CIERRES ANUALES CIERRE DEFINITIVO

Transcripción

1 CIERRES ANUALES CIERRE DEFINITIVO Qué es un cierre definitivo? El cierre definitivo cancela el saldo de las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio contable, de igual forma cancela el saldo de las cuentas de impuestos a nivel de tercero trasladando este saldo a un solo tercero. Este cierre se realiza solo una vez al año. Cuál es la ruta para realizar un cierre definitivo? Para para realizar un cierre definitivo se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Cierres anuales Cierre Definitivo. Al ingresar a esta opción el sistema nos habilita la siguiente ventana

2 En ella es necesario: Inicialmente seleccionar el documento Tipo L definido para la contabilización del cierre. Maneja centros de costos en la cuenta utilidad: Esta opción se selecciona siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, esta marcación permite al sistema asignar la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. a. Cuentas de resultados: Cuenta de utilidad: En este campo se incluye la cuenta contable de Utilidad o Pérdida del ejercicio si el usuario ya conoce el resultado.

3 Importante: Este cierre es necesario realizarlo después de haber realizado todas la causaciones y ajustes correspondientes del periodo contable que se quiere cerrar NIT de la empresa: Por ser un proceso interno de la empresa el Nit a digitar es el de la compañía. Centro de costo: Este campo es de carácter informativo y se recomienda digitar el principal, este será el del encabezado del documento. Subcentro de costo: Este campo se habilitará únicamente si el centro de costos asignado está marcado que maneja sub centro. Bodega: En este campo es de carácter informativo y se recomienda digitar la bodega principal. Ubicación: Este campo se habilitará únicamente si la bodega asignado está marcada que maneja ubicaciones. Importante: En caso de NO conocer el resultado del ejercicio se recomienda digitar la cuenta contable para que el programa contabilice el resultado en ella. Posteriormente es necesario consultar el movimiento de esta cuenta y si el saldo de la cuenta es crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado después de terminar el cierre definitivo en el mes 13 es necesario ejecutar la reclasificación del saldo de esa cuenta a través de un comprobante Tipo L de ajuste y luego realizar un cierre parcial para actualizar el saldo de esas cuentas al siguiente año. Después de terminar con esto el sistema nos habilitara la siguiente ventana:

4 En esta opción nos permite hacer el cierre trasladar el saldo de las cuentas de impuestos a otro nit o tercero, esto quiere decir que al siguiente año el saldo de la cuenta no cambia solo que el saldo de la cuenta estará acumulado a un solo tercero. En este caso como se cierran los saldos a nivel de terceros de las cuentas de impuestos se recomienda que el Nit de cierre sea el de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Importante: En cada secuencia es necesario ingresar una cuenta contable, si la cuenta maneja auxiliar cada uno de ellos se ingresa en una secuencia diferente Al momento de darle F1 o el botón contabilizar el sistema mostrara la siguiente pantalla donde escogeremos si se desea hacer cierre de cuentas de terceros y cuentas de estado de resultado y terminamos con procesar. El sistema comienza el cierre mostrando la generación del proceso. Y continua con algunos mensajes informativos:

5 Luego el sistema muestra el avance del proceso en la barra de tareas Al finalizar el proceso se genera la siguiente ventana:

6 Qué aspectos son necesarios realizar antes de ejecutar el proceso de cierre definitivo? Los aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar un proceso de cierre definitivo son: Realizar copia de seguridad de la empresa en la que se va a ejecutar el proceso. Para realizar el proceso de cierre es necesario ingresar al programa con clave de administrador con fecha de 31 del mes 13 (Cierre) del año en el cual se ejecutará el cierre. Es necesario haber definido previamente un documento Tipo L para realizar la contabilización del cierre de las cuentas de resultado. Al momento de ejecutar el proceso de cierre ninguna otra clave de usuario o administrador puede estar trabajando en SIIGO, en caso de hacerlo el sistema presenta el siguiente mensaje: Permitiendo generar un listado de las claves que en el momento se encuentran dentro de SIIGO.

7 Mientras se ejecuta el proceso de cierre ninguna otra clave de usuario o administrador puede ingresar a SIIGO de hacerlo el sistema presenta el siguiente mensaje: