Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California

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1 Gobierno del Estado de Baja California Contraloría General del Estado Informe de Resultados de la Autoevaluación de Control Interno Nivel Directivo-Estratégico Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California Participantes: 8 Servidores Públicos Mexicali, B.C. a 30 de marzo de 2012

2 INSTITUTO PARA EL DESARROLLO INMOBILIARIO Y DE LA VIVIENDA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO La evaluación del Control Interno efectuada al Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI) se realizó a través del Sistema de Evaluación del Control Interno (SECI), con la participación de 8 Servidores Públicos a Nivel Directivo y Estratégico el día 23 de Marzo de 2012, utilizando como referencia técnica las Normas Generales de Control Interno para la Administración Pública Estatal (NGCI-APE) y las mejores prácticas en la materia. La participación activa de los funcionarios y empleados del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI) posibilitó conocer la aplicación del control interno detallado en los siguientes capítulos. I. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA EVALUACIÓN Dentro del proceso de planificación y ejecución de nuestra evaluación de Control Interno a nivel Directivo y Estratégico del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), se consideraron las actividades desarrolladas durante el periodo comprendido entre 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2011 basados en los siguientes componentes: Ambiente de control; Evaluación de riesgos; Actividades de control; Información y comunicación; y, Supervisión La comprensión y revisión de los controles internos implementados para las principales actividades del INDIVI se ejecutó en una reunión dirigida a compartir los nuevos conceptos, componentes y factores del sistema de control interno, analizar el contenido del cuestionario de evaluación y el método para calificar y valorar las respuestas, así como su análisis después de ser completadas. Se explicó el método utilizado para calificar el cuestionario y los criterios básicos empleados para validar las respuestas por cada factor. Los comentarios y las propuestas de mejora presentadas se realizaron en forma directa por los participantes del INDIVI. Las calificaciones obtenidas, las propuestas de mejora y recomendaciones son importantes para actualizar y mejorar el diseño, la aplicación y el funcionamiento del control interno del INDIVI, dichos resultados se detallan en el siguiente capítulo. II. RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO A. CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO Los resultados globales del proceso de autoevaluación del Control Interno aplicado al INDIVI, corresponden a 8 Autoevaluaciones realizadas por Servidores Públicos del Nivel Directivo y Estratégico. 1

3 Calificación por Componente: Componentes Valoración Calificación Porcentaje Ambiente de control 25.87/40 Regular Evaluación de riesgos 11.74/15 Aceptable Actividades de control 12.63/15 Muy Buena Información y comunicación 11.59/15 Aceptable Supervisión 10.88/15 Aceptable TOTAL 72.71/100.0 Aceptable La calificación global del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), se valoró con puntos calificado como "Aceptable", por arriba del nivel mínimo aceptable que es de 60 puntos, el cual es susceptible de mejoras. El análisis de la matriz de factores-cuestionarios incluyó el requerimiento mínimo del 50% de respuestas válidas, y de manera similar en los componentes y los factores. En los cuestionarios individuales, el de mayor promedio asciende a 4.45 y el más bajo es de 2.21 puntos. El promedio aritmético de los dos anteriores es de 3.33, mismo que está por arriba de 3 puntos que es el nivel mínimo de aceptación, 4 calificaron bajo el promedio señalado y 4 cuestionarios sobre el promedio. 2

