Informe de la Auditoria al Desempeño de la Dirección Jurídica del Cumplimiento de Metas durante el primer trimestre de 2009.

Transcripción

1 Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios Informe de la Auditoria al Desempeño de la Dirección Jurídica del Cumplimiento de Metas durante el primer trimestre de AUDITORÍA HOJA DE 9

2 INDICE Págs. I. PRESENTACIÓN II. ANTECEDENTES... 4 III. FUNDAMENTO IV. OBJETIVO V. ALCANCE VI. PROCEDIMIENTOS VII. LIMITANTES VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO 6 IX. RESULTADOS X. CONCLUSIONES. 8 XI. ANEXOS... 9 AUDITORÍA HOJA 2 DE 9

3 I. PRESENTACIÓN ENTE AUDITADO INSTITUTO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS. NOMBRE DE LA AUDITORÍA AUDITORÍA AL CUMPLIMIENTO DE METAS DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN JURÍDICA. NÚMERO DE AUDITORÍA PERÍODO REVISADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE ZO DEL 2009 PROGRAMA DE INVERSIÓN /EJERCICIO PRESUPUESTAL GASTO CORRIENTE, EJERCICIO 2009 FECHA DE INICIO 11 DE MAYO DEL 2009 FECHA DE TÉRMINO 29 DE MAYO DEL 2009 SERVIDORES PÚBLICOS QUE INTERVINIERON LIC. HIPÓLITO ROMERO RESÉNDEZ.- CONTRALOR INTERNO C.P. R. MA. DE LA LUZ MACEDO BERNAL.- JEFE DE DEPTO. DE AUDITORÍA AUDITORÍA HOJA 3 DE 9

4 II. ANTECEDENTES Se crea el Organismo Público Autónomo de carácter Estatal denominado Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, que tiene por objeto la difusión, protección y respeto al derecho de acceso a la información pública y a la protección de datos personales de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. III. FUNDAMENTO Con fundamento en las atribuciones que establece el artículo 129 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; artículos 56, 60 fracción XXVII y 69 del Decreto número 172 con el que se tuvo a bien aprobar reformas, adiciones y derogaciones a la actual Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México, denominado Gaceta del Gobierno de fecha 24 de julio de 2008; y en cumplimiento al Programa Anual de Auditoría 2009, el Lic. Hipólito Romero Reséndez, Contralor Interno del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, emitió el oficio número CI/023/2009 de fecha 11 de mayo del 2009, dirigido al Lic. Teodoro Antonio Serralde Medina, Director Jurídico mediante el cual se comisiona a la C.P. Roberta Ma. de la Luz Macedo Bernal, para llevar a cabo la Auditoria al Desempeño al Cumplimiento de Metas durante el primer trimestre de IV. OBJETIVO Evaluar el cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos y metas establecidas en el Programa Anual de Metas 2009, la congruencia con las atribuciones y funciones asignadas en el Reglamento Interior. AUDITORÍA HOJA 4 DE 9

5 V. ALCANCE La Dirección Jurídica tiene asignadas 13 metas en el Programa Anual de Trabajo 2009, de las cuales se seleccionaron 9 para su revisión documental al 100%, derivado de que corresponden a metas programadas para su cumplimiento durante el primer trimestre de 2009 como se detalla: AVANCE DE METAS DE ENERO A ZO DE 2009 PROYECTO ACTIVIDAD UNIDAD DE MEDIDA META ANUAL META PROGRAMADA ENE- META ALCANZADA ENE- ACCIONES AUDITADAS DJ-1-1 DJ-1-2 DJ-2-1 DJ-2-2 DJ-2-3 DJ-3-1 DJ-5-1 DJ-6-1 DJ-7-1 Asesorías telefónicas a particulares. Asesorías telefónicas a sujetos obligados. Asesorías presenciales a particulares. Asesorías presenciales a sujetos obligados. Impartir cursos taller de capacitación en materia de acceso a la información a servidores públicos de los sujetos obligados. Asesorías jurídicas a unidades administrativas Disposiciones que reglamentan la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. Reglamento Interior Seguimiento de juicios. Acta/Minuta/ Reporte N.D. Proyecto 1 Proyecto 1 Reporte de seguimiento Acta/Minuta/ Reporte Reporte de seguimiento Acta/Minuta/ Reporte N.D. N.D. N.D. Proyecto 1 Proyecto 1 ENE-2/35-1/5-1/ /47-1/ N.D Por lo que se refiere a las metas DJ-5-1 y DJ-6-1 se cumplieron parcialmente, derivado de que los Proyectos de Reglamento Interior y Disposiciones que reglamentan la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, se encuentran en proceso de revisión para su aprobación por el Pleno del Instituto y AUDITORÍA HOJA 5 DE 9

