NORMA TÉCNICA EMPRESARIAL ICONTEC-I.C.B.F.

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1 NORMA TÉCNICA EMPRESARIAL ICONTEC-I.C.B.F. V Encuentro de Representantes de la Dirección - Chinchina-Caldas CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01 Agosto 2012

2 OBJETO DE LA NORMA SEGÚN ICONTEC-I.C.B.F. Específica e integra los requisitos de gestión y operación que deben cumplir las organizaciones que prestan directamente el Servicio Público de Bienestar Familiar en Protección y Prevención, para garantizar la calidad del servicio en el marco de su responsabilidad. V Encuentro de Representantes de la Dirección - Chinchina-Caldas CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01 Agosto 2012

3 EXPECTATIVAS DE LA NORMA SEGÚN ICONTEC-I.C.B.F. Desarrollar actividades con las instituciones que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar que adoptarán el modelo de la Norma Técnica de Empresa, para su fortalecimiento. V Encuentro de Representantes de la Dirección - Chinchina-Caldas CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01 Agosto 2012

4 IMPLEMENTACIÓN CONGREGACION R.T.C. / ICBF / ICONTEC NORMA EMPRESARIAL A continuación se presenta la gestión que realiza la Congregación como invitado para la validación de la Norma Técnica Empresarial ICONTEC - I.C.B.F. 1) 24 de Mayo de 2012: Invitación para la presentación de la nueva norma empresarial. Evidencia. 2) 20 de Junio de 2012: Aportes generales a la Norma Empresarial por parte de la Congregación por solicitud de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad del I.C.B.F. Evidencia. 3) 25 de Junio de 2012: Invitación para asistir al "Congreso Internacional Congreso Mundial de Calidad, Excelencia, Innovación para el Buen Gobierno". Esta invitación se extiende a las instituciones sabana. Confirma y Participa, Centro Educativo Amigoniano-Redentor, representado por Jackeline Franco. Evidencia.

5 IMPLEMENTACION NORMA EMPRESARIAL / CONGREGACION R.T.C. / ICBF / ICONTEC 4) 4 de Julio de 2012: Invitación como institución piloto para presentar los procesos de calidad de la Congregación. Evidencia 1. Evidencia 2. 5) 16 de Julio de 2012: Presentación por parte de la Congregación del auto-diagnostico de la norma empresarial. Evidencia 1. Evidencia 2. Evidencia 3. 6) 23 de Julio de 2012: Acta de Reunión 16 de Julio de Evidencia. PENDIENTES A 26 DE JULIO DE 2012: Plan de trabajo establecido por ICONTEC-ICBF a partir del diagnostico expuesto por instituciones piloto.

6 CONTENIDO DE LA NORMA 1. OBJETO 2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 2.1.TERMINOLOGÍA CON RESPECTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 2.2. TERMINOLOGÍA DE GESTIÓN V Encuentro de Representantes de la Dirección - Chinchina-Caldas CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01 Agosto 2012

7 CONTENIDO DE LA NORMA 3. REQUISITOS DE GESTIÓN 3.1. CONTEXTO LEGAL 3.2. POLÍTICA DE CALIDAD 3.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.4. PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DOCUMENTACIÓN 3.6.PROPIEDAD DEL USUARIO 3.7. COMPRAS 3.8. GESTIÓN AMBIENTAL 3.9.OPERACIÓN- I.C.B.F CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN MEJORAMIENTO. V Encuentro de Representantes de la Dirección - Chinchina-Caldas CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01 Agosto 2012

8 1. OBJETO V Encuentro de Representantes de la Dirección - Chinchina-Caldas CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01 Agosto 2012

9 2. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES TERMINOLOGÍA RESPECTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 1. Atención Integral. 2. Especificación. 3. Estándar. 4. Estándar de estructura. 5. Estándar de proceso. 6. Estándar de Resultado. 7. Ficha técnica de negociación. 8. Ficha técnica de producto. 9. Modalidad. 10. Organización. 11. Prevención. 12. Protección. 13. Protección integral. 14. Servicio. 15. Servicio Público de Bienestar Familiar. 16. Sistema Nacional de Bienestar Familiar. 17. Unidad de Servicios.

