Cuadro de Mando Integral y Soporte a la Toma de Decisiones. Nivaria Innova

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1 Cuadro de Mando Integral y Soporte a la Toma de Decisiones Innova Agosto de 2008

2 ÍNDICE 01. Introducción Sistema de Información Ejecutiva para el Soporte a la toma de Decisiones (EIS/SSD) Los Ejes de Información Profundización en los niveles de Información Análisis multi-dimensional Indicadores Catálogo de indicadores El Cuadro de Mando y sus vistas Introducción a la Metodología para la implantación Elaboración del Cuadro de Mando Integral y del Sistema para el Soporte a la toma de Decisiones El proceso de Implantación del Sistema El proceso de seguimiento Las Acciones correctoras Galería de Gráficos para la Explotación de los datos y el EIS / SSD Barras y Diagramas de Gannt Líneas Burbujas Áreas Tarta, Anillo y Pirámide Combinados Diagramas de Dispersión Finanzas Histogramas Superficies Radar Mashups Mapas Neuronales GIS (Sistema de Información Geográfico) 28

3 01. Introducción Sistema de Información Ejecutiva para el Soporte a la toma de Decisiones (EIS/SSD) La solución permite está enfocada al Análisis de Información, realización de Cuadros de Mando y Soporte para la Toma de Decisiones. El sistema permite explotar datos de diferentes fuentes tanto de nivaria{ content manager, como de cualquier base de datos externa, creando ejes de información que permite cruzar cualquiera de los otros y profundizar en la información generada, resultado de este cruce, hasta el nivel de profundidad máximo que exista sea esto un dato o un documento, por ejemplo una Matriz de Indicadores Clave, se convierte en una herramienta versátil, flexible y rápida de implantar. Por otra parte contar con un Cuadro de Mando Integral desde el que tener una información completa, en un entorno intuitivo y gráfico que puede incluir alarmas (con diferentes colores), gráficos, históricos, entre otras cuestiones, es una de las ventajas que la solución ofrece. De este modo, a vista de pájaro se podrán distinguir los puntos conflictivos, por el color la relevancia y tipo de información o si se ha disparado alguna alarma al pasar un rango predeterminado de antemano. Por último, pero no menos importante, puede trabajar integrado con el entorno colaborativo nivaria { collaborator aprovechando las ventajas indudables de la colaboración soportada en información y de la toma de decisiones colaborativa. Las vistas agrupan información y procesos que pueden ser filtrados por cada eje de información y profundizar hasta el nivel deseado. Página 1 de 28

4 02. Los Ejes de Información Para poder gestionar, cruzar y profundizar a través de la información disponible, los datos se agrupan en ejes de información. Un eje de información tiene la estructura de un árbol con diferentes ramas, cada una de ellas supone un nodo que agrupa datos. Esta agrupación se debe realizar con criterios jerárquicos y de homogeneidad de los datos, lo cual permitirá también controlar accesos a los diferentes niveles de información. Los datos se encuentra almacenados en la Base de Datos y los diferentes ejes de información son como aristas de un "Meta Cubo" del que podemos extraer aquella información que necesitamos, al nivel de profundidad que deseamos. Los ejes de información se cruzan, de tal modo que, del cruce de los ejes obtenemos una información concreta. En los ejes que se cruzan se puede profundizar a cualquier nivel, de tal de modo que obtenemos de una forma fácil la información referida al nivel deseado. Nos parece importante resaltar que, los ejes de información son en realidad sistemas de Metadatos, es decir contienen datos de datos. Esto supone que podemos establecer cualquier eje de información que nos convenga aunque no haya un acceso directo a los datos, sino que describimos el modo en el que estos se obtienen, de dónde, como se calculan y como se agregan. Podemos así establecer un eje de información que denominaremos "Virtual" y que agregue la información de otros ejes. Página 2 de 28

5 03. Profundización en los niveles de Información Se puede profundizar en la información de varias formas: Haciendo clic sobre un dato. Hereda los ejes de información y se ubica en el nivel siguiente de profundidad de la información. Eligiendo un nivel dentro de un eje de información. Pulsando el icono "visualizar", si lo que se desea es profundizar en la forma en que está elaborado el indicador, su valor objetivo histórico de los valores que ha tenido. Seleccionando un eje z. Si tenemos dos ejes x,y en pantalla estos actúan como ejes principales de representación, cuando seleccionamos un eje z, la profundización se hace de acuerdo con los nodos de ese eje. Los datos a nivel de detalle están disponibles con un máximo de flexibilidad y análisis ad hoc. Este acceso ad hoc es importante puesto que de una forma sencilla y ágil se pueden visualizar diferentes escenarios y probar diferentes hipótesis. Los datos a nivel de detalle están disponibles con un máximo de flexibilidad y análisis ad hoc. Este acceso ad hoc es importante puesto que de una forma sencilla y ágil se pueden visualizar diferentes escenarios y probar diferentes hipótesis. Desde el sistema se accede, mediante los enlaces dinámicos, a cualquier nivel de detalle. Página 3 de 28

