Manual de Operación Metodología Fast Track

Transcripción

1 Manual de Operación Metodología Fast Track Versión 1.5 Elaboro: Ing. Jaina May Castillo Reviso: C.P Fernando Valencia Peniche Valido: Ing. Fernando Valencia Cetina SEPTIEMBRE 2015

2 CPY_MOFST_V1.5 Página I Contenido INTRODUCCIÓN... 3 GLOSARIO... 4 PLAN DEL PROYECTO PROGRAMA DE ACTIVIDADES... 1 EJECUCION DEL PROYECTO ETAPA DE CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Determinación de procesos Entrevista Cuestionarios QUIZxx Lista de procesos QA de procesos Aprobación ETAPA DE CONFIGURACION Preparación del Ambiente Instalación Servidor: Instalación Estaciones de Trabajo: Configuración del software Pruebas Funcionales Reporte de Pruebas funcionales ETAPA DE CAPACITACIÓN Capacitación Capacitación en sus Operaciones Carga de datos maestros Curso online ETAPA DE ARRANQUE Y ESTABILIZACION Arranque en producción y estabilización Archivo de carga inicial Registro control de cambios Roll out ETAPA DE LIBERACION Reporte Configuración Memoria Técnica Carta Liberación... 12

3 CPY_MOFST_V1.5 Página III INTRODUCCIÓN La finalidad de este Manual Operativo es mostrar la metodología Fast Track, en este manual se presenta el proceso de un proyecto de implementación, se entiende que lo plasmado en este manual se replica por cada proyecto. Cabe señalar que no todos los proyectos son iguales, sin embargo existe una relación de tiempo por cada etapa, esta relación deberá ser respetada por el consultor al momento de realizar la implementación. Conocimiento 29% Configuración 18% Capacitación 22% Arranque y ajustes 27% Liberación 4%

4 CPY_MOFST_V1.5 Página IV GLOSARIO FAST TRACK: (Fast) Rápido (Track) Pista o camino: Camino rápido. Esta es la versión corta de las metodologías. Se realizará implantando el sistema adecuando los procesos de la empresa a los módulos de ManagementPro. ENTRAR EN PRODUCTIVO: Actividad de la etapa de Arranque y estabilización en la que la empresa cliente comienza a utilizar los módulos adquiridos en su operación diaria. MAPEO DE PROCESOS: Técnica para conocer los procesos que utiliza la empresa cliente, se obtienen la secuencia de tareas y su trayectoria, esta información se analiza para poder generar una propuesta de operación. CONTROL DE CAMBIO: Reporte donde queda evidencia de los cambios que surgieron al entrar en productivo, quién solicitó el cambio, qué se realizó, por qué surgió, etc. ROLLOUT: Réplica de una implementación anterior, la cual ha concluido satisfactoriamente la etapa de estabilización.

5 CPY_MOFST_V1.5 Página 1 de 16 PLAN DEL PROYECTO 1 PROGRAMA DE ACTIVIDADES Contar con un calendario de las actividades que se realizarán durante la implementación. El consultor y el líder de proyecto de la empresa realizarán el calendario, asignando actividades a los responsables de los departamentos o de áreas específicas de trabajo. El calendario deberá ser firmado por el consultor y el líder de proyecto. El calendario deberá ser enviado al sponsor una vez firmado. 1.1 Calendario En este calendario se establecen las fechas en que se realizaran las actividades durante el proyecto (de acuerdo a los módulos a implantar).

6 CPY_MOFST_V1.5 Página 2 de 16 EJECUCION DEL PROYECTO 2 ETAPA DE CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA 2.1 Determinación de procesos Determinar que procesos se implantaran en la empresa cliente. Durante las entrevistas el consultor no debe desviarse del tema principal La redacción debe ser clara, se debe escuchar al entrevistado. Se deberá ser respetuoso durante la entrevista y manejar la información de manera discreta entre procesos. Los únicos documentos a generar durante la entrevista son los que se especifican en esta actividad y forman parte del archivo del proyecto. Antes de realizar la entrevista el consultor deberá revisar el organigrama de la empresa con la finalidad de conocer a los involucrados en los procesos y poder agendarlos. En el reporte de visitas- actividades realizadas-participantes, se colocara el nombre de las personas que fueron entrevistadas y sus puestos dentro de la empresa Entrevista Por medio de una junta de trabajo (entrevista) con los responsables de los procesos de la empresa cliente, el consultor recabara información de las operaciones de la empresa por medio de los siguientes documentos:

7 CPY_MOFST_V1.5 Página 3 de Cuestionarios QUIZxx Estos cuestionarios son por cada módulo del ManagementPro, utilizar de acuerdo al proyecto de implementación Lista de procesos De igual manera en esta entrevista el consultor deberá detectar los procesos y plasmarlos en la siguiente lista: Contemplar una lista por cada QUIZXX Se deben tomar en cuenta que reportes utiliza el proceso.