10 2. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES TERMINOLOGÍA DE GESTIÓN. 1. Acción Preventiva. 2. Acción Correctiva. 3. Aspecto Ambiental. 4. Auditoría. 5. Calidad. 6. Competencia. 7. Compra. 8. Conflicto Intereses 9. Conformidad 10. Continuidad en la Prestación del Servicio. 11. Contrato. 12. Corrección. 13. Desempeño Ambiental 14. Dirección. 15. Eficacia. 16. Emergencia. 17. Evaluación de Proveedores. 18. Gestión. 19. Impacto Ambiental. 20. Incidente. 21. Mejora Continua. 22. No Conformidad. 23. Plan de Manejo de Incidentes. 24. Proceso. 25. Producto. 26. Proveedor. 27. Queja. 28. Residuo Peligroso Post Consumo. 29. Riesgo

11 3. REQUISITOS DE GESTIÓN Personería Jurídica Cumplir con la Legislación Vigente. Licencia de Funcionamiento. Habilitación en Salud. Licencia en Educación Concepto Sanitario Vigente

12 POLÍTICA DEL SERVICIO COMPROMISO CON LOS CLIENTES SERVICIOS Y PRODUCTOS RELACIONES CON PARTES INTERESADAS RELACIÒN OBJETIVOS DEL SERVICIO SER COMUNICADA Y ENTENDIDA SER REVISADA CONTINUAMENTE

13 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Tener establecidas las responsabilidades y autoridades para prestar el servicio público de Bienestar Familiar (Planeación, seguimiento y mejora)

14 3.4. PLANEACIÒN DEL SERVICIO REQUISITOS GENERALES A. IDENTIFICAR DERECHOS, EXPECTATIVAS, NECESIDADDES DE USUARIOS Y PARTES INTERESADAS. B. IDENTIFICAR ESPECIFICACIONES EXISTENTES RELACIONADAS CON EL SERVICIO PUBLICO DEL I.C.B.F. C. IDENTIFICAR: Procesos. Documentación. Recursos.

15 3.4. PLANEACIÒN DEL SERVICIO REQUISITOS GENERALES D. IDENTIFICAR RIESGOS POTENCIALES E. CAPACIDAD DE CUMPLIR REQUISITOS. E. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN F. MANTENER REGISTROS DE LA PLANIFICACIÓN.

16 RECURSOS FINANCIEROS COSTOS. PUNTO DE EQUILIBRIO. PRESUPUESTO REQUERIDO. GESTION DE RECURSOS. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN.

17 RECURSOS HUMANOS Definir necesidades de personal: Personas. Disponibilidad Tipo de relación. Funciones a desempeñar. Responsabilidades- Autoridad.

18 RECURSOS HUMANOS Establecer necesidades de Competencia: Educación. Formación. Competencia. Habilidades PROCEDIMINTOS DE: Selección y Contracción. Inducción Formación del Personal. Evaluación de desempeño

19 RECURSOS FÍSICOS. IDENTIFICAR NECESIDADES DE: Infraestructura. Equipos de maquinaria. Inmuebles. Insumos. Elementos de oficina. Instrumentos. Herramientas. Dotación entre otros.

20 RECURSOS FÍSICOS CONSIDERAR ASPECTOS DE: Capacidad instalada requerida. Necesidad de Mantenimiento. Necesidad de Calibración. Necesidad de recambio. Cantidades requeridas. Seguridad. Calidad entre otros.

21 RECURSOS FÍSICOS PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

22 RECURSOS FÍSICOS LEGISLACIÒN SOBRE PREVENCIÒN DE DESASTRES Y PLANTA FÍSICA Planta Física SISMO RESISTENTES. Salidas de Emergencia. Planes de Emergencia. Estudio de suelos y aprobación para planta físicas nuevas. Espacio para Separación y Almacenamiento temporal de los residuos.