6 03.1. Análisis multi-dimensional Como se desprende de lo expuesto, el análisis de los datos debe ser multifuncional (cruzando todo tipo de información disponible, jerarquizándola,...). El objetivo que se cumple, como consecuencia de lo expuesto, es disponer en tiempo y forma de toda la información, desde cualquier perspectiva, agregada en la forma que se considere oportuna y profundizando hasta el nivel que se considere necesario. Para facilitar el conocimiento y la usabilidad se utilizan sistemas de indicadores, cuadros de mando parametrizados y vistas desde perspectivas de diferentes perfiles de usuario. La información puede ser procesada, exportada a sistemas externos o publicada y distribuida a conveniencia en diferentes formatos (Web, PDF, ). Página 4 de 28

7 03.2. Indicadores Para poder medir, comparar, prever, necesitamos definir un sistema de indicadores que nos permita tomar decisiones de forma más fácil. Este conjunto de indicadores debe ser establecido con una triple meta: De un lado, proporcionar un elemento de medición del grado de consecución de los objetivos. De otra parte, como la base para la toma de decisiones y acciones correctivas cuando proceda. Esto será especialmente útil para realizar una gestión por incidencias e importancia (Análisis de Pareto) o decidir en todo momento como gestionar la retro alimentación de la información. Por último, para establecer las estrategias y nuevas políticas de acuerdo a los indicadores de resultados y a los indicadores inductores de resultados. En muchas ocasiones esos indicadores nos vienen dados de forma directa como consecuencia de los cruces de ejes de información. También necesitamos establecer indicadores sintéticos que obtendremos como consecuencia de realizar ratios, esto es de establecer el cociente entre dos valores, sean estos o no indicadores previamente. Los indicadores estarán referidos no sólo a los resultados, sino también a los inductores de resultados. Tomando el proceso de seguimiento como un modelo Causa / Efecto, es muy interesante conocer que indicadores están detrás de los resultados obtenidos (inductores de resultados), qué origen tienen los resultados que observamos, y qué deberíamos cambiar para mejorarlos. Así, funcionando como un sistema Causa / Efecto, podremos profundizar por los diferentes ejes de información hasta conocer la raíz, el origen de los resultados, ya sean estos buenos y susceptibles de definir buenas prácticas, malos que deben ser corregidos, o desviaciones negativas entre lo previsto y lo realizado. A este efecto, los indicadores podrán tener definido un objetivo y un rango de desviación. El sistema generará alarmas y presentará los valores con un distintivo de color según el rango previamente establecido. Por cada uno de los indicadores establecemos: Nombre del indicador. Fórmula: Numerador y denominador del ratio y, en su caso el cálculo aplicado para obtener el indicador. Valor actual: El último valor registrado. Piloto: La referencia que establecemos como objetivo. Anterior: Ultimo valor para comparar. De hecho, se guardarán todos los valores anteriores por año / mes para poder establecer comparaciones temporales o históricas y la evolución gráfica del ratio. Página 5 de 28

8 03.3. Catálogo de indicadores Los criterios que seguimos a la hora de definir un Catálogo de Indicadores son los siguientes: Orientación al diagnóstico: Dado que el catálogo de Indicadores constituye el punto de partida para diagnósticos en línea tanto como futuros, debe ser diseñado de forma que cubra todos los aspectos relacionados con el Proyecto. Orientación a los resultados: Los indicadores deben ser un elemento de medición del impacto de las políticas (lo que se pretende evaluar es el impacto de las políticas y no las políticas mismas). Naturaleza temporal del catálogo: El catálogo de indicadores debe incluir, de igual manera, indicadores de naturaleza estática como relativa o dinámica. Los primeros proporcionan información sobre un determinado instante temporal, los segundos permiten una comparación entre escenarios de periodos diferentes. Las variaciones entre unos y otros y las tendencias que se aprecien serán las que aporten elementos de juicio para la acción y la toma de decisiones. Indicadores multi-dimensionales: La mayor parte de los indicadores pueden ser analizados desde varias dimensiones, dando lugar a nuevos indicadores con diferentes niveles de agregación. La utilización de los ejes de información en árbol y la facilidad para cruzar los diferentes ejes combinado con la posibilidad de establecer alarmas y la visión global e intuitiva del Cuadro de Mando, nos permiten acceder allí dónde se produce la desviación y son necesarias medidas correctivas. Sin el sistema sería tedioso, costoso y difícil gestionar el Plan con la visión de conjunto, la agilidad necesaria y el detalle precisos. Página 6 de 28