8 CPY_MOFST_V1.5 Página 4 de QA de procesos Revisar los procesos a implantar con la finalidad de verificar que los procesos que serán ejecutados en ManagementPro sean correctos. Esta revisión es remota, por lo que se pueden generar video llamadas para entre el consultor con el líder de proyecto y el consultor QA. Realizar la validación en función de los criterios y de la operación del ERP ManagementPro. No se deberá iniciar la fase de configuración sin antes tener la aprobación de QA Aprobación El QA aprueba la lista de procesos firmándola.

9 CPY_MOFST_V1.5 Página 5 de 16 3 ETAPA DE CONFIGURACION 3.1 Preparación del Ambiente Contar con el software instalado en el servidor y las estaciones de trabajo. Esta actividad se puede llevar en paralelo con otras actividades. El ManagementPro Enterprise tiene que estar instalado antes del arranque en producción en todas las estaciones de trabajo. Se deberá instalar la versión actual que se encuentra en Se deberá utilizar el Check list de instalación que se encuentra en La preparación del ambiente se divide en dos partes, instalación en servidor e instalación en estaciones de trabajo Instalación Servidor: El servidor debe cubrir los requerimientos mínimos de acuerdo al número de usuarios que soportará. Se puede instalar un servidor temporal, el cual se utilizara en el proceso de implementación si no se cuenta con el definitivo. Para entrar en producción se debe tener un servidor adecuado.7

10 CPY_MOFST_V1.5 Página 6 de Instalación Estaciones de Trabajo: Si en el proyecto se tienen desarrollos personalizados se debe verificar con el área desarrollo de software de ManagementPro si se va a requerir una nueva versión, en caso afirmativo se deberá esperar la nueva versión para instalar las estaciones de trabajo, en caso negativo se puede realizar la instalación. En ambos casos es imperativo instalar las estaciones de trabajo del personal involucrado directamente en la implementación. En caso que la empresa tenga un área de sistemas, se deberá capacitar al de responsable de sistemas para que realice la instalación en estaciones de trabajo posteriores a la implementación. 3.2 Configuración del software Realizar la configuración del software. La configuración incluye alta de base de datos, datos fiscales y sellos. Realizar la configuración de cuentas y facturas (logotipos y datos fiscales) Considerar la configuración de perfiles de usuario de acuerdo al organigrama y procesos detectados. 3.3 Pruebas Funcionales Validar que los procesos funcionan correctamente.

11 CPY_MOFST_V1.5 Página 7 de 16 La prueba funcional es que la contabilidad corra de manera correcta Reporte de Pruebas funcionales En caso de detectar errores y haberlos evidenciado en el reporte de pruebas de funcionalidad, estos deben ser corregidos, las correcciones generadas se mencionan en el reporte de visita. 4 ETAPA DE CAPACITACIÓN 4.1 Capacitación Capacitar al personal usuario Se le mostrará al personal en capacitación como realizar la carga de datos maestros para que estos la den de alta manualmente y de este modo interactúen con el sistema. Solo se utilizarán las plantillas para la carga de datos maestros en caso necesario (que sean más de 100 productos, etc.), ya que se pretende que el usuario aprenda a utilizar el sistema Capacitación en sus Operaciones Se capacita al personal que utilizará el sistema, se debe firmar la lista de capacitación evidenciando a quien ya se capacito.

12 CPY_MOFST_V1.5 Página 8 de Carga de datos maestros Para obtener esta información se le solicita al responsable de proceso el llenado de plantillas, considerando como datos maestros lo siguiente: Catálogos Información de Precios y Costos, Promociones y Descuentos La entrega de cada plantilla se evidencia en el Reporte de Visita, mencionando en la descripción de actividades realizadas el medio de entrega (USB, correo electrónico, dropbox, etc.), si se manda por correo electrónico mencionarlo, si se guarda en una carpeta de la empresa, igual hacer mención del nombre de esta. En la parte de compromiso del Reporte de Visita se plasma la fecha acordada de cuándo deben recibirse los archivos de carga inicial y en participantes al responsable de la entrega. De igual manera hay información que se carga manualmente, pero si la información es masiva contemplar las siguientes plantillas: Curso online Este curso ha sido diseñado para que los usuarios puedan utilizar de manera genérica el sistema ManagementPro, por lo que se debe contemplar lo siguiente: Se entregará por empresa un usuario y contraseña para el tener acceso al portal de capacitación. El Responsable de consultoría solicitara al responsable de la venta el usuario y contraseña del cliente. Se enviara por correo electrónico la liga de acceso al portal de capacitación.