23 METROLOGÌA CONTROL METROLÓGICO La Congregación cuenta con: PROTOCOLO PARA EL ASEGURAMIENTO METROLÒGICO.

24 3.5. CONTROL DE DOCUMENTOS POLITICA DEL SERVICIO Y OBJETIVOS PARA LA PRESTACIÒN DEL SERVICIO. PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR ESTA NORMA. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE LA INSTITUCIÒN. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS PROPIOS DEL I.CB.F.

25 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Aprobación de Documentos Revisar y actualizar documentos. Identificación de cambios Versiones y vigencias. La documentación debe estar en el punto de uso. Documentación legible. Fácil identificación Control de documentos externos. Control de documentación obsoleta.

26 PROCEDIMIENTO CONTROL DE LOS REGISTROS RECOPILACIÒN DE LA INFORMACIÒN PERSONA RESPONSABLE DE RECOPILAR LA INFORMACIÒN. PERIODICIDAD PARA RECOGER INFORMACIÓN.. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y PROCESAR LA INFORMACIÒN ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÒN RESPONSABLE DE ALMACENAR LA INFORMACIÒN.

27 DISPOSICIÒN Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÒN ESPACIO/DISPOSITIVO PARA ALMACENAR LA INFORMACIÒN. ESTE ESPACIO DEBE CONTAR CON LAS CONDICIONES QUE GARANTICEN SEGURIDAD DE PERDIDA Y DETERIORO.

28 3.6. PROPIEDAD DEL CLIENTE EVITAR ACCESO NO AUTORIZADO. EVITAR SU DIVULGACIÒN. CONTROL DE ACCESO (CLAVE CONTRASEÑA) MANEJO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN: -DETECTORES DE HUMO. -ANTIVIRUS -COPIAS DE RESPALDO -CONDICIONES PARA EVITAR PERDIDA O DETERIORO DE LA INFORMACIÒN.

29 3.7. COMPRAS-PROVEEDORES SELECCIÓN, EVALUACIÒN Y REEVALUACIÒN DE PROVEEDORES. REQUISITOS PARA PROVEEDORES: - CALIDAD -CAPACIDAD FINANCIERA -OPORTUNIDAD DE MEJORA. -PRECIO. -RECOLECCIÒN DE RESIDUOS PELIGROS. - OTROS QUE SE CONSIDEREN.

30 3.7. COMPRAS-PROVEEDORES EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES. INSPECCION DEL PRODUCTO COMPRADO. TOMAR ACCIONES CUANDO EL PRODUCTO NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES. REEVALUAR PERIODICAMENTE. ORGANIZAR REGISTROS.

31 3.8. GESTIÒN AMBIENTAL DETERMINAR IMPACTOS AMBIENTALES PLAN DE MANEJO AMBIENTAL. REQUISITOS AMBIENTALES. CONTROLES RIESGOS AMBIENTALES Y LEGALES. MANENER SOPORTES MANTENER REGISTROS.

32 3.9. OPERACIÒN PARA LA PRESTACIÒN DEL SERVICIO I.C.B.F. PLANIFICACION DEL SERVICIO DISPOSICIÒN DE RECURSOS. ASIGNACIÒN DE RESPONSABILIDADES BRINDAR ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO. PROPORCIONAR RECURSOS Y SOPORTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO. REALIZAR SEGUIMIENTO AL SERVICIO PRESTADO. -Requisitos. -Visitas periódicas -Establecimiento de indicadores o mecanismos de seguimiento. -Informes. -Entre otros.

33 3.10. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO -VALORAR RIESGOS ASOCIADOS -DESARROLLAR PLANES IMPLEMENTAR ACCIONES PARA INCIDENTES Y CONTINUIDAD: -Asignar responsable competente en el tema. -Planes de gestión del incidente. - Planes de continuidad. CONTENIDOS DE UN PLAN - Indicadores, seguimiento y control. - Capacitación y entrenamiento en planes. - Mantener registros.

34 3.11. SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN. QUEJAS-RECLAMOS-SUGRENCIAS- FELICITACIONES. EVALUACIÒN DE LINEAMIENTOS Y ESTANDARES. AUDITORIAS INTERNAS. ANALISIS DE LA INFORMACIÒN PROCEDIMIENTOS PGD. REVISIÒN POR LA DIRECCIÒN. ACCIONES A-C-P-M.

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