Atención a dependientes

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1 Atención a dependientes Cuenta de gastos flexible Su tiempo vale dinero. Ahora puede ahorrar ambos A (5/05)

2 Atención a dependientes Cuenta de gastos flexible Si su familia es como muchas de las familias de hoy, la necesidad de atención a dependientes se ha vuelto un hecho de la vida diaria. Es posible que usted tenga hijos dependientes que necesiten servicio de guardería infantil para que usted pueda trabajar. O quizá haya otra persona viviendo con usted, un padre anciano por ejemplo, a quien usted reclama como dependiente, y que está física o mentalmente incapacitado para cuidar de sí mismo. Es posible que esta persona también necesite atención para que usted pueda continuar trabajando. En casos como estos, los costos de atención a dependientes pueden acumularse hasta llegar a ser una parte significativa de sus gastos anuales. Una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes ofrece una manera de controlar mejor estos gastos, obteniendo también ahorros reales en impuestos. La cuenta de gastos flexible para atención a dependientes le permite destinar una parte de su salario, antes de impuestos, a una cuenta especial que se puede usar a lo largo del año para reembolsarle ciertos gastos incurridos por atención a dependientes para que usted, y su cónyuge si está casado, puedan trabajar fuera de la casa. Los gastos de atención a dependientes que no están relacionados con el trabajo, tales como el costo de niñera un sábado por la noche o un campamento nocturno, no pueden reembolsarse con una cuenta de gastos flexible. Ya que este dinero se transfiere a su cuenta de atención a dependientes antes de la retención de impuesto de renta federal y seguro social, usted paga menos impuestos y, finalmente, tiene más ingresos disponibles. En la mayoría de los casos, su dinero también está exento de impuestos estatales y municipales. (Consulte a su asesor de impuestos para saber si esta exención de impuestos es aplicable en su estado.)

3 Dependiendo de su nivel de impuestos y de su lugar de residencia, el uso de una cuenta de gastos flexible puede ser equivalente a recibir descuentos del 20 al 50 por ciento en los servicios elegibles. Cómo funciona la cuenta Cada año, usted decide si quiere o no participar en una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes (FSA). Una vez que ha tomado la decisión, debe estimar el monto de gastos elegibles que probablemente tenga durante el año, y decidir qué parte de su salario quiere reservar para ayudarle con estos pagos. El monto que usted decida se deducirá automáticamente de sus pagos de nómina durante el año, y se acreditará en su cuenta de atención a dependientes. En la medida en que vaya incurriendo en gastos elegibles durante el año y los pague de su propio bolsillo, se los reembolsa desde su cuenta de gastos con dinero libre de impuestos. Gastos elegibles El dinero aportado a la cuenta FSA puede utilizarse para reembolsar sólo aquellos gastos de atención a dependientes que son necesarios porque usted, y su cónyuge si está casado, trabajan. Entre los gastos relacionados con el trabajo que usted puede pagar por medio de esta cuenta se incluyen: Salarios pagados a una niñera o acompañante dentro o fuera de su casa, siempre y cuando la persona que presta la atención no sea alguien a quien usted también ha declarado como dependiente. Servicios de una guardería infantil y/o jardín infantil, siempre que tal sitio cumpla con todas las leyes estatales y municipales. Costo de atención en instalaciones fuera de la casa, tales como centros diurnos de atención familiar o atención para adultos, siempre que el adulto dependiente permanezca en casa al menos ocho horas diarias. Salarios pagados a una ama de llaves por proporcionar atención a un dependiente elegible. Servicios proporcionados para atención diurna antes y después de la escuela (cuando se listan separadamente), aunque los costos de educación en jardín infantil no son elegibles. Entre los dependientes elegibles se incluyen: Sus hijos dependientes hasta que cumplan 13 años. Cualquier persona que viva con usted a quien usted reclame como dependiente, y que esté física o mentalmente incapacitada para cuidar de sí misma. 1

4 Límites de contribución Las autoridades de impuestos (Internal Revenue Service -IRS) limitan el monto máximo anual que usted puede depositar en su cuenta de gastos flexible para atención a dependientes a la suma de $5,000. Si usted está casado y presenta una declaración de impuestos separada, el reembolso anual máximo es de $2,500. Si usted o su cónyuge ganan menos que esas sumas, entonces la contribución máxima anual estará limitada al monto de sus ingresos o los de su cónyuge, el que sea menor. Si su cónyuge no tiene ingresos en el año del plan, no puede usar esta cuenta a menos que su cónyuge esté incapacitado o sea estudiante de tiempo completo por cinco meses como mínimo durante el año. 2

