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1 Política/Procedimiento Título: Facturación y cobranzas Fecha: 1/1/2017 Reemplaza la versión con fecha de: Categoría: Servicios financieros para pacientes Aprobado por: OBJETIVO El objetivo de esta política es brindar información relacionada con las prácticas de facturación y cobranzas de los establecimientos del hospital de agudos Novant Health UVA Health System Culpeper Medical Center (CMC). ALCANCE Esta política aplica a todos los establecimientos de atención de agudos del CMC. Toda agencia de cobranza que trabaje en nombre del CMC debe respetar y apoyar las prácticas de cobranza del CMC que se resumen a continuación. A menos que se especifique lo contrario, esta política no aplica a los médicos u otros proveedores de salud, incluidos médicos de la sala de urgencias, anestesistas, radiólogos, médicos de atención hospitalaria y patólogos, entre otros. DEFINICIONES Montos generalmente facturados (AGB): cargos facturados a los pacientes elegibles para recibir ayuda financiera. Los cargos se basan en los montos promedio permitidos de Medicare y en los pagadores comerciales de servicios de urgencias y otra atención médica necesaria. Los montos permitidos incluyen tanto el monto que pagará el seguro como el que debe pagar la persona por su cuenta, si corresponde. El AGB se calcula con el método de revisión retrospectiva según el CFR (siglas en inglés para Código de regulaciones federales) (r). Puede obtener más información acerca del descuento de AGB en visitors/billing--insurance/culpeper-medical-center.aspx o llamando a Servicio al Cliente al Endeudamiento: el saldo de cuenta adeudado por un garante que se declara como no recuperable. Agencia de cobranza: una agencia de cobranza es una entidad que un hospital contrata para dar seguimiento al pago o para cobrarlo a los garantes. Facturación y cobranzas. Servicios financieros para pacientes. Página 1 de 5

2 Período de elegibilidad: el período en el que el garante recibe ayuda financiera. Acción de cobro extraordinaria (ECA): una ECA es una de las siguientes medidas: Vender la deuda de una persona a otra parte, sujeto a algunas excepciones. Proporcionar informes desfavorables a agencias de informes crediticios. Aplazar, rechazar o solicitar pagos antes de brindar la atención médica necesaria debido al incumplimiento de pagos de atención brindada con anterioridad. Tomar medidas que requieran procesos legales, como las siguientes: o el embargo de una propiedad; o la incautación de bienes raíces; o adjuntar una cuenta bancaria u otras propiedades personales o apoderarse de ellas; o iniciar una demanda civil contra una persona; o causar el arresto de una persona; o hacer que una persona se encuentre sujeta a una orden de arresto; o embargo del salario de una persona. Presentar una demanda en un procedimiento de bancarrota no es una acción de cobro extraordinaria. Garante: el paciente, el cuidador o la entidad responsable del pago de una factura de atención médica. Programa de asistencia financiera para pacientes: un programa diseñado para reducir el saldo adeudado por el garante. Este programa se brinda a los garantes sin seguro y con seguro insuficiente y para quienes el pago completo o parcial de esta obligación generaría una carga financiera excesiva. Responsabilidad del paciente para los pacientes con cobertura: la responsabilidad del paciente es el monto que un paciente con seguro tiene a su cargo luego de que la cobertura de terceros haya determinado el monto de los beneficios del paciente. Responsabilidad del paciente para pacientes sin cobertura: el monto que debe pagar un paciente una vez aplicados los AGB locales. Tercero pagador: una organización que no es ni el paciente (primera parte) ni el proveedor de atención médica (segunda parte) que está involucrada en la financiación de los servicios de salud personal. Paciente con seguro insuficiente: una persona que tiene seguro, pero se le facturan cargos totales por servicios que no están cubiertos según su plan de beneficios. Algunos ejemplos son los siguientes: medicamentos administrados por Medicare, beneficios máximos alcanzados, cláusulas de maternidad, etcétera. Pacientes sin seguro: los pacientes que no tienen cobertura. POLÍTICA Esta es la política del CMC para los garantes de facturas y aplica a los terceros pagadores de forma precisa, oportuna y consistente con las leyes y regulaciones pertinentes. Estado de cuenta detallado Los garantes pueden solicitar un estado de cuenta detallado en cualquier momento sin costo alguno. Facturación y cobranzas. Servicios financieros para pacientes. Página 2 de 5