9 Página 7 de 28

10 03.4. El Cuadro de Mando y sus vistas "El Cuadro de Mando Integral es más que un sistema de medición táctico u operativo. Las corporaciones innovadoras están utilizando el Cuadro de Mando como un sistema de gestión estratégica, para gestionar su estrategia a largo plazo. Están utilizando el enfoque de medición del Cuadro de Mando para llevar a cabo procesos de gestión decisivos:1. Aclarar y traducir o transformar la visión y la estrategia.2. Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos.3. Planificar, establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas.4. Aumentar el feedback y la formación estratégica." Robert Kaplan y David NortonThe Balanced Scorecard El Cuadro de Mando como vértice de un Sistema para el Soporte a la Toma de Decisiones permite gestionar de una forma ágil, con información al instante, aquellos aspectos de la gestión que requieren una respuesta pronta y una acción correctora inmediata. A la par, cuando su estructura responde claramente a la visón y objetivos de la Corporación, permite una adecuada gestión del feedback y así, mediante la retroalimentación del sistema llevar una gestión a largo plazo con la puntual reconducción o elaboración de la estrategia basándose siempre en datos concretos, en información elaborada para permitir la toma de decisiones, basada en hechos, en indicadores mensurables. Ejemplo de Gestión Hipotecaria construida usando nivaria{ content manager como Gestor de Contenidos y, explotando los datos de contenido (operaciones, expedientes, ), nivaria{ analyzer soporta el Sistema de Información Ejecutiva (EIS) y el Sistema para el Soporte a la toma de Decisiones (SSD). Caso de Uso: Gestión Hipotecaria Página 8 de 28

11 Caso de Uso: Entorno Colaborativo + Cuadro de Mando Página 9 de 28

12 04. Introducción a la Metodología para la implantación Elaboración del Cuadro de Mando Integral y del Sistema para el Soporte a la toma de Decisiones Antes de comenzar a desarrollar el Sistema y el Cuadro de Mando debemos tener claro hacía dónde nos queremos dirigir, como vamos a medir los resultados y que tipo de acciones podemos emprender, en función de los resultados medidos, para alcanzar los objetivos propuestos. Tenemos así varias fases, cada una de las cuales tendrá diferentes perspectivas. Estás fases que deben ser definidas de arriba hacia abajo son: Visión: En la parte más alta del modelo está la Visión de la Corporación a su nivel máximo. Por visión nos referimos a la visión futura de la corporación y ala impronta del liderazgo. El propósito de la visión es establecer una guía de las metas en tanto que concepto compartido por toda la Corporación. Perspectiva: La visión general se puede descomponer en diferentes perspectivas: Medios, Usuarios, Gestores. Objetivos: Las metas estratégicas y los objetivos concretos para llevar a cabo la misión en cada una de las diferentes perspectivas. Indicadores estratégicos: Como medir y seguir los resultados, tanto de los resultados finales como de aquellos que son inductores de otros indicadores. Plan de acción: Conviene completar el Cuadro de Mando describiendo las acciones y los pasos específicos para conseguir los objetivos y, en su caso, las acciones correctoras. Página 10 de 28

13 04.2. El proceso de Implantación del Sistema Los pasos en el proceso de implantación son los siguientes: Definición y Aprobación de las Consultas, de los Indicadores y del Cuadro de Mando. Acceso y recuperación de datos. Cálculos con los datos, establecimiento de rangos, alarmas y fórmulas y posterior gestión de los datos. Presentación y análisis. Las herramientas de presentación tienen como finalidad poder realizar el análisis y la toma de decisiones. Contamos con tres tipos de herramientas: Cuadro de Mando Consultas frecuentes cruzando los diferentes ejes de información. Libro mensual (o cualquier otro periodo) Exportación. El Sistema contempla la posibilidad de exportar los datos a formato Excel para que sean tratados y formateados de otra manera si así se desea. Comunicación y Divulgación. El Sistema contempla la posibilidad de publicar ciertas vistas de los datos para hacerlas accesibles a personas con diferentes roles y perfiles de acceso. Página 11 de 28

14 04.3. El proceso de seguimiento El seguimiento forma parte de un proceso más amplio: El Plan de Comunicación. Cada una de las fases del ciclo tiene además un interlocutor específico, todos ellos son usuarios del sistema. No obstante cada uno de los usuarios potenciales dispondrá de un perfil y en función de él podrá realizar unas actividades u otras y tener acceso a una u otra información una vez que se identifica mediante usuario y clave en el Control de Accesos del Sistema (ACL). Ejemplo de comparativa realizado con Página 12 de 28

