MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE TESORERIA EL GESTOR PSPB-400-X-MA MANUAL DE USUARIO

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1 MANUAL DE USUARIO Sistema Integrador de Gestión Administrativa Para Serpetbol Perú S.A.C. 0 PARA DIFUSIÓN 30/03/2015 EB ALT JT A PARA APROBACION 27/03/2015 EB ALT JT REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITUL: MANUAL DE USUARIO DEL MODULO DE TESORERIA ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. DOCUMENTO Nº: Revisión 0 REEMPLAZOS REEMPLAZA VERSIÓN A Página 1 de 10

2 Página: 2 de 35 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCION....3 II. ACCESO AL SISTEMA... 3 III. BARRA DE HERRAMIENTAS... 3 IV. MODULO DE TESORERIA MANTENIMIENTO DE TABLAS TABLAS MAESTRAS PROVEEDORES BANCOS PROYECTOS TIPO DOCUMENTO SUNAT TIPO DE CAMBIO IMPUESTOS ENTES MONEDAS FORMA DE PAGO MAESTRO BUEN CONTRIBUYENTE MAESTRO AGENTE RETENCION MAESTRO AGENTE PERCEPCION REGISTRO DE DOCUMENTOS DE PAGO SEGUIMIENTO DE DOCUMENTYOS DE PAGO CANCELACION DE DOCUMENTOS DE PAGO REPORTES V. ANEXOS.32

3 Página: 3 de 35 I. INTRODUCCION El Módulo de Tesorería, como componente del Gestor, es una herramienta de ayuda para los diferentes usuarios de la institución, a través del cual registran los comprobantes de pago de los Proveedores y permite hacer el seguimiento de los diferentes estados por los que transita el documento hasta que se ejecuta el gasto. El documento en su conjunto está orientado al uso funcional, de modo que los usuarios puedan identificar rápidamente las acciones que tiene que realizar para ejecutar las opciones del sistema. Cada opción del sistema viene acompañada de los pasos a seguir, de tal modo que orienten al usuario a un uso correcto del sistema y de este modo aproveche al máximo los recursos y bondades del mismo. Se debe considerar que dependiendo del perfil del usuario con el que ingrese, las opciones a habilitarse en el módulo de Tesorería serán diferentes. II. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar a El Gestor se hará doble Clic en el siguiente icono: Se visualiza la siguiente pantalla para ingresar el usuario y contraseña de acceso al Sistema. Luego deberá registrar el Usuario y la Clave y, dar clic sobre el botón. III. HERRAMIENTAS DEL SISTEMA Para ingresar al Gestor se hará doble Clic en el siguiente icono: Se visualiza la siguiente pantalla para ingresar el usuario y contraseña de acceso al Sistema.

4 Página: 4 de 35 Luego deberá registrar el Usuario y la Clave y, dar clic sobre el botón. BOTONES DE EJECUCION Se detalla la descripción de cada gráfico de los botones de ejecución principales a utilizar en el Gestor. Gráfico Descripción Primer Registro Registro Anterior Siguiente Registro Ultimo Registro Nuevo Modifica Elimina Grabar Imprime Reporte Buscar Cancelar Exportar Generar Proceso/Reporte Adjuntar Archivo PDF Visualizar Archivo PDF Cerrar ventana Iniciar Salir

5 Página: 5 de 35 BOTON DE << BUSQUEDA >> Al pulsar el boton se abrirá una ventana similar a la siguiente. Para todos los casos nos mostrará información relacionada a la consulta que estamos ejecutando en el momento. En el cuadro se tiene un campo en blanco en donde registraremos el nombre o parte del nombre de la columna que se quiere consultar. En forma dinámica se ira mostrando los resultados de nuestro filtro buscador: IV. MÓDULO DE TESORERIA El módulo de Tesorería permite al usuario registrar el comprobante de pago del Proveedor (Factura, Boleta, Recibo por Honorario), y hacer el seguimiento de los diferentes estados por los que transita el documento hasta que es derivado al compromiso de Pago y posteriormente la ejecución del gasto. El usuario tendrá acceso restringido al Menú del Módulo de Tesorería del sistema, dependiendo de su Rol asignado de acuerdo a la función que realiza dentro de la Institución.