13 CPY_MOFST_V1.5 Página 9 de 16 5 ETAPA DE ARRANQUE Y ESTABILIZACION 5.1 Arranque en producción y estabilización Ejecutar el plan de arranque, los datos maestros se pueden seguir alimentando. Que la empresa en la que se realizó la implantación comiencen a trabajar con el sistema ManagementPro y brindar las adaptaciones necesarias que surgieron en al entrar a productivo. Los archivos de carga inicial deberán ser preparados después de terminar las operaciones a la fecha de corte, esto es en el último día, justo antes de entrar en productivo. Realizar el arranque de acuerdo al plan de arranque No es válido que la empresa utilice el sistema anterior y el ManagementPro al mismo tiempo. Se contempla en el arranque una unidad de negocio Para la estabilización el consultor se encontrara en la empresa el tiempo necesario para brindar solución a cualquier cambio solicitado en la operación. Es importante que se considere como estabilización por lo menos un ciclo operativo (no se puede dar por terminada la estabilización si no se concluye el ciclo).

14 CPY_MOFST_V1.5 Página 10 de Archivo de carga inicial Hay que considerar que no todo tiene una plantilla de carga inicial hay operaciones que tendrán que capturarse en el sistema a mano, en caso que estas operaciones sean de un volumen importante el cual impida la captura manual o ello implique un riesgo a la operación, se deberá contemplar solicitar con tiempo al área de desarrollo software una nueva plantilla que permita la carga de dicha información. Los archivos de carga inicial son entregados por el consultor a los responsables de cada proceso. Se considera carga inicial lo siguiente: Documentos en cuentas por pagar y cuentas por cobrar Cheques en Tránsito, Saldos de las Cuentas de bancos Contabilidad, Conciliación Catálogos, póliza con la balanza inicial Órdenes de Compra en Transito Existencias de productos en todos los almacenes. La entrega de cada plantilla se evidencia en el Reporte de Visita, mencionando en la descripción de actividades realizadas el medio de entrega (USB, correo electrónico, dropbox, etc.), si se manda por correo electrónico mencionarlo, si se guarda en una carpeta de la empresa, igual hacer mención del nombre de esta. En la parte de compromiso del Reporte de Visita se plasma la fecha acordada de cuándo deben recibirse los archivos de carga inicial y en participantes al responsable de la entrega. Nota: Tomar en cuenta que por cada plantilla no se pueden cargar más de 10,000 registros.

15 CPY_MOFST_V1.5 Página 11 de Registro control de cambios Los cambios que se generen durante la estabilización deberán ser evidenciados por medio del reporte de control de cambios Roll out El rollout sirve cuando se realiza la implementación que involucra varias sucursales, esto dado que no se puede empezar todo de golpe, se debe ir arrancando poco a poco, entonces se contempla la entrada en productivo de una sucursal y ya que este fuera de estabilización se replica. El Roll Out se debe realizar una vez por parte del consultor Mpro y los siguientes los realiza la empresa cliente. Por lo menos debemos hacer el Roll Out de una sucursal, para que el cliente pueda replicarlo en otras sucursales.

16 CPY_MOFST_V1.5 Página 12 de 16 6 ETAPA DE LIBERACION Dar por terminado el cierre de la implementación. El reporte de configuración se deberá generar después de haber realizado todas las modificaciones. La memoria técnica se deberá generar después de haber realizado todas las modificaciones. Estos documentos deben ser archivados al expediente del proyecto y entregar una copia al líder de proyecto Reporte Configuración Este reporte se generara para dejar evidencia con que configuración se cierra el proyecto y de este modo no hayan malos entendidos. El reporte de configuración se generara con la fecha del día Memoria Técnica El consultor deberá mostrar al líder de proyecto o al responsable del área la veracidad de la memoria técnica y este al final deberá firmar confirmando de este modo las condiciones del servidor y la instalación que se está dejando a la empresa Carta Liberación Una vez que se tenga concluido el proyecto se deberá llenar debidamente la carta de liberación e imprimir doblemente, para ser firmadas; Se anexara una carta al expediente del proyecto. Nota: En caso que la empresa contrate el servicio de soporte técnico el SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT) deberá obtenerse de