5 Si utiliza una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes, su ingreso no se reducirá a los fines de calcular el crédito impositivo por ingreso (Earned Income Tax Credit -EITC). Crédito en impuestos vs. Cuenta de gastos flexible Cuando usted presenta su declaración de impuestos, el IRS le permite reclamar crédito por gastos relacionados con el trabajo por atención a dependientes. El monto del crédito en impuestos se determina aplicando un porcentaje a su total de gastos relacionados con el trabajo por atención a dependientes. Estos gastos no pueden ser superiores a $3,000 por un dependiente elegible, ni a $6,000 por dos o más. Usted puede usar ambos: una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes y un crédito en impuestos, siempre y cuando no reclame los mismos gastos de ambas maneras. Si usted planea usar ambos, las normas federales exigen que cualquier suma que usted aporte a la cuenta de gastos, se reste de su crédito en impuestos. Según la estructura actual de impuestos federales, en la mayoría de los casos (dependiendo del estado de su declaración de impuestos), el crédito en impuestos es más provechoso que una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes si su ingreso familiar anual es inferior a $39,000. Además, al seleccionar la cuenta de gastos flexible para atención a dependientes, su ingreso no se reduce a los fines de calcular el crédito impositivo por ingreso (Earned Income Tax Credit -EITC). Pero debe tener en cuenta que las contribuciones a las cuentas de gastos se restan de su salario antes de aplicar los impuestos, reduciendo así su salario bruto y su ingreso gravable. Necesita determinar qué es lo mejor para usted. Si decide aprovechar las ventajas de la cuenta de gastos flexible para atención a dependientes, debe completar el formulario IRS 2441 al presentar su declaración de impuestos del año. Su empleador lo ayudará a cumplir con este requisito informando todas las contribuciones por atención a dependientes en la sección 10 de su(s) formulario(s) W-2. 3

6 Fondos no utilizados Si usted no ha usado todo el dinero depositado en su cuenta de gastos flexible para pagar gastos incurridos en el año del plan, las normas del IRS dictaminan la pérdida del derecho a estos fondos remanentes. Usted tendrá acceso a diversas herramientas a lo largo del año, que lo ayudarán a hacer el seguimiento de sus saldos y a conocer información sobre la presentación de reclamaciones. Tenga en cuenta que cualquier pérdida de fondos remanentes se puede compensar con sus ahorros totales en impuestos. Recuerde que una porción de cualquier dinero aportado a una cuenta de gastos flexible tendría que haberla pagado en impuestos. Efecto sobre otros beneficios. Sus contribuciones a la cuenta de gastos flexible para atención a dependientes no afectarán otros beneficios de la compañía que se basen en el pago. Estos beneficios seguirán basándose en su salario antes de la deducción de cualquier monto. Sin embargo, ya que usted no paga impuestos de seguro social sobre sus contribuciones a la cuenta de gastos flexible, esos beneficios pueden ser algo menores cuando usted se retira o resulta incapacitado. Esto dependerá del tiempo transcurrido desde ahora hasta el momento de retirarse o resultar incapacitado, y de que su ingreso gravable exceda el máximo nivel de salario para seguro social. 4

7 Reembolso desde su cuenta Es importante advertir que las normas del IRS determinan que debe incurrirse en un gasto para reclamar el reembolso desde su cuenta de gastos flexible para atención a dependientes. Se considera que se ha incurrido en un gasto cuando se presta el servicio, no cuando dicho servicio se factura, se cobra, o se paga. Los pagos de las reclamaciones se harán una vez al mes como mínimo, y con la frecuencia que determine su empleador. Una explicación del pago (Explanation of Payment -EOP) se remitirá con cada pago. Si usted presenta una reclamación y el saldo de su cuenta es menor que el monto de la reclamación, sólo se le reembolsará el dinero disponible en su cuenta. El remanente será reembolsado en la medida en que las deducciones adicionales de nómina se vayan depositando en su cuenta de gastos flexible para atención a dependientes. Esto le permite presentar la reclamación una sola vez e ir recibiendo los fondos de manera progresiva, en lugar de que la reclamación sea rechazada o que usted se vea obligado a volver a presentar la reclamación hasta que ésta pueda ser pagada en su totalidad. Como participante en una FSA para atención a dependientes, usted puede hacer seguimiento de su estado de cuenta a través de Aetna Navigator, el sitio Web de autoservicio para miembros y consumidores, que está disponible 24 horas diarias, 7 días a la semana, dondequiera que tenga acceso a Internet. Usted podrá ver información de pagos, incluyendo montos pendientes de pago, fecha del próximo pago y montos mínimos de pago, en Además, puede registrarse en Aetna Navigator para recibir una notificación por correo electrónico cuando se inicie un procedimiento de pago FSA. 5