6 Página: 6 de 35 Como se puede apreciar en la ventana, el sistema reconoce al usuario que ingresa al sistema y le muestra el menú habilitado que le corresponde a su rol y las demás opciones las mostrará des habilitada. El manual de usuario del módulo de Tesorería ha sido dividido en las siguientes opciones: 4.1. MANTENIMIENTO DE TABLAS La opción del Mantenimiento de Tablas Maestras del Módulo de Tesorería permite dar mantenimiento (crear registros, modificar información y/o eliminar registros) de las tablas del sistema correspondientes a la Oficina de Tesorería, el mantenimiento de estas tablas se dividen en: TABLAS MAESTRAS En esta opción del mantenimiento de tablas se encuentran las tablas maestras relacionadas con el proceso de Control de Pagos. Para ingresar a esta opción se debe dar clic en la opción Tablas Maestras dentro del submenú Mantenimiento de Tablas, desplegándose así las siguientes tablas:

7 Página: 7 de PROVEEDORES / ENTES Al ingresar a esta opción se visualizara (Modo Consulta) la ventana de mantenimiento de Entes registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla: Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de Nuevo, Editar, Eliminar, Buscar o Reporte. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el botón comandos, visualizándose la siguiente pantalla: de la barra inferior de

8 Página: 8 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte superior de la pantalla, los campos que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el botón para grabar el nuevo registro. El sistema mostrara el siguiente mensaje de confirmación y el usuario debe dar clic en el botón Aceptar.

9 Página: 9 de 35 Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Entes, de la ventana de búsqueda del botón en donde aparece un campo de filtro llamado Buscar: el cual nos permite obtener las coincidencias de filtro requerido y así seleccionar el registro a editar. Luego hacer clic en el botón de la ventana de búsqueda, el cursor se posicionara en la ventana de mantenimiento donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el botón para grabar los cambios realizados:

10 Página: 10 de 35 Adicionalmente se tiene una ventana de mantenimiento de Cuentas por Proveedor: En esta ventana se podrá realizar el mantenimiento de cuentas por proveedor que tienen los entes registrados y que está asociada a la cuenta bancaria de destino de pago, se podrá Agregar, Modificar o Eliminar los registros que sean necesarios pero hay que tener en cuenta que solo podrá tener una sola cuenta en soles con prioridad = 1 y una sola cuenta en dólares con prioridad = 1

11 Página: 11 de BANCOS Al ingresar a esta opción se visualizara (Modo Consulta) la ventana de mantenimiento de Bancos ya registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla: Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de botones de comando que habilita las opciones de Nuevo, Editar, Eliminar, Buscar o Reporte. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el botón de la barra inferior de comandos, visualizándose la siguiente pantalla: El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte superior de la pantalla, los campos que tienen fondo blanco. En este caso los datos a ingresar son: Descripción Contacto o persona referenciada.

12 Página: 12 de 35 Oficina u ubicación de la misma. Ente/Detalle: razón jurídica que describe el banco. Luego de ingresar los datos dar clic en el botón para grabar el nuevo registro. Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de bancos, sombreándose de fondo blanco el registro seleccionado PROYECTOS Al ingresar a esta opción se visualizara el listado de Proyectos ya registrados en el sistema (Modo Consulta). El sistema mostrara la siguiente pantalla: Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de nuevo, modificar o eliminar. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono herramientas, visualizándose la siguiente pantalla: de la barra de

13 Página: 13 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro. Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Tipos de Pago, sombreándose de fondo blanco el registro seleccionado. Luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cursor se posicionara en la parte inferior de la pantalla donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cual muestra un mensaje de confirmación: TIPO DOCUMENTO SUNAT Al ingresar a esta opción se visualizara el mantenimiento de Tipos de Documentos SUNAT registrados en el sistema (Modo Consulta). El sistema mostrara la siguiente pantalla:

14 Página: 14 de 35 Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de nuevo, modificar o eliminar. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono herramientas, visualizándose la siguiente pantalla: de la barra de

15 Página: 15 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro TIPO DE CAMBIO Al ingresar a esta opción se visualizara (en Modo Consulta) el listado de Tipo de Cambio por Fechas y por Tipo de Moneda registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla: Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de nuevo, modificar o eliminar. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono herramientas, visualizándose la siguiente pantalla: de la barra de El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro

16 Página: 16 de 35 Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Tipos de Cambio por día, sombreándose de fondo blanco el registro seleccionado. Luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cursor se posicionara en la parte inferior de la pantalla donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cual muestra un mensaje de confirmación: IMPUESTOS Al ingresar a esta opción se visualizara (en Modo Consulta) el listado de Tipos de Impuestos registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla: Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de nuevo, modificar o eliminar. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono herramientas, visualizándose la siguiente pantalla de la barra de

17 Página: 17 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Tipos de Impuestos. Luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cursor se posicionara en la parte inferior de la pantalla donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas ENTES = PROVEEDORES MONEDAS Al ingresar a esta opción se visualizara (en Modo Consulta) el listado de los Tipos de Moneda registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla: Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de nuevo, modificar o eliminar. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono herramientas, visualizándose la siguiente pantalla: de la barra de