3 Disputas Cualquier garante puede disputar un detalle o cargo de su factura. Los garantes pueden iniciar una disputa por escrito o por teléfono con un representante del Servicio al Cliente. Si un garante solicita la documentación relacionada con su factura, los miembros del personal harán un esfuerzo razonable por brindarle esa documentación en un lapso de tres días hábiles. Ciclo de facturación El ciclo de facturación del CMC comienza en la fecha del primer estado de cuenta y finaliza 120 días después de esa fecha. Es posible que los garantes reciban llamadas, estados de cuenta y cartas durante el ciclo de facturación. El garante, quizás, reciba llamadas durante todo el ciclo de facturación. A continuación, encontrará un cronograma de los estados de cuenta y las cartas: El garante recibe un estado de cuenta cuando el saldo se determina adeudado por el garante. Se envía una carta de seguimiento para informar al garante que su cuenta se ha vencido 30 días después de la fecha que aparece en el estado de cuenta Se envía una segunda carta para informar al garante que su cuenta está en mora 30 días después de la primera carta. Se envía una tercera y última carta para informar al garante que su cuenta está en grave mora y que se la transferirá a una agencia de cobranza 30 días después de la segunda carta. En el día 120 del ciclo de facturación, se coloca la cuenta del garante en una agencia de cobranza primaria. Todos los estados de cuenta y cartas utilizados en nuestro ciclo de facturación contienen información relacionada con los métodos de pago, las opciones de pago, el sitio web de asistencia financiera y un número de contacto con el Servicio al Cliente. PROCEDIMIENTO Facturación a no garantes 1. Obtención de información sobre cobertura: El CMC hará un esfuerzo razonable por obtener información de los pacientes para saber si es posible que el seguro de salud pública o privada cubra de forma total o parcial los servicios que el hospital preste al paciente. 2. Facturación a terceros pagadores: Los hospitales deben dar seguimiento de forma diligente a todos los pagos adeudados por terceros pagadores, incluidos entre otros los pagadores contratados y no contratados, pagadores de indemnización, seguros de responsabilidad civil y de automovilistas, así como pagadores de programas gubernamentales que puedan ser responsables de la atención del paciente. El CMC facturará a todos los terceros pagadores en función de la información provista o verificada por el paciente o su representante de manera oportuna. Facturación a garantes Se utiliza una serie de estados de cuenta y cartas para informar al garante el saldo de su cuenta. Todos los estados de cuenta y cartas contienen información relacionada con los métodos de pago, la asistencia financiera y un número de contacto para cualquier pregunta que tenga. Facturación y cobranzas. Servicios financieros para pacientes. Página 3 de 5

4 1. Facturación a pacientes con cobertura: Los hospitales deben facturar de inmediato al garante el monto calculado por la explicación de los beneficios (EOB) o según las instrucciones del tercero pagador. 2. Facturación a pacientes sin cobertura: Los hospitales deben facturar de inmediato al garante el monto adeudado con los descuentos pertinentes a quienes pagan sus propias cuentas. Prácticas de cobranza 1. Prácticas generales de cobranza: Sujeto a esta política, el CMC puede emplear esfuerzos razonables para obtener el pago de los garantes. Las actividades generales de cobranza pueden incluir la emisión de estados de cuentas y cartas al garante, llamadas telefónicas y derivaciones de cuentas a socios comerciales extendidos, tales como proveedores de cobranza prejurídica, precoz y de endeudamiento, entre otros. 