6 posteriormente su publicación en el periódico oficial Gaceta del Gobierno. Por lo que se refiere a las metas DJ-1-1, DJ-1-2, DJ-2-1, DJ-2-2, DJ-2-3, DJ-3-1 y DJ-7-1 se cumple con lo establecido en el Programa Anual de Trabajo. VI. PROCEDIMIENTOS 1. Se aplicó y analizó el Cuestionario de Control Interno al Titular de la Dirección Jurídica con la finalidad de evaluar los controles implementados por el área sujeta a revisión. 2. Se realizó el comparativo del cumplimiento de metas con relación a lo comprometido en el Programa Anual de Trabajo Se efectuó un análisis de las acciones realizadas en función de su naturaleza de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo Se analizó el soporte documental de las metas reportadas en el Avance Trimestral de Metas correspondiente a los meses de enero a marzo de Se verificó que todas las acciones realizadas se encuentren reportadas en el Avance Trimestral de Metas y correspondan al periodo objeto de revisión. 6. Se elaboraron las cédulas de observaciones de mejora detectadas a través de los procedimientos de auditoría aplicados. 7. Se elaboró el presente informe de auditoría. VII. LIMITANTES. No se presentaron limitantes para el desarrollo de la auditoría. VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DEL CONTROL INTERNO. Derivado de la aplicación del Cuestionario de Control Interno, al Titular de la Dirección Jurídica, se observó lo siguiente: AUDITORÍA HOJA 6 DE 9

7 No se cuenta con un Manual de Procedimientos del área, una vez que se apruebe el Reglamento Interior se realizará el manual correspondiente. No se tiene establecida una metodología y procedimientos para el control, seguimiento, revisión y evaluación del cumplimiento de las metas, una vez que se apruebe el Reglamento Interior y se precisen las atribuciones del área, se desarrollarán los procedimientos. Se dio a conocer al personal del área el Programa Anual de Trabajo. Se cuenta con formatos específicos de cada actividad establecidos por la Dirección Jurídica para el registro de las actividades que tiene asignadas en el Programa Anual de Trabajo. Se participó en la formulación del Programa Anual de Trabajo, de la Dirección Jurídica conjuntamente con el área administrativa. No se desarrollaron los indicadores de desempeño para evaluar el Programa Anual de Trabajo, se trabajo en un inicio conjuntamente con el área administrativa para la elaboración del Programa Anual de Trabajo. No se ha llevado a cabo reconducción de metas contempladas en el Programa Anual de Trabajo 2009, se han cumplido en los términos programados. Se precisan claramente los objetivos en el Programa Anual de Trabajo en forma institucional, las metas del área se encuentran claramente definidas. Se elabora e integra el Avance Trimestral de Metas para la evaluación al cumplimiento de metas del Programa Anual de Trabajo. Se cuenta con los registros, formatos y soporte documental que comprueben el cumplimiento de las acciones realizadas por el área auditada. Se verifica trimestralmente, si existen variaciones en el cumplimiento de metas asignadas al área y se reportan en el Avance Trimestral de Metas. AUDITORÍA HOJA 7 DE 9

8 Se constató la evidencia de la supervisión realizada en las acciones para el cumplimiento de metas, no obstante se localizó documentación comprobatoria de una acción realizada referente a Asesorías telefónicas a particulares que se omitió en el reporte del mes de marzo. IX. RESULTADOS. A) OBSERVACIONES DE MEJORA: 1) Si bien es cierto que se cuenta con un proyecto de Disposiciones que Reglamenta la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios también lo es que este no ha sido aprobado por el Pleno del Instituto. ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: Por lo que se solicita a la Dirección Jurídica, nos informe del status actual del documento y nos comunique su seguimiento hasta la publicación en el periódico oficial Gaceta del Gobierno. 2) Si bien es cierto que se cuenta con un proyecto de Reglamento Interior también lo es que este no ha sido aprobado por el Pleno del Instituto. ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: Por lo que se solicita a la Dirección Jurídica, nos informe del status actual del documento y nos comunique su seguimiento hasta la publicación en el periódico oficial Gaceta del Gobierno. X. CONCLUSIONES. Como resultado de la auditoría practicada al Cumplimiento de Metas de la Dirección Jurídica durante el primer trimestre de 2009, se desprende que en lo general las nueve metas revisadas cuentan con el soporte documental debidamente requisitado y la ejecución de las actividades se AUDITORÍA HOJA 8 DE 9

9 realizó apegándose a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo No obstante que dos de ellas se cumplieron parcialmente, derivado de que los Proyectos de Reglamento Interior y Disposiciones que reglamentan la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, se encuentran en proceso de revisión para su aprobación por el Pleno del Instituto y posteriormente su publicación en el periódico oficial Gaceta del Gobierno. Así mismo y de acuerdo a la documentación presentada referente a la meta Asesorías telefónicas a Sujetos Obligados, se omitió registrar una asesoría en el mes de marzo. Por lo anterior es imprescindible que se realicen supervisiones periódicas por parte de la Dirección Jurídica, con el propósito de contribuir a la mejora del control interno existente. Supervisó Elaboró Lic. Hipólito Romero Reséndez Contralor Interno C.P. R. Ma. de la Luz Macedo Bernal Jefe de Departamento de Auditoría XI. ANEXOS Se anexa Carta de Acciones de Mejora que contiene dos observaciones y sus recomendaciones de mejora que deberán ser atendidas por el responsable de su cumplimiento. Informe elaborado en la Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios el 29 de Mayo del AUDITORÍA HOJA 9 DE 9