informal; Carencia de estructuras; operación personalizada Organización Técnica Diversidad y ausencia de criterios, normas e instrumentos para la gestión de documentos Recursos y tecnología Personal sin perfiles y capacitación; mobiliario y equipo inadecuados; escasez de espacios; incorporación desordenada de tecnología JARD Corporativo S.C.

4 Será posible solucionar los problemas de los archivos? Cómo? Cuándo? De qué manera? Bajo la responsabilidad de quién? JARD Corporativo S.C.

5 Decálogo básico Es necesario comprender diez premisas esenciales para resolver la problemática que prevalece en los archivos: 1.Los problemas de los archivos no pueden solucionarse por Decreto 1.Que no hay recetas únicas para resolverlos 1.Que la solución de los problemas archivísticos no puede ser inmediata 1.Que se requieren recursos, pero sobre todo inteligencia para aplicarlos 1.Que no es suficiente capacitar al personal, introducir tecnología o disponer de recursos materiales, por sí solos, para contar con archivos bien organizados JARD Corporativo S.C.

6 Decálogo básico 6. Que la solución a los problemas de los archivos debe ser integral 7. Que los archivos no sólo son un problema de archivistas 8. Que la actividad archivística no es solamente una actividad empírica 8. Que resulta esencial resolver los problemas en forma multidisciplinaria 8. Que para todo ello es necesario, primero, comprender qué son los archivos JARD Corporativo S.C.

7 Desterrar algunas ideas maniqueístas sobre los archivos: Visión arqueologizada de los Archivos: memoria Los archivos sólo como custodios de documentos viejos Los archivos como santuarios de historiadores Los archivos como actividad carente de interés intelectual

8 ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL Conceptual: conjunto orgánico y organizado de información Archivo Institucional: Estructura formalmente establecida, basada en el Ciclo Vital de la Información. Archivos de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico Espacial: Depósito del Archivo, espacio físico en el que se deposita JARD Corporativo SC México,

9 LGA SUSTENTO NORMATIVO Para que los archivos sean 1. Conjuntos orgánico y organizado de información: Se necesitan normas técnicas, métodos e instrumentos 2. El archivo como depósito: requiere de normas sobre instalaciones, equipos y mobiliario 3. Archivo como institución archivística: requiere de normas jurídicas que formalicen la estructura oficial de los archivos de trámite, concentración e histórico JARD Corporativo S.C. 9

10 La LGA como promotora de los principales Pilares de los archivos Teoría y metodología de la Gestión de Documentos y la Administración de Archivos Legislación Archivística Normatividad y regulaciones JARD Corporativo S.C.

11 Precisión conceptual y normalización de los procesos de gestión documental Producción Integración Clasificación y ordenación Gestión de la Información Descripción Acceso Ciclo vital Valoración JARD Corporativo S.C Conservación Difusión

12 Consolidación de los Sistemas Archivísticos Coordinación y armonización del Sistema Nacional de Archiv os Consolidación de los sistemas institucionales de archivos JARD Corporativo S.C

13 Rectoría del desarrollo archivístico nacional Fortalecimiento de sus mecanismos de coordinación Coordinación y armonización del Sistema Nacional de Archiv os Fortalecimiento de la capacidad normativ a del AGN Armonización de los v ínculos con los miembros del SNA (Archivos generales e históricos de las Entidades Federativas Mejorar los servicios de asesoría y apoyo técnico y tecnológico JARD Corporativo S.C Promover la comunicación y cooperación del SNA con otros Sistemas de información gubernamental

14 Rectoría del desarrollo archivístico nacional Reorganización administrativa de los componentes de los SIA (Coordinaciones de archivos; Archivos de trámite, Concentración e Históricos) Registro, Seguimiento y ev aluación de los PADA Consolidación de los sistemas institucionales de archivos Normalización de los procesos e instrumentos de gestión Documental a escala institucional Diseño y elaboración de políticas para el mejoramiento, Profesionalización y desarrollo de los recursos humanos y Materiales y financieros JARD Corporativo S.C Diseño de políticas para la incorporación de tecnologías, Sistemas automatizados y manejo archivístico de la Información de gestión en el entorno electrónico

15 LGA y Sistema Nacional de Archivos Reto: Un sistema fuerte, operativo, dinámico en el que se compartan Recursos, responsabilidades, compromisos Riesgo: Un SNA paquidérmico, inoperante, amorfo JARD Corporativo S.C

16 LGA y Sistema Nacional de Archivos Reto: Consolidar una comunidad archivística fuerte que posea un sentido de pertenencia al Sistema, profesional, proactiva Riesgo: Aislamiento, rezagos, actuar por conveniencia política JARD Corporativo S.C

17 convergencia Y Cooperación interinstitucional Presidencia de la República IFAI/Institutos de transparencia/comaip AGN Función pública INEGI Organismos no gubernamentales Universidades JARD Corporativo S.C Organismos internacionales: ICA/ALA/Archivos Nacionales/Asociaciones profesionales

18 Planeación: debilidad histórica de los archivos Actividad solamente práctica o planificada? Administración de documentos significa: 1. Gestionar documentos a lo largo de su ciclo vital 2. Administrar archivos: recursos operativos Lo que no puede hacer más que con el desarrollo de normas y planes de trabajo articulados y permanentes JARD Corporativo S.C.

19 Planeación: Garantía de Recursos bien aplicados JARD Corporativo S.C. 19

20 Nueva cultura del papel de los archivos en las instituciones públicas Modificar actitudes respecto a la importancia y el valor de los archivos Modificar aptitudes y capacidades para el desempeño de la función en las instituciones JARD Corporativo S.C.

21 El papel del productor y usuario de la información 1. Debe conocer, así sea superficialmente la metodología, los instrumentos y los estándares básicos de la archivística 2. Debe propiciar la vinculación de todos los funcionarios y empleados en el conocimiento de la administración de documentos 3. Debe tener la voluntad de modernizar los procesos e instrumentos de gestión documental en su institución o área de trabajo JARD Corporativo S.C.

22 Nuevo papel del archivista en la gestión de documentos Debe conocer la organización, el funcionamiento y reglamentación de la institución para la que trabaja Debe habilitarse y capacitarse técnicamente en forma continua Debe otorgar y agregar valor a su trabajo Debe coordinarse con la autoridad para organizar y dar tratamiento técnico a la información documental desde que ésta se produce JARD Corporativo S.C.

23 Mientras más se comprenda que la verdadera historia de un Estado y de un pueblo no está en los episodios ni en los eventos superficiales, sino en las cosas sustanciales de su organización social y constitucional, más se apreciarán y preservarán los archivos. Ningún pueblo puede parecer amo de sus propia historia a menos que sus registros públicos hayan sido propiamente reunidos, cuidados y estudiados Charles M. Andrews ( )

24 Imágenes Algunas de las imágenes de la presentación fueron tomadas de: Ramírez Deleón, José Antonio, Manual de Autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos. Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Info DF). Colección capacitación a distancia No 3, México D.F. Primera Edición: Septiembre 2007 Ramírez Deleón, José Antonio, Colección Cuadernos de metodología para la gestión de documentos y la administración de archivos. IFAI, 2012 Coordinación del Proyecto: María de los Ángeles Hernández Sánchez, Directora de Capacitación del Info DF Diseñadas por: Desarrollo editorial: Metadata, Consultoría y Servicios de Comunicación SC 24