15 04.4. Las Acciones correctoras En tanto que sistema de evaluación y medición, el Sistema para la Toma de Decisiones y el Cuadro de Mando Integral juegan un papel relevante que permitirá: Traducir la visión en nuevas políticas, estrategias y planificación, Diseñar actuaciones y nuevos proyectos, Mejora de los Procesos y de la Prestación de los Servicios, Gestión del conocimiento y estrategias de la Comunicación. En resumen, la gestión de la información, el conocimiento profundo de lo que acontece y la capacidad de actuar y emprender acciones correctoras, basadas en el conocimiento y casi en tiempo real, son los aspectos clave que se busca facilitar. Página 13 de 28

16 05. Galería de Gráficos para la Explotación de los datos y el EIS / SSD Barras y Diagramas de Gannt 3D Stacked Bars 3D Oblique Bars 2D Horizontal Bars 3D Horizontal Bars 2D Inverted Axis Bars 2D Horizontal-Zero Axis Bars 3D Horizontal-Zero Axis Bars Página 14 de 28

17 2D Negative Data Bars 2D Cluster Cylinder 3D Cluster Cylinder Página 15 de 28

18 05.2. Líneas. 2D Multiple Series Line 3D Multiple Series Line 3D Strip 2D Step 3D Step 2D Log Scale 3D Log Scale 2D Curves 3D Strip Curves 2D XY Line - Zero Axis 3D XY Line - Zero Axis 2D Multiple Line Styles Página 16 de 28

19 05.3. Burbujas. 2D MultiColor Bubble 3D MultiColor Bubble 2D Monocolor Bubble 3D Monocolor Bubble Página 17 de 28

20 05.4. Áreas 2D Area 3D Area 2D Normal Stacked Area 3D Normal Stacked Area 2D 100% Stacked Area 3D 100% Stacked Area 2D Clustered Area 3D Clustered Area 2D Area with Initial Values 3D Area with Initial Values 2D Curve Area 3D Curve Area Página 18 de 28

21 2D Area Zero Axis 3D Area Zero Axis 2D y 3D Area with Drop Lines Página 19 de 28

22 05.5. Tarta, Anillo y Pirámide 2D Plain Pie 3D Pie with Point Labels 2D Pie with Shadows 2D Exploding Pi 3D Exploding Pie 2D Pie with Separate Slice 3D Pie with Separate Slice 2D Multiple Series Pie 3D Multiple Series Pie 2D Doughnut 3D Doughnut 2D Doughnut with Separate Slice Página 20 de 28

23 3D Doughnut with Separate Slice 2D Exploding Doughnut 3D Exploding Doughnut 2D Multiple Series Doughnut 3D Multiple Series Doughnut Stacked Pie 2D Pyramid 3D Pyramid 2D Multiple Series Pyramid 3D Multiple Series Pyramid 2D Rounded Pyramid 3D Rounded Pyramid Página 21 de 28

24 05.6. Combinados. 2D Bar-Area Combination 3D Bar-Area Combination 2D Bar-Line Combination 3D Bar-Line Combination 2D Line-Range Band Combination 3D Line-Range Band Combination Página 22 de 28

25 05.7. Diagramas de Dispersión 2D Scatter 3D Scatter 2D Linear Regression 3D Linear Regression 2D Zero Crossing 3D Zero Crossing Página 23 de 28

26 05.8. Finanzas Hi-Low-Close Candlestick 2D Line-Volume Area 3D Line-Volume Area Open-Hi-Low-Close *Analytical Página 24 de 28

27 05.9. Histogramas Histogram Box & Whiskers Plot Frequency Polygon Cumulative Frequency (Ogive) Linear Regression Scatter with Error Bars Line with Error Bars Bar with Error Bars X-Chart (bar) R-Chart p-chart np-chart Six Sigma Página 25 de 28

28 Superficies. 2D Surface 3D Surface Contour Página 26 de 28

29 Radar. Standard Radar Radar - No Lines Multiple Radar Polar Polar - Filled Polar - No Shadow Página 27 de 28

30 Mashups Mapas Neuronales GIS (Sistema de Información Geográfico) Página 28 de 28

31 Aceptación de Confidencialidad NIVARIA INNOVA 2009 Todos los derechos reservados. NIVARIA INNOVA Teléfono Este Documento ha sido realizado por Innova. Las imágenes y la metodología son propiedad intelectual de Innova y se encuentran registrados. Queda prohibida cualquier copia o reproducción total o parcial del presente documento sin la autorización por escrito del titular del mismo. También se prohíbe su venta o distribución sin la autorización por escrito de Innova. Innova Madrid Barcelona Tenerife Montevideo San José (California)

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