8 Cómo inscribirse Si decide inscribirse en una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes, su empleador le proporcionará el procedimiento de inscripción necesario. Sólo serán elegibles para reembolso aquellos gastos en que usted incurra el mismo día o después de la fecha efectiva de inscripción en este plan. Haga un estimado de gastos Durante el período de inscripción de cada año, usted debe estimar cuál será el monto probable de sus gastos para el año que comienza. Revise sus costos de atención a dependientes de años recientes y considere cualquier cambio que pueda presentarse en el año venidero que pueda afectar sus gastos, como un matrimonio o el nacimiento o adopción de un hijo. Determine las contribuciones Decida cuánto de su salario desea aportar para financiar estos gastos. Recuerde que el monto que usted decida se deducirá automáticamente de sus pagos de nómina durante el año, y se acreditará a su cuenta de gastos flexible para atención a dependientes. Planifique cuidadosamente Es importante hacer una planificación cuidadosa. De acuerdo con las normas federales, una vez que usted ha definido el monto de su contribución, no puede cambiar su decisión durante el año a menos que cambie el estado de su familia y su plan le permita hacer cambios. Revise con el área de beneficios de su compañía la lista completa de cambios de estados familiares elegibles. Los siguientes son ejemplos de cambios en el estado de familia: Matrimonio Divorcio Nacimiento o adopción de hijo Muerte de hijo o cónyuge Terminación de empleo del cónyuge Comienzo de empleo del cónyuge Cambio de medio tiempo a tiempo completo, o de tiempo completo a medio tiempo en el trabajo del empleado o de su cónyuge Ausencia o licencia no remunerada del empleado o su cónyuge 6

9 Si usted decide inscribirse en una cuenta de gastos flexible para atención a dependientes, su empleador le suministrará el procedimiento de inscripción necesario. Reglas actuales Esta cuenta de gastos flexible para atención a dependientes es ofrecida en base al conocimiento actual de las regulaciones y provisiones del Código del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Code). Ya que las reglas actuales están sujetas a cambios, el plan puede ser enmendado o discontinuado si los cambios en las leyes o en las regulaciones así lo aconsejan. Este folleto describe la Cuenta de gastos flexible de Aetna para atención a dependientes, en términos generales. Si se presenta alguna discrepancia entre esta descripción y los documentos del plan, o si algún aspecto no está cubierto, prevalecerán los documentos del plan en todos los casos. Cualquier determinación referida a la calificación de un gasto según la cuenta de gastos, está sujeta a revisión por parte del IRS. En caso de que el IRS adopte una posición contraria a aquella aplicada según el plan, el plan se regirá por las instrucciones del IRS. Los empleados que no estén de acuerdo con la posición del IRS y deseen apelar tal decisión, deberán obtener su propia consejería legal. 7

10 Hoja de cálculo de gastos Esta hoja de cálculo lo ayudará a estimar el monto que debería destinar a su cuenta de gastos flexible para atención a dependientes. Cuando piense en cuáles podrían ser sus gastos en el año venidero, puede ser útil revisar los gastos de atención a dependientes en el año anterior. Debe considerar también algunos cambios anticipados que pueden afectar sus gastos, como un matrimonio o un nuevo bebé. Tipos de gastos de atención a dependientes Sueldos o salarios pagados a una niñera o acompañante, en su casa o fuera de ésta. Estos gastos no están cubiertos si la atención la proporciona alguien a quien usted reclama como dependiente. $ Servicios de una guardería infantil y/o de un jardín infantil, siempre que tal sitio cumpla con todas las leyes estatales y municipales. $ Costo de atención en instalaciones fuera de la casa, tales como centros diurnos de atención familiar o atención para adultos, siempre que el adulto dependiente permanezca en casa al menos ocho horas diarias. $ Salarios pagados a una ama de llaves por proporcionar atención a una persona dependiente elegible. $ Otros servicios diurnos de atención a dependientes considerados como deducibles de impuestos por el IRS. $ Total estimado de gastos de atención a dependientes $ 8

11 Para calcular sus ahorros potenciales en impuestos mediante el uso de una cuenta de gastos flexible, por favor utilice nuestro consejero FSA Advisor en y haga clic en Savings Worksheet. 9

12 Aetna es el nombre comercial que se utiliza en los productos y servicios proporcionados por una o más de las compañías subsidiarias del grupo Aetna. Los planes FSA son administrados por Aetna Life Insurance Company. Este material tiene solamente propósitos informativos. Aunque creemos que este material es correcto en la fecha de publicación, está sujeto a cambios A (5/05) 2005 Aetna Inc.

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