4 Propuestas realizadas por los participantes: Ambiente de Control Realizar reuniones continuas con el personal de la Entidad, para poner en práctica nuestros valores, responsable: Departamento de Recursos Humanos. Realizar difusión de la misión y visión, así como las metas estratégicas entre el personal de la Entidad, responsable: Departamento de Recursos Humanos. Implementar la publicación, en el periódico mural del organismo de la información relativa al avance de metas y programas presupuestos, además principales objetivos, programas estratégicos. Dicha información ya aparece en la página de internet del INDIVI. Continuar con el programa de reconocimiento a la labor de los trabajadores, entregando reconocimiento al empleado del mes por cada municipio y al empleado de año, responsable: Dirección General, Dirección Administrativa y las respectivas Delegaciones. Realizar reuniones con el personal de las diferentes oficinas para dar a conocer la misión, visión los objetivos y las metas, así como el presupuesto, responsable: Director Administrativo. Implementar nuevos controles que nos permitan medir el grado de compromiso de nuestros empleados en cuanto a calidad, servicio, congruencia, eficiencia, responsabilidad, disciplina, responsable: Dirección Administrativa. Llevar a cabo un mayor número de cursos de capacitación a efecto de motivar la mejora del ambiente de trabajo, responsable: Departamento de Recursos Humanos. Difundir ampliamente entre los empleados los valores contemplados dentro del Código de Ética. Actualizar todos los procesos e identificar fortalezas en los mismos, considerando el elemento más importante de todos los procesos la disponibilidad presupuestal financiera, responsable todas las Direcciones, Delegaciones, Jefaturas de Departamento y Áreas de Control. Evaluación de Riesgos Dar seguimiento más preciso a las metas y programas tomando acciones más severas en los casos de incumplimiento sin causas plenamente justificadas. Evaluar constantemente la aplicación de las políticas para continuar aplicándolas o hacer modificaciones de ser necesario, responsable: Dirección Comercial. Actividades de Control Procurar la implementación de sistemas informáticos a nivel estatal que nos permitan conocer información consolida de los resultados de la gestión gubernamental integral. Unificar los sistemas en todas las oficinas de la Entidad, responsable: Director administrativo. Evaluaciones más continúas de las medidas de control interno ya implementadas para mejorar los resultados de los controles, responsable: Dirección Administrativa. Implementar acciones para mejorar las condiciones de comodidad de los empleados en cuanto a tener equipos más aptos, responsable Dirección Administrativa. Información y Comunicación Implementar controles más adecuados referentes a los terrenos propiedad del organismo que nos permitan que nuestros terrenos no sean invadidos por personas sin que estén contratados. medidas correctivas que permitan evitar el caer en los mismos. Realizar una mayor difusión de objetivos obtenidos, así como más acercamiento con los Órganos de Control para tener una mejor comunicación. Llevar a cabo reuniones a nivel directivo para determinar los resultados de las evaluaciones, cumplimiento de metas, resultado de auditorías, responsable: Dirección General. 3

5 Institucionalizar la operación del Organismo mediante la formulación de documentos que establezcan los acuerdos y compromisos referidos en cada reunión y se establezcan políticas de actuación inmediata. Realizar con más frecuencia cursos de actualización a los empleados para aplicar los Reglamentos, Políticas y reafirmar los objetivos, visión y misión de la función pública. Verificar permanentemente los procesos de operación del organismo, involucrando a los responsables directos de los lineamientos y reglas de operación en los programas. Llevar una bitácora sobre las peticiones que se han recibido y resuelto, con la finalidad de difundir al personal los resultados de las mismas. Implementar un buzón de quejas para que los usuarios puedan emitir sus inconformidades, responsable: Dirección Administrativa. Supervisión Implementar la evidencia documental de la información que se proporciona y las mediadas correctivas establecidas. Implementación de programas de capacitación y desarrollo. Comentarios de los participantes: Todas las áreas convergemos en la información que atiende el sistema de ventanilla única, sin embargo existen procesos que no necesariamente se pueden sistematizar pero que en algunas áreas se debe alimentar para dar seguimiento a la atención de comisiones de trabajo, para el resultado y respuesta a corto plazo de las familias atendidas. Existen manual de procedimiento, sin embargo se requiere intensificar la actualización de los mismos, debido a que se han variado las condiciones actuales del organismo, dichas condiciones actuales nos hace ser más interactivos y participativos, se requiere del apoyo de todas las áreas en la toma de decisiones para el logro de un resultado eficiente. Es necesario poner en operación un sistema de evaluación sistemático que se alimente y defina los riesgos preventivos que determinen que origina el cumplimiento o no de una meta, como menciono existen los procesos, los conocemos mas no contamos con la información oportuna para la toma de decisiones, se necesita que un área interna del organismo su función principal sea la de evaluar, analizar y dar seguimiento durante el proceso de las metas planeadas y que con la información conlleve a la toma de decisiones, responsable: Dirección Administrativa. No se puede administrar eficientemente la condición de este Organismo en la actualidad y es obvio que se ve reflejado en los resultados porque se pierde la operatividad al no existir las herramientas de trabajo adecuadas, debido a que no se cuenta con una de las fortalezas fundamentales para su operación que es la disponibilidad financiera y un organismo que esta rebasado en su capacidad de gastos de operación. Hace falta mayor control en los asuntos de relevancia en el organismo, pero constantemente de acuerdo a los tiempos disponibles vamos avanzando en la consolidación de todos los manuales y políticas de control interno para ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía. Recomendación: Evaluar las propuestas presentadas por los participantes y determinar, en función de los recursos materiales, financieros y humanos disponibles, aquellas que consideran pueden ser implementadas, a las cuales deberán dar seguimiento puntual a través del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) de la Institución, documento en el que se incluirán estas propuestas como acciones de mejora, fecha de inicio y término de las mismas, responsables de su implementación, medios de verificación y nombre y firma del Titular de la Institución, para lo cual pondremos a su disposición el formato del PTCI, a través de su enlace de Control Interno. 4

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