2. Acciones de cobro extraordinarias: Es posible que el CMC y sus agencias de cobranza asociadas realicen una ECA en forma de agencia de informe crediticio. El informe sobre un garante a una agencia crediticia por incumplimiento de pago o por un monto adeudado no se realizará antes de 60 días luego de terminar el ciclo de facturación. Se notificará al garante 30 días antes de que la agencia de cobranza asociada lo informe a la agencia crediticia. Ni el CMC ni su agencia de cobranza asociada organizarán una ECA contra los garantes sin haber hecho un esfuerzo razonable por determinar si cumplen los requisitos para la asistencia financiera según lo haya verificado el director o el ciclo de ingresos. Las personas que no deseen solicitar asistencia por el FAP deben haber firmado una exención en los archivos. 3. No se realizan ECA durante el proceso de solicitud de asistencia financiera: El CMC y su agencia de cobranza asociada no interpondrán una ECA a un garante que haya enviado una solicitud de asistencia financiera. Si se determina que el garante cumple los requisitos para recibir asistencia financiera completa y el garante ha efectuado un pago, el CMC debe reintegrar cualquier monto recibido que sea mayor de $5,00 de parte del garante durante el período de elegibilidad. Si se aprueba al garante para recibir asistencia financiera parcial, se le reembolsará cualquier excedente del monto que se considere que el garante debe pagar. El CMC no reembolsará al garante ningún monto inferior a $5,00. Si un solicitante cumple los requisitos para asistencia financiera parcial, no se reanudará la ECA por 30 días desde la fecha de aprobación de la asistencia financiera parcial. 4. Planes de pago: a. Pacientes elegibles: El CMC y toda agencia de cobranza que actúe en nombre de CMC deben ofrecer a los garantes una opción para ingresar en un acuerdo de plan de pago. El acuerdo de plan de pago permite al garante pagar un monto adeudado durante un período específico. Facturación y cobranzas. Servicios financieros para pacientes. Página 4 de 5

5 b. Términos del plan de pago: Todos los planes de pago deben ser sin intereses. Todos los pagos mensuales se basarán en un monto acordado mutuamente entre el CMC y el garante. El saldo de la cuenta se debe pagar por completo dentro del período acordado. c. Declaración de plan de pago en mora: Un plan de pago puede declararse en mora cuando el garante no haya efectuado todos los pagos consecutivos. Si esto sucede, el garante recibirá una notificación de mora. La notificación se enviará por correo a la última dirección conocida del garante. Una vez que se haya declarado en mora un plan de pago, el CMC o la agencia de cobranza pueden iniciar las actividades de cobranza conforme a su política. 5. Agencias de cobranza: El CMC puede derivar las cuentas del garante a una agencia de cobranza, sujeto a las siguientes condiciones: A. La agencia de cobranza debe tener un acuerdo escrito con el CMC. B. El acuerdo escrito entre el CMC y la agencia de cobranza debe estipular que el desempeño de la agencia de cobranza y sus funciones deben adherirse a la misión, la visión, los valores fundamentales, los términos de la Política de asistencia financiera, y la Política de facturación y cobranzas del CMC. C. La agencia de cobranza debe acordar que notificará al garante 30 días antes de iniciar cualquier ECA. Esta notificación debe incluir una copia del resumen sencillo de la Política de asistencia financiera. D. El CMC mantendrá la titularidad de la deuda (es decir, la deuda no se vende a la agencia de cobranza). E. La agencia de cobranza debe tener procesos implementados para identificar a los garantes que cumplen los requisitos para la asistencia financiera. La agencia de cobranza debe comunicar la disponibilidad del programa de asistencia financiera y derivar a los garantes que la busquen a los asesores financieros del CMC al o al o en línea en La agencia de cobranza no debe buscar pagos de un garante que haya enviado una solicitud de asistencia financiera. F. Deben haber pasado al menos 120 días desde que el CMC envió la factura inicial al garante por la cuenta. G. Que el garante no esté negociando un plan de pago o por un plan de pago. Facturación y cobranzas. Servicios financieros para pacientes. Página 5 de 5