18 Página: 18 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro. Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Tipos de Moneda, luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cursor se posicionara en la parte inferior de la pantalla donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas FORMA DE PAGO Al ingresar a esta opción se visualizara (en Modo Consulta) el listado de Tipos de Forma de Pago registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla en la opción detallada de registros Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo de la barra de herramientas que habilita las opciones de nuevo, modificar o eliminar. Para ingresar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono herramientas, visualizándose la siguiente pantalla: de la barra de

19 Página: 19 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro. Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Tipos de Forma de Pago hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cursor se posicionara en la parte inferior de la pantalla donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas MAESTRO DE BUENOS CONTRIBUYENTES Al ingresar a esta opción se visualizara (en Modo Consulta) el listado de Tipos de Forma de Pago registrados en el sistema. El sistema mostrara la siguiente pantalla en la opción detallada de registros

20 Página: 20 de 35 Para realizar el mantenimiento de la tabla, el usuario debe seleccionar el botón respectivo que aparece en la pantalla:. Al realizar click se abrirá un acceso web a las páginas de descarga de la Sunat tal como se muestra en la siguiente figura. Archivo descarga Hacemos click en el nombre del archivo de descarga: BuenCont_TXT.zip e inmediatamente nos indicará si queremos abrir o guardar el archivo de texto: Lo grabamos en una carpeta de trabajo y volvemos al sistema en donde encontramos un botón el cual nos permitirá insertar todos los registros de Buenos Contribuyentes a la fecha de descarga y completando el proceso con el botón de la barra de herramientas: Obtendremos finalmente los datos actualizados a la fecha en nuestro buscador.

21 Página: 21 de 35 El usuario debe ingresar los datos que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, los que tienen fondo blanco. Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro.

22 Página: 22 de 35 Para modificar un registro se debe seleccionar el registro de la lista de Tipos de Forma de Pago hacer clic en el icono de la barra de herramientas, el cursor se posicionara en la parte inferior de la pantalla donde el usuario podrá realizar los cambios que desee para luego hacer clic en el icono de la barra de herramientas MAESTRO DE AGENTES DE RETENCIÓN Similar al MAESTRO DE BUENOS CONTRIBUYENTES con la diferencia de que el archivo de descarga de SUNAT es: AgenRet_TXT.zip, por lo demás es el mismo proceso MAESTRO DE AGENTES DE PERCEPCIÓN Similar al MAESTRO DE BUENOS CONTRIBUYENTES con la diferencia de que el archivo de descarga de SUNAT es: AgenPercVI_TXT.zip, por lo demás es el mismo proceso REGISTRO DE DOCUMENTOS DE PAGO En esta opción el usuario registra el comprobante de pago del Proveedor (Factura, Boleta, Recibo por Honorario, etc.), y se hace el seguimiento de los diferentes estados por los que transita el documento. Para ingresar a esta opción el usuario debe ingresar al menú Tesorería, luego seleccionar el submenú Registro de Documentos de Pago, desplegándose las siguientes opciones:

23 Página: 23 de REGISTRO DE DOCUMENTOS DE PAGO En esta opción el usuario registra los comprobantes de pago que entregan los proveedores. Al ingresar a la opción podemos observar el último documento de pago ingresado en el sistema: Opciones Mantenimiento Para ingresar un nuevo Documento de Pago se debe hacer clic en el icono de la barra de herramientas, se mostrara la siguiente pantalla (la interfase es la misma por cualquiera de las opciones de mantenimiento sea nuevo o editar): El usuario debe ingresar los siguientes datos: Condición de Pago: Crédito o Contado. Fecha de Recepción y Concepto general de la compra o servicio. A.- DATOS DEL PROVEEDOR (RUC, Descripción)

24 Página: 24 de 35 B.- INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO DE PAGO (tipo, nº de serie, nº documento de pago, fecha de emisión, fecha de vencimiento, documento sustento, número del documento sustento, hoja de entrada asociada, proyecto, centro de costo, guía de referencia. Monto de Pago. El usuario debe ingresar solo la Base Imponible, el sistema obtendrá el neto según la relación de impuestos que se ingresó. Impuestos y porcentaje de retención. El usuario puede agregar impuestos haciendo clic en el botón y para eliminar debe hacer clic en el botón que aparecen en la parte superior de la sección E.- IMPUESTOS Y/O RETENCIONES.

25 Página: 25 de 35 Luego de ingresar los datos dar clic en el icono para grabar el nuevo registro. Automáticamente se generará el correlativo de pago correspondiente así también se insertará el primer estado del documento RECEPCION Finalmente el Documento de Pago ha sido registrado, paso siguiente debemos adjuntar el documento escaneado mediante el uso del botón el cual abrirá el explorador interface de windows en donde se ubicará el archivo escaneado previamente y adjuntarlo a nuestra base de datos. Luego de realizado el proceso de adjuntar archivos ud podrá visualizarlos utilizando el botón. Reportes: Para realizar reportes del sistema o exportar a Excel se utiliza el botón, dependiendo de si queremos listar un reporte por rango de fecha utilizamos caso contrario si se desea se puede a exportar el mismo reporte a excel con el boton.

26 Página: 26 de SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS DE PAGO En esta opción el usuario actualiza los estados de los comprobantes de pago que entregan los proveedores. Al ingresar a esta opción podemos observar el listado de documentos de pago ingresados en el sistema por el estado en el que se encuentra el documento y también a los estados de consulta asignados al usuario: En esta parte del proceso el usuario puede realizar una revisión de la información ingresada así como completar la información adicional que derive en ella (Impuestos, Retenciones, Detracciones, Cambio de Bancos a depositar, etc.) La información se presenta en forma tabular y ordenada, de ser necesario ir a más detalle se cuenta con los botones el cual nos permite ir al registro de documentos de pago en donde se ve el detalle del documento. Similarmente si se desea ver el documento escaneado asociado al pago utilizamos el boton.

27 Página: 27 de 35 El usuario debe seleccionar el documento de pago que se va a cambiar su estado, haciendo check en la casilla, como se muestra a continuación: Luego de seleccionar el documento o documentos de pago debe hacer clic derecho con el mouse sobre el botón, el sistema mostrara un menú desplegable, que muestra las opciones de estado a las que el usuario puede derivar el documento, para esto hacemos clic al botón, confirmamos el cambio y finalmente el sistema muestra el mensaje de confirmación: PARTICULARIDADES: - Cuando el Usuario se encuentra en el estado CONTABILIDAD puede agregar impuestos y/o retenciones al documento. - Cuando el Usuario se encuentra en el estado CONTABILIDAD puede conectarse al sistema contable SISPAG y generar los pagos mediante una interface no visual directa a una tabla del sistema contable, el proceso está asignado solamente a un usuario de contabilidad.

28 Página: 28 de 35 - Cuando el Usuario se encuentra en el estado PROGRAMACION DE PAGOS y envía al siguiente estado FINANZAS se deshabilita toda opción de modificación del documento poniendo un seguro de HABILITADO=, quedando solo autorizado los usuarios pertenecientes a los estados de PAGOS el derecho a su administración. - Cuando el Usuario se encuentra en el estado PAGOS puede realizar el cálculo de Retención del 3% en forma automática a todos los documentos que se encuentran en este estado. - Cuando el Usuario se encuentra en el estado PAGOS puede realizar el la búsqueda en la página de SUNAT si el proveedor esta Habido o No en forma automática a todos los documentos que se encuentran en este estado. REPORTES: - El usuario puede realizar el reporte de los documentos que se encuentran en su bandeja de entrada así como también exportarlos a Excel tanto el total de registros como los seleccionados.

29 Página: 29 de CANCELACION DE PAGOS En esta opción el usuario registra el detalle de la forma de la cancelación del pago, es decir es un control en donde podemos registrar el monto, fecha de pago y forma de pago de los documentos de pago. Forma de Pago Masivo Al pulsar el botón aparece una lista de tipo de forma de pago o cancelación masiva, se puede observar ademas que aparece una Fecha Aplica. el cual aplicará en forma masiva a todos los registros seleccionados a aplicar esta forma de pago en particular. Forma de Pago 1 x 1

30 Página: 30 de 35 Al pulsar el botón se tiene una ventana de Edición Banco y Forma de Pago en donde podemos seleccionar el banco y cuenta asociado al proveedor asi como la forma de pago, podemos tambien indicar en esta ventana si el pago es a traves de un Factoring o una factura Negociada REPORTES En esta opción el usuario puede emitir reportes utilizando los diferentes filtros con los que cuenta la ventana como son por rango de fecha, tipo reporte, proveedor, ruc, estado de los documentos, etc.

31 Página: 31 de 35 De manera similar se pueden emitir en Excel:

32 Página: 32 de 35 V. ANEXOS Anexo I. Flujograma del Proceso de Pago a Proveedores Anexo II. Proceso Gráfico de Control y Pago a Proveedores 1 Historial de Revisiones REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A 27/03/ /03/ Nombre y Ubicación del documento: Biblioteca SGI/ Preparado por: FIRMADO Eduardo Bernal Coordinador de Sistemas Revisado por: FIRMADO Aníbal La Torre Gerente de Administración y Logística Aprobado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerente General

33 Página: 33 de 35 ANEXO I: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES

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35 Página: 35 de 35 ANEXO II: PROCESO GRÁFICO DE CONTROL Y PAGO A PROVEEDORES